Connected to SharePoint.

Autoren –
Frank Blasberg, DocuWare-Consultant bei Hees Bürosysteme und Michael Schmidt , SharePoint-Consultant beim Hees IT-Systemhaus

Der Vorteil und der Erfolg von SharePoint liegen sicherlich darin begründet, dass die Plattform zum einen durch ihre vielfältige Einsatzmöglichkeit mit zahlreichen Features wie beispielsweise der volltextindizierenden Suche eine hohe Adoption im Unternehmen vorweist. Eingesetzt als reines DMS stößt sie jedoch im Vergleich zu reinen Dokumentenmanagementsystemen mit revisionssicherer Ablage und Langzeitarchivierung schnell an ihre Grenzen. Die Möglichkeit, digitale Dokumente mithilfe von Overlay-Technik und Stempeln zu bearbeiten und Schlagworte mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) zu erfassen, kann nur mittels Drittanbieter-Software nachträglich realisiert werden. Reine Dokumentenmanagement-Systeme, von Hause aus mit diesen Features ausgestattet, sind hier mitunter im Vorteil und können von ihren Stärken gegenüber den DMS-Komponenten von SharePoint Gebrauch machen.

Interessant wird es, wenn man beide Systeme verknüpft, um letztendlich die Vorteile beider Welten miteinander zu vernetzen. Möglich macht dies zum Beispiel ein entsprechender Konnektor des DMS-Herstellers DocuWare, wodurch den Anwendern ein ideales Zusammenspiel für die Dokumentenablage und -suche direkt aus SharePoint angeboten wird [1]. Auf diese Weise können Mitarbeiter nicht nur Dokumente aus SharePoint per Mausklick in ein Archiv kopieren oder verschieben, sie bekommen auch die Option, direkt aus SharePoint das entsprechende Archiv zu durchsuchen. Über einen Mausklick auf das Suchergebnis öffnet sich der DocuWare Web Client, welcher sich mittels Single Sign-on automatisch mit den aktuellen Nutzerdaten auf dem Archivsystem anmeldet. Neben einer Vernetzung der beiden Systeme erhalten Anwender zudem die Möglichkeit, barrierefrei innerhalb beider Systeme zu navigieren. Dabei stellt sich die Frage nach der technischen Funktionsweise des Konnektors.

Einrichten des Konnektors

Um Dokumente über die Schnittstelle in das DMS zu kopieren oder zu verschieben, bedarf es zuerst einiger kleiner Konfigurationen beider Systeme. Im SharePoint selbst muss ein Systemadministrator über die Zentraladministration einmalig sogenannte „Senden-an-Verbindungen“ erstellen. Mit deren Hilfe werden die beiden Systeme erstmalig über eine Webschnittstelle vernetzt. Somit können die Mitarbeiter ab diesem Punkt bereits SharePoint-Dokumente über die Menüleiste (Ribbon Bar) und des dort vorhandenen Punktes „Senden an“ nach DocuWare kopieren bzw. verschieben oder verschieben mit Link (siehe Bild 1).

Bei Auswahl der ersten Option bleibt das Dokument in der SharePoint-Dokumentenbibliothek selbst erhalten – eine Kopie der Datei wird ins Archiv übertragen, was jedoch zu einem redundanten Datenbestand führt. Das Verschieben eines Dokumentes wiederum sorgt für die vollständige Portierung der Datei in das DMS und dem Entfernen aus SharePoint. Die Datei kann nun aus SharePoint heraus nur noch über den Such-Konnektor (siehe Bild 2) gefunden werden. Bei Selektierung des Punktes „Nach DocuWare verschieben mit Link“ wird das Dokument zwar, wie bei Auswahl der zweiten Variante, aus der SharePoint-Dokumentenbibliothek nach DocuWare verschoben. Zugleich wird jedoch an der Stelle des verschobenen Dokuments ein entsprechendes Hyperlink-Element erstellt, welches auf den neuen Speicherort des Dokumentes verweist. Somit gibt es keine Redundanzen und die Mitarbeiter können auch vom altbekannten Speicherort des Dokumentes, nämlich über das SharePoint-Portal, weiterhin per Hyperlink auf das Dokument in DocuWare zugreifen.

