Content und Prozesse in einer Plattform?

Autor – Andreas Firnau, Senior Consultant bei USU AG

Content Management-Systeme stellen Inhalte, Informationen und Dokumente zentral bereit. Doch der Druck auf die Fachabteilungen wächst: Gefordert wird die Unterstützung von Personalisierung, Zusammenarbeit und die Integration von Prozessen – natürlich auf allen verfügbaren Endgeräten, stationär und mobil. Die Anforderungen verschieben sich so von einer klassischen Publikationsplattform hin zu einer Transaktionsplattform.

In der Praxis gibt es mehr oder weniger elegante Möglichkeiten, um Transaktionen in ein CMS zu integrieren. Die grundsätzliche Herausforderung aber bleibt: Redaktionssysteme wurden nicht dafür konzipiert, um Prozesse abzubilden. Diesen Trend haben moderne Content-Management-Systeme erkannt und führen die konsequente Trennung von Redaktions- und Auslieferungssystem (Content-Delivery-Plattform) ein.

Neue Anforderungen an die Content Delivery-Plattform

Gesucht wird ein Auslieferungssystem, das möglichst viele aktuelle Anforderungen abbildet:

• optimale Unterstützung einer großen Bandbreite von Endgeräten – vom Smartphone über das Tablet bis zum Desktop-Rechner – bei gleichzeitig hoher Nutzbarkeit auf allen angebotenen Kanälen
• Publikation von Inhalten – zum einen zentral und strukturiert (Web Content, Dokumente) und zum anderen personalisiert und dezentral (Teamräume, Blogs oder Wikis) mit der Möglichkeit, die Anwender zu integrieren (zum Beispiel per Kommentarfunktion und Bewertungen)
• Abbildung und Integration personalisierter und unternehmenskritischer Prozesse, die direkt auf die Backend-Systeme zugreifen

Genannt werden hier Anforderungen, wie sie typischerweise an ein Portal gestellt werden. Denn Portal-Server gelten als Mittel der Wahl, um Prozesse zu integrieren und auf verschiedenen Kanälen bereitzustellen. Sie haben jedoch den Ruf teuer, eher schwerfällig in der Bedienung und komplex in Erweiterbarkeit, Entwicklung und Wartung zu sein. Dies liegt unter anderem daran, dass wenig fachliche Funktionen im Standard enthalten sind oder die unterstützen Prozesse so klar definiert sind, dass diese nicht leicht zu erweitern sind. Die Entwicklung und Erweiterung erfordert daher viel Anpassungsaufwand oder Individualentwicklung – und diese Tatsache steht im Widerspruch zu einer weiteren Vorgabe für ein Auslieferungssystem: Denn dieses sollte möglichst geringe Kosten für Aufbau, Entwicklung und Betrieb verursachen.

Portalmarkt im Wandel

Doch das Bild bei Portal-Servern hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Getrieben durch innovative Open Source-Unternehmen erhält der Markt eine neue Dynamik. So bieten einige Hersteller neben den typischen Funktionen eines „horizontalen Portals“ auch viele Zusatzfunktionen, um die Nutzbarkeit im Standard zu erhöhen. Betrachtet man die Analyse, die das Marktforschungsinstitut Gartner jährlich für den Markt der horizontalen Portale erstellt, so fällt neben den großen Anbietern Microsoft, IBM, SAP und Oracle eine Ausnahme auf: Liferay. Als einziges Open Source-Portal sieht Gartner dieses Portal im „Leader“-Quadranten und somit als direkten Mittbewerber zu den großen Vier. Liferay ist seit über zehn Jahren am Markt vertreten, hat sich in den letzten Jahren als ernstzunehmende Alternative zum bekannten Marktumfeld etabliert und kommt immer öfter in geschäftskritischen Bereichen zum Einsatz.

Was sind die Faktoren, die Liferay vom Wettbewerb unterscheiden? Ganz zentral ist, dass Liferay als offene Plattform nicht die Strategie verfolgt, Betriebssystem, Server oder Datenbanken mit zu vertreiben. So integriert sich Liferay leicht in vorhandene Systemumgebungen, denn es ist auf praktisch jeder aktuellen Infrastruktur nutzbar. Liferay basiert auf Java-/Java Enterprise-Technologie (JEE) und setzt auf entsprechende Industriestandards, wie z.B. die Portlet 2.0-Spezifiaktion gemäß JSR 286.

