DMS EXPO 2014: Bühne frei für mobile ECM-Lösungen!

Autorin – Nicole Körber, geschäftsführende Gesellschafterin der PR-Agentur good news! GmbH

Mobile ECM-Lösungen und vor allem deren Integration in bereits bestehende Anwendungen stehen auch dieses Jahr wieder im Fokus der DMS EXPO vom 8. bis 10. Oktober 2014 in Stuttgart. Die zunehmende Einbindung mobiler Endgeräte konfrontiert IT-Verantwortliche mit neuen Herausforderungen, die vor allem die Wahrung der Datensicherheit, das Verwalten der unterschiedlichen Geräte sowie die Integration in das vorhandene ECM-System umfassen. Wie die ECM-Anbieter darauf reagiert haben, zeigen sie auf der DMS EXPO mit ihren Lösungen für standortunabhängigen Informationszugriff und Prozesssteuerung – wie der folgende Überblick zeigt:

Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH (Stand 6A12), erläutert: „Wichtig ist bei den Apps vor allem, dass sie Zugriff auf Unternehmensdaten bieten, die dann bearbeitet werden können. Gerade für Führungskräfte ist es essentiell, auf Reisen über eine App schnell und sicher an Geschäftsprozessen teilzunehmen. Dies muss mit einer modernen App vor allem auch in einem Offline-Modus möglich sein.“ Dazu präsentiert der ECM-Anbieter mit ELO for Mobile Devices eine native App für iOS- sowie Android-Geräte (Smartphones und Tablets). Durch ihre Offline-Fähigkeit sowie die Möglichkeit, an Workflows teilzunehmen, ist sie ein starkes Mittel, um mobil auf das ELO ECM-Archiv zuzugreifen. Zudem können die gängigsten Dokumententypen angezeigt werden. Die integrierte Suchfunktion basiert auf der bewährten iSearch-Technologie. Außerdem können Anwender mit der App Fotos und Dokumente speichern sowie Archivordner anlegen und löschen.

„Der mobile Zugriff auf das ECM muss umgehend und einfach zur benötigten Information führen. Dazu gehören eine schnelle serverseitige Suche, eine intuitive Oberfläche und ein zentrales Mitteilungscenter, das es dem Anwender erlaubt, einen schnellen Überblick über die gesuchten Informationen zu bekommen“, sagt Stefan Röcker, Marketingleiter, agorum Software GmbH (Stand 6C25). Das Unternehmen zeigt, wie ein Anwender mit seinem Mobile Client auf agorum® core unterwegs Dokumente, Mitteilungen und E-Mails betrachten, Notizen lesen und verfassen sowie auf die Volltextsuche von agorum® core zugreifen kann. Dafür sind lediglich ein Smartphone oder ein Tablet mit einem HTML5-fähigen Browser und ein Zugang zum mobilen Internet notwendig.

Für die d.velop business services GmbH (Stand 6D12) ist eine intuitive Benutzerführung ebenfalls Voraussetzung. „Wichtiger noch sind Funktionen, welche die Mobilität unterstützen und rollenorientierte/fallabschließende Prozesse ermöglichen. Erst hierdurch unterstützt die App den Anwender und erhöht die Gesamteffizienz“, sagt Andreas Viersbach, Head of Sales der d.velop business services GmbH. Über deren FOXDOX App können Anwender über die Kamera des Devices sämtliche Dokumente wie z.B. Garantiebelege, Quittungen, Verträge oder auch Bilder aufnehmen und hochladen. Anschließend kann das Dokument direkt geteilt werden. Dank automatischer Texterkennung, individueller Ordnerstruktur und Suchfunktion sind Dokumente komfortabel auffindbar. Alle Daten und Dokumente liegen verschlüsselt in einem Rechenzentrum in Deutschland.

„Mobile Anwendungen müssen in der Lage sein, Unternehmenswissen und Prozesse auf Geräte zu bringen, die besonders anwenderfreundlich gestaltet und bequem zu tragen sind. Ein Unternehmen, das den mobilen Zugriff auf Informationen nicht ermöglicht, verlangsamt Entscheidungen, erzeugt Medienbrüche und produziert unnötige Kosten“, so die Auffassung von Sven Hattenbach, Produktmanager der OPTIMAL SYSTEMS GmbH (Stand 6C22). Das Unternehmen präsentiert ihre App OS|mobileDMS für iOS und Android, die mobile Zugriffsmöglichkeiten auf enaio, das unternehmensweite ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS, bietet. Damit bleiben Mitarbeiter unabhängig von Arbeitszeit und -ort immer auf dem Laufenden: Sie können z.B. vor dem Kundentermin einen Blick in die Projektakte werfen, bei der Bauabnahme Mängel fotografisch dokumentieren und zentral ablegen sowie Freigaben von unterwegs erteilen. Nach dem Download der App über den jeweiligen App-Store ist die Anwendung innerhalb eines Test-Szenarios sofort zu verwenden.

