Quo vadis Social Collaboration?

WimStoop

Wim Stoop, Senior Product Marketing Manager, Jive Software

Social Collaboration-Software gibt es nicht erst seit gestern. Sie blickt auf eine lange Entwicklungsgeschichte zurück. Bereits zu Beginn des Internets Ende der 1970er Jahre gab es die ersten Plattformen mit der Möglichkeit, sich via sogenannter Bulletinboards auszutauschen. Die Social Collaboration-Lösungen von heute können weitaus mehr: Sie vereinen Funktionen sozialer Netzwerke, Messenger und cloudbasierter Dokumentenverwaltung. Sie ermöglichen Teams den einfachen Austausch unter- und die kurzwegige Kommunikation miteinander.

Aber was brauchen sie in Zukunft, um mit den aktuellen Entwicklungen Schritt zu halten? Wohin führt die fortschreitende Digitalisierung? Was sind zukünftige Ansprüche an Kollaborationslösungen und deren Nutzung? Und wie werden neben Mitarbeitern auch Kunden und Partner in den Dialog eingebunden? Dieser Artikel versucht eine Antwort auf diese Fragen zu geben – und erläutert aktuelle Trends und zukünftige Entwicklungen von Social Collaboration, damit verbundene Herausforderungen und liefert Lösungsansätze, mit denen Unternehmen die Herausforderungen der Zukunft meistern.

Wie die Digitalisierung unsere Arbeitsweise verändert

Wenn man sich die Frage „Quo vadis Social Collaboration?“ stellt, sollte man nicht vergessen, sie in einen bestimmten Kontext zu setzen: den der Digitalisierung als allumfassenden Prozess. Digitalisierung macht vor nichts Halt. Am wenigstens vor den einzelnen Menschen und ihren Verhaltensweisen. In Deutschland nutzen bereits mehr als 50 Prozent aller Einwohner ein Smartphone. Unter den Millenials liegt der Anteil weitaus höher. Mobile Endgeräte gehören für viele Menschen zum alltäglichen Leben dazu und verändern die Art wie sie miteinander kommunizieren.

Die private Nutzung von Smartphones, Apps und Messengern hat im Umkehrschluss jedoch zur Folge, dass Menschen die Mechanismen der direkten, cloudbasierten Echtzeitkommunikation auch in ihren beruflichen Alltag integrieren wollen und erwarten entsprechende Angebote seitens ihrer Arbeitgeber. Schließlich sind die neuen Kommunikationsformen vor allem im Unternehmenskontext effizienzsteigernd sowie kreativitätsfördernd. Damit Unternehmen die damit einhergehenden Herausforderungen bewältigen können, müssen sie die aktuellen Trends und zukünftige Entwicklungen erkennen, verstehen und entsprechende Lösungen anbieten. Drei wichtige Entwicklungen sind in diesem Kontext auf dem Vormarsch:

  1. Digitale Kommunikation und vielfältige Arbeitsweisen

Durch die vielfältige Nutzung digitaler Kommunikationslösungen im privaten Kontext, erhalten diese zunehmend auch Einzug in das berufliche Umfeld. Mitarbeiter erwarten daher, dass die Unternehmens-IT ihren Kommunikationsbedürfnissen und Arbeitsweisen gerecht wird. Unternehmen haben oftmals erkannt, dass Zwang zu einem Prozess statt vieler Wege Mitarbeiter in ihrer Arbeit hindert oder aber umgangen wird. Daher müssen sie verschiedene Arbeits- und Kommunikationsstile anerkennen, eine offene Kommunikationskultur leben und die dafür nötige IT-Umgebung bereitstellen. Das Ergebnis ist eine besser vernetzte Belegschaft, die in der Lage ist, Geschäftsprozesse schneller umzusetzen sowie ein geringerer Kosten- und Zeitaufwand für die IT.

  1. Echtzeitkommunikation on the Go – mobile Zusammenarbeit

Die zeitlich und räumlich unabhängige Arbeit ist im digitalen Zeitalter von zunehmender Bedeutung. Vor allem die jüngere Generation der sogenannten Digital Natives oder Millenials lässt sich ungern in ein starres Arbeitskorsett stecken. Die digitale Echtzeitkommunikation gehört zu ihrem Habitus. Produktivität wird von ihnen als zeit- und raumloses Konzept verstanden. Der Einsatz mobiler Endgeräte und Social Collaboration-Lösungen wird durch diese neue Mitarbeitergeneration stetig an Bedeutung gewinnen.
Intranets und Social Collaboration Plattformen, die nur über das Unternehmensnetzwerk zugänglich sind und keine Möglichkeit der mobilen Interaktion bieten, sind vor dem Hintergrund der Ansprüche der jüngeren Generationen nicht haltbar. Unternehmen brauchen daher eine „Mobile-Strategie“, die auch mobile Social Collaboration umfasst.

  1. Verwischung der Grenzen von interner und externer Kommunikation

Die digitale Transformation hat Einfluss auf alle gesellschaftlichen Teilbereiche. Die Wirtschaft profitiert im besonderen Maße, steht jedoch zugleich auch vor Herausforderungen, die erst durch die digitale Transformation entstehen. Denn neben den internen Aufgaben sehen sich Unternehmen zunehmend mit der Notwendigkeit konfrontiert, die Grenzen zwischen interner und externer Kommunikation aufzuheben, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Kunden den bestmöglichsten Service anzubieten. Bisher existiert in vielen Unternehmen eine strikte Trennung und bei vielen gibt es noch Klärungsbedarf bei der Frage, wie sich das ändern lässt.

