ARMA Schweiz unterstützt Records Management Konferenz

    Im Juli 2014 – Jürg Hagmann, Präsident des Schweizer Chapters des internationalen Verbandes ARMA (Association Association of Records Managers and Administrators), referiert auf der diesjährigen Records Management Konferenz zu den Problemen der Umsetzung von Information Governance. Dafür präsentiert er einen neuartigen Bottom-Up-Ansatz.

    Am 26.11.2014 hält Jürg Hagmann, Zürich, eine Keynote zum Thema „Information Governance – warum wir bei der Umsetzung versagen“. Die Keynote beschäftigt sich mit folgenden Themen:

    Was ist Information Governance (IG)? 

    • Begriffe, Definitionen, gängige Konzepte (Gartner, IGRM, GARP)
    • WHY Information Governance? Enterprise Information Management ist aufgrund der neuen technologischen Entwicklungen sowie höherer Compliance Anforderungen (Regulatorien, Datenschutz etc.) immer komplexer und verwundbarer geworden und die IT leidet unter Kontrollverlust (Stichworte: Consumerization of IT, Mobility, BYOD, Cloud, Big Data, Dark Data, ROT(redundant, outdated, trivial {data}).
    • Gartner definiert den Begriff „Information Governance“ als „die Festlegung von Entscheidungsrechten und Rechenschaftsrahmen für ein wünschenswertes Verhalten in der Bewertung, Erstellung, Speicherung, Verwendung, Archivierung und Vernichtung von Informationen. Es umfasst Prozesse, Rollen, Normen und Metriken, die eine effektive und effiziente Verwendung von Informationen gewährleistet und es einer Organisation ermöglicht, ihre Ziele zu erreichen”. Diese komplexe Definition zeigt, dass Information Governance eine Funktion des (Enterprise) Informationsmanagements ist. Sie geht aber auch darüber hinaus, weil es die Verwaltung von Informationen gemäß deren gesetzlichen und regu- latorischen Verpflichtungen einschließt Daher wurde der Ruf nach vermehrter Integration und holistischer Orchestrierung aller relevanten Information- Management-Disziplinen immer lauter.

    Warum macht Information Governance Probleme?

    • In der Regel werden bisher die kulturellen und politischen Herausforderungen von IG völlig unterschätzt (Interconnection und Collaboration), sofern nicht eine grundsätzliche und verbreitete Verwechslung mit IT Governance vorliegt. Es werden praktische Value Propositions für konkrete Business Funktionen vermisst (CFO, CIO, CMO etc.).
    • Infonomics ist in den Kinderschuhen (immer noch); wie werden Wertsteigerungen von Informationsdienstleistungen gemessen und nachgewiesen? Information (Produktionsfaktor) = Corporate Asset ist ein Mythos.
    • Rein defensive Audit-Verbesserungen gehen nur hinten raus, und kein Endnutzer im Business realisiert, dass es eine IG-Funktion gibt
    • Ein paar Lessons Learned aus der praktischen Erfahrung (anonyme Punkte aus drei Jahren IG Novartis)

    Rolle von Records Management unter einem Information-Governance-Programm

    • Gleichberechtigter Partner von Legal, Business, IT (sofern es eine solche Funktion gibt; ist abhängig von der Unternehmensgrösse)

    Ein neuer IG-Approach für die organisatorische Umsetzung: bottom up meets top down

    • Zu 90% hat der abstrakte Top down Ansatz versagt; die Musik spielt im Business wo sowohl der Geschäftserfolg herkommt, als auch die konkreten Probleme auftreten; welche praktischen Probleme triggern welche Themen, die erst dann eskaliert werden müssen, weil sie nur koordiniert in einem breiteren Umfang (Enterprise) gelöst bzw. gesteuert werden können. Beispielsweise Stammdaten, Cloud, Standards, Single Source Publishing, Formular-Management etc.
    • Subsidiaritätsprinzip nach Gartner:
    • Sofern die Probleme föderal bzw stufengerecht gelöst werden können braucht es keine übergeordnete Governance-Instanz.

