End-2-End Records Management

Autor – Werner Rieche, Vice President Sales DACH, OpenText

Geschäftliche Unterlagen und Informationen müssen während ihres gesamten Lebenszyklus regelkonform verwaltet werden. Dabei sind sowohl gesetzliche Vorschriften als auch firmeninterne Regelungen und Richtlinien zur Aufbewahrung und Archivierung rechtlich relevanter Dokumente zu beachten. Mobility, Big Data, Social Media sowie Cloud-Services – und damit die Verteilung des Contents auf unterschiedlichste Systeme und Applikationen – stellen Unternehmen hierbei vor neue Herausforderungen. Zudem müssen firmeninterne Regelungen und Richtlinien hinsichtlich des Managements von Informationen im Sinne von konsistenten Unternehmensprozessen eingehalten werden (Stichwort: Information Governance).

Unterstützung bieten moderne Records Management-Systeme. Sie verwalten digitale und physische Unterlagen aus verschiedenen Quellen und setzen die Informationen in Kontext zu den Geschäftsprozessen. Durch eine einheitliche Klassifizierung gestaltet sich das Management des Contents von der Entstehung bis zur Vernichtung über sämtliche Plattformen hinweg konsistent und effizient. Dabei geht es insbesondere darum, Nachweise und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von elektronischen oder physischen Akten zu erfassen, zusammenzuführen und aufzubewahren.

Ziel: Unternehmensrisiken minimieren

Ziel ist die vollständige Darstellung der Informationen und Unterlagen zu einem bestimmten geschäftlichen Vorgang. Dazu werden Daten und Materialien aus immer mehr Quellen und Informationsträgern zusammengetragen und gemeinsam in einer elektronischen Akte verwaltet. So werden darin nicht nur die Inhalte, also alle geschäftsrelevanten Informationen, die im Zusammenhang mit einem Geschäftsprozess erstellt und empfangen werden, ersichtlich. Auch lässt sich der gesamte Entstehungszusammenhang, die Historie, über den gesamten Lebenszyklus der Unterlagen dokumentieren und nachvollziehen. Dieser umfasst die Entstehung, Identifizierung, Klassifizierung, Priorisierung, Speicherung, Sicherung, Archivierung, Nachverfolgung und gegebenenfalls auch die Vernichtung von Informationen.

Das durchgängige Records Management hat in erster Linie den Zweck, Risiken für das Unternehmen zu reduzieren: So wird durch die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten die Beweisführung im Falle von Buchprüfungen oder Rechtsstreitigkeiten überhaupt erst möglich. Auch gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflichten sowie die korrekte Vernichtung von Unterlagen nach Ablauf von Fristen lassen sich zuverlässig umsetzen. Wichtig ist dabei, die Richtlinien laufend zu überprüfen, um sie an veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen oder an neue Anforderungen der Geschäftsbereiche anzupassen. Unabhängig von der Einhaltung interner oder externer Compliance-Vorschriften dient ein fundiertes Records Management natürlich auch dazu, den maximalen Wert aus dem Unternehmens-Content entlang der gesamten geschäftlichen Prozesskette zu schöpfen.

Records Management klassifiziert Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus

Daten aus externen Systemen systematisch verwalten

Neue Herausforderungen für das Records Management ergeben sich aus aktuellen Trends: Dazu zählen etwa das exponentielle Wachstum von unstrukturierten Daten (Big Data/Big Content), der Zugriff und das Erstellen von Content über mobile Applikationen (Mobility), soziale Netzwerke und Collaboration-Tools (Social Media). Mit der steigenden Nutzung von Diensten und Anwendungen über die Cloud ergibt sich die Schwierigkeit, dass Dokumente in externen Systemen erstellt und verwaltet werden, aber auch für diese Dokumente die Unternehmensregeln angewendet werden müssen. Alle diese Entwicklungen haben starken Einfluss auf die Information Governance, also auf die Art und Weise, wie Unternehmen mit Informationen umgehen.

Zudem verändert die Digitalisierung in allen Unternehmensbereichen die systematische Dokumentation von Geschäftsprozessen: Unterschiedlichste digitale Formate müssen zentral und einheitlich verwaltet sowie in einen Business-Kontext gesetzt und bei Bedarf verfügbar gemacht werden.

Übergreifende EIM-Strategie: alle Systeme integrieren

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, das Records Management als strategischen Prozess zu betrachten und ihn in ein ganzheitliches Enterprise Information Management (EIM) einzubinden. Nur so lassen sich alle Unterlagen, Informationen und Dokumente mit den zugrundeliegenden Geschäftsprozessen verzahnen. Zu beachten ist dabei, dass die meisten Unternehmen heute mit unterschiedlichsten Systemen und Plattformen arbeiten: File-Server, diverse E-Mail-Anwendungen, Office-Pakete, betriebswirtschaftliche Applikationen wie SAP, Portale wie Microsoft SharePoint, Datenbanken wie SAP HANA oder Oracle, webbasierte Anwendungen, mobile Clients – sie alle sind nahtlos in das Records Management einzubeziehen. Zu stemmen ist das nur mit durchdachten, ganzheitlichen Software-Lösungen.