(Technische) Lösungen für die Kommunikation der Zukunft

Die drei genannten Trends und Entwicklungen verdeutlichen, wo die Reise für Unternehmen in puncto Social Collaboration hingehen muss. Während die ersten beiden Entwicklungen auf bereits länger stattfindende Prozesse deuten, für die die meisten marktüblichen Social Collaboration-Lösungen bereits eine Antwort liefern, ist der dritte Punkt von neuer Qualität und zunehmender Dringlichkeit. Die Grenzen zwischen interner und externer Kommunikation sind in vielen Unternehmen deutlich manifestiert. Dabei gilt es, diese bei Social Collaboration der Zukunft mehr und mehr aufzulösen. Das zeigt auch die aktuelle Entwicklung bei der Kundenkommunikation: So nutzen immer mehr Unternehmen Messagingdienste wie WhatsApp, um direkt und in Echtzeit mit ihren Kunden zu kommunizieren.

Unternehmen und Marken müssen bei dieser Entwicklung mitziehen und zunehmend Customer Centricity in ihren Fokus stellen, um den Bedürfnissen ihrer Kunden gerecht zu werden und um wettbewerbsfähig zu bleiben. Das Problem für Unternehmen ist dabei jedoch, dass Whatsapp bisher kaum Schnittstellen bietet und damit zum Kommunikationssilo wird. Daher ist die Integration von Social Collaboration-Lösungen essenziell, um Mitarbeitern entsprechende Messagingdienste zur Verfügung zu stellen, die sie von einer zentralen Plattform aus nutzen können.

Customer Centricity und Open Innovation

Es gibt nur noch wenige Unternehmen, die ohne Kundendialog erfolgreich sind. Diejenigen, die es sind, haben meist weniger online-affine Kunden. Allerdings wird es diese Form von Kunden nicht mehr lange geben, denn die online-, mobile- und social-affinen Kunden der neuen Generationen verändern das Verhältnis von Marke zu Kunde mit ihren Ansprüchen nach einer direkten Kommunikation und personalisierten Ansprache nachhaltig. Customer Centricity bzw. Kundenorientierung wird immer wichtiger. Auch im Hinblick auf die Entwicklung des eigenen Dienstleistungs- und Produktportfolios. So kann der direkte Austausch mit Kunden auch zur Entwicklung neuer Services und Produkten beitragen: Stichwort Open Innovation.

Interne und externe Kommunikation verbinden

Um die Potenziale von Customer Centricity und Open Innovation auszuschöpfen, bedarf es entsprechender Lösungen. So verwischt beispielsweise Jive mit WorkHub die Grenzen zwischen interner und externer Kommunikation, indem es Individuen die Möglichkeit bietet, genau die Funktionen zu wählen, die sie für die Lösung einer entsprechenden Herausforderung benötigen. Dazu verbindet die Lösung Personen miteinander über Teams, Unternehmen, ganze Ökosysteme und Märkte hinweg, ohne sich von organisatorischen, geographischen oder technologischen Grenzen einschränken zu lassen.
Trotz der Offenheit der Communities werden die Sicherheit und die Privatsphäre jedes einzelnen Nutzers gewahrt. Die Lösung funktioniert nach dem Baukasten-Prinzip, mit dem sich Unternehmen bedarfsgerechte Social Collaboration-Pakete zusammenstellen können. Dies ist insbesondere für die Anforderungen unterschiedlicher Branchen sinnvoll.

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Zentrale Plattform verbindet interne und externe Kommunikation

Zentrale, übergreifende Kommunikationsplattform

Mit Jive WorkHub haben Unternehmen die Möglichkeit, über eine zentrale Kommunikationsplattform abteilungs-, unternehmens- und zugleich zielgruppenübergreifend zu kommunizieren. Denn die Lösung verbindet Mitarbeiter eines Unternehmens miteinander, Unternehmen mit seinen Kunden und Partnern sowie auch diese untereinander. Der Kommunikation sind somit keine Grenzen gesetzt.
Die nahtlose Integration in verschiedene Systeme und Werkzeuge sorgt dafür, dass Informationen leicht auffindbar und zugänglich sind. Damit tauscht Jive WorkHub den bisherigen Flickenteppich von Einzellösungen gegen eine einheitliche Lösung aus. Darüber hinaus liefert es kontextbasierte Informationen, die leicht verständlich und so für jede Zielgruppe nützlich sind. Ein intelligenter Filter sorgt zudem dafür, dass relevante Themen und Personen in bestimmten Diskussionen empfohlen werden.
Mit seinen Funktionen unterstützt die Lösung verschiedene Arbeitsstile: traditionell strukturierte Arbeitsabläufe und unstrukturierte Ad-hoc-Interaktionen, synchrone und asynchrone Kommunikation, formelle und informelle Zusammenarbeit sowie Top-down- und Bottom-up-Informationsflüsse.

Fazit

Lange wurde Social Collaboration in Schubladen der internen und externen Kommunikation gedacht. Die Zukunft ist jedoch eine andere: Unternehmen müssen die interne und externe Kommunikation miteinander verbinden. Nur so ist Kundenorientierung und Innovation möglich. Insbesondere vor dem Hintergrund der digitalen Transformation mit ihrem allumfassenden Charakter ist der digitale Austausch mit allen relevanten Akteuren nötig. Diese Form von Kommunikation ist zukunftsweisend und hilft Unternehmen dabei ihre Social Collaboration auf die nächste Stufe zu bringen.

 

www.jivesoftware.com

Wim Stoop, Senior Product Marketing Manager, Jive Software. Jive (Nasdaq: JIVE) ist der weltweit führende Anbieter moderner Unternehmenslösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit. Mehrfach ausgezeichnet von den Top-Analysten verschiedenster Branchen, ermöglicht Jive Mitarbeitern, Partnern und Kunden besser zusammenzuarbeiten.