Happy Birthday! Das PDF wird 20.

Autor – Ulrich Isermeyer, Senior Business Development Manager Acrobat und TCS, Adobe Systems

PDF ist durch die zahlreichen Möglichkeiten, Informationen zu erzeugen, zu teilen, gemeinsam zu bearbeiten und zu nutzen, weit mehr als ein Dateiformat. Es ist eine universelle Sprache für den Austausch von Dokumenten, über die Grenzen von Systemen, Software-Applikationen, Betriebssystemen und Geräten hinweg. Ein Medium, das den Austausch von Ideen und Informationen von systemischen, technischen Schranken befreit. Und zugleich die Lösung vieler Probleme, mit denen Mitarbeiter in Unternehmen tagtäglich kämpfen. Denn je globaler, vernetzter, mobiler und komplexer die Arbeitswelt wird, desto größer werden die Herausforderungen für Unternehmen, ihren Mitarbeitern Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen sie in der Lage sind, überall und auf jedem Gerät effektiv arbeiten zu können.

Information Worker des 21. Jahrhunderts benötigen effiziente, anwenderfreundliche Lösungen für die Zusammenarbeit mit anderen, sowohl innerhalb als auch außerhalb der Firewall. Gleichzeitig müssen sowohl IT-Anforderungen als auch organisatorische Bedingungen hinsichtlich einer optimalen Verwaltung, Anwendungssicherheit sowie einer sicheren Informationsweitergabe erfüllt werden – und das alles zu einem möglichst hohen ROI. Wer den Zeitaufwand analysiert, der in vielen Unternehmen rund um die Arbeit mit Dokumenten entsteht, erkennt, dass Produktivität und Effizienz in diesem Zusammenhang keine Selbstverständlichkeit sind. Eine weltweite IDC-Studie [1] belegt, dass jeder Information Worker in Westeuropa damit Zeit „verschwendet“, die seinen Arbeitgeber jährlich etwa 14.500 Euro kostet und die Produktivität um 19,5 Prozent verringert. Bei einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern kommt diese Arbeitszeit einer Einstellung von 195 Mitarbeitern gleich.

Phase 1: Entwicklung eines universellen Dateiformats

Doch vor 23 Jahren war es nicht die Ineffizienz, sondern schlicht die Unmöglichkeit, Dokumente software- und betriebssystemunabhängig austauschen zu können, die Adobe-Gründer John Warnock inspiriert hat, ein Dateiformat zu entwickeln, das erstmals Dokumente auf einem anderen Computer originalgetreu darstellt. Zu diesem Zeitpunkt war das Versenden von Dokumenten ein Abenteuer: Nur wenn Anwender die gleiche Software und dieselben Schriften auf ihrem Computer installiert hatten, konnten sie sicher sein, dass keine Konvertierungsprobleme auftraten. War dies nicht der Fall, so war die ursprünglich vom Autor gewählte Formatierung kaum wiederzuerkennen.

1991 wurden dann das erste PDF vorgestellt sowie die Software-Lösungen Distiller und PDFWriter, die bis heute zum Erstellen des universellen Dateiformats eingesetzt werden. Im nächsten Schritt galt es, verschiedene Probleme wie etwa die Einbettung sämtlicher Schriften, ohne dass das Dokument eine gewisse Maximalgröße überschritt, zu lösen.

1993 war es dann so weit: Adobe veröffentlichte die Acrobat 1.0 Suite, bestehend aus Exchange, um PDFs zu erstellen und anzusehen, Reader, um PDFs zu lesen, und Distiller, um PostScript-Dateien in PDFs umzuwandeln. Die Resonanz auf Unternehmensseite war zunächst verhalten. Der Aufschwung kam ein Jahr später, als Adobe sich entschloss, den Reader zum Lesen von PDFs kostenfrei anzubieten. In der Folge wuchs auch die Nachfrage nach der Acrobat Suite, die man benötigt, um PDFs nicht nur lesen, sondern auch aus anderen Dateiformaten erstellen zu können. Nach und nach integrierten Kreative, Grafiker, Texter und Designer das Format in ihre Produktionsworkflows, um besser zusammenarbeiten zu können.

Phase 2: Von der Standardsoftware zur ISO-Norm

Seit 1999 ist PDF der Industriestandard für effiziente Workflows und der Adobe Reader die Standardsoftware auf Notebooks und Desktop-PCs weltweit, mit dem digitale Dokumente mit den jeweiligen Schriften und Formatierungen des Autors gelesen und sogar kommentiert werden können. Der Adobe Reader ist der einzige PDF-Viewer, mit dem sich praktisch jedes PDF-Dokument inklusive Formularen und Multimedia-Inhalten öffnen und interaktiv nutzen lässt. Adobe hat mittlerweile ein breites Spektrum an Bearbeitungsfunktionen wie die Kommentarfunktion, die XML-Unterstützung für E-Commerce-Anwendungen, das dynamische Inhaltsverzeichnis und eine Miniatur-Seitenvorschau integriert. Für Behörden und Unternehmen bietet Acrobat besondere Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz und digitale Unterschrift.