OpenText integriert mit seinem Ansatz das Records Management in ein übergreifendes Enterprise Information Management. Als Bestandteil der Content Suite ermöglicht die Lösung die durchgängige Verwaltung von Unterlagen über den gesamten Lebenszyklus und über sämtliche Systeme und Plattformen hinweg. Durch eine klare Klassifizierung lassen sich die gewünschten Informationen schneller auffinden.

Dabei unterscheidet das System zwischen unterschiedlichen Typen der Einteilung: Während bei der prozessgetriebenen Klassifizierung der Content eindeutig bestimmten Business-Prozessen zugeordnet wird, erfolgt bei der rollenbasierten Klassifizierung die Einteilung der Informationen nach der Personengruppe, zu welcher der Anwender gehört. Das hat den Vorteil, dass sich das gesuchte Dokument durch die Kombination mehrerer Schlüsselbegriffe (Bestimmter Prozess/Personengruppe) leichter auffinden lässt.

Rechtssicherheit durch automatische Klassifizierung

Enorm hilfreich für die einheitliche Anwendung der Regeln und die Verbesserung der Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist die Möglichkeit der Auto-Classification: Dabei werden auf Basis hinterlegter Regeln bestimmte Unterlagen automatisch klassifiziert. Ein Prozess der Feinjustierung und Prüfung stellt sicher, dass die betreffenden Dokumente richtig erkannt werden. Dadurch lassen sich beispielsweise gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen für Produkthaftungsunterlagen automatisiert einhalten. Dies sorgt für eine Compliance-konforme Aufbewahrung und damit für maximale Rechtssicherheit – ohne dass für die Mitarbeiter zusätzliche Arbeitsschritte notwendig sind.

Zudem ist es möglich, Dokumente kontrolliert zu löschen: Eine vernünftige Klassifizierung bietet hier die einzige Möglichkeit, Informationsbestände sinnvoll aufzuräumen. Mitarbeiter erhalten dabei die Sicherheit, nur die wirklich obsoleten Unterlagen zu löschen. Physische Dokumente wie Zeichnungen, Verträge oder Fragebögen können gescannt und mithilfe von Technologien der optischen Zeichenerkennung (OCR) und der elektronischen Texterkennung (ICR) automatisch indiziert und identifiziert werden. Außerdem können die physischen Dokumente auch als nicht-digitale Objekte im gleichen System verwaltet und z.B. die Ausleihe geregelt werden. Für Cloud-Dienste stehen Plug-Ins zur Verfügung, welche es ermöglichen, auch für extern erstellte Dokumente die Anwendung der Aufbewahrungsfristen sicherzustellen und diese in das unternehmensweitete Records Management System einzubinden.

Die Klassifizierung ermöglicht es, Dokumente kontrolliert zu löschen und Informationsbestände aufzuräumen

Mit einer solchen, durchgängigen Records-Management-Lösung können Unternehmen eine einheitliche, auditierbare und in allen Schritten nachvollziehbare Information Governance implementieren. Ein besonderer Vorteil: Die Funktionen lassen sich nahtlos in bestehende Applikationen integrieren. Anwender können damit sämtliche Features in ihrer vertrauten IT-Umgebung nutzen. Durch die verlässliche Klassifizierung und Eliminierung von redundantem und veraltetem Content lassen sich Speicherkapazitäten reduzieren und Storage-Kosten einsparen. Nicht zuletzt ist die Lösung nach allen gängigen Compliance-Standards und von führenden IT-Anbietern wie SAP, Microsoft und Oracle zertifiziert.

Fazit

Mithilfe eines durchdachten Records Managements können Unternehmen ihre Unterlagen, Informationen und Dokumente über den gesamten Lebenszyklus konsistent verwalten. Eingebunden in eine ganzheitliche EIM-Strategie, die alle relevanten Systeme mit einbezieht, lassen sich sowohl firmeninterne Richtlinien des Informations-Handlings als auch Regeln und Vorschriften des Gesetzgebers durchgängig – über alle Plattformen, Applikationen und Devices hinweg – einhalten.

OpenText auf der Records Management Konferenz am 25.11.2014
Workshop „Lösungsansatz für unternehmensweites Records Management unter Einbeziehung aller relevanten Systeme“ (T1|2 ab 11:55 Uhr)

www.opentext.de

Werner Rieche, Vice President Sales DACH, OpenText. OpenText bietet Software für Enterprise Information Management. Damit können Unternehmen jeglicher Größe und aus jeder Branche ihre unstrukturierten Geschäftsinformationen in ihren eigenen Rechenzentren oder in der Cloud managen, sichern und wertsteigernd nutzen. Mehr als 50.000 Unternehmen verwenden bereits OpenText-Lösungen, um das Wertpotenzial ihrer Informationen zu erschließen.