Collaboration-Plattformen: Die ‚digitalen Daten-Dompteure‘

 

 

 

„Omnichannel“ ist das Schlagwort, das derzeit die Vertriebsmotoren in nahezu allen Unternehmen und Branchen auf Touren bringt. Kunden weltweit und ohne Medienbrüche auf unterschiedlichen Kanälen zu bedienen, ist im B2B- genauso wie im B2C-Bereich längst überlebenswichtig. Die Herausforderung beginnt aber nicht erst im Wettbewerb am Markt, sondern im eigenen Betrieb. Denn für eine gute Kunden-Performance müssen vor allem die internen Abläufe reibungslos funktionieren: Verschiedene Unternehmensbereiche müssen miteinander vernetzt und in Einklang gebracht, Synergien identifiziert und genutzt werden, um Wettbewerbsvorteile zu generieren und effektiv zu nutzen.

 

     Autorin – Stefanie Eckart, Senior Marketing Manager bei implexis

 

Die eine Plattform für das Unternehmen

Zur Berner Group mit Sitz im schwäbischen Künzelsau gehören die Marken Berner, Caramba, BTI, ambratec und KENT. Mit diesen bedient der Konzern jeweils bestimmte Zielgruppen – und zwar auf Basis gewachsener Strukturen mit eigener Historie, eigenen Vertriebswegen, Produkten und Dienstleistungen. Als Handelspartner für Materialien im Bereich Wartung, Reparatur und Produktion für den Bau-, Kfz- und Industriesektor ist das familiengeführte Unternehmen breit aufgestellt, Kundennähe und Service sind die Kernbestandteile des Geschäfts.

Um ein optimales Kundenerlebnis zu bieten, benötigte das Unternehmen intern eine einheitliche und zentralisierte Lösung, auf der alle Bereiche zielgerichtet zusammenarbeiten können. Während der Wunsch nach einem durchgehend konsistenten Außenauftritt schon klar formuliert war, herrschte im Inneren des Konzerns bis vor wenigen Jahren noch weitgehend Silodenken – eindrucksvoll verkörpert in den individuellen Intranet-Lösungen der Unternehmenssparten mit eigenen Datenbasen und im jeweiligen Look & Feel der Markenfarben. Anfang 2017 begann dann der schrittweise Umstellungsprozess der Systemwelten auf eine einheitliche SharePoint-Lösung. Wichtigste Zielsetzung: Eine zentrale Intranet- und Collaboration-Plattform als Eingangstor in die Office-365-Welt für alle Unternehmensbereiche und als Ausgangspunkt für die effektive Ausnutzug aller Lizenzen. Jeder Mitarbeiter sollte von jeder Niederlassung aus unter denselben Prämissen Zugriff auf dieselben Informationen erhalten – einfach und intuitiv.

„Standard, Standard, Standard!“

Seit 2015 hatte das Nürnberger Software-Haus implexis bei der Berner Group erste SharePoint-Standards etabliert, etwa für das unternehmensweite Marketing. Ausgehend von dieser Zusammenarbeit, konnten die Partner nach einer kurzen Kick-Off-Phase das neue Berner „Group.net“ als unternehmensweite Intranet- und Collaboration-Lösung in nur vier Monaten Projektlaufzeit umsetzen. Der Ansatz: „Keep it simple!“ Oder anders ausdrückt: „Standard, Standard, Standard!“ Eine Projektmaxime, die sowohl vor dem Hintergrund der historischen Dreiteilung als auch des hohen Internationalisierungsgrades einleuchtet.

Eingesetzt wurde für diese Aufgabe die Softwareplattform xReach, eine Out-of-the-Box-Lösung auf SharePoint-Basis, die über ein Hub verschiedenste Anwendungen wie ein ERP-System, einen Onlineshop oder ein Intranet in eine Gesamtlösung integriert. Diese Basis diente als Grundlage für die scheinbar widersprüchlichen Anforderungen des Projekts – Vereinheitlichung und hoher Integrationsgrad einerseits, Flexibilität und Individualisierbarkeit andererseits.

Schlanke Teams, schnelle Sprints

Der bewusst eng gesteckte Zeitrahmen erlaubte keinen klassischen Projektplan. Vielmehr stiegen die Partner direkt in die Arbeit ein: Ein kurzer Kick-Off, gefolgt von einer ebenso knapp kalkulierten Konzeptionsphase reichte aus, um das Projekt in kurzen Iterationsphasen zielgerichtet und in enger Abstimmung voranzutreiben. Dazu wurde bewusst ein kleines Team mit kurzen Wegen etabliert. So gab es zum Beispiel nur einen Projektleiter auf jeder Seite und dadurch automatisch sehr runde Abläufe und gute Steuerungsmöglichkeiten.

