Herzstück: Integrationsplattform

Autorin – Sabina Merk, freie Autorin, für ELO Digital Office

„Moderne Lösungen für Informationsmanagement in Unternehmen stellen hohe Anforderungen an die Integration in bestehende Systeminfrastrukturen. Ziel dabei ist, Informationen aus unterschiedlichen Quellen im Kontext des Geschäftsprozesses zur Verfügung zu stellen und für den Anwender dementsprechend aufzubereiten.“ Diese Feststellung von Maximilian Gantner, Senior Analyst & Leiter Pentadoc Radar, formuliert klar die strategische Herausforderung, der sich Unternehmen stellen müssen. Von der technischen Seite her gesehen bedeutet dies, sich mit Systemen verschiedenster Art auseinanderzusetzen. Ein nicht zu unterschätzender Aspekt ist dabei die Organisation der Inhalte, jeweils auf die Geschäftsprozesse bezogen. Dies zu leisten vermag die sogenannte Middleware, die Integrationspunkte über Standardschnittstellen bereitstellt und verteilte Applikationen reibungslos miteinander kommunizieren lässt.

ECM-Systeme dienen dabei als Informationspool und eignen sich daher auch als Integrationsplattform. Sie archivieren Dokumente und Daten vorgangsbezogen und stellen diese auf Anforderung im jeweiligen Kontext bereit. Im Zuge der Geschäftsprozessoptimierung ist dies quasi eine Voraussetzung, ebenso wie die reibungslose Verzahnung mit Drittapplikationen, ob für Enterprise-Resource-Planning (ERP), Customer-Relationship-Management (CRM), Konstruktion (CAD) oder mit E-Mail-Systemen. Anstelle auf diverse Schnittstellen zu setzen, ist eine Middleware die elegantere Lösung. Sie trennt die Applikations- von der Business-Logik und steht für ein ganzheitliches Informations- und Dokumentenmanagement auch über die Unternehmensgrenzen hinaus.

Middleware für eine standardisierte Integration

Erfolgt die Integration über eine Middleware – ein Ansatz, den beispielsweise der Business Logic Provider (BLP) der ELO Digital Office GmbH verfolgt ‒ lassen sich dank der tiefgehenden Integrations- und Business-Logik Projekte um ein Vielfaches schneller umsetzen. Dazu tragen auch die vorkonfigurierten Business-Templates bei, die in einem Designermodul einfach grafisch modelliert und an Kundenspezifika angepasst werden können. Aufwendiges Programmieren und Scripting entfallen und das System ist einfach zu warten. Der BLP ist dabei keine einfache technische Schnittstelle, sondern vielmehr eine Integrationsplattform. Damit lassen sich Inhalte umfassend organisieren, z.B. Dokumente den richtigen Kunden und Geschäftsvorfällen zuordnen, Rechte zuweisen, Akten organisieren, Workflows starten und vieles mehr.

Die Integrationsoptionen durch die Middleware bieten entscheidende Vorteile, so auch im Fall der Warema Renkhoff SE, einem Entwickler von Sonnenschutzsystemen. Durch die Möglichkeit einer standardisierten Integration in verschiedene Systeme ließen sich die komplexen Anforderungen umsetzen und automatisiert die ERP-Systeme SAP, Infor und Xpert anbinden. Die bereits vordefinierten Integrationspunkte des BLP ließen sich einfach modellieren und an die unternehmensspezifische Inhaltsorganisation anpassen: Dokumente und Informationen aus allen führenden Applikationen können nun übergreifend genutzt werden. Druckdatenbelege werden automatisiert verarbeitet und mit echten Inhaltsverknüpfungen im ECM-System archiviert. Das Fazit von Projektleiter Peter Lenhart: „Wir können die komplette Inhaltsorganisation wie Workflows, Ablageregeln, Akten oder die Konfiguration der BusinessConnect-Sidebar mit einem Designer selbst modellieren. Wir sind quasi in der Lage, uns selbst zu betreuen“.

