Content Delivery im Portal – Blick hinter die Kulissen

    Heike Bathe, Senior Technik-Redakteurin bei people text Technische Dokumentation GmbH

     

    Technische Produktinformationen sind für Anwender von großem Interesse – und Hersteller wollen diese zeitnah zur Verfügung stellen. Gleichzeitig legen aktuelle Normen und Richtlinien nahe, die Technische Dokumentation parallel online zu veröffentlichen. Der Online-Präsentation dieser Informationen steht auch technisch nichts im Weg: Sogar Smartphones verfügen bereits über ausreichend Rechenleistung, und auch die Displays haben die notwendige Auflösung. Nicht zuletzt ist der Umgang mit Smartphone, Tablet oder PC längst selbstverständlich geworden.

    Aus den genannten Gründen ist die Umsetzung eines effizienten Content Delivery mittlerweile auch für produzierende Unternehmen essenziell – und es lässt sich auf unterschiedliche Weise realisieren. Das wirft die Frage auf, welche technischen Möglichkeiten dafür aktuell verfügbar sind und für welche Zielgruppen diese interessant sind.

    Metadaten als Schlüsselkonzept

    Metadaten helfen bei der Suche nach Produkten oder Informationen, beispielsweise in einem Webshop. Grundlegend für die Verteilung von Informationen ist es demnach, diese intelligent zu machen: indem sie mit Metadaten angereichert werden und sich damit auf vielfältige Art und Weise nutzen lassen. So sind ausgeklügelte Suchfunktionen das Ergebnis gut durchdachter Metadatenkonzepte. Deren Umsetzung besteht in einer einfachen und intuitiven Navigation mit Filter.

    Doch nicht nur Webshops wollen Produkte präsentieren, auch Hersteller nutzen in zunehmendem Maße die Möglichkeit, Technische Dokumentationen zum Download anzubieten. Der Vorteil liegt auf der Hand: Kunden erhalten unabhängig von Ort und Zeit schnellen Zugriff auf die aktuellen Informationen.

    Herstellerunabhängige Standards für die Klassifikation

    Die Grundlage für eine erfolgreiche Nutzung von Metadaten besteht in einem stringenten und praktisch umsetzbaren Konzept. Dabei wird bei der Organisation von Metadaten häufig zwischen Taxonomien und Ontologien unterschieden: Taxonomien klassifizieren Metadaten nach bestimmten Kriterien und weisen eine hierarchische Struktur auf. Ontologien hingegen definieren vielfältige logische Relationen zwischen Objekten. Für verschiedene Bereiche sind bereits dementsprechende Modelle entwickelt worden. Auch für Technische Dokumentationen wurde bereits Vorarbeit geleistet – es stehen Konzepte zur Verfügung, die festlegen, welche Metadaten definiert und wie sie klassifiziert werden können.

    Zunächst ist in diesem Zusammenhang die PI-Klassifikation zu nennen. Sie unterscheidet zwischen produktbezogenen und informationsbezogenen Metadaten einerseits und intrinsischen (inhaltliche Bestimmung) und extrinsischen (die Verwendung betreffenden) Metadaten andererseits. So wird beispielsweise das Variantenmanagement von Bedienungsanleitungen im Maschinenbau häufig mit produktbezogenen extrinsischen Metadaten gesteuert.

    Ein neuer Standard, der sich allerdings noch in der Pilotphase befindet, ist iiRDS (Intelligent Information Request and Delivery Standard). Das Ziel von iiRDS ist es, einen Satz von Metadaten festzulegen, die typisch für die Dokumentation sind und deshalb von verschiedenen Unternehmen für ihren Dokumentationsprozess genutzt werden können. Hierbei geht es nicht um die produktspezifischen Metadaten eines einzelnen Herstellers, mit denen beispielsweise Produktvarianten beschrieben werden, sondern um dokumentationsspezifische Metadaten.

    iiRDS will solche Metadaten aber nicht nur für die Auszeichnung von Technischen Dokumentationen verwenden, sondern geht noch einen Schritt weiter: Die Ausleitung von Dokumenten an ein Content-Delivery-Portal kann ebenfalls mit Metadaten gesteuert werden. Durch die Standardisierung von Datenpaketen ist gewährleistet, dass herstellerunabhängig die Daten vom Redaktionssystem zum Portal übertragen werden können. Voraussetzung ist nur, dass die Hersteller des Portals und des Redaktionssystems den Standard unterstützen. Da sich auch Verfahren wie Single-Source und Cross-Media anwenden lassen, ist es damit möglich, den gesamten Dokumentationsprozess von der Erstellung bis zur Auslieferung in einer gut integrierten Prozesskette abzudecken.

    Content Delivery per Redaktionssystem

    Wenn Hersteller bereits ein Redaktionssystem im Einsatz haben, können sie mit diesem System meistens Metadaten für die erstellten Module erfassen. Durch diese angereicherten, intelligenten Informationen können Redakteure innerhalb des Redaktionssystems bequem nach bestimmten Informationen suchen oder diese verwalten. Zudem sind damit Statusabfragen und spontane Publikationen nach bestimmten Aspekten schnell und effektiv möglich. In dynamischen Ordnern können Objekte automatisch anzeigt werden, die bestimmte Kriterien erfüllen. Diese Funktionen können alle Personen nutzen, die am Erstellungsprozess der Dokumentation beteiligt sind.

