ECM. Konkret.

Autor – Herwig Diessner, Leiter Marketing & Communications Enterprise Content Management, DACH, IBM Deutschland

Enterprise Content Management (ECM) deckt die komplette Bearbeitung von Dokumenten mit unstrukturierten Inhalten ab – unabhängig davon, auf welchem Weg die Informationen ein Unternehmen erreichen. Das Dokumentenmanagement beginnt bei der Erfassung und dem Imaging der Inhalte mit anschließender Fallbearbeitung. Nach der Datenanalyse gilt es, aus dem neuen Wissen weitere Erkenntnisse für Geschäftsentscheidungen zu gewinnen. Zudem muss es die erklärte Zielsetzung jedes Unternehmens sein, dass sämtliche Dokumente entsprechend rechtlicher Vorgaben archiviert oder gelöscht werden.

Für den Einsatz von ECM-Systemen spielt es keine Rolle, ob es sich um große Konzerne oder Mittelständler handelt, in welcher Branche sie aktiv sind oder ob die Unternehmen national oder international agieren. In welchem Umfang und mit welcher Ausprägung diese integriert werden, hängt vorrangig von den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab – wie die nachfolgend beschriebenen Einsatzszenarien zeigen.

Maschinenbau/1: Dokumentenverarbeitung & Compliance

Als führender Anbieter von Maschinen und Systemen zur Herstellung und Verarbeitung flexibler Verpackungen beschäftigt die Windmöller & Hölscher KG mit Hauptsitz in Lengerich in Westfalen rund 2.200 Mitarbeiter an 16 Standorten. Vorrangiges Ziel bei der Einführung einer ECM-Lösung war, Papierbelege wie Lieferscheine, Rechnungen, technische Berichte und sonstige Dokumentationen einheitlich zu verarbeiten. Doch neben diesen Routineaufgaben bei der Dokumenterfassung und -verarbeitung ist auch die Compliance eine weitere zentrale Herausforderung für ein international agierendes Unternehmen. Die konkreten Aufgaben bei der Einführung eines ECM-Systems waren hier: a) die Vorgänge bei der Bestellabwicklung zu vereinheitlichen und b) den Mitarbeitern alle Unterlagen zu einer bestimmten Bestellung zur Verfügung zu stellen. Umgesetzt wurde dies über ein abgestimmtes Berechtigungsmanagement – das bei Bedarf auch Prüfern Zugriff auf die geforderten Informationen gewährt und gleichzeitig die Datensicherheit unter Einhaltung aller Anforderungen an das Compliance-Reporting verbessert.

Gemeinsam mit der GIS (Gesellschaft für Informationssysteme) AG wurde dazu eine zentrale Plattform für alle Prozesse im Dokumentenmanagement entwickelt, so dass Dokumente direkt in den Workflow eingebettet sind und Mitarbeiter im Bedarfsfall schnell darauf zugreifen können. Um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen, wurde die Dokumentenverwaltung darüber hinaus in die globale SAP ERP-Anwendung integriert. Auf diese Weise sind Eingangsrechnungen mit den Bestellungen im SAP ERP direkt verknüpft. Das bedeutet, dass der direkte und integrierte Zugriff auf alle Rechnungen über die jeweilige Bestellung möglich ist. Zur Minimierung der Speicherkosten erkennt die ECM-Lösung, ob ein Dokument sicher auf einem schreibgeschützten Speicher archiviert werden muss oder ob es kostengünstiger auf einem Standardspeichersystem abgelegt werden kann.

Maschinenbau/2: Wissensmanagement & Suchfunktionen

Neben einem durchgängigen Dokumentenmanagement können über eine ECM-Anwendung auch Wissensprozesse im Unternehmen gesteuert werden. Die Ausgangslage bei der Heilbronner ILLIG Maschinenbau GmbH & Co. KG, die mit rund 750 Mitarbeitern zu den führenden Anbietern von Maschinen und Werkzeugen für die Thermoformung und Verpackungstechnik zählt: Besonders in den Bereichen Angebotskalkulation, Entwicklung und Konstruktion sowie Kundenbetreuung existierte eine Vielzahl von Unterlagen. Die darin enthaltenen Informationen müssen aber als wichtiger Bestandteil des Unternehmenswissens schnell und einfach zugänglich sein, der Zeitaufwand für die Informationssuche und Inhaltsbeschaffung sollte demzufolge minimiert werden. Ein modernes Wissensmanagement innerhalb der ECM-Lösung, die in Zusammenarbeit mit der PROFI Engineering Systems AG realisiert wurde, ermöglicht nun eine leistungsfähige Text- und Bildersuche auf dem Dateisystem – basierend auf IBM Content Analytics with Enterprise Search 3.0.

Durch die Suchfunktion können unstrukturierte, in Dateien oder E-Mails verteilte Informationen so genutzt werden, als wären sie in einer Datenbank strukturiert. Dabei werden die Daten beim Überführen in den Suchindex automatisch mit unternehmenseigenem Wissen aufbereitet und in die firmenspezifische Begriffsstruktur eingeordnet. Wird beispielsweise der Suchbegriff „Vorstrecker“ eingegeben, werden ca. 9.000 Treffer angezeigt. Je nach Suchintention kann die Suche anschließend über die Wissensbausteine zielgerichtet verbessert werden. So erhält man über die Zusatzangabe „Mastermaschine“ im Prozess „Thermoformen“ knapp 4.000 Treffer. Eingegrenzt auf die Maschinentype UA werden noch 200, zusätzlich beschränkt auf Grundlagenwissen noch 23 Suchergebnisse gelistet. In Kombination mit den Filtern, welche der Suche in einem zweiten Schritt durch Anklicken hinzugefügt werden, bleiben nur noch zwei gefundene Dokumente.

