Checkliste für das perfekte Intranet

    Das Intranet hat in verschiedenen Unternehmen unterschiedliche Aufgaben: Es gibt nicht das eine perfekte Intranet für alle Unternehmen, sondern nur für jedes Unternehmen das individuell passende Intranet. Die technische Grundlage jedes gelungenen Intranets ist das richtige Content Management System (CMS). Welches das richtige für Ihr Intranet ist, können Sie ganz einfach selbst herausfinden, indem Sie den kostenlosen Intranet-Check ((www.intranetcheck.de)) machen.

    Unabdingbar ist es, schon vor Beginn der Konzeption einige Fragen zu beantworten, die großen Einfluss darauf haben, wie das fertige Intranet einmal aussehen muss, damit es alle damit verbundenen Ansprüche überhaupt erfüllen kann. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Aspekten, die beachtet werden sollten, damit das neue Intranet nicht nur technisch überzeugt, sondern von den Mitarbeitern auch angenommen und mit Leben gefüllt wird. Die zehn wichtigsten Punkte haben wir in einer übersichtlichen Checkliste zusammengestellt.

    1. Machen Sie sich klar, was Sie mit dem Intranet erreichen wollen, definieren Sie eine Intranet-Strategie und Intranet-Ziele. Daraus leiten sich sämtliche weiteren Anforderungen ab.
    2. Gleichen Sie die Funktionen verschiedener Content Management Systeme (CMS) mit Ihren Anforderungen ab. Kein CMS auf dem Markt kann alle Ihre Bedürfnisse zu 100 Prozent erfüllen. Wählen Sie deshalb ein CMS aus, das seine Stärken in den Bereichen hat, auf die Sie am meisten Wert legen: Kernintranet, Collaboration, Social Intranet, Portal, Suche ((ggf. siehe Kasten)).
    3. Stellen Sie ein Intranet-Team zusammen, das als organisatorische Einheit auch nach dem Launch die inhaltliche und technische Weiterentwicklung des Intranets verantwortlich betreut.
    4. Beim Thema Social Intranet müssen Sie den Datenschutz beachten. Sie müssen es den Mitarbeitern überlassen, welche personenbezogenen Informationen sie mit anderen teilen wollen. Beziehen Sie vom Konzeptions- bis zum Einführungsprozess den Betriebsrat und gegebenenfalls den Datenschutzbeauftragten mit ein, um Komplikationen zu vermeiden.
    5. Damit Ihr Intranet auch langfristig als Kommunikationsmedium einsetzbar bleibt, achten Sie darauf, dass das von Ihnen eingesetzte CMS Responsive Design unterstützt. Damit ist Ihr Intranet auch auf mobilen Geräten komfortabel nutzbar. Falls es in Ihre Mobile-Strategie passt, können Sie Ihren Mitarbeitern auch eine Intranet-App bereitstellen.
    6. Jedes Intranet ist nur so gut wie seine Inhalte. Definieren Sie deshalb in einem Regelwerk für Dokumentations- und Wissensmanagementzwecke, welches Wissen wie festgehalten werden soll. Automatisieren Sie den Pflegeprozess und sorgen sie so dafür, dass die Inhalte immer aktuell sind und Verantwortliche an die Pflege und Aktualisierung erinnert werden. Führen Sie außerdem ein strukturiertes Kategorien- bzw. Metadatensystem ein. Filter, Sortiermechanismen und Suchfunktionen sind nur so gut, wie das hinterlegte Metadatensystem.
    7. Lassen Sie Ihr Intranet von den späteren Anwender testen. Kein automatisierter Test kann Ihnen sagen, ob die Oberflächen oder die Funktionalitäten den Wünschen und Erwartungen Ihrer Mitarbeiter entsprechen.
    8. Sensibilisieren und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter bereits im Vorfeld für die Wichtigkeit, aber vor allem den Nutzen des Intranets. Der Erfolg Ihres Intranets steht und fällt mit der Akzeptanz.
    9. Optimieren Sie Ihr Intranet kontinuierlich. Technologien entwickeln sich weiter, Bedürfnisse ändern sich. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, Feedback zu geben und sorgen Sie dafür, dass der Betrieb des Intranets lebendig ist.
    10. Ebenso wie das Intranet-Team für die organisatorische und redaktionelle Verwaltung zuständig ist, sollte sich ein Service-Manager um die zugrundeliegende technische Infrastruktur kümmern. Er steht dem Intranet-Team und den Mitarbeitern als technischer Ansprechpartner zur Verfügung.

    Die technische Grundlage jedes gelungenen Intranets ist das richtige Content Management System (CMS). Welches das richtige für Ihr Intranet ist, können Sie ganz einfach selbst herausfinden, indem Sie den kostenlosen Intranet-Check ((www.intranetcheck.de)) machen.

    Die 5 Dimensionen des Intranet

    Kernintranet: Das Kernintranet umfasst hauptsächlich die klassische Push-Kommunikation. Ein kleiner Kreis an Redakteuren stellt Mitarbeitern vor allem Informationen über aktuelle Geschehnisse und Entwicklungen im Unternehmen bereit.

    Collaboration: Der Aspekt Collaboration umfasst Methoden und Funktionen, um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter über Abteilungsgrenzen und Standorte hinweg zu fördern. Dafür muss das CMS es gestatten, Bereiche, sogenannte Spaces, im Intranet für Teams, Abteilungen und Themen anzulegen und außerdem eine strukturierte Ablage von Inhalten ermöglichen.

    Social Intranet: Das Social Intranet trägt dazu bei, dass sich Mitarbeiter besser kennenlernen, schneller den richtigen Ansprechpartner finden und sich miteinander austauschen. Kommentarschaltflächen, Voting- und Like-Funktionen, Foren, Wikis und Blogs machen den Informations- und Wissensaustausch lebendig.

    Portal: Das Portal dient im Intranet als Single Point of Entry. Mitarbeiter erreichen darüber alle Anwendungen und Informationen, etwa über ein Dashboard. Anhand der Netzwerkkennung wird der Anwender automatisch authentifiziert und muss sich folglich nicht mehr einzeln überall anmelden.

    Suche: Eine Suchfunktion ist häufig Bestandteil einer Standardsoftware und ermöglicht Mitarbeitern, im Intranet leicht Inhalte aufzufinden, von denen sie nicht genau wissen, wo sie liegen. Auto-Vervollständigung, Rechtschreibkorrektur, Kategoriesuche oder die Einbindung weiterer Quellen können dabei helfen, Inhalte leichter zu finden.