Das Ende vom Anfang von ECM.

    Greg Miliken, ECM-Vordenker und Marketingchef von M-Files kommentiert amüsant die Übernahme von Documentum durch OpenText.

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    In einer Rede vor dem House of Commons nach der zweiten Schlacht von El Alamein in Ägypten im Zweiten Weltkrieg sagte Winston Churchill einmal die berühmten Zeilen: „Nun, das ist nicht das Ende. Es ist nicht einmal der Anfang des Endes. Aber es ist vielleicht das Ende des Anfangs.“

    Die Ankündigung der Akquisition von Documentum durch OpenText in der vergangenen Woche brachte mir dieses Zitat wieder in den Sinn, da es ganz gut beschreibt, wie wir bei M-Files diesen Meilenstein im ECM-Markt wahrnehmen. Cheryl McKinnon von Forrester nennt die Übernahme eine „Wachablösung“, aber wir sehen darin viel mehr. Anstatt als Zeichen für die nächste Stufe eines evolutionären Wandels oder einer Zuspitzung zum Endspiel für ECM, sehen wir den Zusammenschluss von Documentum und OpenText als Indikator für eine dramatisch andere Zukunft. Ein Wendepunkt, der eine Chance für Unternehmen aufzeigt, die ausgetretenen Wege der Vergangenheit zu verlassen, an deren Ende so viele Versprechen von ECM allzu oft unerfüllt blieben.

    Die gute alte Zeit von ECM

    Documentum und Open Text wurden 1991 bzw. 1990 gegründet, so dass beide Unternehmen jetzt mehr als 25 Jahre alt sind. Allgemein gesehen ist das schon eine lange Zeit, aber in der IT sind es mehrere Generationen. Erinnern Sie sich kurz daran, was Sie mit dem Computer im Jahr 1990 taten. Ich arbeitete bei Autodesk und die überwiegende Mehrheit der AutoCAD-Kunden nutzten DOS als Betriebssystem. Geschäftliche Mail steckte noch in den Kinderschuhen. Es gab kein World Wide Web und die Nutzung des Internets erinnerte stark an UNIX Kommandozeilen.

    Das war die Zeit, als die Desktop-Metapher und Ordnerstrukturen aufkamen. Und nun stehen wir hier und sehen der Konsolidierung zweier großer Anbieter zu, deren DNA aus dieser Zeit stammt. Für das neue Konstrukt aus OpenText und Documentum werden echte Innovationen noch schwieriger sein, wenn nicht sogar unmöglich. Wie Clayton Christensen in seinem ausgezeichneten Buch „Das Dilemma des Innovators“ beschreibt, verschanzen sich alte Unternehmen häufig hinter traditionellen Geschäftsmodellen und scheitern an Veränderungen aus der Angst heraus, ihr bestehendes Geschäft zu kannibalisieren. Für ein noch größeres Unternehmen aus zwei verkrusteten Anbietern werden diese Herausforderungen noch größer.

    Für die Kunden der beiden zusammengehenden Unternehmen verheißt das nichts Gutes. OpenText muss seinen Aktionären Vorteile und Gewinnzuwächse aus einer so großen Akquisition zeigen. Weder Documentum noch OpenText konnten vor dem Zusammenschluss Wachstum vorweisen, vielmehr verlieren laut Gartner beide Unternehmen Marktanteile. Wie soll der Zusammenschluss also Früchte tragen? Die wahrscheinlichsten Optionen sind Kostensenkungen, zum Beispiel beim Personal, oder steigende Preise. Das betrifft jedoch nicht nur das Documentum-Geschäft, wo der Personalabbau wahrscheinlich vorwiegend sein wird, sondern auch der wirtschaftliche Druck auf das Gesamtgeschäft, einen ROI zu zeigen, wird steigen. Preissteigerungen und Kostensenkungen auf der OpenText-Seite werden damit ebenfalls unumgänglich sein.

    Die beiden betroffenen Unternehmen haben, gemeinsam mit anderen wie beispielsweise IBM (FileNet wurde 1982 gegründet) oder Hyland (gegründet 1991), eine zentrale Rolle am Anfang des ECM-Marktes gespielt. Aber sie haben mit ihren ECM-Systemen leider auch zu vielen Problemen beigetragen, die Unternehmen heute im Bereich Informationsmanagement plagen. Die entsprechenden ECM-Systeme sind komplex und schwierig zu bedienen, was mit deutlichen Schwächen in der Benutzerakzeptanz quittiert wird. Zudem sind sie kompliziert und teuer in der Implementierung und Wartung.

