Der wahre Wert von Content

Autor – Stefan Waldhauser für Alfresco, ist verantwortlich für Entwicklung und Vermarktung von Geschäftslösungen auf Basis der Alfresco-Plattform.

Systeme für Enterprise Content Management helfen, die Produktivität zu verbessern: Das belegen zahlreiche ROI-Studien. ECM-Verantwortlichen reichen diese Aussagen heute jedoch nicht aus. Um den Einsatz ihrer ECM-Plattform zu optimieren, wollen und müssen sie genauer verstehen, wie mit dem System und dem darin geteilten Content gearbeitet wird. Dabei entsteht eine Bewertungsgrundlage für die Produktivität von ECM im Unternehmen aus einer Analyse des „Traffic“ auf den Dokumenten, aus den Aktivitäten von Nutzern und Abteilungen sowie aus der Effizienz der hinterlegten Workflows.

Überblick über den Unternehmens-Content

ECM-Plattformen der neuen Generation stellen ihren Anwendern umfassende Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Für die nötige, schnelle Übersicht sorgen ansprechend gestaltete Dashboards. Je nach Nutzergruppe sind dabei unterschiedliche Ansichten und Kennzahlen erforderlich. So benötigen Projektmanager und ihre Teams Auswertungen darüber, welche Dokumente aktuell am häufigsten genutzt werden. Diese bieten wertvolle Hinweise, mit welchen Aspekten sich andere Projektmitglieder gerade besonders intensiv befassen. Hilfreich können auch Grafiken sein, die zeigen, welche Inhalte besonders oft gelesen, heruntergeladen, „geshared“ oder „geliked“ werden. Auch wer zu welchem Dokument auf einer Projektsite beigetragen hat, ist nützlich zu wissen.

Wichtig ist, dass in den Auswertungen bestimmte Aspekte und Zeiträume durch „drill down“ im Detail betrachtet werden können. Und weil heute kaum jemand die Zeit findet, sich in komplexe BI-Werkzeuge einzuarbeiten, muss die Erstellung von Berichten, Diagrammen und Dashboards einfach und schnell von der Hand gehen. Dies ermöglichen moderne, interaktive Analytics-Tools, die nahtlos in die ECM-Oberfläche integriert sind. So kann ein Projektmanager mithilfe verschiedener Filter eine bestimmte Fragestellung zu „seinem“ Projekt-Content untersuchen. Liefert das vorhandene Dashboard darauf keine ausreichende Antwort, stehen ihm IT-Administratoren oder auch spezielle Business-Analysten zur Seite, um – ohne aufwändige Programmierung – neue individuelle Reports zu erstellen.

Site-Aktivität: Auswertung des „Traffic“

Der Nutzwert von Analysen zur Arbeit mit Unternehmensinhalten ist ausgesprochen vielfältig. Ein naheliegender Anwendungsfall sind Statistiken über die Nutzung einer Site: Dabei kann es sich um das firmenweite Intranet, das Extranet der Marketingabteilung oder Projektsites aus dem Bereich Forschung und Entwicklung handeln. Die Information, wie viele User eine Site pro Monat nutzen, ob eine Site ausschließlich zum Nachschlagen von Information dient oder ob viel neuer Content entsteht, sind nicht nur – aber auch – für die IT spannend.

Übersicht über die Nutzung bestimmter Dateien liefert Informationen für das Aktualisieren, Archivieren oder Löschen von Content.

IT-Manager, die die Einführung eines ECM-Systems im Unternehmen verantworten, können mit Hilfe von ECM-Analytics die erfolgreiche Implementierung und Anwenderakzeptanz überprüfen, und schließlich den Nutzen gegenüber Vorgesetzten auch dokumentieren. Insbesondere im Rahmen von Pilotprojekten kommt stichhaltigen Zahlen eine große Bedeutung zu, um gegebenenfalls den Rollout eines Systems auf andere Bereiche zu stützen. Mit Analysen und Reportings aus dem eingesetzten ECM-System stehen die benötigten Daten jederzeit in präsentationsgeeigneter Form zur Verfügung. Darüber hinaus helfen die Statistiken aber auch zu erkennen, welche Sites gut angenommen werden und welche schnell und stark wachsen, so dass ausreichend Speicherplatz für die Inhalte bereitgestellt werden kann. Dies gilt natürlich auch umgekehrt: Man erkennt, welche Sites nur noch sporadisch besucht werden und kann deren Inhalte folglich archivieren.

Visualisierung von „Hot Content“ und „Dauerbrennern“

Ein weiteres Beispiel ist der Blick auf die „Lebensdauer“ bestimmter Inhalte. Ein Balkendiagramm kann veranschaulichen, wo der sogenannte „Hot Content“ lagert. So zeigt sich auf einen Blick, an welchen Inhalten besonders intensiv gearbeitet wird. Ein solches Ranking lässt sich auch über einen längeren Zeitraum betrachten. Statt der aktuellen „Bestseller“ hat man dann die „Dauerbrenner“ des Firmen-Know-hows vor Augen. Damit kann festgestellt werden, welche älteren Dokumente besonders wertvoll für das Unternehmen sind. Interessant sind solche Auswertungen etwa für die Kommunikationsabteilung. Sie helfen unter anderem bei der Entscheidung, welche alten Materialien aktualisiert, welche durch neue ersetzt und welche nicht mehr aufgelegt werden sollen.

