Cool kalkuliert: Ab wann lohnt sich die Elektronische Rechnung?

Autor – Oliver Berndt, Geschäftsführer bei der B&L Management Consulting GmbH.

Überall liest man von den gewaltigen Einsparungsmöglichkeiten durch die Nutzung Elektronischer Rechnungen. Vor allem die Anbieter entsprechender Lösungen werden nicht müde, Kosteneinsparungen von 70 Prozent und mehr aufzuzeigen. Doch für viele Unternehmen sind diese Art Berechnungen nicht griffig – weil schon die bestehenden Kosten nicht bekannt sind. Wo findet sich in diesen Fällen nun die Bezugsgröße für die Bewertung des Verfahrens?

Grundsätzlich muss deutlich betont werden, dass zwar in vielen Einsatzfällen große Einsparpotenziale realisiert werden konnten, dass eine Verallgemeinerung – welcher Zahl auch immer – auf Betriebe aller Größen und Branchen unseriös ist. Welche Kosten tatsächlich reduziert werden können, ist von einer Vielzahl an Faktoren abhängig. Dazu gehören u.a.:

• Eingangs- oder Ausgangsprozess
• Konsument oder Unternehmen als Partner
• Anzahl und Heterogenität der Partner
• Mengen und Häufigkeiten des Rechnungsaustauschs
• Komplexität und Automatisierungsgrad der Prozesse
• Sicherheitsanforderungen
• Kosten für das eingesetzte Personal
• Bestehende IT-Infrastruktur

Sogar Umfang und Wert der Rechnungen sind von Bedeutung, denn bei umfangreichen Ausgangsrechnungen für kleine Beträge können Papier- und Portoeinsparung eine nennenswerte Größenordnung erreichen, während dies bei Rechnungen mit hohen Beträgen und geringer Seitenanzahl meist vernachlässigbare Größen sind. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen fragen daher immer wieder: „Ab welcher Menge rechnet sich die Elektronische Rechnung für uns?“

Elektronische Rechnung – „nur“ Pendant zu Papier?

Um diese Frage zu beantworten, ist zunächst zu klären, was unter dem Begriff „Elektronische Rechnung“ verstanden werden soll. Gemäß Umsatzsteuergesetz ist dies eine Rechnung, die auf elektronischem Wege erstellt und übermittelt wird. Da heute fast alle Rechnungen elektronisch erstellt werden, aber meist als Papier versandt, ist somit die elektronische Übermittlung zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger entscheidend. Unerheblich für diese Definition dagegen ist, ob die Rechnung als elektronisches Bild oder als Datensatz, in welchem Format, z.B. PDF, und über welches Netz, z.B. E-Mail, gesendet oder empfangen wird.

Aus Kostensicht bedeutet dies, dass man zur Einschätzung zunächst betrachten muss, in welcher Form eine Elektronische Rechnung erstellt wird. Ausschlaggebend ist zudem, ob das Verfahren aus Sicht des Rechnungsstellers oder Rechnungsempfängers beurteilt wird. Je nach verfügbarer Software, gewünschten Zielformaten und des – aufgrund der Mengen – benötigten Automatisierungsgrads können die Kosten erheblich schwanken. Andererseits ist kaum ein Unternehmen gänzlich „IT-frei“. So ist heute auch ein kleines Handwerksunternehmen in der Lage, ohne nennenswerte Kosten eine PDF-Rechnung per E-Mail zu versenden.

Genauso kann davon ausgegangen werden, dass auch der Empfänger, zumindest wenn es sich um ein Unternehmen handelt, über eine Infrastruktur für den E-Mail-Empfang und die Anzeige einer PDF-Rechnung verfügt. Wenn das Unternehmen auch noch eine revisionssichere Archivierung für elektronische Dokumente hat, heißt das im günstigsten Fall, dass keinerlei IT-Investitionen getätigt werden müssen. Die möglichen Einstiegskosten starten also bei der Menge=1 und bei 0,00 €!

Ein deutlich komplexeres Bild erhält man, wenn man die Prozesse und die manuellen Aufwendungen für die Erstellung oder die Eingangsbearbeitung der Rechnung, inkl. Prüfung, Freigabe, Archivierung etc. betrachtet und diese Aufwendungen dann mit der Anzahl der Rechnungen pro Jahr multipliziert. Die Erfüllung der gesetzlichen und internen Vorgaben ist unabdingbar, aber manuell teilweise recht aufwendig. Hinzu kommt, dass die manuelle Bearbeitung intransparent und fehleranfällig ist. Gerade auch in diesen Punkten kann (und soll) die Elektronische Rechnung deutliche Verbesserungen bringen.

