Excel-Listen. Da steckt so viel drin!

Autor – Darius Heisig, Vice President of Sales EMEA, Kapow Software

Die Automatisierung von Prozessen und die Integration von webbasierten Systemen – ein Kerngebiet von Kapow Software – umfasst die Migration von Daten und Dokumenten sowie der Web Intelligence. Dabei werden die einzelnen Prozesse Schritt für Schritt in Angriff genommen, deren technische Grundlagen analysiert und anschließend die Software für deren Automatisierung programmiert.

Jetzt lässt ein Feature der aktuellen Version aufhorchen: die Automatisierung der Arbeit mit Excel-Tabellen. Damit können Prozesse und Arbeitsabläufe rund um Excel-Dateien in die Migration einbezogen werden – eine Voraussetzung für die Automatisierung derjenigen Prozesse in Unternehmen, die auf Excel-Dateien und -Listen basieren. Für die technische Umsetzung werden dazu Informationen in Excel-Listen mithilfe der Kapow-Software erkannt, extrahiert und in andere Excel-Listen übertragen bzw. mit anderen Listen abgeglichen.

Über die Excel-Integration sprachen wir mit Darius Heisig, Vice President of Sales in EMEA bei Kapow Software.

Wenn Sie mit Ihren Kunden sprechen – welche Erfahrungen haben die Prozessmanager mit Excel-Sheets in ihren Unternehmen?

Vom Call-Center-Agenten bis zum CEO – alle nutzen Excel. Ohne Excel gibt es keine akkurate Buchhaltung, keinen schlagkräftigen Vertrieb und auch kein funktionierendes Marketing. Und entsprechend viele Excel-Listen, -Dateien, -Auswertungen, -Tabellen, -Dubletten gibt es in jedem Unternehmen. Wir haben mit Kunden gesprochen, die mit mehr als 5.000 Excel-Listen arbeiten – pro Abteilung. Andere Kunden sprechen von mehr als 10.000 Listen pro Jahr.
Es ist ein offenes Geheimnis: Viele Organisationen, die gerne über ihre „optimalen Prozesse“ sprechen, haben keine Ahnung, wie sie ihre Excel-Listen in den Griff bekommen können. Egal wie automatisiert ein Unternehmen arbeitet – bei Excel-Listen sind wir zurück bei den manuellen Abläufen. Die Mitarbeiter bearbeiten die Listen, sie vergleichen die Einträge in den Listen am Bildschirm. Sie übertragen Daten per Mausklick in die Anwendungen oder tippen die Listen einfach ab.

Anscheinend ist Excel ja viel mehr als nur ein Tabellenprogramm. Wofür nutzen die Unternehmen Excel tatsächlich?

Excel-Listen sind ein entscheidend wichtiges Transportmedium für Informationen: Schauen Sie sich beispielsweise einen typischen Geschäftsprozess im Vertrieb an. Die verschiedenen Partner schicken ihre Statusmeldungen oder ihre Updates innerhalb von Excel-Tabellen. Sie informieren ihren Partnermanager über Bestellungen, über neue Aufträge oder neue Kunden. Es ist völlig normal, dass sie in die Excel-Listen Arbeitsanweisungen schreiben: „Bitte ändern Sie die Kundendaten, bitte erstellen Sie eine Rechnung …“ und so weiter. Das bearbeiten die Mitarbeiter typischer Weise manuell.

Wie würde die Automatisierung dieser Prozesse aussehen?

Sehen Sie, bei einigen unserer Kunden sind ganze Abteilungen damit beschäftigt, Excel-Listen zu öffnen, diese mit anderen Listen abzugleichen, neue Daten einzufügen und alte Daten zu löschen. Die meisten dieser Listen müssen zum Feierabend fertig sein, sie dokumentieren die Arbeit eines bestimmten Unternehmens an einem bestimmten Tag. Deshalb beginnt am nächsten Tag das Spiel von neuem. Keine Frage: Das sind immer wiederkehrende Prozesse und deshalb können wir das sehr gut automatisieren.

Gerade diese sogenannten „stupiden Arbeiten“ haben sich häufig eingespielt. Wenn die Mitarbeiter mal damit angefangen haben, sind sie kaum zu verändern. Es sind eingefahrene Prozesse, weit ab von jeder Dokumentation oder Beschreibung. Und wenn es diese Festlegung nicht gibt, ist es häufig so, dass die Verantwortlichen diesen Prozess gar nicht sehen. Oder ist es den Verantwortlichen bewusst, dass ihre Kollegen Excel-Dateien in die CRM- oder ERP-Systeme tippen?

