Einfach gut in Form.

Autorin –
Inken Pauli, Manager Marketing & Kommunikation bei appsoft.Technologies GmbH.

Um eine Vielzahl von digitalen, mobilen und Offline-Kanälen zu bedienen, sind Crossmedia-Publishing oder Medienneutrales Publizieren mittlerweile Standard. Vor allem bei der Technischen Dokumentation wird der Großteil der Texte von Konstrukteuren, Entwicklern, CE-Verantwortlichen, Projektmanagern oder auch Fachautoren geschrieben, die oft nicht über entsprechendes Publikationsfachwissen verfügen. Sie schreiben ihre Informationsprodukte meist unstrukturiert in Word oder anderen Textverarbeitungsprogrammen. Aber auch Verlage stehen vor ähnlichen Herausforderungen, wenn sie Dokumente aus unterschiedlichen Quellen oder in unterschiedlichen Ausgangsformaten möglichst kosteneffektiv publizieren müssen.

Realisiert wird die angesprochene Mehrfachnutzung vor allem durch XML-Technologien, so dass bei der Weiterverarbeitung oft aufwändige Konvertierungen von Word zu XML und von XML zu Word nötig werden. Um an dieser Stelle einen effizienteren Workflow zu schaffen, sollte die Erfassung des Contents daher direkt in XML erfolgen. Doch die gängige Praxis von Redakteuren und Fachautoren steht dem entgegen: Viele XML-Editoren sind grau und unübersichtlich, ihre schlechte Usability lässt Anwender im XML-Wirrwarr oft verzweifeln. Um also einen Anreiz zu schaffen, direkt strukturierte, XML-konforme Dokumente zu erzeugen, müssen bei entsprechenden Tools die Nachteile von XML-Editoren ausgeglichen werden.

„Schreiben“ wie mit Word

Um Autoren und Redakteure zu überzeugen, auf das gewohnte Arbeitsmittel Word zu verzichten, muss eine Lösung zur einfachen und validen Erstellung komplexer Dokumente angeboten werden, die in erster Linie durch eine intuitive Benutzeroberfläche aufwartet. So ist beispielsweise bei der Lösung Xeditor kein technisches Know-how zum Schreiben notwendig, das User-Interface ist stark an das von MS Word angelehnt. Die WYSIWYG-Ansicht, in der Autoren quasi ihr „fertiges“ Dokument sehen und bearbeiten können, trägt zur Akzeptanz dieses Vorgehens bei.

In punkto Benutzerfreundlichkeit wurden die Bedienelemente auf der Xeditor-Benutzeroberfläche entsprechend dem typischen Nutzerverhalten optimiert, so dass häufig genutzte Befehle mit weniger Handgriffen aufgerufen werden können. Dazu gehören auch zusätzliche Shortcuts für Formatierungen. Weitere wichtige Funktionen bei der Textarbeit sind die Rechtschreib- und Grammatikprüfung sowie ein WIRIS-Formeleditor. Word-Standards wie Toolbar-Erweiterungen (Sonderzeichen, „Wörter zählen“, vordefinierte Grafiken, Fußnoten), dokumentinterne Verlinkung oder das Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses sind ebenfalls gewährleistet. Auch wurde die Möglichkeit geschaffen, über ein Formular die Metadaten des Dokuments zu editieren.

Ortsunabhängiges Arbeiten

Ein weiterer großer Vorteil von Xeditor ist das ortsunabhängige Arbeiten mit Hilfe der webbasierten Lösung. Es ermöglicht ferner geografisch verteilte Teamarbeit. Somit lassen sich auch externe Autoren unmittelbar in die Redaktionsarbeit einbinden. Der webbasierte Editor mit einer mehrsprachigen Oberfläche ermöglicht es, weltweit Dokumente zu erstellen sowie zu bearbeiten. Der Autor loggt sich über einen Intranet- oder Internetzugang in das System ein und kann sogar offline das Dokument bearbeiten, wenn die Internetverbindung unterbrochen ist oder er im Flugzeug sitzt.