Kreditinstitute: Online-Bewertung von Immobilien

Die verschärften gesetzlichen Regularien zur Immobilienbewertung waren für ein deutsches Kreditinstitut der Grund, ein zentrales ECM-System für das Dokumentenmanagement einzuführen. Denn beim Handel mit Immobilienfonds müssen zukünftig viermal statt wie zuvor nur einmal pro Jahr die Immobilien bewertet werden. Ziel war es auch, eine schnellere und exaktere Bewertung der internationalen Immobilien sowie einen direkten Zugriff autorisierter Nutzer auf den gesamten Datenbestand zu erhalten.

Dauerte die Zusammenstellung der Bewertungsdaten von Immobilien aus 27 Ländern zuvor zwischen 16 und 18 Wochen und lagen die Informationen in unterschiedlichen Dateisystemen und Papierakten vor, arbeitet das Kreditinstitut nun durchgängig digital: Daten von rund 500 Objekten wie Shoppingcenter oder Bürogebäude weltweit sind zentral abgelegt. Gutachter sowie andere externe Mitarbeiter greifen ausschließlich online auf die Dokumente zu. Es gibt nur noch eine vom Fachbereich freigegebene Version, die den zuständigen Sachbearbeitern und Gutachtern zur Verfügung steht.

Behörden: eAkte & Zusammenarbeit

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) setzt seit mehreren Jahren die elektronischen Akte (eAkte) ein, um die unternehmensweite Ablage, Verteilung, Bearbeitung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten von mehr als 22 Millionen Kundenakten zu bewerkstelligen. Die eingescannten Dokumente werden signiert und über eine sichere Datenleitung direkt an das eAkte-System der BA übermittelt. Dabei haben rund 40.000 Nutzer Zugriff auf die Plattform und insgesamt zehn Scan-Zentren sind im Betrieb. Mithilfe der ECM-Lösung für das Case Management können die Laufzeiten einzelner Vorgänge und Anträge gesenkt sowie eine höhere Transparenz sichergestellt werden. Eingesetzt wird die IBM Software FileNet, wobei eine für die BA maßgeschneiderte Bedienoberfläche entwickelt wurde, das Projekt ist Teil der E-Government-Strategie der BA.

Für die Verwaltungsarbeit bietet IBM mehrere zusätzliche Bausteine – außer der eAkte sind dies die E-Vorgangsbearbeitung und die E-Zusammenarbeit. Insbesondere der flexible Zugriff auf Anwendungen in der Cloud soll die individuelle und aufwandsreduzierte Umsetzung ermöglichen. Die E-Vorgangsbearbeitung steigert die Prozesseffizienz durch die Abbildung strukturierter und teilstrukturierter Abläufe. Hierbei können Routineaufgaben automatisiert sowie Bearbeitungsaufgaben parallel durchgeführt werden. Im Rahmen der E-Zusammenarbeit vereinheitlichen Behörden nicht nur sämtliche Arbeitsschritte über digitale Plattformen, sondern bereiten auch das vorhandene Wissen und die Erfahrungen der Mitarbeiter auf.

[Kasten1 Anfang]
Peter : Infokasten – vielleicht 2-spaltig ??? oder als Abschluß des Artikels

DMS EXPO Logo / Stand Nr. bitte einsetzen !!!!! Halle 6, Stand 6D32.

ECM rund um das Flughafenmanagement
„RUNWAY TO ECM – Wir bringen Ihr Dokumentenmanagement zum Fliegen“ – unter dieses Motto stellt IBM mit mehreren Partnern den Messeauftritt auf der DMS EXPO 2014.
Themen sind, wie unterschiedliche Prozesse aus Fertigung, Logistik oder Kundenbetreuung in die ECM-Prozesse eingebunden oder unstrukturierte Informationen wie E-Mail-Anfragen, Video-Aufnahmen oder Inhalte aus der Social-Media-Welt zentral gesammelt und ausgewertet werden. Darüber hinaus spielen gerade bei der Luft- und Raumfahrt – eine Branche, die stets mit enormen Datenmengen zu tun hat – Big Data Analytics, Cognitive Computing und Cloud zentrale Rollen.

www.ibm.com/software/de/data/ecm/

Herwig Diessner, Leiter Marketing & Communications Enterprise Content Management, DACH, bei IBM Deutschland. Das Lösungsportfolio der IBM reicht vom Supercomputer über Software und Dienstleistungen, inklusive Beratungsleistungen, bis zur Finanzierung. Mit einer auf Kernkompetenzen ausgerichteten Konzernstruktur positioniert sich IBM klar im Markt und unterstreicht gleichzeitig ihr Selbstverständnis als global integriertes Unternehmen mit einem langfristigen und nachhaltigen Wachstumsmodell.