Enterprise Search für unternehmensweites Informationsmanagement

Autor – Daniel Fallmann, Gründer und Geschäftsführer der Mindbreeze GmbH

International tätige Unternehmen stehen sehr oft vor der Herausforderung, vorhandenes Know-how über Kontinente und Zeitzonen durch intelligente Informationslogistik zu transferieren. Enterprise Search-Lösungen wurden genau für diese Einsatzszenarien entwickelt. In einem ersten Schritt werden die Daten mit Hilfe von Crawlern aus den unterschiedlichsten Datenquellen exportiert und die unterschiedlichen Formate von Filtern zu einem konsolidierten Datenstrom gewandelt. Dabei ist es dann egal, aus welcher Quelle diese Daten stammen: ein Word-Dokument, ein E-Mail-Attachement im PowerPoint-Format, aber auch Bild- oder Videodateien. Heutige Lösungen unterstützen 500 und mehr Dateiformate. Der so konsolidierte Datenstrom wird schließlich zur semantischen Indizierung weitergeleitet.

Im Gegensatz zu klassischen Wissensmanagement-Systemen, die auf Basis von zusätzlichen Datenbanken mit Drittanwendungen erstellt und durch Personen gewartet werden, bereiten Suchmaschinen die Daten und Informationen auf, die bereits im Unternehmen existieren. Die meisten Unternehmen nutzen heute weniger als ein Prozent ihrer verfügbaren Informationen – eine Investition in entsprechende Suchtechnologien würde sich jedoch auszahlen [1].

Selbstlernende Systeme erstellen Wissenspool

Heute müssen Informationen von einer Suchlösung verstanden und im richtigen Zusammenhang angezeigt werden, damit Fragen auch versteckte, nicht offensichtliche Zusammenhänge zum Vorschein bringen. Eine einfache Stichwortsuche reicht aber dafür nicht aus. Daher werden semantische Analysen und Suchverfahren zunehmend die klassische Stichwortsuche ablösen [2]. Bei der Anwendung semantischer Verfahren werden die Daten intelligent verknüpft – beispielsweise ein Projektname mit einer Materialienliste, einem Projektplan und der Kommunikation im Projektteam – und das über alle Abteilungs- und Applikationsgrenzen hinweg. Das dabei erworbene Wissen wird auf nachfolgende Datenströme angewendet: Auf diese Weise verbessert das selbstlernende System laufend die Qualität der Analyse. Am Ende des Prozesses steht dann ein unternehmensweiter Wissenspool mit dem Ziel, verfügbare Informationen zu verdichten und relevante Informationen rasch zugreifbar zu haben.

Mobile Clients erlauben den raschen Zugriff auf Unternehmensdaten zeit- und ortsunabhängig. Doch auch der Rechtezugriff/die Rechteverwaltung spielt eine tragende Rolle: Idealerweise prüft die Enterprise Search-Lösung die Suchabfrage gegen die bestehenden Rechte in den einzelnen Datenquellen, so entfällt zusätzlicher Administrationsaufwand.

Die Suchlösung in der Praxis

Die Umdasch Group ist ein weltweit tätiger Konzern mit 180 Vertriebs- und Logistikstandorten in über 65 Ländern mit rund 7.200 Beschäftigten. Vor diesem Hintergrund war eine Enterprise Search-Lösung für die strukturierten und unstrukturierten Inhalte in diesen Datenquellen gefragt – mit dem Ziel, die vorliegenden Informationen intelligent zu verknüpfen, die in vielen Datentöpfen (SharePoint 2013, EMC Documentum, Dateisystem, SAP usw.) gespeichert waren. Die Wahl des Konzerns fiel auf die Appliance-Lösung „Mindbreeze InSpire“.

Zunächst wurde, gemeinsam mit dem Umdasch-Team, ein Try&Buy-Programm der Lösung zum Test sämtlicher Funktionen wie Suchanwendungen, semantische Anreicherung und dynamische Filter mit Echtdaten aufgesetzt. Dabei erhielt der Kunde eine Appliance-Box, die im Rechenzentrum des Kunden in die bestehende Infrastruktur (Serverrack, Strom, Netzwerk) integriert wurde und die Datenquellen des Kunden konfiguriert. Danach startet InSpire automatisch mit der Verarbeitung, Analyse und Indizierung der Informationen.

Mit den Daten aus dem Echtsystem erfolgte die Konfigurationen der Anwendungsfälle des Kunden wie beispielsweise Suchreiter (Projekt, Kunde, Kommunikation) und der Filter (Datum, Autor, etc.) zur weiteren Verfeinerung der Suche. Jeder Treffer wird nach bestimmten Kriterien in der Ergebnisliste angezeigt und klassifiziert. Beispielsweise erscheint ein konkretes Projekt zur Suchanfrage im Suchreiter-Projekt. Die einzelnen Treffer können nach beliebigen Kriterien wie Datum oder Autor weiter eingeschränkt werden. Nach dem „Go“ der Geschäftsführung startet der Produktivbetrieb innerhalb eines Monats – auf Basis der Testläufe mit der Appliance-Box aus der Try&Buy-Phase bzw. weil die dort erarbeiteten Konfigurationen in den Produktivbetrieb übernommen wurden.

Fazit

Am Ende des Einführungsprozesses steht nun eine Lösung zur Verfügung, die mit nur einer Suchabfrage alle Informationen zu dem Suchbegriff angezeigt und deren Beziehung zueinander übersichtlich darstellt. Mitarbeiter finden alle relevanten Daten aus den angebundenen Quellen, und zwar direkt in SharePoint, da die Lösung mittels Web Parts vollständig in die Plattform integriert wurde. Neben dem Kostenfaktor spielt auch die Bedienbarkeit eine wichtige Rolle: Intuitive Lösungen bringen auf lange Sicht den höheren Nutzen, auch entfallen langwierige Einschulungsphasen bei neuen Mitarbeitern.

Quellenhinweise
[1] http://www.ironsidegroup.com/wp-content/uploads/2012/06/l122-Analytics-pays-back-10.66-for-every-dollar-spent.pdf
[2] siehe „Trendreport 2020“ des eco-Verbands der deutschen Internetwirtschaft e. V.: www.eco.de

www.mindbreeze.com

Daniel Fallmann ist Gründer und Geschäftsführer der Mindbreeze GmbH. Das Unternehmen ist führender Softwareanbieter für Enterprise-Suchlösungen und Digital Cognition. Die Produkte analysieren und verknüpfen Informationen aus unterschiedlichsten Quellen und erstellen daraus einen semantischen Index. Mindbreeze InSpire ist als Search Appliance in Unternehmen mit geringem Aufwand einsetzbar. Mindbreeze InSite ist als Cloud-Service konzipiert und bietet eine professionelle Suche für Webseiten, Shops und Portale.