Die Technische Dokumentation … a Kind of Superstar.

Petra Erner, freiberufliche Mitarbeiterin der DOCUFY GmbH

 

Für manche Unternehmenschefs bringen die Worte Daten und Digitalisierung gleich ein drittes „D“ mit: Druck. Und der Druck ist groß, vor allem für B2B-Unternehmen. Wer mitmachen will bei Industrie 4.0 oder überhaupt im Zeitalter von schnellem Informationsaustausch via Smartphone und Co., der muss sich um Daten und Digitalisierung kümmern. Doch womit fängt man an? Wie wird beispielsweise ein traditioneller Maschinen- und Anlagenbauer zum digitalen Unternehmen? Je nachdem, mit welcher Art von Berater man sich unterhält, kommen verschiedene Strategien zum Einsatz. Von der kompletten Umstrukturierung des Unternehmens bis hin zur Schaffung eigener Abteilungen für Digitalisierung – es gibt viele Ansätze, die der Unternehmensleitung große Entscheidungen abverlangen und oft auch große Investitionen.

Fast kurios mutet es an, wenn hier plötzlich die Technische Dokumentation ins Spiel kommt, deren Stellenwert im Unternehmen den des „muss man eben haben“ meist nicht übersteigt. Oft ein Stiefkind im Unternehmen, ein notwendiges Übel, aufgezwungen durch den Gesetzgeber, weil jede Maschine nur mit einer solchen ausgeliefert werden darf. Aber genau hier schlummert ein verborgener Schatz, der die Digitalisierung und Informationsbereitstellung in einem Unternehmen auf einen Schlag nach vorne katapultieren kann: Sämtliche Daten einer Maschine, über ihre Risiken, ihre Bedienung, ihre unterschiedlichen Varianten, Datenblätter, Fotos, etc. – das alles ist bereits im Unternehmen vorhanden und heutzutage längst digital und in schnittstellenfähigen Datenbanken gespeichert. Eine große Wissensdatenbank, die aber nicht unternehmensweit genutzt wird.

Wandel hin zu Informationsräumen

Wie kann man diese Datenschätze bergen? Fest steht, dass Unternehmen ihre Technische Dokumentation ständig weiter digitalisieren, in Komponenten und Module zerlegen und automatisieren. Diese Informationen lassen sich unternehmensübergreifend für viele Abteilungen nutzbar machen, wenn man die Speicherung von Daten in ihrer althergebrachten Struktur durch das Denken in topic-bezogene Informationen ersetzt; wenn man ein System integriert, mit dessen Hilfe sich jegliche Information eindeutig adressieren und damit auffinden lässt. Damit werden dann nicht Informationen in Datenbanken verwaltet, sondern man navigiert zu Topics in Informationsräumen. Die Technische Dokumentation wird auf diese Weise zum Wissenspool und zur wichtigsten Abteilung eines digitalen Unternehmens werden.

Wissenspool – auch für Augmented Reality-Daten

Diese Wissens-Datenbank kann mittels mobiler Endgeräte wie z.B. Smartphone, Tablet oder auch AR-Brillen angezapft werden. DOCUFY hat dazu eine Out-of-the-box-Lösung namens TopicPilot auf den Markt gebracht, die alle unternehmensweit verfügbaren Informationen auf mobilen Endgeräten, im Intranet und im Web publizieren kann. Die mobile Publikationsplattform ermöglicht den Import aus verschiedenen Quellen und die Ausgabe von Informationen verschiedenster Formate. Jeder unternehmensweit vorhandene Content wie Text-, Bild-, Grafik-, Audio- und Video-Daten, Tabellen oder PDF-Dokumente wird mit der Lösung verfügbar gemacht und gerätespezifisch dargestellt (z.B. für iOS, Android oder Windows).

Das XML-Redaktionssystem COSIMA fungiert dabei als Herzstück der aufeinander abgestimmten Produktkette. So wird beispielsweise auch Augmented Reality (AR) unterstützt: Ein neuer Linktyp erlaubt es hier, spezielle Links mit Ziel AR zu erfassen und zu publizieren. Die App unterstützt den Anwender dann beim Finden von Bauteilen und Komponenten in der erweiterten Realität. Für diese Funktionalität arbeitet DOCUFY mit der Münchner RE’FLEKT GmbH zusammen: Die Einbindung der REFLEKT ONE-Plattform lässt Dokumentationsinhalte einfach und gezielt via Augmented Reality-Live-Ansicht lebendig werden.