Grundsätzlich bieten führende Systeme den Business Analysten und IT-Administratoren eine breite Auswahl möglicher Visualisierungen. Ergänzend zu einem Balkendiagramm lässt sich beispielsweise der Lifecycle unterschiedlicher Dokumente oder Dokumenttypen auch in einem Liniendiagramm gegenüberstellen.

ECM-Analytics visualisieren den Content Lifecycle.

Ob Gebrauchsanweisung, Formulare zur internen Reisekostenabrechnung, Konstruktionspläne oder jede andere Art von Content: Stets in kürzester Zeit zu wissen, was nachgefragt und wie genutzt wird, erleichtert und fundiert viele Geschäftsentscheidungen, die mit dem Lifecycle von Dokumenten zu tun haben. Das reicht von der Budget-Beantragung bis hin zur nachvollziehbaren Entscheidung über das Löschen oder Archivieren von veralteten Dateien. ECM-Analysen helfen somit, proaktives Content Management zu betreiben und Fehler zu vermeiden. Sie werden so zu einem wichtigen Baustein unternehmerischen Handelns.

Prozessanalyse: Identifizieren von „Bottlenecks“

Ein komplexeres, aber häufig nachgefragtes Anwendungsszenario für ECM-Analytik ist der Wunsch, unternehmensinterne Prozesse durchgängiger und schneller zu gestalten. Ein Blick auf die einzelnen Workflows, kombiniert mit einem Zeitfilter, kann dabei helfen, Engstellen im Prozess – sogenannte „Bottlenecks“ – zu identifizieren. Ein Blick in die Zahlen einzelner Fachabteilungen zeigt, in welchen Bereichen die Probleme liegen. Einmal erkannt können Engstellen im Prozess gezielt beseitigt werden.

Doch auch ohne konkreten Handlungsbedarf bei Unregelmäßigkeiten liefert die Analyse eines ECM wertvolle Erkenntnisse. So ist es beispielsweise möglich, im Rahmen einer Exzellenzinitiative zunächst den Status quo als Vergleichsgrundlage zu ermitteln. Die anschließenden Schritte werden dann nach bestimmten, zuvor festgelegten Phasen auf ihre Wirkung hin überprüft. Dabei lassen sich sowohl der Gesamtnutzen validieren als auch Einzelschritte genauer evaluieren. So ergibt sich am Ende ein klares Bild, durch welche Stellschrauben eine Wirkung erzielt wurde, welche Bemühungen ins Leere liefen und welche weiteren Optimierungsmöglichkeiten sich anbieten. Analysen machen die Auswirkungen von Geschäftsentscheidungen auf diese Weise nicht nur sichtbar, sondern auch messbar.

Fazit: Transparenz ist Voraussetzung

Wer welche Berechtigungen und Ansichten erhält, welche Daten ausgewertet werden und welche nicht, sollte gemeinsam mit dem Betriebsrat und der Personalabteilung besprochen werden, um Betriebsvereinbarungen und Datenschutzrichtlinien einzuhalten. Damit lassen sich von Anfang an die Weichen dafür stellen, dass die hinzugewonnene Transparenz auch im gesamten Unternehmen positiv aufgenommen wird und die Kombination von ECM, Analysen und Reports zu einem verbesserten Umgang mit Content im Unternehmen führt.

Kriterien für die Content-Auswertung

Site-Aktivität:
• Welche Sites werden vor allem gelesen, wo wird intensiv zusammengearbeitet?
• Wie entwickelt sich die Menge an Dokumenten?

Nutzung von Dokumenten:
• Anzahl der erstellten, heruntergeladenen, gelesenen Dokumente pro Site
• „Top 10“ – Welche Dokumente werden in einem Zeitraum am häufigsten gelesen oder heruntergeladen?
• Collaboration: Wie oft wurden bestimmte Inhalte editiert, mit anderen geteilt oder „geliked“?
• Aktivitätsniveau: Wie aktiv arbeiten Nutzer an den Inhalten?
• Review-Cycle: Welche häufig gelesenen Dokumente sind bereits älter und sollten überarbeitet werden?
• Recommendations: Welche Inhalte lesen die Peers eines Nutzers?

Prozessanalyse:
• Durchlaufzeit von Prozessen im Vergleich zur geplanten Zeit
• Welche Prozesse benötigen oft überdurchschnittlich länger als geplant?
• Durchlaufzeiten einzelner Prozessschritte
• Benchmarking: Durchlaufzeiten von vergleichbaren Prozessen oder Prozessschritten
• Welche Inhalte werden bereits besonders häufig in Prozesse eingebunden; in welchen Bereichen könnten Workflows noch stärker eingesetzt werden?

www.alfresco.de

Der Diplom-Wirtschaftsmathematiker Stefan Waldhauser gründete 2000 die Firma WeWebU und entwickelte das Unternehmen als CEO vom IT-Dienstleister zu einem auch international erfolgreichen Softwareunternehmen. Die WeWebU Software AG wurde 2013 von Alfresco übernommen. Seitdem ist Stefan Waldhauser weltweit verantwortlich für die Entwicklung und Vermarktung von Geschäftslösungen auf Basis der Alfresco-Plattform.