    Die Kehrseite des alten ECM-Ansatzes: Migrationen, Informationssilos und Vendor-Lock-in

    Im alten Ansatz für ECM ging es immer darum, wo die Inhalte oder Informationen gespeichert werden. So verlangen fast alle heutigen ECM-Systeme, dass alle Informationen zentral in ihnen gespeichert werden, um Nutzen aus dem System ziehen zu können. Jeder, der ein ECM-System eingeführt hat, musste sich im ersten Schritt immer um die Datenmigration in das neue System kümmern. Dieser Ansatz beschränkt sich nicht nur auf alte Systeme – auch neue Dienste wie Box und Dropbox verlangen, dass die Informationen zuerst in sie hinein migriert werden. Das kostet nicht nur viel Zeit und Geld für die eigentliche Migration. Es erfordert zudem erhebliche Changemanagement-Anstrengungen, die Nutzer zum Wechsel von ihren alten, oft liebgewonnenen Systemen zur neuen Plattform zu bringen. Zwar sind die alten Systeme in der Regel nicht besser, aber lieber lebt man mit den Schwächen eines alten Systems, an die man sich ja gewöhnt hat, als sich in eine ungewisse Zukunft zu begeben.

    Diese mangelnde Motivation für Veränderungen und die Hürden einer Migration sorgen so oft für einen „Lock-in“ mit dem Hersteller, das den Kunden auf Gedeih und Verderb an den einmal gewählten Anbieter fesselt. Auf neue Anforderungen wird dann oft damit reagiert, ein neues System einzuführen, das die Bedürfnisse irgendwie decken kann, anstatt einen schmerzhaften Schnitt zu machen. So zerfransen IT-Landschaften immer weiter und weitere Informationssilos entstehen. Unterschiedliche Benutzeroberflächen und mangelnde Interoperabilität beeinträchtigen die Produktivität und lähmen zunehmend das Unternehmen. Je größer das Unternehmen, desto mehr Silos sind zu finden.

    Der neue Ansatz für ECM: Kontext ist König und Personalisierung zwingend

    Fast alle ECM-Systeme verwenden heute ein ordnerbasiertes Paradigma. Mit anderen Worten, die Klassifizierung, Verwaltung, Verarbeitung und Sicherung einer Information basiert darauf, wo – in welchem Ordner, in welcher Bibliothek usw. – die Information gespeichert wird. Dieses Paradigma entstammt der Zeit, bevor Documentum und Open Text gegründet wurden. Selbst Box und Dropbox übertragen dieses alte Ordner-Prinzip im Grunde nur in die Cloud. Wir lieben die Cloud, und gerade deshalb ist der Ansatz, schlechte Gewohnheiten in die Cloud zu übertragen und dann regelmäßig teuer für sie zu bezahlen, nicht das, was wir unter Innovation verstehen.

    Das Ordner-Paradigma hat zwei grundlegende Mängel: Erstens müssen Informationen oft an mehr als einem Ort sein. Das ändert sich im Lebenszyklus der Informationen ebenso wie mit der Rolle der Person, die die Informationen benötigt. So kann beispielsweise ein Vertrag für einen Vertriebsmitarbeiter wichtig im Kontext eines Geschäfts mit einem bestimmten Kunden sein. Für Mitarbeiter der Rechtsabteilung ist aber eher interessant, um welchen Vertragstyp es geht, wann der Vertrag ausläuft oder mit welchen Risiken er behaftet ist. Nun stelle man sich vor, wie diese Varianz wächst, wenn man alle Informationen und Akteure in einem Unternehmen berücksichtigt. Wie soll eine einzige Ordnerstruktur dem gerecht werden können? Sie kann es nicht. Die Anforderungen einiger, und leider allzu oft aller, kommen unter die Räder.

    Das bringt uns zum zweiten grundlegenden Mangel von Ordnerstrukturen: Ordnerstrukturen sind fast völlig subjektiv. Zwei Ordnerstrukturen zum gleichen Thema, aber von zwei Personen unabhängig voneinander angelegt, sind immer stark unterschiedlich. Jeder von uns nähert sich Problemstellungen individuell und organisiert Dinge so, wie sie für uns Sinn machen. Jetzt stellt man sich vor, wie dies in einer Abteilung, in einem Unternehmen oder sogar in verschiedenen Unternehmen in der gleichen Branche variiert. Ohne erheblichen Zwang kann dies nicht vereinheitlicht werden und führt immer zu einer wenig idealen Struktur, die im Top-down-Verfahren durchgesetzt werden muss. Das ist der alte Weg, der uns in die Misere geführt hat.

    Im neuen Ansatz steht der Kontext im Mittelpunkt. Was ist das für eine Information, in welchem Zusammenhang und für wen ist sie wann relevant. Diese Relevanz ändert sich mit der Zeit und dem Personenkreis. In einem modernen Ansatz, der nach dem WAS? fragt und nicht nach dem WO?, können alle Informationen automatisch mehrfach und an beliebigen Stellen auftauchen, basierend auf dem gegebenen Kontext. Diese Orte sind nicht festgelegt, sie sind dynamisch. Ein einzelner Vertrag kann sowohl mit anderen kundenbezogenen Informationen für den Vertrieb angezeigt werden und gleichzeitig nach anderen Attributen geordnet für die Rechtsabteilung.

