Datenchaos? Ordnung muss rein.

 

  Autor – Thomas Gomell, Geschäftsführer der aikux.com GmbH

 

Deutsche Unternehmen verzeichnen ein stetig wachsendes Aufkommen von Daten: Teilweise werden diese von Mitarbeitern unsystematisch im Unternehmensnetzwerk oder schlicht auf dem lokalen Rechner abgelegt. Dass sich so mit der Zeit beträchtliche Datenmengen anhäufen, ist unausweichlich. Aber nicht nur arbeitsrelevante Daten finden sich auf den firmeninternen Systemen, sondern auch Privates wie Fotos und persönliche Dokumente sowie nicht autorisierte Software werden von Mitarbeitern dort gespeichert. Im Durchschnitt kommen so auf jeden Mitarbeiter rund 20.000, teilweise auch mehr Dateien.

Die Daten, die dabei auf dem PC oder dem Server landen, lassen sich drei Typen bzw. Gruppen zuordnen: Daten mit Auswirkung auf Betrieb und wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens, sogenannte unternehmenskritische Daten. In einer zweiten Kategorie lassen sich alle ROT-Daten verorten, also Daten die redundant, obsolet bzw. veraltet und/oder trivial sind. In der letzten Kategorie finden sich die sogenannten Dark Data, also alle Daten mit (noch) unbekanntem Nutzwert. Diese können sowohl unternehmenskritisch als auch wertlos sein. In Deutschland liegt die Rate solcher Dark Data in Unternehmen bei beachtlichen 66 Prozent. Kein anderes Land in Europa verzeichnet eine höhere Dark-Data-Rate.

Aus den Statistiken lässt sich aber eine weitere interessante Tendenz ablesen: Während die Anzahl der relevanten Daten relativ gleich bleibt, verdoppelt sich die Menge der ROT-Daten alle zwei bis drei Jahre. Außerdem beträgt der Anteil der tatsächlich vom User genutzten Daten bereits heute weniger als 20 Prozent – Tendenz fallend.

Unstrukturierte Daten werden zum Bremsklotz

Diese Häufung unstrukturierter Daten führt unweigerlich zu Problemen – von denen der Speicherplatzbedarf noch das geringste darstellt, da Speicherkapazitäten stetig steigen. Waren es früher Festplatten, mit denen Admins ihre Server ausstatteten, bietet die Auslagerung von Dateien in Cloudservices mittlerweile nahezu unbegrenzten und kostengünstigen Speicherplatz.

Haben sich jedoch erst einmal Datenberge angehäuft, beginnt das Suchen. Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung hat errechnet, dass Mitarbeiter circa 10 Prozent ihrer Arbeitszeit für das Suchen von Dokumenten aufwenden, die in chaotisch und unsystematisch organisierten Verzeichnissen abgelegt sind. In Relation zu einer Vollzeitkraft mit einer 40-Stunden-Woche sind das beachtliche vier Stunden pro Mitarbeiter. Tatsächlich führt ineffizientes Arbeiten aufgrund fehlender produktiver Ablagestrukturen von Daten dazu, dass Unternehmen ganze Milliardenbeträge verschwenden.

Auch die Sicherheit steht auf dem Spiel

Ein weiterer Faktor, der in diesem Zusammenhang zu beachten ist, ist die Unternehmenssicherheit. Sie steht hier ebenfalls auf dem Prüfstand. Denn wenn unklar ist, welche personenbezogenen und damit schützenswerten Informationen wo gespeichert sind, beeinträchtigt dies den Datenschutz in erheblichem Maße. Zudem ist ein solches System nur unzureichend in der Lage, sicherheitsrelevante oder vertrauliche Daten zu sichern. Hinzu kommen weitere negative Auswirkungen wie ein enormer Anstieg von Backup-Zeiten und ein erhöhter Aufwand an Ressourcen für Verwaltung und Personal.

Den Hemmschuh – endlich – erkennen

Was sich als fatal erweist: In den Führungsetagen vieler deutscher Unternehmen wird nicht erkannt, dass explosionsartig zunehmende Datenvolumina mit diesen negativen Auswirkungen einhergehen. Der Wildwuchs an Dark Data gedeiht somit ungebremst weiter, Betriebskosten nehmen unkontrolliert zu und Sicherheitsrisiken werden nicht adressiert.

Drei oft etablierte Verhaltensweisen sowohl auf Unternehmensebene als auch auf individueller Ebene verschärfen die Problematik: IT-Strategien und -budgets orientieren sich oft allein am Volumen – nicht an dem geschäftlichen Nutzwert der Daten. Die Folge davon ist die Einführung von immer mehr Cloud-Anwendungen und -speicher unter der falschen Annahme, dass es sich um kostenfreien Speicher handele. Und zuletzt gehen Mitarbeiter davon aus, dass sie die IT-Ressourcen des Unternehmens kostenfrei auch für den persönlichen Gebrauch nutzen dürfen.

Daten aufräumen – doch wer macht was?

Nur wenn Unternehmen die der Situation zugrunde liegenden Klassifizierungs- und Verhaltensprobleme lösen, schaffen sie langfristig eine Besserung. Oftmals ist das aber keine leichte Aufgabe: Auch zum Aufräumen braucht es verlässliche Informationen.

