Digitalisierung – ein Musterprozess.

Autor – Dr. Steffen Walter Schilke, Projektleiter Technischer Berater für J2, Hessische Zentrale für Datenverarbeitung in Kooperation mit Kodak Alaris

Die Digitalisierung von Gerichtsakten unterliegt hohen Sicherheits- und Qualitätsauflagen. Auch muss eine durchgängige und langfristige Zugänglichkeit der Unterlagen gewährleistet sein. Daher werden beispielsweise bei der Hessischen Justiz die digitalisierten Akten zentral bei der HZD (Hessische Zentrale für Datenverarbeitung) im Rechenzentrum gespeichert und sind von allen Gerichten abrufbar. Hessen übernimmt damit eine Vorreiterrolle, was die größte und umfassendste Archivlösung angeht.

Bei der Digitalisierung der juristischen Unterlagen wird eine grundsätzliche Unterscheidung zwischen ‚lebenden‘ Akten (solche, die Richter und Staatsanwälte noch in Bearbeitung haben) und ‚toten‘ Akten (die zum Zweck der Archivierung digitalisiert werden) vorgenommen, die in den jeweiligen Arbeitsprozessen Berücksichtigung findet. Erstere werden als „eDuplo“-Akten bezeichnet und unterstützen die juristischen Entscheider bei ihrer sachlichen Arbeit. Hierträgt eine spezielle Software dazu bei, den gesamten Rechts- bzw. Entscheidungsfindungsprozess unter Einbeziehung von Rechercheergebnissen einer übersichtlichen, beliebig konfigurierbaren Struktur zuzuführen. Die Papierakte bleibt in diesem Fall aber weiterhin erhalten. Dagegen kommt es bei der Archivierung auf dem Langzeitspeicher (14TB) der ‚toten‘ Akten am Ende zur Vernichtung der Papierdokumente. Hierbei müssen strenge Vorschriften und Richtlinien umgesetzt werden, vor allem im Hinblick darauf, dass manche Akten zwischen 30 und 100+ Jahren aufbewahrt werden müssen.

Der sichere und weitestgehend automatisierte Archivierungsprozess

Das Unternehmen e-das GmbH hat eine spezielle Lösung für die Archivierung von Justiz-Akten entwickelt, die den gesamten Prozess nachvollziehbar abbildet und sicher macht: „e-VIS Justiz e-Archiv“. Das Kernstück dieser Komponente besteht aus einem integrierten Workflow und einem Prozess Monitor zur Steuerung und Überwachung der einzelnen standortübergreifenden Arbeitsschritte.

Erster Schritt ist die Aktenregistrierung, hier werden die Meta-Daten eingebucht und für den Workflow registriert, dazu wird ein Barcode-Blatt erstellt. Im zweiten Schritt werden die Akten gescannt. Die Scanlösung erkennt den Barcode und somit die Meta-Daten aus der Aktenregistrierung, die digitalisierten Akten werden danach an den Qualitätssicherungsprozess übermittelt. Qualität und Vollständigkeit werden von einem Mitarbeiter überprüft. Anschließend werden die Daten auf den Archivierungs-Server übertragen, wo die Metadaten in der Datenbank und die digitalen Dokumente in den angeschlossenen Speichereinheiten archiviert werden. Die Lösung e-VIS Justiz e-Archiv berücksichtigt dabei zusätzlich die Mikrofilm-Verwaltung aus früheren Jahren sowie alle Vorschriften und Richtlinien, die speziell für die Justiz und für die Langzeitarchivierung gelten. Abschließend signalisiert ein Archivierungs-Rückmelde-Prozess, dass die Archivierung abgeschlossen ist und die Papierakte vernichtet werden kann. Dank eines Recherche-Clients können die Akten und Dokumente nach verschiedenen Suchparametern wie zum Beispiel Aktenzeichen, Abteilung oder Registerzeichen von allen angeschlossenen Arbeitsstationen schnell aufgefunden werden. Für den sicherheitsgeprüften Aktenrückgriff werden entsprechende Benutzerberechtigungen vergeben.

Ansicht archivierter Gerichtsakten

Scanergebnis im richtigen Dateiformat

Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf des Archivierungsprozesses ist die nahtlose Integration der gescannten Dokumente in die digitale Anwendung, dafür sorgt die Scanlösung Kodak Capture Pro. Sich wiederholende Prozesse müssen sich einfach abbilden lassen, sodass sie mit nur einem Tastendruck ausgelöst werden können. Darüber hinaus unterstützt die eingesetzte Scanlösung unter anderem die Dateiformate TIF G4 und PDF/A, die vom BSI (Bundesamt für die Sicherheit in der Informationstechnologie) für die Langzeitarchivierung empfohlen werden.

Da sich in Gerichtsakten verschiedene Papierformate und -stärken befinden, diese aber auf keinen Fall beschädigt werden dürfen, ist die integrierte Ultraschall-Mehrfacheinzugserkennung der eingesetzten Kodak Scanner von großem Vorteil. Sie stellt sicher, dass jedes einzelne Blatt digitalisiert wird und erkennt zuverlässig zusammengeklebte oder geheftete Dokumente. So werden Papierstaus und eine Beschädigung von Dokumenten vermieden. Zusätzlich sorgt die Bildverarbeitungstechnologie Kodak Perfect Page für qualitativ hochwertige Bilder, auch bei problematischen Originaldokumenten. Das vereinfacht die Qualitätskontrolle erheblich, da es in den seltensten Fällen einer Aktion des Anwenders bedarf – immerhin werden pro Jahr zwischen 12 und 15 Millionen Seiten gescannt.

Fazit

Durch das Zusammenspiel von Kodak Capture Pro und e-VIS Justiz e-Archiv wird ein reibungsloser und vor allem sicherer Archivierungsprozess gewährleistet. Darüber hinaus zeigt sich das Land Hessen als engagierter Arbeitgeber: Fast alle Scan-Arbeitsplätze sind mit Menschen mit Behinderung besetzt, da sich die Produktionsscanner von Kodak Alaris sehr einfach bedienen lassen. Teilweise wurden spezielle Tische angefertigt, um die Scanner ergonomisch zugänglich zu machen.

www.it-stelle.justiz.hessen.de

Dr. Steffen Walter Schilke, Projektleiter Technischer Berater für J2, Hessische Zentrale für Datenverarbeitung. Die IT-Stelle der hessischen Justiz nimmt als gemeinsame Einrichtung geschäftsbereichsübergreifend IT-Aufgaben für die Ordentliche Gerichtsbarkeit, die Staatsanwaltschaften, die Fachgerichtsbarkeiten und den Justizvollzug wahr. In ihre Zuständigkeit fallen der Betrieb, die Neu- und Weiterentwicklung von IT-Fachanwendungen sowie die Durchführung aller eJustice-Projekte.

kodakalaris.com/go/di

Mit Document Imaging-Lösungen von Kodak Alaris können Kunden Daten von digitalen oder Papierdokumenten erfassen und konsolidieren, automatisch wichtige Informationen aus dem Inhalt herausfiltern und verteilen. Zum Angebot zählen Scanner und Software zum Erfassen und Verwalten von Informationen sowie ein ständig wachsendes Angebot an professionellen Dienstleistungen sowie branchenführenden Service- und Supportleistungen.