    Des Weiteren ist der neue Ansatz völlig objektiv. Ein Vertrag ist ein Vertrag, ob Sie im Verkauf oder der Rechtsabteilung sind. Darüber hinaus ist diese Tatsache konsistent – nicht nur zwischen den einzelnen Abteilungen in der gleichen Firma, sondern auch über verschiedene Unternehmen in der gleichen Branche, und sogar in verschiedenen Unternehmen in verschiedenen Branchen hinweg. Aus dieser objektiven Grundlage entsteht Präzision und Intuition, mit anderen Worten: die Nutzer wissen, was mit Informationen zu tun ist. Wo etwas abgelegt oder gespeichert werden soll, ist im Gegenzug überhaupt nicht intuitiv, sondern hängt stark davon ab, wer die Ordnerstruktur eingerichtet hat. Schauen Sie sich ihre Netzwerk-Laufwerke oder Dropbox-Ordner an, dann wissen Sie, dass das wahr ist.

    Das ist der neue Ansatz und hochgradig personalisiert. Es ist geht nicht nur um Cloud oder mobile Nutzung, es geht um eine ganz neue, dynamische Art und Weise, Informationen zu organisieren, zu verarbeiten, zu sichern und zu nutzen. Das alte Paradigma aus den 1980er/1990er-Jahren mit einer neuen Benutzeroberfläche aufzuhübschen und in die Cloud zu bringen, ist dagegen alter Wein in neuen Schläuchen.

    Die Zukunft ist so strahlend, Sie werden ihre Sonnenbrillen brauchen

    Also, was ist der Treibstoff für diese dynamische, personalisierte, kontextbewusste Zukunft des Informationsmanagements? Metadaten. Metadaten sind der Schlüssel zu dieser modernen Architektur. Metadaten erlauben uns, in einer objektiv präzisen und intuitiven Art und Weise zu definieren, was etwas ist und womit es in engem Zusammenhang steht. Und bevor Sie sagen, aber die Pflege von Metadaten ist anstrengend, denken Sie an das letzte Mal, als Sie erfolglos ein Übermaß an Zeit für die Suche nach dem einen Dokument verbracht haben, um es dann frustriert neu zu erstellen. Schlimmer noch, denken Sie an die wichtigen Informationen, die jemand anderes erstellt hat, die Sie aber nicht kennen und nicht einmal wussten, dass es sie gibt. Ungenutzte Chancen, die Ihnen nicht einmal bewusst sind. Das ist anstrengend. Und dieser Gedanke wird noch viel verlockender, wenn wir über automatische Klassifizierung und die Generierung von Metadaten sprechen könnten, aber das würde diesen Artikel sprengen.

    Das aufregende Element in diesem neuen Ansatz liegt darin, dass sich eine völlig neue Welt für das Management von Informationen öffnet, wenn Sie den Ort, an dem eine Information gespeichert ist, vernachlässigen können und sich nur darauf konzentrieren, was es ist. Die Information kann strukturiert oder unstrukturiert sein, in der Cloud oder nicht. Vielleicht in Office365 oder Sharepoint-Online, vielleicht auf einem Netzwerk-Laufwerk, vielleicht in einer Dropbox, oder in Documentum oder in OpenText oder in Salesforce. Stellen Sie sich eine Zwischenschicht vor, die Daten und Inhalte in beliebigen Repositories und Systemen auf der Basis von Kontext verbinden kann. Technologien und Benutzerschnittstellen sind immer nur ein Mittel zum Zweck. Wenn wir die Limitationen der verschiedenen Systeme, Benutzerschnittstellen und Informationssilos in den Unternehmen dadurch minimieren können, dass wir uns darauf konzentrieren, was die Informationen tatsächlich sind und ob sie im gegebenen Kontext wichtig sind, kommen wir unserem eigentlichen Ziel näher: Dem Nutzer schnell Zugriff auf die Informationen zu geben, die er braucht, um seinen Job machen zu können.

    Datenmigration wird zu einem Relikt der Vergangenheit

    Und was ist mit den oben genannten großen Hürden für ECM-Systeme: Datenmigration und Changemanagement? Wie wäre es, wenn Daten und Inhalte nicht mehr migriert werden müssten, um neue geschäftliche Anwendungsfälle zu ermöglichen? Wenn Daten und Inhalte ungestört an Ort und Stelle bleiben können, so dass vorhandene Benutzer ohne Störung weiterarbeiten könnten, während neue Anwendungsfälle umgesetzt werden? Das würde Innovationen in den Unternehmen beflügeln und Agilität schaffen. Die größten Hürden von ECM in der Vergangenheit können umgangen werden. Bestehende Geschäftsprozesse und Systeme können solange weitergenutzt werden, bis es Sinn macht, sie sukzessive zu ersetzen.

    Das ist die Zukunft von ECM und sie ist nah genug, dass es jetzt an der Zeit ist, darüber nachzudenken, wie sich dieser neue Ansatz auf Ihr Geschäft auswirken könnte. Gerne unterstützen wir Sie dabei. In diesem Sinne stehen wir – um mit Churchill zu sprechen – am Ende des Anfangs von ECM.

    www.m-files.com

    M-Files bietet Enterprise-Information-Management-Lösungen, die das „Was“ bei der Verwaltung von Informationen in den Mittelpunkt stellen, anstatt sich auf das „Wo“ zu konzentrieren. Damit hilft M-Files Informationssilos aufzulösen, den Informationszugang zu vereinfachen, Prozesse effizienter zu gestalten und Compliance sicherzustellen.