Diese fehlen jedoch, wenn Datenmengen als unstrukturierte oder semistrukturierte Daten mit keinerlei oder wenig (Meta-)Information über ihren Inhalt vorliegen. Man müsste also jede einzelne Datei auf ihren Nutzen hin überprüfen. Pikant: Dies sollte am besten durch denjenigen geschehen, der die Datei ursprünglich angelegt hat. Die Identifikation des Dateiurhebers bedeutet aber zugleich einen weiteren Umstand, dessen Sinnhaftigkeit zudem infrage steht: Denn der Mitarbeiter könnte ja auch schon längst aus dem Unternehmen ausgeschieden sein.

Potenziale realisieren – mithilfe neuer Datenkultur

Unternehmen brauchen also eine Strategie, um die entsprechende Struktur, Ordnung und Transparenz auf dem Fileserver zu schaffen. Denn nicht nur Wissen, das im Unternehmen vorhanden ist, sondern auch der Zugang dazu stellt einen strategischen Erfolgsfaktor für jeden Betrieb dar. Zwei Schritte ebnen dabei den Weg. In einem ersten Schritt muss das Unternehmen die Datenlast bewältigen und sich davon befreien. Im Anschluss daran muss es eine Datenkultur mit angeschlossenen Prozessen entwickeln, die neben der Speicherung insbesondere die Löschung von Dateien regelt. Erst damit wird nachhaltig verhindert, dass neue Datenberge auftauchen.

Im ersten Schritt kann eine Software wie migRaven.24/7 zum Einsatz kommen. Mit Features wie zum Beispiel „Obsolete Data Report“ zeigt die Lösung auf, wo genau sich die Datenberge befinden. Die Analyse- und Datenmanagementfunktion der Software hilft schließlich dabei, neue Namenskonventionen und Ablagekonzepte statt individueller Bezeichnungen zu entwickeln. Diese Konzepte gehören zum zweiten Schritt, der die Erschaffung und Pflege einer neuen Datenkultur vorsieht.

Verbindliche Richtlinien geben den Takt vor

Wichtig ist es, dass sich das Unternehmen beim Management seiner Daten nicht auf eine rein technische Lösung verlässt. Zwar können Software-Funktionen wie Data Retention (Aufbewahrungsrichtlinien für unstrukturierte Daten) die Effizienz steigern, indem Daten komplett aus dem Blickfeld der Nutzer verschwinden und dadurch Klickwege verkürzt werden; eine übergeordnete Information-Governance-Strategie ersetzt das aber nicht. Diese ist ein notwendiges Tool, die z. B. Richtlinien für die rechtskonforme Speicherung von Daten oder für das Löschen von ROT-Dateien festlegt. Außerdem verschafft sie Klarheit in Sachen Dark Data und fördert konformes Nutzerverhalten. Dazu gehört auch ein Data-Owner-Konzept, das Datenverantwortliche benennt, die über Notwendigkeit von Daten bzw. deren Löschung entscheiden. Oft ist diese Aufgabe bei der IT angesiedelt, jedoch hat diese dafür in der Regel weder Ressourcen noch das Wissen.

Mit verbindlichen Richtlinien schaffen Unternehmen Ordnung, wodurch Mitarbeiter Daten schneller finden und das Aufkommen von Redundanzen unwahrscheinlicher wird. Allerdings muss die Führungsebene eine solche übergeordnete Strategie auch unterstützen, damit sie die notwendige Durchschlagskraft entwickelt. Dienstleister können Unternehmen mit individuellen Strategien unterstützen, eine solche Strategie zu konzipieren und Ordnung ins Datenchaos zu bringen.

Fazit

Unstrukturierte Daten auf Unternehmensservern kosten viel Geld und beeinträchtigen außerdem die Effizienz der Mitarbeiter, gefährden die Sicherheit des Unternehmens und führen mit exponentiellem Wachstum an Datenbeständen auch zu einem Ausufern dieser Probleme. Um die Altlasten in den Griff zu bekommen, sieht ein erster Schritt vor, die Server zu entrümpeln und Licht ins Dunkel der Dark Data zu bringen. In einem zweiten Schritt sollten sich Unternehmen eine Information-Governance-Strategie geben, und Richtlinien sowie Data Owner benennen, um eine neue Datenkultur aufzubauen. Nur auf diese Weise wird es gelingen, ein Datenchaos in der Zukunft zu verhindern.

www.aikux.com

Die aikux.com GmbH ist ein IT-Spezialdienstleister aus Berlin, der sich ausschließlich mit den Themen Konzeption, Migration und Restrukturierung von Unternehmensdaten und Zugriffsrechten beschäftigt. Das Leistungsspektrum des Unternehmens erstreckt sich von der Beratung und Konzepterstellung bis hin zur Umsetzung. Mit der Erfahrung aus mehreren hundert Projekten in Unternehmen, Behörden und internationalen Organisationen werden den Kunden dabei langfristige, praxisbewährte Lösungen und eine individuelle Umsetzung geboten.