Ein weiterer Vorteil der schlanken Aufstellung: Sämtliche technischen Aspekte des Projekts wurden aufgrund einer klaren Aufgabentrennung komplett an das Software-Haus ausgelagert. Das Projektteam der Berner Group konnte sich daher ausschließlich auf der User-Ebene bewegen und entsprechend an die SharePoint-Spezialisten herantreten. Brüche zwischen der Testphase und dem Go-Live konnten verhindert werden, da im Unternehmen von Beginn an praktische Erfahrungen mit dem neuen System gesammelt werden konnten. Schwierigkeiten aus der Anwenderperspektive ließen sich so frühzeitig aufdecken und implexis konnte gezielt mit technischem Know-how reagieren.

Content – zugeschnitten auf alle Teams

Um den Informationsfluss aufrecht und sich gegenseitig auf dem neuesten Stand zu halten, hielten die Teams wöchentliche Q&A-Sessions per Skype ab. Für die technischen Aspekte und einzelnen Features des Group.net erstellten wurden Schulungsvideos für die Mitarbeiter der Berner Group erstellt. Diese Schulungsvideos stehen auch über den Umsetzungsprozess hinaus als Tutorials zur Verfügung. Diese Mischung aus synchroner und asynchroner Kommunikation trug wesentlich dazu bei, dass das Projekt in Time and Budget abgeschlossen wurde.

Im Ergebnis sind die globalen Inhalte in sechs Sprachen verfügbar, neben Deutsch und Englisch auch auf Holländisch, Französisch, Italienisch und Spanisch. Mit den weiteren Bereichen für die europäischen Niederlassungen und Landesgesellschaften in der jeweiligen Landessprache ist das Berner Group.net im ersten Schritt für bis zu 19 Lokalisationen mit jeweils eigener Navigation ausgelegt. Die Inhalte lassen sich zu großen Teilen automatisiert pflegen: bei dieser Masse an Content ein unerlässliches Feature für die Alltagstauglichkeit des Systems.

Kontinuität durch gewohntes Look & Feel

Eine neue Collaboration-Plattform kann ihre Wirkung nur entfalten, wenn sie von den Mitarbeitern auch angenommen wird – diese Bedingung steht über allem technischen Können. Um möglichst große Akzeptanz zu erzielen, wurde daher das Look & Feel der alten Lösungen weitgehend beibehalten. Das Berner Group.net verbindet nun die ehemals eigenständigen Bereiche „b.net“ (Berner), „c.net“ (Caramba) und „orange.net“ (BTI) mit ihren jeweiligen Farbcodes. Die Mitarbeiter finden sich in der neuen Umgebung schnell zurecht, die Umstellungs- und Eingewöhnungszeiten sind kurz und die Identifikation mit dem Unternehmen bleibt erhalten.

Gleichzeitig soll das neue Intranet den Nutzern das Leben durch eine verbesserte Usability erleichtern. So kommt die übersichtliche Navigation trotz der Komplexität des Systems mit maximal drei Ebenen aus. Hierüber lassen sich auch alle Collaboration-Tools bequem ansteuern. Von Skype for Business und Delve über verschiedene News-Rubriken, Kalender und Quick-Links bis zu Video-Applikationen haben die Mitarbeiter Zugriff auf alle Funktionen, die sie für dezentrales Arbeiten in Echtzeit benötigen.

 

Collaboration-Plattform: Startseite

Ausblick auf Social Intranet

Daneben ist die Skalierbarkeit ein wesentlicher Faktor für den Erfolg einer Kommunikationslösung. Gefordert ist hier eine flexible Plattform, die sich aktuellen Erfordernissen sowohl im Unternehmen als auch bei Kunden anpasst. Eine Voraussetzung, die xReach mit seinem modularen Ready-to-Go-Ansatz schon per Design mitbringt und die Grundlage für zahlreiche Neuerungen, die im jüngsten Release Anfang des Jahres umgesetzt wurden. So wurden der News Workflow weiterentwickelt, ein frei definierbarer Bereich auf der Startseite eingerichtet, eine Übersichtsseite aller Office 365-Groups und eine „Department Memberlist“-App eingebaut, die Mitglieder einer Abteilung mit Foto und Kontaktdaten anzeigt, außerdem Social Media-Features wie „Gefällt mir“- und „Empfehlen“-Funktionen auf den Newsseiten.

Die Weiterentwicklung zum Social Intranet ist für das Jahresende 2018 geplant. Dann gehen die Berner Group und implexis mit der Integration von Yammer den nächsten Schritt in der Entwicklung zur ganzheitlichen Kommunikationsplattform.

www.implexis-solutions.com

Der Digitalisierungsspezialist implexis wurde 1993 in Nürnberg gegründet und implementiert als Microsoft Premium-Partner mit über 250 Mitarbeitern an sieben Standorten Omnichannel-ERP- und CRM-Lösungen speziell für Handelsunternehmen sowie Portallösungen für den modernen Arbeitsplatz und Cloud- und Analytics-Lösungen für alle Branchen.