    Einige Redaktionssysteme verfügen zusätzlich über einen Server, der die Inhalte verteilt. Dieser ermöglicht es, die Informationen automatisch, ohne den Einsatz von Drittsystemen, im Portal anzuzeigen und zum Download zur Verfügung zu stellen. Gemeinsam ist ihnen, dass die Informationen aus dem Redaktionssystem über eine Schnittstelle auf einen Server transportiert werden. Auch die Integration mit PIM- oder ERP-Systemen ist möglich, so dass eine umfassende Verwaltung sämtlicher relevanter Daten sichergestellt ist. Anwender können dabei über ein Portal auf den Server zugreifen und sehr effizient mit verschiedenen Endgeräten nach Informationen suchen. Dafür steht dann zum Beispiel eine Facettensuche zur Verfügung, deren Inhalt sich aus den zuvor vergebenen Metadaten ergibt.

    Digital Asset Management als Alternative

    Digital-Asset-Management-Lösungen (DAM) sind eine interessante Alternative für Anwender, die kein Redaktionssystem einsetzen. Diese Lösungen haben sich bereits seit mehreren Jahren erfolgreich einen Platz am Markt geschaffen. Sie machen es möglich, Technische Dokumentation zum Beispiel im PDF-Format oder andere Produktinformationen in anderen Formaten zur Verfügung zu stellen. Die Verwaltung erfolgt in einer Datenbank. Das DAM-System kann unternehmensintern oder auch extern im Portal genutzt werden. Hier, wie in den anderen Systemen, helfen Metadaten und Taxonomien dabei, im Content-Delivery-Portal effizient nach verschiedenen Kriterien zu suchen.

    Verknüpfung von Metadaten, Ontologien und Dokumenten

     

    Vernetzte Metadaten durch semantische Verknüpfung

    Einen Schritt weiter bei der Bearbeitung der Metadaten geht man durch die Nutzung von Ontologien. Eine zentrale Rolle spielen dabei semantische Verknüpfungen. Durch diese werden zunächst Metadaten zusammengestellt und über ihre Vernetzung zu Ontologien ausgebildet. Ontologien beinhalten die relevanten Begriffe, deren Eigenschaften und Beziehungen untereinander. Dabei sind Ontologien frei definierbar und ihre Relationen sind beliebig erweiterbar, während Taxonomien nur die Strukturierung in starren hierarchischen Bäumen zulassen. Auf diese Weise entsteht eine Wissensstruktur, in der Nutzer navigieren können. Ihnen werden damit Verweise auf andere Themen angeboten, die ebenfalls von Interesse sein könnten. Ein Beispiel: Neben einer Wartungsanleitung werden automatisch die Ersatzteile eingeblendet, die für die entsprechende Baugruppe relevant sind.

    Allerdings ist es mit erheblichem Aufwand verbunden, eine Ontologie zu erstellen. Eine wesentliche Vereinfachung lässt sich durch Einsatz einer entsprechenden Software erzielen. Die Smart Data Engine von intelligent views bietet zum Beispiel eine Oberfläche, mit der Objekte definiert und Relationen per Drag & Drop erstellt werden. Außerdem können Metadaten und Ontologien aus anderen Systemen unterschiedlicher Unternehmensbereiche, zum Beispiel ERP und PIM, importiert werden.

    Interessant ist diese Lösung besonders für die Unternehmen, die nicht alle relevanten Informationen im Redaktionssystem verwalten, aber dennoch die Metadaten aus einer heterogenen Informationslandschaft für ihre Dokumentation verwenden wollen. Perfektionieren lässt sich dieser Ansatz dann dadurch, dass über eine Schnittstelle Redaktionssystem und Ontologie-Verwaltung verbunden werden. So stehen Metadaten mit all ihren Verknüpfungen direkt im Redaktionssystem zur Verfügung.

    Ontologie: Objekte werden als Knoten angezeigt, semantische Beziehungen untereinander als Pfeile (Quelle: intelligent views GmbH)

     

    Fazit

    Es gibt heute vielfältige Möglichkeiten, Informationen zeitnah und aktuell zur Verfügung zu stellen. Wenn nur die am Erstellungsprozess Beteiligten den Zugriff erhalten sollen, können sie die Standardfunktionen eines Redaktionssystems nutzen. Wer ohne Redaktionssystem arbeitet oder nur ganze Dokumente intern oder extern zur Verfügung stellen möchte, findet in DAM-Systemen eine bewährte Lösung. Wer allerdings eine hochintegrierte Prozesskette von der Erstellung bis zur Bereitstellung realisieren oder Inhalte in modularisierter Form anbieten möchte, sollte auf ein Redaktionssystem setzen, das diese Funktionen des Content Delivery unterstützt.

    Zeitgemäße Webshops zeigen, wie es geht: Facettensuche und Filterungen sind aus dem heutigen Leben nicht mehr wegzudenken. Diese Online-Präsentation von Informationen ist besonders durch den Einsatz von Metadaten und Ontologien umzusetzen.Unabhängig vom Erstellungsprozess können Hersteller ihr Content Delivery auf verschiedenen Wegen mit einem innovativen Portal realisieren.

    www.people-text.de

    Die people text – Technische Dokumentation GmbH ist ein Dienstleister für Technische Dokumentation. Ein Schwerpunkt der Tätigkeiten liegt in der Beratung hinsichtlich der Prozessoptimierung, des Content Engineerings und der Einführung von Redaktionssystemen.

    Quellen

    https://www.empolis.com/blog/digitale-transformation/content-delivery-was-ist-das-eigentlich/

    https://www.dokuworld.de/newsreader-wissen/iirds-optimiert-technische-kommunikation.html
    http://www.tekom.de/tekom-blog/inhalte-ziele-und-umsetzung-des-neuen-content-delivery-standards.html

    http://steinbeis.i4icm.de/fileadmin/content/Steinbeis/PI-Class/Downloads/IN03_Ziegler.pdf