Diese intelligenten Funktionen erleichtern es, Daten in Dokumenten zu sammeln und mit anderen zu teilen. Dadurch sind PDF und Acrobat heute mehr als nur ein branchenübergreifender Standard für den Austausch von Informationen. Sie ermöglichen und fördern die Zusammenarbeit, unabhängig davon, mit welchem Gerät oder welcher Software Dokumente erstellt wurden. Das wird besonders in der Finanzbranche aber auch überall dort wo sensitive Dokumente verteilet werden müssen, besonders geschätzt.

Bild: PDF-Container – mögliche Inhalte

2008 wurde PDF als ISO Standard (ISO 32000) anerkannt, der längst nicht mehr nur von Adobe, sondern von vielen Firmen weiterentwickelt wird. Hinzu kommen weitere PDF-Standards wie PDF/X für die Druckvorstufe, PDF/A für Langzeitarchivierung, PDF/E für Datenaustausch im Engineering-Bereich (auch mit 3D PDF-Modellen), PDF/UA für Barrierefreiheit und PDF/VT für Variablen Transaktionsdruck im hochvolumigen Bereich.

Heute: PDF als weltweiter digitaler Industriestandard 2.0

Mit der aktuellen Software-Version Acrobat XI schlägt Adobe ein weiteres Kapitel der Erfolgsgeschichte des universellen Dateistandards auf. Unternehmen erhalten mit der PDF-Software ein Lösungsportfolio, mit dem sie den in der modernen, globalen Arbeitswelt zunehmend komplexen Herausforderungen im Umgang mit Dokumenten gerecht werden.

Acrobat XI bietet die Möglichkeit zur vollständigen PDF-Editierung, den Export in Microsoft PowerPoint sowie Touch-Funktionen auf Tablets. Neu integrierte Online-Dienste umfassen ein hoch entwickeltes Web Contracting mit Adobe EchoSign sowie die Formularerstellung, Datensammlung und -analyse mit Adobe FormsCentral. Acrobat XI unterstützt zudem IT-Abteilungen durch die nahtlose Integration mit Microsoft Office und SharePoint. Die einfache Bereitstellung und Anwendungsvirtualisierung sowie die Applikationssicherheit helfen dabei, die Gesamtkosten niedrig zu halten und einen soliden Return on Investment (ROI) zu erzielen.

Literaturhinweis
[1] http://www.adobe.com/de/products/acrobat/idc-bridging-productivity-gap-white-paper.html

Überblick: Neue Funktionen in Adobe Acrobat XI
• PDF-Dateien editieren: Mit den Werkzeugen „Edit Text“ und „Edit Image“ lassen sich einzelne Abschnitte, Bilder und Objekte durch Anklicken und Ziehen ganz einfach verändern.
• Ausgewählte Inhalte und verschiedene Dokumente in einem einzigen PDF-Dokument neu anordnen und zusammenfügen, ohne die Ursprungsdatei zu verändern.
• Freigaben für Dokumente oder Verträge im Web mithilfe des integrierten elektronischen Signaturservices in Adobe EchoSign innerhalb kürzester Zeit erhalten.
• Die Formularerstellung, -verteilung sowie die Analyse der Ergebnisse mithilfe der in Acrobat XI enthaltenen Adobe FormsCentral Desktop-App vereinfachen.
• PDF-Dokumente auf Tablets und Smartphones bearbeiten: Mit der Touch-Funktionen im Adobe Reader können Dokumente kommentiert und Formulare ausgefüllt und gespeichert werden.
• PDF-Dokumente als PowerPoint-, Word- oder Excel-Dateien abspeichern und Abschnitte oder komplette PDF-Dateien komplett als Microsoft Office-Dokumente und Webseiten weiter verwenden, ohne den Text neu eingeben zu müssen.
• Mit der Funktion „Barrierefrei machen“ sowie dem verbesserten Prüfwerkzeug für barrierefreie PDF-Dokumente die PDF/UA und WCAG 2.0 Standards für Barrierefreiheit einhalten.

Was alles mit Acrobat möglich ist, zeigt Adobe regelmäßig im Rahmen seiner Online-Shows unter http://www.adobe.com/de/event/acrobatshow.html

www.adobe.com

Ulrich Isermeyer, Senior Business Development Manager Acrobat und TCS, Adobe Systems. Adobe Systems ist ein US-amerikanisches Software-Unternehmen mit Sitz in San José (Kalifornien). 1982 gegründet, bietet Adobe Software-Lösungen für Kreative, Entwickler, Behörden und Unternehmen an. Zu den bekanntesten Produkten und Technologien des Unternehmens zählen Adobe Creative Suite, Photoshop, InDesign, Acrobat sowie die Technologien Adobe Flash und PDF mit den kostenlosen Viewern Flash Player und Adobe Reader.