Room to Move – Der Projektraum für Kollaboration

Mike Riegler

Mike Riegler, Geschäftsführer der PMG Projektraum Management GmbH

Immer wieder gibt es Situationen, in denen ein Unternehmen geschäftskritische Informationen mit Partnern austauschen muss – sei es im Rahmen von Gremienkommunikation, Zertifizierungen, Forschungs- und Entwicklungsprojekten oder Firmenübernahmen. Doch wie teilen sie Dokumente schnell und sicher? Gängige Methoden wie E-Mail oder FTP-Server bieten nicht die nötige Sicherheit. Die richtige Konfiguration von VPN-Verbindungen für externe Partner erfordert Fachwissen, das nicht im jedem Unternehmen vorhanden ist. Die beste Möglichkeit wäre, auf einen cloudbasierten Datenraum zu setzen. In ihm stehen die Daten zentral allen Beteiligten zur Verfügung und er gewährleistet den Schutz der Daten. Zudem behält die Firma die Kontrolle über den Dateizugriff. Wie findet ein Unternehmen eine geeignete Lösung? Folgende Fragen sollte es im Rahmen einer Evaluation berücksichtigen.

Sicherer Datenraum

Der wichtigste Aspekt ist das Sicherheitsniveau des Datenraum-Anbieters. Eine verschlüsselte Übertragung, Virenschutz, Rechtemanagement und eine ISO 27001-Zertifizierung des Rechenzentrums gehören zu den Minimalanforderungen. Ein nützlicher Indikator für die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters ist die Transparenz: Gibt es Informationen zum Datenschutz und Sicherheitsvorkehrungen? Verfügt der Dienstleister über unabhängige Zertifizierungen und Gütesiegel? Nimmt er regelmäßig Penetrationstests vor? Für den Fall, dass personenbezogene Daten ausgetauscht werden, muss ein Unternehmen prüfen, ob der Dienstleister deutsche Datenschutzvorgaben einhalten kann. Ein genauer Blick auf die Datenübertragung und Serverstandorte lohnt: Verlassen die Daten Deutschland? Liegt der Unternehmenssitz im Ausland? Hat eine eventuell bestehende Mutterfirma ihren Unternehmenssitz im Ausland?

Ein weiterer Bereich, den ein Unternehmen prüfen sollte, sind die technischen Voraussetzungen: Handelt es sich um eine reine Cloud-Lösung, die wirklich hinsichtlich der genutzten Endgeräte freie Wahl lässt? Werden alle Browser unterstützt – auch die älteren Versionen (wie sie Konzerne oft nutzen)? Ist eine Firewall-Freischaltung notwendig? Müssen Nutzer Software-Clients oder Plug-ins installieren? Aufschlussreich kann zudem eine genaue Betrachtung der Nutzeroberfläche sein: Wie intuitiv ist diese aufgebaut? Erschließen sich die Funktionen des Datenraumes bei der Nutzung von selbst? Sind Schulungen notwendig? Finden sich neue Projektbeteiligte schnell zurecht?

Hat ein Unternehmen genügend Zeit, empfiehlt sich darüber hinaus ein Test verschiedener Lösungen. Hier gilt es zu klären: Ist eine zuverlässige Übertragung gewährleistet? Können Teammitglieder mit MD5-Hash-Werten die Integrität der Daten in der Cloud mit ihren lokalen Dateien vergleichen? Unterscheiden sich die Datenräume hinsichtlich der Up- und Download-Geschwindigkeit bei großen Datenvolumen?

Ein elementares Sicherheitsfeature für einen Datenraum ist die revisionssichere Protokollierung aller Aktivitäten. So hat eine Firma immer den Überblick über den aktuellen Informationsstand der Beteiligten. Kann ein Unternehmen einfach nachvollziehen, wer wann auf welche Dateien zugegriffen hat? Für Projekte mit besonders hoher Sicherheitsstufe lohnt außerdem eine Aktivierung einer 2-Faktor-Authentifizierung. Teammitglieder benötigen dann für den Log-in nicht nur ihre Kennung und ein Passwort. Zusätzlich müssen sie noch bei jeder Anmeldung einen zeitlich begrenzt gültigen PIN generieren. Fragestellungen sind hier: Welche Optionen bietet der Datenraum-Dienstleister zur Generierung des PINs? Versand von SMS? Nutzung einer kostenlosen App wie Google Authenticator?

Effizienter Informationsfluss

Ein Datenraum unterstützt die transparente Zusammenarbeit durch automatische Benachrichtigungen, sobald ein Beteiligter eine neue Datei einstellt, um einen einheitlichen und aktuellen Informationsstand sicherzustellen. Unternehmen sollten weitergehend prüfen: Bietet ein Datenraum die Möglichkeit, automatische Workflows zu starten? Kann ein Nutzer individuelle Verteilerlisten erstellen? Erfasst eine OCR-Erkennung die Dateien, damit Informationen auch per Volltextsuche auffindbar sind? Ein weiteres nützliches Feature eines Datenraumes ist die Versionierung von Dateien. Anhand der Projekterfordernisse sollte ein Unternehmen evaluieren: Benötigt es eine automatische Archivierung von vorherigen Dateiversionen? Bedarf es einer Check-in/Check-out-Funktion, um Dubletten zu vermeiden?

