Happy SharePoint!

cba

Claudia Baumer, Vice President Business Development bei der acoris AG –

Die ersten Tage in einem neuen Job sind immer spannend. Wie wird man empfangen, kann man gut in seine Rolle einsteigen, hat man ein gutes Gefühl, wenn man die ersten Tage nach Hause fährt. Und natürlich – kommt man mit der Technik klar. Ist man schnell arbeitsfähig? Wie hoch sind die Hürden?

Wenn man wie ich, von semantischen Technologien kommend, auf SharePoint trifft, ist man erst einmal skeptisch. Zumindest war ich es. Zuviel hatte ich schon bei ehemaligen Kunden gesehen, zu viel von Projekten gehört, die nicht so geklappt haben, wie es sich alle Beteiligten gewünscht hätten. Selbstverständlich hatte ich auch schon viel Positives gehört und gelesen. Meist von Microsoft. Auf der anderen Seite habe ich mich auf ein neues Unternehmen eingelassen und so auch auf neue Technologien. Zusammenarbeitsportale. Nun denn, wir werden sehen.

Im neuen Job gilt es, drei Abteilungen zu übernehmen und den Vorstand signifikant in seiner Führungsrolle zu entlasten. Wird mich die Technik hier unterstützen können? Versprochen wurde mir eine integrierte Umgebung und innovatives Informationsmanagement.

Es sind alles Frauen, die mir begegnen. DAISY und CARMEN heißen meine elektronischen Informationsgeber. Hinter ihnen verbergen sich ein Intranet und ein CRM-System. Mal sehen, was sie so können. Doch ich beginne ganz klassisch. Es gibt einige alte „Kollegen“, die zwar wissen, dass ich gewechselt habe, aber nicht wohin. Das XING-Profil aufgemacht, die vCard heruntergeladen. Die öffnet sich auch ganz normal in meinem Outlook – alles wie immer.

Nun hatte ich in meinem Welcome-Paket gelesen, dass ich diese Kontakte angeblich per Knopfdruck in das CRM bekomme. Wie das funktionieren sollte, stand allerdings nicht dabei. Schau ich doch einmal in DAISY, der Intranet Lösung – die weiß angeblich alles. Und richtig: hier findet sich ein entsprechender Wiki-Artikel, der mir erklärt, welchen Button ich klicken soll. Gesagt getan. Gefühlt passiert erst einmal nichts. Das jedoch ändert sich signifikant, als ich den Kollegen anrufe. Bei acoris telefoniert man via Skype for Business. Das kannte ich bislang aus der privaten Nutzung, lässt sich also leicht bedienen. Und schon passiert es: ich tippe die Nummer und das System zeigt mir alle Kontaktdaten an. Name, Position, Unternehmen. Hat im ersten Augenblick gefühlt etwas von Zauberei. Dabei ist es einfach: Skype for Business zieht die Kontakt aus dem Exchange, also aus meinem Outlook.

Integriertes Intranet und CRM

Prüfen wir somit, ob der Knopfdruck im Outlook tatsächlich dazu geführt hat, dass die Daten in realtime übertragen wurden und direkt zur Verfügung stehen, denn angeblich kann ich auch aus CARMEN heraus telefonieren.

Hier wird es übrigens technisch noch einmal spannend. Denn wenn ich aus CARMEN, dem CRM, heraus telefoniere – also dort auf eine Rufnummer klicke – ist das eine Frontend-Integration zum Skype-Client. Technisch heißt das, dass dabei nur die Rufnummer an den Telefonie-Client Skype übergeben wird. Warum das spannend ist? Ganz einfach: Carmen bietet mir im noch mehr als Telefonie an. Hier kann ich während des Telefonats eine Gesprächsnotiz machen – z.B. über welches Thema ich mit dem Kollegen gesprochen habe. Und diese Telefonnotiz wird nicht mit an den Client transportiert, sondern im CARMEN am Kontakt geöffnet.

Das führt dazu, dass Dank intelligenter Backend-Integration beim eingehenden Ruf (also der umgekehrten Situation) an der Rufnummer erkannt wird, wer sich meldet, dazu dann die Kontaktdaten aus Outlook eingeblendet werden und zusätzlich vorhandene Telefonnotizen aus CARMEN geöffnet werden. Viele Systeme, eine Sicht, alles auf einen Blick. Zauberhand, sagte ich glaube ich schon.

Und dann kam die nächste sinnvolle Überraschung. Noch immer befand ich mich im Gespräch mit meinem Kollegen. Der fragte mich etwas, zu dem ich selbst noch Input brauchte. So habe ich (immer noch im CRM) einfach auf den Button geklickt, auf dem „Aufgabe hinzufügen“ stand. Prima, konnte ich das also gleich zum Vorgang dazuschreiben. Da ich gern mit Aufgaben arbeite, dachte ich, es sei bestimmt schlau, mir das Ganze auch gleich im Outlook anzulegen. Ich nehme an, Sie wissen was jetzt kommt? Richtig – ganz wie beim ‚Hase und beim Igel‘ war die Aufgabe schon da. Meinen fehlenden Input hat mir natürlich DAISY geliefert.