Die Integrationsplattform verbindet Applikationen

Auch Spezialfälle werden abgebildet

Die vorrangigen Ziele einer ECM-Softwareimplementierung formuliert Jens Feuring, Geschäftsführer des Softwarehauses ACTIWARE: „Entscheidend ist, sich bei Projektstart einen fundierten Überblick über die Gegebenheiten beim Kunden zu verschaffen. Ziel muss es sein, die technischen und inhaltlichen Grundlagen zu erfassen, um Informationen so miteinander zu vernetzen, dass die jeweiligen Anwender ein ganzheitliches Bild erhalten. Dabei kann es vorkommen, dass die jeweiligen technischen Umgebungen mehr Herausforderungen bergen, als man im ersten Moment vermutet.“ Einfacher ist es, wenn beispielsweise von einem ERP-System auf ein anderes umgestellt wird, denn die Logik selbst kann im BLP durch die Entkoppelung von technischen Schnittstellen und Datenquellen trotz Migration gehalten werden.

Doch Integration ist weit mehr als das Verschieben von Dokumenten von A nach B. Hier kommen die diversen Integrationspunkte des BLP zum Tragen, die das Einrichten von Einzelschnittstellen überflüssig machen. Selbst Sonderfälle – wie zum Beispiel ein kundenseitig sehr altes SAP-Release, gehostet im Rechenzentrum mit nicht unicodefähigen Datenbanken – löst der Business-Partner durch eine Ad-hoc-Anpassung der Datenzugriffe. Mit einer Standardfunktion des BLP konnte der Vorschrift Genüge getan werden, die Belegdaten so zu archivieren, dass das Dokument dem Original entspricht. Eine Herausforderung war dies allerdings, als ein Kunde vom ERP-System Microsoft Dynamics NAV auf SAP umsteigen wollte. Denn das alte ERP-System erlaubte diesen Schritt integriert, die neue SAP Branchenlösung jedoch nicht.

Trickreich stellen sich zuweilen auch Besonderheiten im Citrix-Umfeld dar: So betrieb ein Kunde sein ERP-System im Rechenzentrum und wollte aus einer sogenannten Published Application heraus Befehle an den lokalen Desktop senden. Möglich wurde dies durch eine Erweiterung, die das Citrix-Protokoll unterstützt und so von Seiten des Servers die Anwendungsautomation im Client erlaubt. In einem anderen Fall musste für die perfekte Integration für mehrere hundert Anwender eine Anpassung vorgenommen werden, da nicht der vollständige Befehlsvorrat der Windows-Programmierschnittstelle Win API genutzt werden konnte. Diese Anforderungen zu meistern bedeutet jedoch gleichzeitig, die Standardversion weiterzuentwickeln, und ist gerade für große Kunden von Nutzen.

Für Spezialfälle im Integrationsgeschäft, die kleine oder große Auswirkungen haben können, unterhält ACTIWARE eine Knowledge-Base, um selbst für exotische Anforderungen die Standardlösungen rund um den BLP schnell zu liefern. „Eine gelungene Verzahnung lädt dazu ein, die Möglichkeiten auszureizen“, ergänzt Feuring. Der BLP ist nicht nur in der Lage, regelbasiert und ganzheitlich Dokumente zu integrieren oder Aufträge zu erfassen. Vielmehr erhalten Kunden im Zusammenspiel mit dem Tool ELO Business Connect ein hochkomfortables Werkzeug, das sie proaktiv in ihrer Arbeit unterstützt. Wenn es darum geht, nach Dokumenten zu suchen, Daten anzuzeigen, Analysen zu integrieren, Mails oder Briefe zu schreiben bzw. in ERP-Systeme zu springen, werden diese Funktionen als Sidebar im Anwenderdesktop und gleichermaßen in Webanwendungen zur Verfügung gestellt. Business Connect kann automatisiert Handlungsoptionen vorschlagen oder Informationen anbieten, sowohl zur Rolle des Anwenders als auch im Kontext seiner Arbeitsaufgabe.

Fazit

Integriertes Arbeiten vermeidet Medienbrüche und fördert die Produktivität. Insellösungen haben ihre Pflicht erfüllt, nur im Verbund entstehen zukunftsfähige Lösungen.

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Sabina Merk ist freie Autorin in München. ELO Digital Office ist Hersteller leistungsfähiger Software für elektronisches Dokumenten-Management, digitale Archivierung und Workflow-Management. Somit deckt ELO das gesamte Spektrum des Enterprise-Content-Management (ECM) ab. Das Unternehmen ist international aufgestellt und betreibt neben dem Hauptsitz in Stuttgart weltweite Niederlassungen