Dann klappt das auch mit den Belegen!

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Nicole Körber, PR-Agentur good news! GmH für Janich & Klass Computertechnik

Die Digitalisierung von Belegen erfordert von Dienstleistern ein hohes Qualitätsbewusstsein, denn verarbeitet werden Originaldokumente mit unterschiedlicher Größe und Beschaffenheit. Darüber hinaus ist bei der modernen Dokumentendigitalisierung der Faktor Zeit ausschlaggebend – der vom aktuellen Stand der Scanner-Technologie geprägt wird.

Diese Rahmenbedingungen entscheiden auch über den Geschäftserfolg der Prospex gGmbH – einer Werkstatt für seelisch behinderte Menschen im Kreis Heinsberg. Diese erhalten in den Prospex-Werkstätten einen sicheren Arbeitsplatz, berufliche Förderung und professionelle Begleitung. Im Bereich „Belegwesen“ mit dem Kerngeschäft Archivierung und Digitalisierung sind etwa 70 Mitarbeiter und zehn Angestellte beschäftigt. Sie archivieren, indexieren, digitalisieren und mikroverfilmen Dokumente der Kunden, führen OCR-Erkennung durch bzw. fügen Akten der Vernichtung zu.

Sichere Verarbeitung variabler Papierdokumente

Die Gesellschaft digitalisiert pro Jahr ein Volumen von etwa drei bis vier Millionen Seiten – darunter sehr viele Patientenakten, in denen teilweise Belege enthalten sind, die so groß wie ein Kassenbon oder bis 80 Zentimeter lang sind. Dazu kommen unterschiedliche Papierqualitäten aus dickem, festem Material, beispielsweise bei Fotos, oder dünnem, wie beispielsweise bei EKG- oder EEG-Aufzeichnungen. Die Herausforderung liegt also zuvorderst bei einer hohen und guten Verarbeitung der Papierdokumente.

Tragende Säule der Digitalisierung ist ein XINO-Scanner. Er bietet vor allen Dingen ein Transportsystem mit schonender Papierführung über die gesamte Belegbreite, das für einen unterbrechungsfreien Betrieb sorgt. Außerdem verfügt das System über ein dynamisch variables Geschwindigkeitskonzept, das insbesondere bei schwierigen Dokumenten wie kleinen Belegen oder überlangen Dokumenten vorteilhaft ist.

Erfassungssoftware wird unterschiedlichen Anforderungen gerecht

Darüber hinaus unterstützt die Erfassungssoftware DpuScan Single-, Dual- oder Multistream-Verarbeitung und bietet alle notwendigen Funktionen zur Scanner-Steuerung, Imagebearbeitung und Abspeicherung der eingescannten Bilder. Auch können Bilder zur Verbesserung nachbearbeitet, von Hand Daten erfasst und mit der integrierten OCR eingescannte Texte ausgelesen und abgespeichert werden.

Pro Kunde werden in der Software entsprechende Jobs definiert, in denen die jeweiligen Anforderungen hinterlegt sind. So müssen beispielsweise bei einigen Unterlagen alle Stellungnahmen und Bescheide unmittelbar in dem Dokument erkennbar sein. Dazu legen die Mitarbeiter in dem Papierstapel vor diesen speziellen Typen jeweils ein Trennblatt. An diesen Positionen befinden sich anschließend Bookmark in der PDF-Datei mit dem Hinweis, dass es sich bei dieser Seite um Bescheid oder Stellungnahme handelt. Jeder Digitalisierungsvorgang endet darüber hinaus mit einer Qualitätssicherung und wird dann, je nach Wunsch, auf den Prospex eigenen Archiv-Servern, welche über eine sichere VPN-Leitung erreichbar sind, oder auf einem Wechseldatenträger zur Verfügung gestellt.

Digitale Akten auf Abruf

Mittlerweile umfasst das bei Prospex vorgehaltene Papierarchiv mehr als 25 km, in dem Akten physisch eingelagert und verwaltet werden. Fordert ein Kunde eine Akte aus dem Papierarchiv an, stellt Prospex diese innerhalb von 24 Stunden im Original zur Verfügung oder digitalisiert in wenigen Stunden. So holt das „Belegwesen“ Patientenakten von einigen Kunden mehrmals wöchentlich ab und scannt sie unmittelbar nach dem Eintreffen.

Andere Kunden wünschen, dass die Dokumente zunächst nur in Papierform archiviert und auf Anforderung digitalisiert werden. Dazu kontrollieren die Mitarbeiter zunächst die Akten und übernehmen die Registerstruktur, so dass das digitale Pendant dieselbe Struktur aufweist. Pro Register werden entsprechende Bookmarks in der PDF- bzw. PDF/A-Datei hinterlegt. Je nach Anforderung wird diese noch über OCR mit einer volltextfähigen Suche ausgestattet. Dabei liegt die erzielte Erkennungsrate bei maschinell erstellten Dokumenten bei etwa 90 Prozent. Ausschlaggebend für diese Quote sind zuverlässige Scan-Lösungen als flexible und leistungsstarke Basis für die moderne Dokumentendigitalisierung.

www.xinoscan.com

Nicole Körber ist geschäftsführende Gesellschafterin der PR-Agentur good news! GmH und hat für die Janich & Klass Computertechnik GmbH mit Sitz in Wuppertal, diesen Bericht recherchiert. Janich & KLass ist Anbieter für produktionsorientierte Lösungen im Umfeld der Digitalisierung. Kernprodukte sind zum einen die XINO-Scanner und zum anderen die Capture-Lösung DpuScan.