Für mich und meinen persönlichen Workaround war dies alles schon einmal sehr zufriedenstellend. Doch nun kam die erste Zusammenarbeitssituation mit meinen neuen Kollegen aus den Bereichen Marketing und Sales auf mich zu. Einen Überblick über das vorhandene Marketingmaterial hatte ich dank DAISY schon gewonnen. Jetzt stand eine Besprechung an, in der wir definieren wollte, was noch fehlt und was wir in welcher Reihenfolge und mit welchen Endterminen erledigen wollen. Für mich hieß das Fragen über Fragen: Wohin dokumentieren? In das Intranet? Für alle sichtbar? Und: gibt es eine Protokoll-Vorlage und wie und wohin legt man diese dann ab? Wo ist der File-Share dazu? Oder kommt das einfach auf die eigene Platte oder hat das Marketing gar einen eignen Server?

Wieder durfte ich etwas Neues lernen: All diese, sich aus meinen Fragen ergebenden Anforderungen werden mit einem leichtgewichtig daherkommenden und wie sich herausstellen sollte mächtigem Tool erledigt: OneNote. Diesem OneNote ist es übrigens egal, wo es liegt. Ob auf der Platte, einem Server oder in der Cloud. Es lädt zur gleichzeitigen oder auch zeitlich versetzten Zusammenarbeit ein. Es funktioniert online und offline. Einfach so.

Praktischer Helfer – OneNote

Doch langsam. Unter OneNote kann man sich die Zusammenstellung verschiedener mehrdimensionaler elektronischer Filofax‘ vorstellen. Ein Beispiel: Öffnet man OneNote, geht ein persönliches Notizbuch auf. „Ich geb‘ dir mal das Marketing-OneNote frei“ sagt meine Kollegin. In dem Augenblick öffnet sich auch schon in meiner OneNote-Applikation auf der linken Seite in der Notizbücher-Navigation ein Reiter mit dem Titel „Marketing“. Dieses Notizbuch ist voll. Reiter oben klassifizieren. Ich lese „Besprechungen“ und „Info-Material“ und „Web/Online“. „Wir legen gleich mal die heutige Besprechung an“ – wieder die Kollegin. Also gehe ich mal auf den Reiter „Besprechungen“. Ah ja, die Überschrift verrät den Titel unseres Termins. Interessant ist, dass die beteiligten Personen bereits alle im Inhaltsteil aufgeführt sind. Die kommen, so lerne ich, aus der Outlook-Einladung zur Besprechung. Es gibt auch hier einen schlauen Button „Besprechungsdetails übernehmen“ und schon ist alles, was im Outlook-Termin definiert wurde inklusive aller beteiligten Personen automatisiert eingefügt. Wie praktisch und wie effizient.

Sie fängt an allerlei Informationen aufzuschreiben. Ein weiterer Kollege fügt zur gleichen Zeit ebenfalls etwas hinzu. Das alles erscheint direkt in meinem OneNote – und zwar mit der kleinen hilfreichen Zusatzinfo am Rand, wer was geschrieben hat. Wie immer bei solchen Besprechungen ergeben sich Aufgaben und ToDos. Und ich fange an zu ahnen – auch die synchronisieren sich sofort mit Outlook.

Blieb jetzt nur noch die Frage, wie man sinnvoll auf sie zugreifen kann und insbesondere wie das Zusammenspiel zwischen den OneNotes und dem Intranet funktioniert. Nachdem ich bereits so viele integrierte Prozesse gesehen hatte, ging ich davon aus, dass daran bestimmt auch schon jemand gedacht hat. So ist es auch. Die linke Navigationsstruktur von SharePoint-Intranets ist frei konfigurierbar. Allerdings lerne ich, dass es eine falsche Schlussfolgerung wäre, zu denken, der SharePoint könne „einfach so“ und am besten noch vom Fachanwender selbst zusammenkonfiguriert werden. Ja, grundsätzlich und rein funktional ginge das schon. Aber nicht umsonst gehört meine neue Company als eine von nur 100 in Deutschland zu den direkt von Microsoft gemangten SI (System Integration) zertifizierten Goldpartnern.

 

„Bei uns machen die OneNotes auf der linken Seite Sinn“, so ein Kollege – das muss bei unseren Kunden nicht notwendigerweise auch so sein. Die Stärke des Produkts liegt darin, dass man es passgenau auf den Kunden konfigurieren kann. Die Stärke meines neuen Unternehmens liegt darin, dass sie als Mitglied der ACCAS-Group von der Beratung, über die Implementierung bis hin zu einer 24/7 Bereitstellung allesentlang der Wertschöpfungskette des Kunden bieten kann.

happy-sharpoint SharePoint im Kontext klassischer Office-Anwendungen

Fazit

Mein Fazit für heute: Die Komplexität der verschiedenen Quellen (klassische Office-Anwendungen, Mails, OneNotes usw.) wird durch den konsequenten Einsatz von SharePoint deutlich verringert. Es gibt mit der Intranetlösung eine Single Source of Truth, die jedem zur Verfügung steht.

Ich hätte es nicht gedacht – aber ich finde meine kleine neue Microsoft-Welt ziemlich großartig. Für das nächste Mal würde ich mir die Neuerungen im SharePoint 2016 als ersten echten „Hybriden“ vornehmen – wenn Sie mögen. Schreiben Sie doch einfach mal an die Redaktion vom DOK.magazin.

www.acoris.de

Claudia Baumer, Vice President Business Development bei der acoris AG. Die acoris AG ist Spezialist für innovatives Informationsmanagement mit Microsoft SharePoint. Gegründet 2012 als Joint Venture der CAIRO AG und der SAC GmbH ist die acoris AG Teil der ACCAS-Group. Die insgesamt 70 MitarbeiterInnen verfügen über spezialisiertes Know-how aus IT-Projekten in Industrie, Beratungsunternehmen und öffentlicher Verwaltung.