Auch eine Kostenfrage: Optimierung von Rechnungsprozessen

Dies setzt jedoch voraus, dass man nicht nur den Status quo der Rechnungsverwaltung „digitalisiert“, sondern die weitergehenden Möglichkeiten der IT nutzt. Dazu gehören elektronische Rechnungsbücher mit Statusverfolgung über die einzelnen Stufen von der Bestellung bis zur Zahlung, elektronische Prüfungen, Abgleiche und Freigaben bis zur automatischen Buchung und Zahlung bzw. Verfolgung des Zahlungseinganges. Revisionssichere Archivierung erfolgt im Hintergrund automatisch. Vielfältige Auswertungen ermöglichen jederzeitige Übersicht über Forderungen sowie Verbindlichkeiten und unterstützen teilweise die Optimierung des Liquiditäts- und Cash Managements.

Diese geschilderten Funktionen gehen weit über den einfachen Ersatz der Papierrechnung durch ein elektronisches Pendant hinaus. Um den Rechnungsprozess zu optimieren und umzustellen, definiert man typischerweise zunächst eine Zielsetzung und konzipiert anschließend eine entsprechende organisatorisch-technische Lösung, die die o.g. Fragen und weitere Aspekte beantworten muss. Technische Formate und Übertragungsverfahren sind da nur ein sehr kleiner Teil.

Damit stellt sich nun auch die Kostenfrage gänzlich neu. Die Neugestaltung eines solchen Prozesses und der Aufbau einer entsprechenden Infrastruktur im Rahmen eines Projektes mit Beteiligten aus Rechnungswesen, IT und anderen Abteilungen sowie die Beschaffung der benötigten IT-Systeme (Portale, Workflows, Konverter, Schnittstellen) kann leicht zu Projektkosten und Investitionen im fünf- oder sechsstelligen Bereich führen, bevor auch nur eine Rechnung ausgetauscht wurde. Diese Fixkosten zum Aufbau der neuen Lösung bestimmen daher die Wirtschaftlichkeit, sie müssen sich über die zukünftigen Einsparungen bei den laufenden Kosten je Rechnung amortisieren.

Damit die Kalkulation aufgeht, muss bereits bei der ersten Konzeption die Wirtschaftlichkeit bei den gegebenen Mengen und sonstigen Randbedingungen im Hinterkopf sein. Letztendlich bedeutet das, dass Funktionalität, Automatisierungsgrad, Ausbaugröße und Komfort immer in Relation zu den gegebenen Mengen und Häufigkeiten sowie zu den entstehenden Kosten gesetzt werden müssen. Der genaue ROI lässt sich dann für den Einzelfall kalkulieren, in dem eine Vorher-Nachher-Betrachtung erfolgt, bei der – neben den erwarteten Sachkosten bzw. Materialeinsparungen – vor allem die Kostensenkungen zwischen IST- und SOLL-Prozessen sowie die „Nebeneffekte“ (Business Impact) zum Tragen kommen. Von der einfachen Skonto-Einsparung, über geringeren Aufwand für das Fehlerhandling bis zu konkreten Finanzierungsvorteilen aufgrund besseren Liquiditätsmanagements kann viel zu diesen „Nebeneffekten“ gehören. Sie können in Einzelfällen die Summen für die reinen Prozesseinsparungen übersteigen.

Bild: Beispiel für ein Kalkulationstool (mit fiktiven Zahlen)

Um vorab eine realistische Einschätzung in einem Unternehmen vorzunehmen, verfügen seriöse Berater über entsprechende professionelle Auswertungstools. Simple Kalkulationsmodelle aus dem Internet, die fixe Einsparungen mit der Anzahl Rechnungen multiplizieren, ohne die Gegebenheiten des Unternehmens zu betrachten, führen in die Irre.

Fazit

Elektronische Rechnungen lassen sich immer wirtschaftlich einführen. Es kommt „nur“ darauf, an einen angepassten Prozess und eine adäquate organisatorisch-technische Konzeption zu finden. Denn Lösungen für die Einführung Elektronischer Rechnungen sind nicht a priori wirtschaftlich und die Wirtschaftlichkeit erfordert auch nicht eine kritische Masse an Rechnungen, sondern sie werden wirtschaftlich „gemacht“. Dabei geht es darum, die Konzeption an die Gegebenheiten des Unternehmens anzupassen.

www.bul-consulting.de

Oliver Berndt ist Geschäftsführer bei der B&L Management Consulting GmbH. Den Schwerpunkt der Beratung der B&L Management Consulting GmbH bilden neutrale Analysen, Konzepte und Produktauswahl im Umfeld von Rechnungsprozessen, Business Process Management und Aktenlösungen. In 2014 hat Oliver Berndt mit seinem Kollegen, Christian Brestrich, das Buch „Rechnungsprozesse optimieren“ publiziert.

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