DOXNET Jahreskonferenz: Trends & Entwicklungen des Dokumentenmanagements

    Salem: 04.07.2017 – Bei der 19. DOXNET Jahreskonferenz ging es vom 19. bis 21. Juni wieder um das Aufspüren von Trends und Entwicklungen des Dokumentenmanagements. Der Fachkongress in Baden-Baden ist auch in diesem Jahr seinem Ruf als Seismograph der Branche gerecht geworden. DOXNET Vorstandsvorsitzender Peter Dehm hatte wieder allen Grund zur Freude, denn die Teilnehmer haben bei der 19. Auflage der Jahreskonferenz dem Branchentreffen die Treue gehalten. Einen großen Dank sprach er bei der Begrüßung nicht nur den rund 600 Teilnehmern, sondern auch den Sponsoren aus, die diesen hochkarätigen Kongress erst ermöglichten.

    Besonders freute sich Dehm, dass die Mitgliederzahl des DOXNET Verbands nach wie vor um die 700er-Marke pendelt. „Wir haben unser hohes Niveau gehalten“, sagte er. Alle, die in Baden-Baden dabei waren, erlebten eine spannende und mit vielen Informationen gespickte Konferenz: 25 Grundsatz- und Anwendervorträge bildeten das programmatische Herzstück, 46 Aussteller sorgten für einen interessanten Rahmen im Messebereich des Kongresshauses.

    Die Jahreskonferenz ist sicherlich das Programmhighlight von DOXNET, Dehm wies aber auch auf die zahlreichen anderen Angebote hin, die über das Jahr verteilt ebenfalls von vielen Teilnehmern besucht werden. Der 8. DOXNET Tag am 23. November widmet sich einen ganzen Tag einem Thema: „Vom internen Druckdienstleister zum Player auf dem externen Markt – Ein schmaler Grat“ lautet der Titel des Treffens in München.

    Die Vorträge – das Herzstück der DOXNET Jahreskonferenz

    Expertenwissen aus erster Hand, exklusive Einblicke und Erfahrungsberichte aus verschiedenen Unternehmen: Die DOXNET Jahreskonferenz in Baden-Baden richtete wieder den Blick voraus auf Trends und Entwicklungen.

    Egon Birnböck, Leiter Sales & Marketing bei der rcDDM GmbH sprach über den Einstieg in die Digitalisierung und beleuchtete die Etablierung eines digitalen Services für den Mittelstand. Er zeigte die Herausforderungen bei der Entwicklung eines digitalen Services und der Vermarktung in dem neuen Marktsegment Klein- und Mittelstand. Konkret ging es um den Einstieg in die Digitalisierung des Briefversands. rcDDM hat dazu eine Online-Lösung entwickelt: Kunden laden Dokumente in die Cloud, die Dokumente werden gesammelt, gedruckt, kuvertiert und versendet. Also ein digitaler Einstieg mit einem physischen Produkt, das am Ende des Prozesses ausgelöst wird.

    Die Herausforderungen lagen vor allem im Neuland der Technik, der Frage, wie der Kunden- und Marktzugang erfolgen soll und darin, die Mitarbeiter mitzunehmen. Das Kernteam bestand aus drei Entwicklern, zwei Service-Managern sowie zwei Experten aus Sales- und Service-Center mit Erfahrungen aus dem konzeptionellen Druckgeschäft und einem Fokus auf eine Neukunden-Anbindung in der Cloud. „Wenn sie etwas Neues angehen, nehmen sie viele Menschen auf diesem Weg mit“, sagte Birnböck. Entscheidend sei der persönliche Kontakt: „Meetings sind notwendig, man muss sich zusammensetzen.“ Einen Schlüssel zum Erfolg sieht er in der Akzeptanz des neuen Services im eigenen Unternehmen.

    Birnböck sprach über die vielen erforderlichen Abstimmungen die während des Prozesses notwendig waren: Von der Logo-Entwicklung, über das Werbe-Video bis zur Namensfindung. Letztlich zeichnete er drei Wege zum Erfolg auf: Ganz vorne steht der Unternehmergeist und die Bereitschaft, in dem Projekt mehr Chancen als Risiken zu sehen, das zweite sind die Menschen, die sich mit dem Projekt identifizieren müssen und drittens: „Sie brauchen jemanden, der eine Vision im Blick hat. Durchhänger müssen gemeinsam durchgestanden werden“, sagte Birnböck abschließend.