Liferay Portal bringt darüber hinaus im Standardumfang bereits eine Vielzahl von Modulen mit. Durch diesen hohen Fertigungsgrad erhält man sehr schnell ein produktives System, das aufgrund der Modularität entsprechend den Anforderungen leicht individuell erweitert werden kann. Dazu gehören eben auch ein Content Management-System, Funktionen für das Dokumentenmanagement, Unterstützung der Zusammenarbeit durch Projekt- und Teamräume, Kalender, Blogs und Wikis, sowie Funktionen für Bewertungen und Kommentare. Ein Fokus der letzten Versionen liegt auf der Unterstützung mobiler Endgeräte. Dazu gehört auch die Möglichkeit, die im Portal verfügbaren Dokumente mit mobilen Endgeräten und Desktop-PCs zu synchronisieren – unter Berücksichtigung von Berechtigungen: Analog „Dropbox“, aber auf dem eigenen, kontrollierten System. Auf dem neu geschaffenen Marktplatz können Anwender Liferay um weitere Funktionen ergänzen. Fanden sich anfangs vor allem Werkzeugen für Administratoren, ist das Angebot stark gewachsen und man findet beispielsweise Lösungen für E-Commerce, zur Integration von Telefonie und Chat oder komplette e-Learning-Systeme.

Liferay bietet sich als horizontales Portal jedoch auch als technisch ausgereifte Plattform für individuelle Anforderungen an. Die bestehende Basisfunktionalität des Portals kann mittels Portlets, Plug-ins, Themes oder Hooks erweitert werden, ohne die Upgrade-Fähigkeit zu verlieren. Die mächtigste Erweiterung ist dabei das Portlet. Dabei handelt es sich um abgeschlossene Applikationen, die auf Basis der Portal-API (hier: Liferay) Funktionalität umsetzen. Das Portal kümmert sich um Bereitstellung, Berechtigung und Layout, während die Entwickler sich auf die geschäftsspezifische Funktionalität konzentrieren können. Durch die Nutzung definierter Schnittstellen sind Anpassungen weitgehend unabhängig von der genutzten Plattform und Upgrades auf neue Versionen leicht möglich.

Enterprise Open Source als ernstzunehmende Alternative

Open Source ist schon lange im produktiven Einsatz denkbar – aber auch als Portal in Mission Critical-Umgebungen? Minimalanforderung dafür ist eine hohe Produktqualität. Diese wird bei Liferay zentral durch den Hersteller gewährleistet. Dieser führt Tests und QS für Produkt, Patches und Plug-ins durch. Darüber hinaus bietet Liferay Anwendern rund um die Uhr Produkt-Support und stellt Patches zentral bereit. Ein weiterer Aspekt ist die Verfügbarkeit zertifizierter und qualitätsgesicherte Partner.

Typisch für innovative Open Source-Lösungen sind die kurzen Produkt-Zyklen. Liferay hat jährliche Release-Zyklen und bietet durch die starke Modularität darüber hinaus regelmäßig Funktions-Erweiterungen über den Marktplatz an. Entscheidend für den Einsatz in Unterhemen ist jedoch ein definierter Produkt-Lebenszyklus mit Service und Support für die aktuell vor Ort eingesetzte Version. Dieser ist bei Liferay bis zu fünf Jahre nach Verkaufsende verfügbar. Anwender müssen so nicht immer die aktuellste Version nutzen und erhalten trotzdem Support aus erster Hand.

Content-Verwaltung – unterstützend für das Portal

Auch wenn die Plattform viele der Anforderungen an interaktive Prozesse und Content abbildet – erfahrene Content Manager werden beim Blick auf das CMS schnell dessen Grenzen erkennen. Aufgrund der unterschiedlichen Vorgehensweise zur Darstellung von Inhalten ergeben sich strukturelle Unterschiede, die sich nicht einfach auflösen lassen.

Der Vorteil des Portals ergibt sich aus dem Grundsatz der Modularität: Egal welcher Inhalt, das Portal bietet einen Platz auf der Seite an und kümmert sich ab dann nicht mehr weiter um den Inhalt – dafür ist das Portlet zuständig. Diese Aufgabenteilung führt zu einem Kontrollverlust im Publikationsprozess. Dabei handelt es sich um einen grundlegenden, strukturellen Unterschied, der sich wie ein roter Faden durch die Möglichkeiten des Portals zieht – und sich störend auf die Wunschliste des Chefredakteurs auswirkt. Somit ist beispielsweise ein seitenübergreifender Publikationsprozess strukturell nur über Umwege machbar. Nur in einem CMS können Workflows für Freigabe und Publizierung von Content auf allen Strukturebenen definiert werden, die auch hohen Anforderungen an die Archivierung standhalten. Auch Vorgaben zur Einhaltung des CI/CD sind im Portal nur mit erhöhtem Aufwand umzusetzen.

Eine weitere typische Stärke eines CMS ist die Publizierung in unterschiedliche Ausgabekanäle (z.B. Web, Print-Medien, Dokumente, …) oder die Unterstützung verschiedener Websites (Multi Site-Management) aus einer zentralen Quelle. Als Content-Drehscheibe können häufig auch direkt aus dem CMS externe Content-Datenquellen wie Produktdatenbanken oder Bild- und Mediendatenbanken zur automatischen Erstellung von Content eingesetzt werden.

