Buchungsbelege: Ab in die Cloud statt in den Schuhkarton!

SabineJungElsen

Sabine Jung-Elsen ist Mitarbeiterin in der Unternehmenskommunikation der Scopevisio AG

Viele kleine Unternehmen haben ihre Buchhaltung an den Steuerberater ausgelagert. Die Zusammenarbeit funktioniert dabei vielfach noch wie seit Jahrzehnten: Belege werden im Schuhkarton oder Pendelordner gesammelt und monatlich zum Steuerberater gebracht. Dieser sortiert die Belege, kontiert und bucht sie. Doch dieser Belegaustausch auf Papier und per Pendelordner ist ein Anachronismus. Denn längst kann die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant vollständig digital abgewickelt werden. Laut Exact Cloud Barometer 2015 setzt allerdings erst jedes zehnte Unternehmen auf Online-Zusammenarbeit.

Besonders kleine Firmen – die sogenannten Schuhkarton-Mandanten – ziehen weiterhin den klassischen Weg vor, obwohl die manuelle Bearbeitung zeitraubend und der Transportaufwand lästig sind. Nicht selten kopieren Unternehmen ihre Belege, bevor sie diese zum Steuerberater bringen, weil die Unterlagen eventuell für Zahlungs- und Liefervorgänge gebraucht werden. In der Steuerkanzlei müssen die Daten dann manuell übertragen werden. Auswertungen für den Unternehmer werden meist am Ende des Monats übergeben – zu einem Zeitpunkt, an dem sie eigentlich schon veraltet sind.

Für beide Parteien bedeuten diese papiergebundenen Prozesse einen enormen administrativen Aufwand, der zudem mit unnötigem Stress am Monatsende verbunden ist. Die Alternative für einige Betriebe: Sie scannen ihre Belege und übermitteln sie per Mail oder USB-Stick. Dabei ist der Übertragungsweg unsicher und es entsteht Verwaltungsaufwand durch Medienbrüche und Doppelerfassung.

Internetbasierter Belegaustausch

Dass diese Zusammenarbeit digitalisiert werden kann, hat die DATEV eG schon vor Jahren erkannt. Mit „Unternehmen online“ wurde eine internetbasierte Plattform für die Zusammenarbeit von Steuerberater und Unternehmer ins Leben gerufen. Die Grundidee dahinter die ist der digitale Belegaustausch: Der Unternehmer scannt seine Belege und überträgt sie ins DATEV-Rechenzentrum. Dort hat der Steuerberater Zugriff darauf und kann die Belege für die Buchhaltung nutzen.

Laut DATEV nutzen derzeit 10.000 Steuerberatungskanzleien diese Plattform, über die sie mit rund 100.000 kleinen und mittelständischen Unternehmen Buchführungsbelege austauschen. DATEV-Konkurrenten wie Addison oder Agenda sind mit ähnlichen Ansätzen unterwegs. Daneben haben auch einzelne Steuerkanzleien und große Steuerberatungsgesellschaften das Thema für sich entdeckt und eigene Lösungen entwickelt.

Neue Schnittstelle für Online-Zusammenarbeit

Jetzt hat die DATEV den nächsten Schritt unternommen: Sie hat sich Cloud-Anbietern gegenüber geöffnet und gemeinsam mit ihnen die neue Schnittstelle DATEVconnect online entwickelt. „Wir öffnen unser System bewusst für Daten aus Cloud-Systemen anderer Hersteller, um den Workflow zwischen Unternehmen und unseren Mitgliedern, den Steuerberatungskanzleien, auf breiter Basis zu optimieren“, betont Eckhard Schwarzer, Vorstandsmitglied für Service und Vertrieb bei DATEV. Damit ist ein entscheidender Schritt hin zur digitalen Zusammenarbeit getan.