Bild 1: Senden von Dokumenten

Wichtig ist zu erwähnen, dass sogar die SharePoint-Metadaten eines Dokumentes, in Form von Spalteninformationen, über den Konnektor für jedes transferierte Dokument automatisch mit übertragen werden. Dies garantiert dem Anwender später bei der Dokumentenrecherche höchste Treffsicherheit. Um dies zu gewährleisten, muss man während oder nach Einrichtung des Konnektors eine Zuweisung von SharePoint-Spaltennamen auf die entsprechenden DocuWare-Spalten vornehmen.

Aus SharePoint heraus das Archiv durchsuchen

Dass die SharePoint-Suche eines der Plattform-Features schlechthin ist, dürfte mittlerweile bekannt sein: FileServer-Indizierung, das Durchsuchen von Webseiten etc. gehören standardmäßig ebenso dazu wie das Durchforsten von öffentlichen Exchange-Ordnern. Der Konnektor selbst setzt hier an und bietet die Möglichkeit, direkt aus dem SharePoint-Portal heraus eine Suchanfrage an das externe Archivsystem zu stellen (siehe Bild 2). Ermöglicht wird dies mithilfe einer im SharePoint zu konfigurierenden Ergebnisquelle unter Nutzung des OpenSearch 1.0/1.1 Protokolls. Auf die Konfigurierung selbst soll allerdings an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden.

Bild 2: Suche im Archiv aus SharePoint heraus

Technisch gesehen werden solche Suchanfragen dann über das OpenSearch 1.0/1.1 Protokoll an das DMS gesendet und verarbeitet. Im Anschluss daran wird die Ergebnismenge über die Schnittstelle zurückgesendet und auf der SharePoint-Ergebnisseite visualisiert dargestellt. Neben dem eigentlichen Dokumententitel werden im Suchergebnis selbst auch die mit übertragenden Metadateneigenschaften (siehe „Erstellen der Sendeverbindung und Konfiguration der Metadatenübergabe“) der Datei angezeigt. Mit einem Klick auf das Suchergebnis öffnet sich der Web Client.

Dokumentenbearbeitung via Web Client und Single Sign-on

Der Web Client stellt alle Tools, die zum produktiven Arbeiten im Archiv benötigt werden, zur Verfügung. Aufgrund der webbasierenden Oberfläche ist es wie beim SharePoint nicht notwendig, spezifische Softwaremodule auf den Rechnern der Mitarbeiter zu installieren. Über einen der gängigen Browser kann von jedem Arbeitsplatz, unter Berücksichtigung der Benutzerstrukturen, auf das Archivsystem zugegriffen werden. Mit dem Web Client können Dokumente auch über das Internet aufgerufen und verarbeitet werden – und zwar mit derselben Flexibilität und Sicherheitsstufe wie in geschlossenen Unternehmenssystemen. Alles ist über den Webbrowser möglich.

Dokumentensuche direkt aus dem Archiv
Über die mitgegebenen Metadaten aus SharePoint kann das Dokument auch direkt im Web Client gesucht und bearbeitet werden. Dabei werden die Suchmaskenfelder für die Metadaten angepasst, so dass eine genaue und zielführende Suche erfolgen kann. Diese Intelligente Systemvernetzung gewährleistet ein barrierefreies Navigieren zwischen den beiden Systemen. Das gesuchte Dokument wird in der Ergebnisliste des Archivsystems angezeigt (siehe Bild 3). Es ist dadurch nicht erforderlich, die ursprüngliche Anwendung auf dem Computer zu installieren um die Dokumente in der Ergebnisliste zu lesen.