Ja, natürlich, die Prozessmanager verfolgen das sehr aufmerksam. Sie sehen die hohen Kosten für diese meist ineffizienten Prozesse und natürlich auch das Potenzial für deren Automatisierung. Häufig gehen sie dann zur IT-Abteilung und sagen: „Für unsere Prozesse mit Excel würden wir gerne eine Lösung haben.“ Das Problem für die IT-Kollegen ist, dass sich hinter diesen Anfragen sehr vielfältige Use-Cases verstecken. Die Buchhaltung möchte die Daten aus Excel in ein Oracle-System übertragen, das Marketing arbeitet in ein CRM-System. Aus Sicht der IT-Abteilung sind das alles gesonderte Aufträge, individuelle Projekte mit jeweils eigenen Lösungen.
Keine Frage – in Summe ist das eine sehr große Investition. Daher ist eine Standardlösung hier von Vorteil, mit der die IT-Abteilungen für alle Kollegen eine sehr pragmatische Lösung realisieren können, unabhängig vom Zielsystem der Daten. Lesen der Daten, Anreichern der Daten, Prüfen der Daten in den internen Systemen – sind diese Daten bekannt, korrekt, veraltet? Nach der Prüfung werden die neuen Daten in ein bestimmtes System oder in eine bestimmte Anwendung geschrieben – und dieser Prozess lässt sich gut automatisieren.

Auch der andere Weg ist üblich: Viele Mitarbeiter kopieren sich Daten aus den Anwendungen zusammen oder tippen sie in Excel, um sie mit den Excel-Werkzeugen auszuwerten. Sie nutzen dafür die Pivot-Auswertungen, die Möglichkeit mit Excel sehr einfach hochwertige Grafiken zu erstellen und natürlich auch die Option, diese Auswertungen über die Microsoft-Infrastruktur an alle Kollegen im Unternehmen zu schicken. Diese Prozesse sind in den Unternehmen normal – und sicherlich im gleichen Maße nicht automatisiert.

Ja, das sind Prozesse, über die unsere Kunden berichten. Mitarbeiter holen sich aus den Anwendungen Informationen, um daraus ein Excel-Sheet zu erstellen. Das geht bis in die Unternehmensführung: Der Vorstand lässt sich vom Verantwortlichen für das Risikomanagement über die aktuellen Risiken oder die KPIs informieren. Die Daten kommen dabei aus verschiedensten Anwendungen, sind geschäftskritisch und häufig manuell zusammengestellt. Hier können wir umfassend automatisieren – mit dem Ergebnis, dass jeden Tag auf die Minute pünktlich eine Auswertung der Risiken und KPIs auf dem Tisch des Risk Managements und auf dem Computer des Vorstandes liegen. Eben weil wir alle Daten problemlos in den Anwendungen finden und in Excel schreiben können.

In der Tat – hier eröffnen viele neue Perspektiven. Herr Heisig, wir danken Ihnen für dieses Interview.

Use-Case – Rechnungsstellung
Die Beschleunigung und Automatisierung von Geschäftsprozessen sorgen einerseits für eine Kostenersparnis, weil viel redundante Arbeit überflüssig wird. Gleichzeitig bietet die Beschleunigung auch klare Verbesserungen – etwa beim Rechnungsversand und damit verbunden beim Geldeingang. Denn heute stecken viele Rechnungsdaten in Excel-Listen fest, die Mitarbeiter vergleichen bei der Rechnungsstellung verschiedenste Einträge aus unterschiedlichsten Listen und Tabellen. Mit dem automatischen Abgleich der Daten und der automatisierten Anreicherung von Informationen und deren Übertragung in eine verbindliche Liste können die Abteilungen ihre Prozesse – auch die der Rechnungsstellung – um mehrere Tage beschleunigen.

www.kapow.com/de

Darius Heisig ist Vice President of Sales EMEA bei Kapow Software. Kapow Software wurde 1998 in Kopenhagen als Webplattform unter dem Namen Kapow.Net gegründet. Im Jahr 2002 firmierte das Unternehmen um – und verlegte als Softwarehersteller 2003 den Firmensitz nach Palo Alto, USA. In Europa arbeitet Kapow Software mit rund 30 Mitarbeitern, unter anderem in Kopenhagen und Frankfurt. Seit Juli 2013 ist Kapow Software Teil des Kofax-Konzerns.