Der entscheidende Unterschied (bei der Digitialisierung von Dokumentenprozessen)

Lutz_Ottersbach

Lutz Ottersbach, Country Manager für Solution Business Sales Development, Canon Deutschland

Auch wenn die Digitalisierung von Dokumentenprozessen fortschreitet: Für Versicherungen bleibt der klassische Schriftverkehr eine wesentliche Grundlage ihres Geschäftsbetriebs – denn nach wie vor erfolgt die Korrespondenz mit Kunden und Partnern vorwiegend auf dem Postweg. So verschickt beispielsweise die WWK Lebensversicherung a.G. mehr als drei Millionen Briefsendungen im Jahr und ein Großteil dieser Dokumente ist darüber hinaus geschäftskritisch. Es müssen Fristen eingehalten und jederzeit die richtigen Dokumente an die jeweiligen Empfänger zugestellt werden.

Zwar ist es bei Versicherungsunternehmen mittlerweile gängige Praxis, die Daten an einen externen Dienstleister zu übertragen, der anschließend für die Produktion der Dokumente und ihren Versand verantwortlich zeichnet. Doch das Outsourcing von Dokumentenerstellung und -versand hat einen großen Nachteil: Im beauftragenden Unternehmen selbst kann die Ausführung der Druckaufträge nicht nachverfolgt werden. Auch den Fachabteilungen der WWK Versicherung fehlte in der Vergangenheit eine zuverlässige Bestätigung, dass die aktuellen Vorgänge aufbereitet und gedruckt sowie termingerecht dem richtigen Empfänger zugestellt wurden. Doch steigende rechtliche Anforderungen, unter anderem im Bereich des Verbraucherschutzes, und damit einhergehende Dokumentationspflichten erforderten eine Revision der bestehenden Prozesse.

Automatisierte Steuerung aller dokumentenbasierten Workflows

Vorrangiges Ziel der Neuorganisation der Dokumentenverarbeitung bei der WWK Lebensversicherung a.G. war demzufolge, dass die automatisierte Steuerung aller dokumentenbasierten Workflows eine nachvollziehbare Kontrolle der Prozesse zulässt, d.h. dass die Fachabteilungen jederzeit Auskunft über den Status der Dokumente geben können.

Die Umstrukturierung wurde darüber hinaus von wirtschaftlichen Überlegungen vorangetrieben. Denn die Branche steht vor der Herausforderung, ihre Dokumentenprozesse so weit wie möglich zu industrialisieren. So sollten auch bei der WWK Lebensversicherung a.G. die neuen Output-Formate in einem konzernweit standardisierten Fertigungsprozess integriert werden. Dazu definierte das Unternehmen einen einheitlichen Standard für alle produktiven und vorbereiteten mittel- und hochvolumigen Dokumentenverarbeitungen. Da zudem das Sendungsvolumen stark hinsichtlich der Größe und Anzahl der Druckjobs schwankt, muss dabei zusätzlich stets die maximale Produktionskapazität im Druckbereich vorgehalten werden.

Datenschutzkonforme Architektur trennt Inhalte von Auftragsdaten

Damit waren die grundsätzlichen Anforderungen an ein automatisiertes und skalierbares Auftragsmanagement gesetzt. Realisiert wurde die Migration durch die Installation der Workflow-Engine Océ COSMOS von Canon. Dabei werden die Druckdaten aus unterschiedlichen Quellen einheitlich betrachtet und von der Entstehung bis zur Kuvertierung durch einen externen Dienstleister automatisiert verarbeitet. Alle Dokumente wie Policen, Vertragsbedingungen, Rechnungen und vieles mehr, die in unterschiedlichen Applikationen entstehen, werden über definierte Schnittstellen in der Lösung verarbeitet und mit Metadaten, Barcodes und einer Blattnummerierung versehen. Dabei spielt es keine Rolle mehr, ob die Daten aus einer Hostanwendung stammen oder als PDF-Dokumente ohne jegliche Steuerungsinformationen vorliegen.

Der entstehende Output-Datenstrom enthält neben notwendigen Metadaten wie Adressen und Kuvertiervorschriften auch ein digitales Jobticket. Alle Abläufe sind parametrisiert, das gilt auch für die Übermittlung der Accounting-Daten durch den Dienstleister – für jede Leistungsart, für alle Aufträge. Sämtliche Prozessschritte rund um eine Police oder Kundenmitteilung sind damit transparent geworden. Das digitale Jobticket ist in einem so genannten selbsttragenden Format erstellt: Unter der Kontrolle von Océ COSMOS werden aus dem eingehenden Datenstrom automatisch sowohl die Produktionsanweisungen als auch die Metadaten ausgelesen. Dabei ist die Lösung dank der transparenten Auftragsbeschreibungsdatei nicht speziell auf den aktuellen Druckdienstleister zugeschnitten. Die Trennung von Inhalten und Auftragsdaten entspricht so in jeder Hinsicht den Datenschutzbestimmungen des Versicherungsunternehmens.

Fazit

Nach Abschluss der Migration ist es Mitarbeitern jederzeit möglich, auf alle Ereignisse der Dokumentenerstellung zu reagieren. Die Nachvollziehbarkeit der Druckjobs entspricht damit den Vorgaben bei der Ausschreibung des Projekts. Gefordert waren dort unter anderem das automatische Erstellen der Metadaten und des elektronischen Jobtickets, sowie die Neugestaltung der Auftragsstrukturen. Diese Funktionen wurden in die Lösung eingebettet. Weitere Anpassungen der automatisierten Abläufe können mittlerweile durch die Mitarbeiter selbstständig durchgeführt werden. Neben einer erheblichen Einsparung von Kosten – insbesondere aufgrund der portoneutralen Beilagenzuführung – beschleunigen die integrierten Meta- und Accounting-Daten auch die interne Rechnungsprüfung. Auf diese Weise ermöglichen sie einen Skontoerlös im fünfstelligen Bereich jährlich.

Darüber hinaus sichert das System zum einen die Unabhängigkeit des Unternehmens bezüglich der Dokumentenprozesse. Zum anderen ist die offene Architektur eine zuverlässige Basis für Erweiterungen: So wurde beispielsweise ein Add-on für das Kampagnenmanagement integriert. Kurzfristig wird die WWK auch einen Host-basierten Dateikonverter ersetzen, ohne den Dokumentenablauf oder die Geschäftsprozesse verändern zu müssen. Dieser Schritt wird die Druckdatenverarbeitung weiter vereinheitlichen. Ebenso ist geplant, aus dem Datenstrom künftig Dokumente für Makler und Partner direkt im internen Vermittler-Portal einzustellen.

www.canon.de

Lutz Ottersbach, Country Manager für Solution Business Sales Development (SBSD), Canon Deutschland GmbH. Canon ist ein weltweit führender Anbieter von digitalen Imaging-Lösungen für den Consumer-und den Business-Bereich. Im Business Bereich zählen u.a. professionelle Produktionssysteme, multifunktionale Drucksysteme sowie Dokumentenmanagement-Systeme zum Produktportfolio. Seit 1973 in Deutschland präsent, beschäftigt das Unternehmen rund 2.400 Mitarbeiter.