Angriff auf das Papier-Original

Autor – Torsten Wunderlich, Leiter des Informationsbüros Berlin der DATEV eG

Grundsätzlich könnte die digitale Kopie eines Papierbelegs in Zukunft genügen, um in einem Streitfall zu seinem Recht zu kommen. Dies ist das Resultat einer Simulationsstudie, die die Universität Kassel gemeinsam mit der DATEV eG durchgeführt hat. Zwei Tage lang wurden dazu in Nürnberg insgesamt 14 Gerichtsverhandlungen simuliert.

In der Mehrzahl der Fälle entschieden die Richter, dass eine elektronische Kopie als Beweis ausreicht, wenn sie richtig eingescannt und je nach Dokumentenklasse eventuell noch digital signiert ist. Vor dem Hintergrund dieser richterlichen Entscheidungen kann das Relikt Papierablage in Zukunft aller Voraussicht nach bald über Bord geworfen werden. Zu diesem Fazit kam Prof. Alexander Roßnagel, Direktor des Forschungszentrums für Informationstechnik-Gestaltung sowie Leiter der Projektgruppe „verfassungsverträgliche Technikgestaltung“ (provet) bei der Präsentation der vorläufigen Ergebnisse.

Für Millionen von Unternehmen, insbesondere für Klein- und mittelständische Betriebe, bedeutet das künftig eine enorme Entlastung bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Denn bislang hatte – zumindest in der juristischen Betrachtung – nach wie vor in der Regel das Papier den höheren Beweiswert. Deshalb bedeutete das Arbeiten mit digitalen Belegen noch lange nicht, dass die „Papier-Originale“ nicht zusätzlich archiviert und vorgehalten werden mussten.

Beitrag zum Bürokratieabbau

Die volkswirtschaftlichen Kosten dieser parallelen Archivierung können z.B. allein für die Ablage von Papierrechungen auf 3,2 Milliarden Euro beziffert werden. Dazu kommen noch (Archiv-)Raumkosten der Betriebe und Behörden. Es wird in Massen Papier archiviert, das nie wieder gebraucht wird und nach bestimmten Fristen unbesehen in den Schredder geht. Dieses nach wie vor notwendige Procedere bedeutet gleichzeitig eine umfangreiche Bürokratie – obwohl deren Abbau als wichtiges politisches Ziel postuliert wird. Der jüngste Bericht des Normenkontrollrates beschreibt sogar, dass der bürokratische Aufwand weiter zunimmt.

Um dieser Entwicklung entgegenzusteuern, wird die fortschreitende Digitalisierung als geeignetes Mittel zum Bürokratieabbau anstrebt – auch vom Gesetzgeber. Im Sommer 2013 wurden demzufolge mit dem E-Government-Gesetz und dem E-Justice-Gesetz gleich in zwei Bundesgesetzen das Ersetzende Scannen als politisches Ziel benannt und Hinweise zur Umsetzung gegeben. Ein solcher ist die Richtlinie RESISCAN des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die im ersten Quartal 2013 veröffentlicht wurde. Sie steht dafür, was Richter bei einer Beweiswürdigung als „Stand der Technik“ interpretieren würden.

Rechtliche Unsicherheit überwinden

Wie aufwendig es ist, sich tatsächlich nach einem „sicheren Scanvorgang“ vom Papier zu lösen, es also zu vernichten, hängt von diversen Faktoren ab – zunächst etwa von branchenspezifischen Vorgaben. Hier ist eine Patientenakte im Krankenhaus natürlich grundsätzlich anders zu bewerten als z.B. eine Papierrechnung, die eingescannt wird. Papierdokumente mit Unterschrift sind wiederum anders zu bewerten als unterschriftslose Dokumente.

Es gibt also eine Reihe differenzierter Vorgaben, die sich in unterschiedlichen Gesetzen und Richtlinien finden. Daneben besteht das juristische Hauptproblem für den Beweiswert ersetzend gescannter Dokumente darin, dass nach dem ersetzenden Scannen nicht mehr auf die Originalurkunde zurückgegriffen und so kein Urkundsbeweis geführt werden kann. Die Simulationsstudie hat nun gezeigt, dass es für die meisten Belegtypen – insbesondere diejenigen, die die große Masse ausmachen – unproblematisch sein dürfte, ausschließlich die Belegkopie aufzubewahren.

Interessant in diesem Zusammenhang könnte insbesondere das Fazit von Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg, sein, der im Rahmen der Studie die finanzgerichtlichen Streitfälle zu klären hatte. Er kam zu dem Schluss, dass im Regelfall selbst die eigenhändig ohne besondere Vorkehrungen eingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil führen dürften. In der finanzgerichtlichen Praxis werde sehr häufig mit Belegkopien gearbeitet, ohne dass die Vorlage des Originals gefordert sei. Dies müsse nach Meinung von Schwenkert auch für eine gescannte Datei gelten. Schließlich ist sie nichts anderes als eine digitale Kopie des Originals. Sie sollte daher auch nicht anders behandelt werden.