„Eine App im ECM-Umfeld muss dem Anwender einen klaren Mehrwert gegenüber vergleichbaren webbasierten Lösungen bieten. Typischerweise wird dies über einen vereinfachten mobilen Zugang und eine optimale und schnelle Informationsaufbereitung, die ortsunabhängig und auf jedem Device verfügbar ist, erreicht“, sagt Dr. Armin Stahl, Insiders Technologies (Stand 6C38). Um zeit- und kostenintensive Prozesse zu vereinfachen, hat das Unternehmen eine App entwickelt, mit welcher der Benutzer Dokumente, wie Anträge und Belege in der Versicherungswirtschaft, einfach einscannen (fotografieren) und elektronisch versenden kann. Auf Empfängerseite wird das Dokument dann über intelligente Inputmanagement-Lösungen automatisiert weiter verarbeitet. Damit erübrigt sich der traditionelle Versand über den Postweg.

Auch die CTO Balzuweit GmbH (Stand 6D52) präsentiert mit clarc eWork mobile eine mobile Erfassungslösung. Sie erleichtert Mitarbeitern unterwegs das Erfassen von Daten, Fotos und Dokumenten. Sind die Daten per App mit dem eigenen Smartphone oder Tablet aufgenommen, werden diese – dank einer unkomplizierten Indexierung – direkt an das zentrale Dokumentenmanagement-System des Unternehmens übergeben. Dort kann das Dokument sofort an den zugehörigen Workflow gereicht oder im entsprechend zugeordneten Prozess weiterverarbeitet werden.

Neben dem Erfassen oder Einsehen von Dokumenten gewinnt die mobile Prozesssteuerung weiter an Bedeutung. Dazu Martin Hülscher, CEO d.velop international GmbH (Stand 6D18): „ECM verfolgt die Zielsetzung, viele Funktionen bereitzustellen, um Menschen, Informationen und Prozesse zusammenzubringen. Bei Apps im ECM-Umfeld geht es – nach unserem Verständnis – aber nicht um die vollständige Adaptierung all dieser Funktionen. Vielmehr sollen sie ECM-(Teil-)Prozesse durch die intelligente Bereitstellung weniger Funktionen entscheidend beschleunigen und das immer und überall.“ Auf diese Weise können Prozesse wie die Freigabe von Urlaubs- und Investitionsanträgen oder die Bearbeitung von beispielsweise Aufträgen bzw. Lieferscheinen zeitnah verarbeitet werden. Anwender können mobil und offline ihre Aufgaben erledigen und digital autorisieren – egal in welcher Applikation der Prozess gestartet wurde.

Ähnlich sieht es Frank Rüttger, Leiter des Geschäftsfelds IQAkten bei der IQDoQ GmbH (Stand 6E38). „Der immer noch häufig zu beobachtende Versuch, komplexe Desktop-Anwendungen mit allen ihren Funktionen mobil verfügbar zu machen, ist ein Irrweg. Entscheidend für die Akzeptanz ist vielmehr, das grundlegend andere Bedienkonzept einer App intelligent zu nutzen.“ Mit deren HyperDoc.App und IQAkte Personal.App sind benötigte Unterlagen verschlüsselt auch unterwegs zur Hand. Bei Verlust des Mobilgeräts werden die darauf liegenden Daten automatisch gelöscht. Die App bietet zudem Gestensteuerung sowie Bearbeitungsfunktionen wie Audiokommentare und synchronisiert sich mit den Workflows der zentralen Lösung.

Für Dr. Michael Duhme, Pressesprecher der windream GmbH (Stand 6C12), ist das Thema Sicherheit von hoher Bedeutung: „Mobile ECM-Anwendungen sind mittlerweile unverzichtbar. Apps, mit denen sich Dokumente auch unterwegs sichten und bearbeiten lassen, müssen daher besonders anwenderfreundlich und leicht bedienbar sein. Aber auch die Sicherheit der Apps und der Endgeräte muss generell gewährleistet sein, damit die Daten zuverlässig vor Diebstahl oder Verlust geschützt sind. Darauf sollten alle ECM-Anbieter besonders achten.“

Die INVARIS Informationssysteme GmbH (Stand 6C38) sieht drei Hauptanforderungen. Dazu zählen, so deren Vertriebsleiter Dieter Schmidt, „Offline-Fähigkeit für ein uneingeschränktes Arbeiten mit der App jederzeit und überall sowie die nahtlose Integration mit der On-premise-Anwendung sowie die Lauffähigkeit auf mehreren Plattformen und mobilen Endgeräten“. Das Unternehmen zeigt, wie Kunden mit der mobilen iPhone-App DLA-PROCESSMANAGER von überall Zugriff auf ihre Aufgaben haben. Sie können damit Dokumente prüfen, weiterleiten, genehmigen, ablehnen und bearbeiten. Durch die WYSIWYG-Darstellung und die Möglichkeit zum Druck aller Dokumente ist eine verbesserte Lesbarkeit und schnellere Prüfung eines Dokuments möglich, was insgesamt zu schnelleren Entscheidungen führt.