Bild 3: Web Client-Ergebnisliste

Über die Bearbeitungsfunktion des Web Client kann das gesuchte Dokument auch wieder in ursprünglichen Formaten aufgerufen und bearbeitet werden. Eine Versionierung ist dadurch realisierbar. Der Viewer stellt darüber hinaus weitere Bearbeitungstools für das gesuchte Dokument zur Verfügung. Damit kann das aus dem Archiv aufgerufene Dokument per E-Mail versendet, gedruckt oder mit entsprechenden Informationen versehen werden.

Volltextsuche
Durch den automatischen OCR Scan jedes im DMS abgelegten Dokumentes ist es auch möglich, per Volltextsuche ein Dokument zu finden oder einzelne Abschnitte in einem Dokument zu suchen. Ach hier greift wieder die Rechtevergabe der Benutzerrechte: „Der leistungsfähige Volltextindex kann mit allen unterstützten Datenbanksystemen kombiniert werden. Die Funktion liest auch Begriffe aus den meisten gängigen Dateiformaten aus. Abkürzungen (Trunkierung) und mehrere Suchbegriffe sind erlaubt. Fundstellen werden im Viewer farblich markiert“ [2].

Nur wenn die gesuchten Informationen im Dokumentenmanagement-System schnell gefunden werden, ist dessen Akzeptanz bei den Mitarbeitern gesichert. Die Systemvernetzung beider Systeme macht es dem Anwender einfach und bequem: Suchbegriffe lassen sich als Ganzes, als Teil und in Kombination eingeben oder in Auswahllisten selektieren. Kategorie- und Volltextsuche können kombiniert werden. In jedem Fall steht das Ergebnis in wenigen Sekunden als beliebig sortierbare Liste zur Verfügung. Dank des universellen DocuWare Viewer ist es nicht unbedingt erforderlich, die ursprüngliche Anwendung auf dem Computer zu installieren, um die Dokumente der Ergebnisliste zu lesen.

Aufgabenspezifische Such- und Ablageprofile
Für Anwender oder Rollen können unterschiedliche Such- und Ablagemasken sowie Ergebnislisten definiert werden. Zudem kann der Anwender zwischen dieser individuellen Maske oder einer Standardmaske für den Zugriff auf das entsprechende Archiv wählen. Der Zugriff auf (zusammengehörige und verknüpfte) Dokumente wird dadurch einfacher. Alle wichtigen Informationen sind somit stets auf einen Blick ersichtlich [2].

Fazit
Mit Hilfe des Konnektors werden SharePoint und DocuWare zu einem starken informationsverarbeitenden Gespann im Unternehmen. Neben dem einfachen und schnellen Zugriff auf jeweils beide Systeme über einen Webbrowser, wird die Benutzerfreundlichkeit durch das barrierefreie Navigieren zwischen den beiden Anwendungen gesteigert und das Datenhandling optimiert.

Quellenverzeichnis
[1] DocuWare: Connect to SharePoint. Revisionssicherheit und Langzeitarchivierung für SharePoint, http://www.docuware.com/de/node/234 [abgerufen am 08.07.2014].
[2] DocuWare: Professionelles Enterprise Content Management, http://pub.docuware.com/de/docuware [abgerufen am 21.08.14].

www.hees.de

Frank Blasberg, DocuWare-Consultant bei Hees Bürosysteme und Michael Schmidt , SharePoint-Consultant beim Hees IT-Systemhaus in Siegen. Mit innovativen Produkten und Lösungen hat sich die Hees Bürowelt GmbH als Partner im Wirtschaftsraum des Dreiländerecks NRW, Rheinland-Pfalz und Hessen einen Namen gemacht. Seit Ende 2013 gehört die KUTTIG IT-Systemhaus GmbH zur Hees Bürowelt-Unternehmensgruppe, welche diese in den Bereichen IT-Infrastruktur, SharePoint und Oracle verstärkt.