Augmented Reality im praktischen Einsatz

Wie das in der Praxis funktioniert, soll hier für das Unternehmen SIG Combibloc, ein führender Hersteller von Kartonpackungen und Füllmaschinen für Getränke und Lebensmittel, anhand einer Füllmaschine mit Augmented Reality-Inhalten gezeigt werden. Durch die Anbindung der AR-Plattform an die mobile Publikationsplattform konnte das Unternehmen bestehende Handbücher und Anleitungen bequem mit Augmented Reality erweitern. Ermöglicht wurde eine nahtlose Integration und intuitive Bedienung des Handbuchs.

Zur Ansicht der Dokumentation geht der Anwender mit seinem Tablet zur Maschine und scannt deren Barcode – damit wird sie eindeutig identifiziert. Hält er nun sein Mobilgerät vor die Maschine, wird das virtuelle Handbuch kontextsensitiv und farblich optimal gegliedert angezeigt. Das Beispiel zeigt, dass mit Bereitstellung der Basisdaten aus der Technischen Dokumentation auch der Einsatz von Augmented Reality gelingen kann.

Der Einsatz von Augmented Reality bringt dabei Vorteile für die Kunden:

  • einfache Erkennung einer Fehlfunktion
  • schnellere Identifikation und Lokalisierung benötigter Komponenten
  • korrekte und effizientere Ersatzteilbestellungen über den Online-Shop
  • geringere Servicekosten
  • Erweiterung von Online-Trainingsmodulen beim Kunden

Aber auch aus Unternehmensperspektive sind die Nutzenargumente vielfältig:

  • Entfallen unnötiger Serviceeinsätze – das senkt die Reisekosten
  • weltweite und gleichzeitige Aktualisierung aller internen und externen Informationen zu den Maschinen
  • Verschlankung des Prozesses der Ersatzteilbestellung
  • Anzeige versteckter Komponenten in Trainings- und Vertriebsgesprächen

Schnell und einfach einsetzbar: Augmented Reality

Fazit

Auch wenn Augmented Reality noch nicht auf der Wunschliste jedes Maschinen- und Anlagenbauers steht – Unternehmen können durch den Wissenspool in der Technischen Dokumentation und durch smarte Software trotzdem einen schnellen Image- und Zeitenwandel herbeiführen.

In einem modernen digitalen Unternehmen kann beispielsweise ein Mitarbeiter beim Kunden mit dem Smartphone oder Tablet alle technischen Details aufrufen, bei Bedarf Fotos oder Filme zeigen oder Gerätevarianten anbieten und erläutern. Ein Servicetechniker kann auf dem Display der zu wartenden Maschine die Beschreibung von Funktionen oder die Spezifikation von Ersatzteilen recherchieren. Auch können Schulungsunterlagen für die Technikeinweisung je nach benötigtem Umfang auf Knopfdruck zusammengestellt und natürlich die Technische Dokumentation automatisch zu jeder Maschinenvariante erstellt werden. Die Marketingabteilung entnimmt Fotos und Beschreibungen zur Gestaltung eines Produktflyers – und auch für die Internetseite des Unternehmens oder das Intranet können technische Details und Fotos aus der XML-Datenbank stets aktuell herausgelesen werden. Es gibt also tatsächlich viele Bereiche, die von den neuen Informationsräumen profitieren.

www.docufy.de

Petra Erner ist freiberufliche Mitarbeiterin der DOCUFY GmbH, einem Hersteller professioneller Redaktionssysteme für die Technische Dokumentation und Anbieter von Multi-Level-Dokumentation. Zudem bietet DOCUFY Beratungs- und Entwicklungsleistung sowie einen leistungsstarken Support. Das Unternehmen mit Sitz in Bamberg beschäftigt rund 80 Mitarbeiter und vertreibt seine mehrsprachig ausgelegte Software weltweit.