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    Zu Jürg Hagmann

    Jürg Hagmann (*1956) ist Wirtschaftshistoriker, Informationsmanager und Berater. Er hat über 20 Jahre globale und branchenübergreifende Erfahrung in den Bereichen Records und Information Management, Archivierung, Langzeitspeicherung, Knowledge Management, sowie klassische Information & Dokumentation. 1990-1996 war er Leiter der Wirtschaftsdokumentation Economic Research bei der Credit Suisse Zürich. 1997-2001 arbeitete er als Chief Archivist bei der Credit Suisse Group, Zürich. In 2002 hatte er als Knowledge Management Specialist für die Eurospider AG in Zürich. Von 2003 bis 2009 war er Global Records Manager (inkl. eArchiving) sowie anschließend 2010-2012 Mitglied des Leadership Teams Group Information Governance bei Novartis International AG, Basel. Dort war er auch verantwortlich für den Bereich Global Communication & Training sowie Social Media. Seit 2013 ist er unabhängiger Berater mit eigener Firma (RIM Consulting) sowie als freier Mitarbeiter bei Unternehmen wie RMK tätig. Jürg Hagmann ist Certified Information Professional der AIIM (CIP). Seit 2011 ist Hagmann Präsident des Swiss Chapter von ARMA International. Jürg Hagmann gilt über die Grenzen der Schweiz hinaus als ausgewiesener Fachmann für Records Management und Information Governance.

    Seine Thesen zum Bottom-Up-Ansatz für Information Governance erscheinen im Herbst als Bestandteil eines Buches.

    Zur ARMA

    Wer ist ARMA International?

    ARMA steht für “Association of Records Managers and Administrators”. Es ist der weltweit grösste und älteste Fachverband auf dem Gebiet des Records Managements (Aktenführung, Schriftgutverwaltung). Der Hauptsitz ist in Lenexa, Kansas. ARMA International ist eine Non-Profit Berufsvereinigung, gegründet 1955. Die rund 11‘000 Mitglieder und über 20‘000 assoziierten „Friends of ARMA“ rekrutieren sich vorwiegend aus den Berufsgattungen Schriftgutverwalter, Registrator, Archivar, Dokumentar, Digitalisierungsspezialist, Jurist, IT Manager, Berater, und Ausbildner; sie stammen alle aus den verschiedensten Branchen des privatwirtschaftlichen Sektors (Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Energiewirtschaft etc.) sowie aus der öffentlichen Verwaltung (ca. 70%) vorwiegend aus den USA und Kanada. Ungefähr 5% der Mitglieder ist von außerhalb Nordamerika. Europa zählt über 150 Mitglieder wovon je 50 aus der Schweiz und aus England kommen. ARMA International: Video http://bit.ly/142I20y

    Swiss Chapter

    Die ARMA Sektion Schweiz wurde im November 2011in Basel als Chapter #182 von ARMA International gegründet. Die Mitgliederzahl beträgt zur Zeit etwas über 50 vorwiegend aus der Privatwirtschaft. Die Korrespondenzsprache ist Englisch. Das Swiss Chapter war die erste offizielle ARMA-Sektion in Europa! 2013 kam dan noch das UK-Chapter dazu. Das Swiss Chapter ist als Verein gemäss Schweizer Zivilgesetz konstituiert (mit allen statutarischen Anforderungen).

    Der Vorstand besteht zZ aus fünf Mitgliedern (Präsident, Vize-Präsident, Kassier, Kommunikation/Weiterbildung, Mitgliederbetreuung); er kann nach Bedarf ausgebaut werden. Das ARMA Swiss Chapter hat eine Vereinbarung mit dem Verein schweizerischer Archivarinnen und Archivar (VSA) mit dem Ziel v.a. Fachveranstaltungen und Fachaktivitäten zu koordinieren. Die Mitglieder des VSA stammen zu 90% aus dem öffentlichen Sektor, wodurch der Verband die Bedürfnisse aus der Privatwirtschaft nur bedingt abdecken kann. Dazu kommen noch kulturelle Differenzen (Sprache, Organisation etc.).

    In der Regel organisiert das ARMA Swiss Chapter zwei Veranstaltungen pro Jahr, ein Meeting zum Erfahrungsaustausch unter den Mitgliedern im Frühjahr (von einem Mitglied gehostet) und die GV mit einer gesponserten Fachkonferenz im Spätherbst. Daneben gibt es in Zürich noch einen Stammtisch zum netzwerken.

    Informationen
    #RMK2014 aktuell: #RMK2014
    Programm: Anmeldung Teilnehmer:
    skk@project-consult.com
    http://bit.ly/RMK2014-Format
    http://bit.ly/RMK2014
    http://bit.ly/RMK_2014