Hochleistungsscanner liefern strukturierte Daten und indizierte Dokumente

Autor – Steffen Unmuth, Sales Direktor Zentral- und Osteuropa, Mittlerer Osten, Russland bei IBML

Unternehmen werden auch in Zukunft gigantische Mengen Papier untereinander und mit ihren Kunden austauschen und sind somit auch in Zukunft auf schnelle, kosten-günstige und qualitativ hochwertige Dokumentenverarbeitung angewiesen. Die Frage ist nicht ob – sondern die Frage ist wie die besten Prozesse aussehen könnten, mit denen die Scanproduktionen mehrere Millionen Seiten Papier im Monat digitalisieren, die Inhalte auslesen und in die jeweiligen Prozesse schicken.

Die Verarbeitung und Digitalisierung von Papierdokumenten gilt in vielen Unternehmen als teuer, aufwändig und langsam. Doch bei vielen Scandienstleistern ist genau das Gegenteil der Fall. Mit immer besseren Prozessen, modernster Software und schnellen Produktionsscannern verarbeiten sie Millionen Belege im Monat. Bei einer Umstellung der Prozesse und mit der Anschaffung neuer Scanner realisieren sie häufig einen ROI von 12 bis 16 Monaten. Gleichzeitig können sie mit den neuen Prozessen Kosten sparen und ihren Kapitalbedarf für die Scanproduktion drastisch senken.

Natürlich ist die Geschwindigkeit der Scanner bei vielen Herstellern ungefähr gleich – bei genauer Analyse sind andere Faktoren entscheidend: Die Automatisierung der Prozesse, die Qualität der Bilder und die Leistungsfähigkeit der Software. Denn schon eine Verbesserung der Erkennungsrate um zehn Prozent beschleunigt die Verarbeitung der Dokumente und damit den gesamten Prozess enorm. Der beginnt bei der Anlieferung der Belege und endet eben nicht mit der Rechungsstellung – sondern mit dem Kapitalbedarf für die gesamte Produktion.

Tatsächlich arbeiten die meisten Dienstleister in ihren Produktionshallen mit einer sehr guten Scanlösung. Und viele Produktionsleiter sehen nicht wirklich die Notwendigkeit, eine neue Lösung anzuschaffen.

Automatisierung der Prozesse

Allerdings beginnen viele damit, ihre Prozesse zu überdenken. Sie überlegen, ob sie mit einer grundlegenden Umstellung der Abläufe die Produktion beschleunigen und die Kosten senken. Sie laufen durch die Hallen und analysieren Schwachstellen – wo und wie kommt das Papier an? Wie transportieren es die Mitarbeiter innerhalb der Halle und wie bereiten sie es für das Scannen vor? Wichtig sind auch die Fragen, ob und wie das Papier archiviert oder vernichtet wird. An vielen Stellen übernimmt intelligente Software die Prozesswege und automatisiert Abläufe.

Denn die Dienstleister sind gezwungen immer schneller und produktiver zu arbeiten. Natürlich liegt der Schlüssel hierfür auch in den Scannern selbst. Denn die Digitalisierung der Belege ist das entscheidend Nadelöhr innerhalb der Scanproduktionen. Und hier ist für die Geschwindigkeit wiederum die Qualität der Bilder entscheidend. Ein guter Scanner digitalisiert in einer Minute mehr als 400 Dokumente im A4-Format und erzeugt Images, die die Software zu mehr als 80 Prozent auslesen kann. Das sind heute die Standards, an denen sich die Verantwortlichen orientieren sollten.

Fazit

Ein Hochleistungsscanner ist heute wie ein eigenes, kleines Rechenzentrum. Der Output ist kein Bild oder elektronisches Dokument. Das Gerät liefert vielmehr die Daten und Informationen aus den Dokumenten. Die elektronischen Schriftstücke sind für die Archivierung indiziert und über Metadaten wieder recherchierbar. Mit der Intelligenz in den Scannern bilden die Produktionsverantwortlichen viele weitere Schritte ab. und genau dafür lohnt es sich, mit einem Scanner zu arbeiten, der eben nicht nur Bilder erzeugt, sondern auch Informationen aus den Dokumenten ausliest.

Use-Case
Scannen und Auslesen von Millionen Dokumenten im Monat
Scanproduktionen laufen vor allem im Bankenumfeld oder bei Versicherungen. Diese lagern viele Prozesse an Servicecenter für Postverarbeitung aus oder an Dienstleister, die das Outsourcing von ganzen Geschäftsprozessen übernehmen. Viele Prozesse können nicht auf digitale Dokumente umgestellt werden – beispielsweise die Abrechnung von Arztrezepten.

Masseure, Physiotherapeuten, Apotheken – sie alle erhalten von ihren Kunden die Rezepte und am Ende des Monats hat eine Physiotherapeutin möglicherweise Rezepte von hundert Patienten, die sie mit hundert verschiedenen Versicherungen abrechnen müsste. Das ist eine Komplexität, die sie überhaupt nicht beherrschen kann. Also packt sie alle Rezepte in einen Karton und schickt sie zu ihrem Abrechnungs-Dienstleister. Dessen Service ist es, die Rezepte zu scannen, auszuwerten, abzurechnen und der Physiotherapeutin das Geld zu überweisen. Der Dienstleister kümmert sich um den gesamten Geschäftsprozess, um die Absprachen und die Rechnungsstellung mit der Krankenversicherung. Diese Unternehmen verarbeiten Millionen Belege im Monat. Der Umsatz liegt bei mehreren Milliarden Euro im Jahr.

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Steffen Unmuth, Sales Direktor Zentral- und Osteuropa, Mittlerer Osten, Russland bei IBML.