Auf diese Weise werden neue redaktionelle Quellen erschlossen, so dass neben den festen Lektoren und Redakteuren auch professionelle Journalisten, akademisches Lehrpersonal oder Sachverständige ihre unabhängige Meinung und ihr Expertenwissen formulieren und vermitteln können. Ein weiterer Vorteil der webbasierten Lösung ist die zentralisierte Administration. Dadurch entfallen Softwareinstallationen und Updates auf Anwenderseite.

Strukturierte Dokumente für die technische Redaktion

Wichtige Voraussetzung bei der technischen Redaktion ist, dass sich das Tool problemlos in bestehende Redaktions- und Content-Management-Systeme integrieren lässt. Und es müssen darüber hinaus die wichtigsten Strukturierungsstandards der Technischen Dokumentation unterstützt werden, so zum Beispiels DITA, Docbook, Funktionsdesign® oder Pi-Mod. Darüber hinaus ist auch eine einfache Anpassung an individuelle XML-Schemata möglich. Alle erstellten Dokumente können bereits bei der Eingabe gegen die vorgegebene Dokumentstruktur validiert und geprüft werden.

Die Echtzeit-Validierung stellt zudem die konforme Strukturierung des Dokuments und etliche rechtliche Anforderungen sicher. Auch sorgt die moderne und offene Architektur der Software für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der technischen Angaben und minimiert auf diese Weise rechtliche und finanzielle Risiken. So lassen sich mit dem intuitiven Assistenten unter anderem auch normenkonforme Warnhinweise nach ANSI Z535.6 erstellen. Der Single-Source-Ansatz erlaubt außerdem eine Wiederverwendung bereits erstellter Dokumente und Übersetzungen.

Content-Bearbeitung für Verlage

Neben der Technischen Kommunikation liegt ein weiterer Schwerpunkt beim Crossmedia-Publishing in Verlags- und Medienhäusern. Die Produktion des Contents für die digitalen und gedruckten Medien erfolgt dort vorwiegend dezentralisiert in unterschiedlichen Computersystemen. Dabei können Autoren mit dem Xeditor-User-Interface Inhalte erstellen oder Änderungen an Inhalten vornehmen und diese in die Unternehmens-Cloud stellen.

Das Kommentarsystem und die Änderungsnachverfolgung stellen zudem die Funktionen bereit, um zeit- und nutzerunabhängig Kommentare und Änderungen einzufügen. Außerdem werden Freigabezyklen durch ein Rechteverwaltungsmanagement festgelegt. Redakteure können die fertiggestellten Inhalte sichten und Änderungen der Inhalte im Redaktionspool annehmen oder ablehnen. So können alle Beteiligten mit dem gleichen System unabhängig und zeitgleich arbeiten. Gleichzeitig wird das Teamwork der Autoren strukturiert und unterstützt.

Fazit

Bei Lösungen wie Xeditor erfolgt die Erstellung der XML-Inhalte ähnlich wie in bekannten und verbreiteten Office-Produkten, angelehnt an Word. Die Autoren benötigen weder technische Kenntnisse noch Schulungen oder Workshops und können sich daher auf das Schreiben der Inhalte konzentrieren und somit qualitativ hochwertige und semantisch ansprechende Dokumente schaffen. Sinnvolle Konfigurationen der Toolbar, der Kontextmenüs aber auch der Tastaturbelegung führen zu einer hohen Effektivität in der Dokumentbearbeitung.

Die webbasierte Lösung erlaubt es zudem, ortsunabhängig Inhalte in eine Datenbank einzupflegen, Änderungen vorzunehmen und von zentralisierten Updates zu profitieren. Dadurch wird gewährleistet, dass alle Anwender mit der gleichen Version arbeiten. Damit einher geht eine effektive Kollaboration zwischen Redaktion, Autoren und Kontributoren.

www.appsoft.com

Inken Pauli, Manager Marketing & Kommunikation bei der appsoft.Technologies GmbH. appsoft ist eine Technologie-Service-Company mit dem Fokus auf anspruchsvolle XML-Technologien für anwenderorientiertes Editieren und Publizieren, spezialisiert auf die Entwicklung eines browserbasierten XML-Editor, Xeditor und das Redaktionssystem Xpublisher. Die offenen Software-Architekturen ermöglichen flexible und maßgeschneiderte Kundenlösungen.