Zu den Entwicklungspartnern von DATEVconnect online zählt der Bonner Cloud Software-Hersteller Scopevisio. Scopevisio-Anwender können über die Schnittstelle vorkontierte Belege einfach per Knopfdruck an den Steuerberater übertragen. Das heißt: Statt Papier werden Buchungen übergeben. Dadurch entfallen Such- und Erfassungsaufwand, es schleichen sich weniger Erfassungsfehler ein, die Daten stehen schneller zur Verfügung. Damit wird die gesamte Prozessqualität erhöht.

Belegportal als Drehscheibe

Das Belegportal ist eine neue browserbasierte Lösung, mit der Unternehmer ihre Eingangsrechnungen verwalten, Ausgangsrechnungen erstellen und Kassen führen können. Im Hintergrund läuft eine leistungsfähige Cloud-Unternehmenssoftware, die dafür sorgt, dass die Belege sicher, automatisiert und GoBD-konform verarbeitet werden. So wird die vom Finanzamt geforderte Verfahrensdokumentation direkt am Beleg gespeichert.

Die Übertragung der Belege erfolgt über die Schnittstelle DATEVconnect online: Darüber werden Belege samt Buchungssätzen direkt aus dem Belegportal in die Kanzleisoftware des Beraters übertragen. Dort müssen die Buchungen nur noch überprüft und festgeschrieben werden. Dies ermöglicht einen sicheren und vor allem effizienten Austausch von Dokumentendaten ohne Medienbrüche. „DATEVconnect online schafft eine Win-Win-Situation für Steuerberater und Unternehmer“, so Dr. Markus Cramer vom Vorstand der Scopevisio.

DATEVconnect_online_Grafik

Neue Qualität der Beratung

Trotz aller Effizienzsteigerung kommen bei einigen Steuerberatern aber auch Zweifel auf: Sie fürchten, dass die Digitalisierung auf Kosten des persönlichen Kontakts zum Mandanten geht. Schließlich muss dieser im Zeitalter der Digitalisierung nicht mehr regelmäßig mit dem Pendelordner vorbeikommen. Das Vertrauensverhältnis zwischen Steuerberater und Mandant lebe aber von der persönlichen Begegnung, so die Meinung der Skeptiker.

Dem gegenüber steht die Auffassung, dass Mandant und Steuerberater gerade durch die Digitalisierung näher zusammenrücken. So macht es die Cloud möglich, dass beide gemeinsam in Echtzeit auf die Unternehmenssituation blicken können. Die ersparte Zeit kann in individuellere Beratung investiert werden. Außerdem bietet die digitale Zusammenarbeit dem Steuerberater neue Möglichkeiten, den Mandanten in weiteren Bereichen, etwa dem Forderungsmanagement, zu unterstützen. Der Einblick in aktuelle Unternehmenszahlen eröffnet dem Steuerberater die Chance, stärker in das Tagesgeschäft eingebunden zu werden. Dies kann neue Wege der betriebswirtschaftlichen Beratung freimachen.

Fazit

Welche Auswirkungen wird die Digitalisierung auf das Berufsbild des Steuerberaters haben? Alles deutet darauf hin, dass in Steuerkanzleien zukünftig kaum noch selbst gebucht wird. Was automatisiert werden kann, wird aller Voraussicht nach auch automatisiert werden. Damit verschieben sich die Aufgaben in Richtung Kontrolle und Auswertung. Die Beratung wird einen höheren Stellenwert erhalten. Dabei zahlt es sich aus, dass die aktuelle Ertrags- und Liquiditätslage des Mandanten durch Cloud-Lösungen in Echtzeit bewertet werden kann. Steuerberater werden daher in Zukunft noch besser und fundierter beraten können, zumal sie von Routineaufgaben entlastet werden.

www.scopevisio.com

Scopevisio ist Hersteller und Anbieter einer integrierten Cloud Unternehmenssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen. Angefangen beim Kundenmanagement bis hin zur Buchhaltung werden in der Komplettlösung alle wichtigen Geschäftsprozesse abgebildet.