Nach Auffassung von Ulrich Schmidt, Senior Consultant und Produktmanager, id-netsolutions GmbH (Stand 6A12), ist hinsichtlich der Prozessunterstützung noch Luft nach oben: „Während der komfortable Zugriff auf Kontakte zum Smartphone-Standard gehört, müssen Apps im ECM-Umfeld auch den Zugriff auf entscheidungsrelevante Unterlagen gewähren. Da gibt es noch einiges zu tun: Der Zugriff auf Online-Speicher alleine genügt nicht, es müssen auch Prozesse unterstützt werden.“ Die App docufied smartINVOICE unterstützt den Eingangsrechnungsfreigabeprozess, indem sie den Workflow des ECM zum Anwender bringt und Aufgaben personen- oder gruppenbezogen darstellt. Belege werden mit bereits angebrachten Markierungen angezeigt. So werden Fristen gewahrt und Skontoverluste minimiert. Die Übersicht ist gewährleistet, die Prozesskette mobil unterstützt.

Jürgen Biffar, Geschäftsführer der DocuWare GmbH (Stand 6C38), empfiehlt Anbietern, sich mit der Fragestellung zu beschäftigen, ob sie auf eine native App, einen mobilen Web-Client oder eine hybride Lösung setzen sollen. „Anbieter müssen genau prüfen, für welches Nutzungsszenario welcher Weg geeignet ist. Für Suchen und einfache Dokumentoperationen sind hybride Lösungen, also HTML-Browsertechnik eingebettet in native App-Frames, voll ausreichend. Bei hardwarenahen Anwendungen, zum Beispiel beim Kamera-Scannen oder bei starker Interaktion mit anderen Apps, können native Apps sinnvoll sein. Auf alle Fälle müssen der Kommunikationsweg durch entsprechende Verschlüsselung abgesichert (HTTPS, SSL) und wichtige Dokumente verschlüsselt gespeichert werden. DocuWare zeigt auf der Messe die neue Version ihrer kostenlosen App PaperScan, die ein iPhone oder Android-Smartphone in einen Dokumentenscanner verwandelt. Einfache Bedienung, kombiniert mit technologisch anspruchsvollen Algorithmen für automatisches Auslösen, und eine hervorragende Bildqualität zeichnen die App aus. Bei der neuen Version wurde vor allem die Schwarzweiß-Funktion optimiert. Gescannte Dokumente sind nach der Umwandlung in Graustufen kontrastreich, scharf und damit auch für Texterkennung oder DocuWare Intelligent Indexing geeignet.

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Vorträge über Mobile Solutions auf der DMS EXPO

08. Oktober 2014: VOI-Akademie: (Stand 6E38)
• 11:30-12:00 Uhr: Loris Soldan, signotec GmbH: „Mobiles Büro – Die Vielfalt der elektronischen Signaturlösungen für unterwegs“
• 12:30-13:00 Uhr: Jörg Lenz, SOFTPRO GmbH: „Elektronische Signatur 2014/15 – Was bleibt? Was kommt?“

09. Oktober 2014: BITKOM ECM-Forum (Stand 6A36)
• 10:30-11:00 Uhr: Franz Guszich, INVARIS Informationssysteme GmbH: „Wie mobile Dokumentenanwendungen die Vereinigung von OM und ECM beschleunigen“

09. Oktober 2014: VOI-Akademie (Stand 6E38)
• 11:00-11:30 Uhr: Stefan Kirchner, TROPPER DATA SERVICE AG: „Business Collaboration 2.0. / Cooperation in der Cloud”

10. Oktober 2014: VOI-Akademie (Stand 6E38)
• 10:00-10:30 Uhr: Loris Soldan, signotec GmbH: „Mobiles Büro – Die Vielfalt der elektronischen Signaturlösungen für unterwegs“
• 11:30-12:00 Uhr: Thomas Zellmann, LuraTech Europe GmbH: „Mobiles Scannen mit PDF/A“

www.where-it-works.de

Nicole Körber ist geschäftsführende Gesellschafterin der PR-Agentur good news! GmbH. Als Leitmesse für ECM informiert die DMS EXPO über alle Facetten des digitalen Informationsmanagements. Das Themenspektrum reicht von Dokumentenmanagement und Output-Management bis hin zu E-Post, De-Mail und Input-Management. Unter dem Claim „Where IT works“ bildet sie zusammen mit der parallel stattfindenden IT & Business und der CRM-expo, das gesamte Spektrum der Unternehmenssoftware ab