Viele Datenraum-Lösungen bieten zusätzliche Module an, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Unternehmen sollten daher evaluieren, welche nützlich sein könnten: Kalender, Aufgaben, Webcam-Anbindung, E-Mail-Postfächer, Vertragsmanagement, Dokumentenviewer? Welche zusätzlichen Kosten entstehen? Welche Module bieten Hersteller kostenfrei an? Zu Beginn eines Projektes lassen sich nicht alle Entwicklungen absehen. Kann daher die Konfiguration des Datenraumes im Nachhinein einfach angepasst werden z. B. hinsichtlich der Struktur?

Wenn ein Unternehmen eine Cloud-Lösung für den Datenaustausch im Rahmen von Verhandlungen nutzt, kann der Einsatz eines Q&A-Moduls (Fragen und Antworten) von Vorteil sein, da der Abstimmungsprozess revisionssicher dokumentiert werden kann. Diskussionen zum Thema „diese Informationen hatten wir nicht“ oder „das haben wir so nicht besprochen“ lassen sich dann sachlich klären, da alle Informationen im Datenraum gespeichert sind. Zur bestmöglichen Unterstützung, sollte eine Firma prüfen: Ist der Prozess gemäß ihren Anforderungen konfigurierbar? Können Fragen mit bestimmten Dokumenten verknüpft werden?

PMG - Datenraum - Q&A - neue Frage

Der Frage-und-Antwort-Prozess im Rahmen einer Due Diligence kann mit einem Datenraum revisionssicher und vertraulich abgebildet werden

Service-Kriterien

Der dritte Bereich, den eine Firma evaluieren muss, ist der Service. Bei zeitkritischen Projekten wie beispielsweise Firmenübernahmen arbeiten Teammitglieder oft bis spät in die Nacht an den Dokumenten. Ein Ausfall von einen Tag hat schnell empfindliche Folgen. Firmen müssen daher evaluieren: Welche Verfügbarkeit garantiert ein Datenraum-Dienstleister? Auch die vereinbarten Support-Konditionen bedürfen einer genauen Betrachtung – ist ein Support 24/7/365 gewährleistet? Über welche Qualifikationen verfügt das Support-Team? Gibt es vielleicht Sprachbarrieren? Welche Support-Leistungen sind kostenpflichtig?

Ein weiter lohnender Faktor für einen Verglich ist das Preismodell des Anbieters. Je nach Datenstruktur rechnen sich unterschiedliche Lösungen: Aus welchen Komponenten setzt sich der Preis zusammen? Welche einmaligen und monatlichen Kosten entstehen? Bietet ein Dienstleister neben nutzer- und speicherbasierten Regelungen optional eine Abrechnung nach gespeicherten Seiten an?

Datenräume eignen sich nicht nur für die Projektarbeit: Gibt es gegebenenfalls die Möglichkeit, die Cloud-Lösung auch langfristig, als sogenannten permanenten Datenraum einzusetzen?

Ausblick

Für den Datenaustausch von Unternehmen eignet sich ein cloudbasierter Datenraum – wenn bei der Auswahl der eingesetzten Lösung einige Kriterien beachtet werden. Anschließend kann mit der konkreten Projektarbeit begonnen werden. Für eine reibungslose Zusammenarbeit sollte das Team zu Beginn eine Ordnerstruktur bzw. einen Index für die Dateiablage erarbeiten. Je nach Projektgröße kann eine Dateinamenskonvention, eine Regelung wie Dateinamen zu vergeben sind, hilfreich sein, um einem Datenchaos vorzubeugen. Der Datenraum wird dann so konfiguriert, dass Mitglieder nur Dateien mit korrekten Dateinamen einstellen können. Nicht zu vernachlässigen ist bei dem Austausch sensibler Informationen ein granulares Rechtemanagement: Wer darf auf was zugreifen? Wer hat das Recht Daten einstellen? Wer kann sie überschreiben? Sind alle Fragen gelöst, ist der Weg offen für effiziente Teamarbeit

www.pmgnet.de

Mike Riegler ist Geschäftsführer der PMG Projektraum Management GmbH. PMG ist ein Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen auf Software-as-a-Service-Basis: Alle Berechtigten können so von jedem Gerät mit Internetzugang und Browser auf hinterlegte Dateien zugreifen. Das Münchner Unternehmen legt bei der Entwicklung seiner Produkte besonderen Wert auf intuitive Bedienung