    Matthias Kammer, Direktor des Deutschen Instituts für Vertrauen und Sicherheit im Internet, referierte über das Thema „Kommunikation im digitalen Zeitalter“ und ging der Frage nach, „ob jeder machen kann, was er will“. Kammer zeigte auf, wie sich die digitale Gesellschaft zusammensetzt (Verunsicherte, Skeptiker und Enthusiasten) und wie sie sich durch die Digitalisierung verändert. Die „internetfernen Verunsicherten“ machen in Deutschland immerhin 19 Prozent aus, entsprechend niedrig ist in dieser Gruppe der Grad der digitalen Teilhabe. Dann wiederum gibt es eine Gruppe, die den Ausfall des Internets als Notsituation empfindet. „Knapp 60 Prozent der deutschen Bevölkerung sind täglich online“, sagte Kammer und umriss, dass ein Drittel dergenutzten Funktionen Kommunikation sei. Die Akzeptanz von Online-Rechnungen steige zwar, aber weiterhin sei die Rechnung auf Papier am beliebtesten. Sorge um die Sicherheit ihrer persönlichen Daten hätten fast zwei Drittel der Internetnutzer.

    Kammer warf interessante Schlaglichter auf aktuelle statistische Werte rund um die Akzeptanz des Internets und der digitalen Kommunikation in all ihren Facetten. So sehen fast 70 Prozent die Belästigung durch unerwünschte E-Mails als größte Gefahr im Netz. Nach wie vor stehe das Fax auf Platz 3 der beliebtesten Kommunikationswege, was mit der Rechtssicherheit zusammenhänge. Kündigungen und Fristwahrung biete die E-Mail im Rechtssinne nicht, was faktisch in der Realität allerdings anders aussehe. Abschließend betonte er, dass eine soziale Teilhabe ohne digitale Teilhabe zukünftig kaum noch möglich sei: „Die Ausgrenzung bestimmter Menschen darf nicht forciert werden“, warnte Kammer.

    „Ist (Kunden-)Kommunikation morgen rein digital?“ lautete der Titel des Vortrags von Robert Duisberg (Insentis GmbH), in dem er den Status Quo der elektronischen Kundenkommunikation anhand einer Expertendiskussion auf der diesjährigen CeBIT aufzeigte. „2016 haben 98 Prozent der Internetnutzer im Internet etwas gekauft“, berichtete Duisberg. 30 Prozent aller Versicherungen wurden 2015 im Internet abgeschlossen, 2016 waren es schon 39 Prozent. Der weltweite E-Mail-Verkehr nehme ebenfalls weiter zu. Die Zusendung wichtiger Dokumente fordern die Kunden aber auch in Zukunft per Post. „Papierdokumente haben weiterhin eine hohe Bedeutung“, sagte Duisberg. „Kommunikation scheint eine höhere Loyalität zum Handel zu erzeugen“, so schildert Duisberg die Eindrücke der CeBIT-Experten. Statistisch belegt sei dies jedoch nicht, betonte er.

    Bei den Medien zur Meinungsbildung steht das Fernsehen weiterhin an der Spitze, gefolgt von der Tageszeitung und dem Radio. Im Internet sind die Online-Auftritte der klassischen Medien sehr gefragt. Ein wichtiges Ergebnis war, dass erst sehr verschiedene Fragestellungen betrachtet werden müssen, bevor man zu einem abgerundeten Zukunftsbild der Kundenkommunikation kommen könne.

    „Allianz Technology Multi-Channel Lösungen für Digital Document Management“ lautete der Titel des Vortrags von Ulrich Schäck. Als 2007 in der Allianz Deutschland neben einem einheitlichen neuen Bestandsführungssystem auch ein neues Output-Management-System (OMS) eingeführt wurde, hatte Schäck seit Projektbeginn verschiedene Rollen inne und ist aktuell als Gesamt-Architekt verantwortlich. Die „Allianz Managed Operations und Services“ (AMOS) SE hat für die Allianz Deutschland ein Digital Document Management System entwickelt. In seinem Vortrag zeigte er auf, welche kreativen und individuellen Lösungen AMOS für die Allianz Deutschland im Multi-Channel-Umfeld geschaffen hat und welchen  Beitrag die Produkte von Compart dabei leisten. „Digitalization: not an option, but a fact“ — auch die Allianz Deutschland muss sich den Herausforderungen einer immer stärker digitalisierten Welt stellen, lautete eine Erkenntnis von Schäck.

    Die DOXNET Jahreskonferenz war auch 2017 wieder das Branchenhighlight des Jahres für alle, die im Bereich des Dokumentenmanagements und Digitaldrucks Verantwortung tragen.

    Der neu gewählte, ehrenamtliche DOXNET Vorstand besteht nunmehr aus:

    Peter Dehm (rcDDM GmbH), Gabriele Grosse (Rechenzentrum Schulte GmbH), Christian Kempf (Fiducia & GAD IT AG), Daniela Kirsch (Artic Paper Deutschland GmbH), Hans-Peter Niesyt (Allianz Deutschland AG), Uwe Hammann (DATEV eG), Stefan Hunkeler (Hunkeler AG, Schweiz), Rainer Rindfleisch (Kern GmbH), Udo Schäfer (ITERGO Informationstechnologie GmbH), Stefan Wagner (Compart Deutschland GmbH) sowie Ralf Wittmann (Canon Deutschland GmbH).

    www.doxnet.de