Qualitätssicherung erhöht Beweiswert

Bei einem sorgfältigen Umgang und entsprechender organisatorischer Gestaltung ist es also künftig möglich, zumindest unterschriftslose Belege nach einem sicheren Scan und sicherer elektronischer Archivierung zu vernichten, ohne dabei den Beweiswert zu beschneiden. Problematisiert wird das gescannte Dokument nur bei Zweifeln. Misstrauisch dürften Gerichte erst werden, wenn weitere Umstände auf eine Manipulation der gescannten Belege hindeuten, wie etwa Abweichungen im Schriftbild oder ein unterschiedliches Aussehen von Rechnungen des gleichen Rechnungsausstellers. Dann prüft das Gericht, wer mit welchem plausiblen Motiv und mit welchen Mitteln das Originaldokument hätte fälschen oder verfälschen können bzw. mit welchen Verfahren das Dokument gescannt wurde und welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung dabei berücksichtigt wurden.

Wurden beim Scan Maßnahmen zur Qualitätssicherung durchgeführt (z.B. Verfahrensvorgaben, Verantwortungszuweisungen, stichprobenartige Sichtkontrollen), erhöht dies den Beweiswert. Zusätzliche elektronische Sicherungsmittel (Zeitstempel, Signaturen) können je nach Qualität die Zweifel erschüttern oder sogar widerlegen. Der organisatorische und technische Aufwand für ein solches rechtssicheres ersetzendes Scannen ist überschaubar, aber nicht unerheblich. Daher kann es für Unternehmen mitunter günstiger sein, das Scannen auf professionelle Unternehmen oder auf ihren steuerlichen Berater zu übertragen, die nach anerkannten Vorgaben scannen.

Elektronisch oder Papier ist nicht die Frage

Für Richter und Rechtsanwälte ist der Umgang mit elektronischen Belegen inzwischen kein Problem mehr. Ob ein Fall gewonnen oder verloren wird, hängt nicht an der Frage, ob das Beweismittel digital oder in Papierform vorliegt. Wichtiger als der Scan selbst ist die Vor- und Nachbereitung, also die Frage, mit welchen Mitteln der Beleg vor Manipulation geschützt wird. Um für zivilrechtliche Streitfälle, in denen um Verträge, Rechnungen oder Quittungen gestritten wird, gerüstet zu sein, empfiehlt sich ein entsprechendes Verfahren in jedem Fall. Wenn etwa Vertragsoriginale vernichtet werden, sollte die elektronische Kopie zumindest eine automatisch erstellte elektronische Signatur enthalten.

Eine umfassende Rechtssicherheit kann die Simulationsstudie zwar nicht schaffen, doch alle Beteiligten erwarten, dass die aus ihr hervorgegangenen Referenzurteile Vorbildwirkung entfalten. Da sie in der Fachwelt ernst zu nehmende Einschätzungen dafür sind, ob das jeweils zugrunde liegende Verfahren als rechtssicher zu bewerten ist, bilden die Urteile einen wichtigen Beitrag für eine juristische Beurteilung zum Ersetzenden Scannen.

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Simulationsstudien sind ein gängiger Weg, um in Themenfeldern, in denen es noch keine Urteile aus der Praxis gibt, stichhaltige Argumente für die juristische Diskussion zu liefern. Die Projektgruppe verfassungsverträgliche Technikgestaltung (provet) der Universität Kassel hat diese wissenschaftliche Methode zur Technikbewertung und -gestaltung bereits mehrfach erfolgreich angewandt. In einer simulierten Umgebung sollen Erfahrungen im Umgang mit moderner Technik gesammelt und Vorschläge zur Gestaltung dieser Technik und ihrer rechtlichen Rahmenbedingungen erprobt werden.

In der Nürnberger Studie wurden von echten Richtern und Rechtsanwälten unter verschiedenen Gesichtspunkten realitätsnahe Streitfälle verhandelt, bei denen sich eine Partei ausschließlich auf elektronische Kopien ursprünglicher Papierbelege berief, die unter Einsatz unterschiedlicher Technik und organisatorischer Vorgaben erzeugt wurden. Weitere Informationen unter www.datev.de/ersetzendes-scannen.

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www.datev.de

Torsten Wunderlich, Leiter des Informationsbüros Berlin der DATEV eG und Projektleiter der Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen von Seiten DATEV. Die DATEV eG ist das viertgrößte Softwarehaus und ein bedeutender IT-Dienstleister in Deutschland. Durch Digitalisierung verbessert die Genossenschaft gemeinsam mit ihren über 40.000 Mitgliedern betriebswirtschaftliche Prozesse in rund 2,5 Millionen Unternehmen. Ihre Produkte und Services fördern die sichere und effiziente Zusammenarbeit mit Partnern sowie mit der öffentlichen Verwaltung und helfen, rechtliche Vorgaben einzuhalten.