In Liferay dient das CMS als unterstützende Anwendung, das gemeinsam mit dem DMS die Erstellung transaktionsbasierter Websites unterstützt. Komfort-Funktionen für Redakteure sind daher nicht in dem Maße vorhanden, wie man sie aus CMS-Systemen kennt. Dazu gehört beispielsweise die Organisation großer Mengen von Inhalten oder eine integrierte Medien-Datenbank mit automatischer Bildbearbeitung (Media Asset Management). Durch die Modularität ist ein automatisches Link-Management und eine Sicherung der referenziellen Integrität bei Verschieben oder Löschen von Inhalten, also das Vermeiden von „broken links“, im Portal nicht abbildbar.

Connector für ein CMS – Integration eines Portals

Diese Lücke kann durch die Nutzung eines dedizierten CMS geschlossen werden. Für Liferay existiert ein entsprechender Connector, der das Content Management-System FirstSpirit anbindet. Dabei erfolgt die Content-Pflege komplett in FirstSpirit, der Redakteur kann alle Funktionen nutzen und muss seine gewohnte Umgebung nicht verlassen. Auch Portlets können platziert und konfiguriert werden. Nach Freigabe der Inhalte werden diese in Liferay publiziert. Alle Inhalte werden im Portal in das integrierte CMS als „nativer“ Portal-Content eingefügt. Dies hat den Vorteil, dass alle Portalfunktionen wie Suche, Kommentare und Bewertungen verfügbar sind. Auch die Berechtigungssteuerung wird durch den Redakteur direkt im CMS festgelegt.

Bild 1: Ablauf des Publikationsprozesses

Eine andere Funktion bei der Erstellung von Inhalten ist die Performance von Websites. Diese ist – wie die Unterstützung bei Publikationen – keine originäre Funktion von Portalen. Denn während Websites immer viele anonyme Benutzer bedienen müssen, arbeiten Portale normalerweise mit angemeldeten und bekannten Benutzern aus einem definierten Umfeld. Doch durch das eingebaute CMS wurde Liferay schon immer für Content-zentrierte Anwendungsfälle genutzt und daher seitens der Produktentwicklung immer auch ein Fokus auf diese Anwendungsfälle gelegt. So unterstützt Liferay zum Beispiel die Integration von Content Delivery Networks oder den Einsatz eines Web-Servers für das Caching von statischem Content. Weiterhin lässt sich das System gut skalieren. Performance-Probleme sind daher nicht zu erwarten.

Technische Umsetzung der Integration

Die technische Umsetzung der Anbindung des CMS basiert auf der Trennung von Content-Erstellung und Auslieferung. Die Content-Erstellung erfolgt dabei für alle Kanäle im FirstSpirit-System. Der Redakteur arbeitet dort mit seinen bekannten Werkzeugen. Nach Freigabe des Contents wird dieser in das Portal publiziert, entweder direkt nach Freigabe oder beispielsweise über einen zeitgesteuerten Prozess.

Bild 2: Redakteur konfiguriert im CMS, Auslieferung erfolgt im Liferay Portal

Der Export-Mechanismus erfordert eine enge Schnittstelle zwischen Portal und CMS. Im ersten Schritt werden die Inhalte zusammengeführt und zentral bereitgestellt. Im nächsten Schritt startet das CMS den Import in Liferay. Hierzu wird ein entsprechender Service innerhalb des Portals aufgerufen, der dann die Informationen liest und das Portal aktualisiert. Neben Strukturinformationen zum Seitenaufbau umfasst dieser Web-Inhalte und Dokumente, zum Beispiel Bilder oder PDF-Dateien. Berechtigungen und weitere Einstellungen, die der Redakteur im CMS gesetzt hat, werden parametrisiert. Der Importvorgang platziert darüber hinaus Portlets wie Blogs, Diskussionsforen oder Wikis. All dies hat der Redakteur im CMS definiert, ein Eingriff in das Liferay Portal ist für ihn nicht erforderlich.

Fazit

Liferay ist ein leistungsfähiges Portal, das die Voraussetzungen mitbringt, um Content, Zusammenarbeit, Anwendungen und Prozesse auf einer Plattform zu integrieren. Es bietet bereits viele Funktionen im Standardumfang. Darüber hinaus ist es eine leistungsfähige Betriebsplattform für unternehmenskritische Anforderungen.

Werden erweiterte CMS-Funktionen gefordert, können diese durch ein dediziertes CMS-System besser abgebildet werden. Dazu gehören Anforderungen wie komplexe Workflows, eine integrierte Medien-Datenbank oder mehrere Publikationskanäle.
Durch entsprechende Integrationsmechanismen können die Vorteile beider Systeme genutzt werden, um moderne und interaktive Web-Plattformen zu erstellen.

www.usu.de

Andreas Firnau, Senior Consultant. Die 1977 gegründete USU AG bietet Analysen, Beratung, Software-Lösungen und Services für eine umfassende Integration von Wissen und Erfahrung in die geschäftlichen Abläufe und Anwendungen von Organisationen. Schwerpunkt des Bereichs USU Business Solutions sind maßgeschneiderte Anwendungen und Portale, die sich in die jeweiligen Geschäftsprozesse integrieren.