Kommt an. ECM im Mittelstand

HDPresse2013

Herwig Diessner, Leiter Marketing & Communications Enterprise Content Management, DACH, IBM Deutschland

Enterprise Content Management-Lösungen halten immer stärker Einzug im Mittelstand. Doch während größere Unternehmen aus Automobilbau, Finanzbranche oder Gesundheitswesen schon länger durchgängige ECM-Strategien implementiert haben, steht der Mittelstand oft noch am Anfang. Waren dort bisher kleinere Systeme im Einsatz, die in der Regel nicht über die Verwaltung von Kundendaten und Auftragsnummern hinausgingen, so gehen mit der Cloud, Big Data und Mobile neue Chancen einher. Denn die Flexibilität einer Cloud, die intelligente Datenanalyse mit Big Data und die mobile Datenerfassung ermöglichen auch im Mittelstand die Transformation hin zum digitalen Unternehmen und den Aufbau neuer Geschäftsmodelle.

Innerhalb dieser strategischen Neuausrichtung des Mittelstands kommt ECM die Aufgabe zu, nicht nur gespeicherte Inhalte über eine schnelle Volltextsuche zu erschließen, sondern sie mit Hilfe von Big Data und Analytics für wichtige Geschäftsentscheidungen sinnvoll aufzubereiten. Inzwischen stehen ausgereifte Analysetechnologien zur Verfügung, die nicht nur große Datenmengen sicher managen, sondern auch die mobile Datenwelt in Echtzeit einbinden. Gerade dem deutschen Mittelstand, der nicht selten in seinen Nischen zu den Weltmarktführern oder so genannten Hidden Champions gehört, eröffnet diese Flexibilität neue Wachstumsfelder.

Transformation zum digitalen Unternehmen

Fundament für die Transformation ist ein durchdachtes Dokumentenmanagement. In Zeiten einer globalisierten Wirtschaft bedeutet dies, dass auch kleinere Firmen weltweit auf Marktveränderungen schnell und zielgerichtet reagieren können. Mittelständische Unternehmen sollten aktuell darauf achten, dass ihr ECM die komplette Wertschöpfungskette des Dokumentenmanagements abdeckt: Also unstrukturierte Daten erfasst, aktiviert, analysiert und so aufbereitet, dass sie sich gemeinsam nutzen lassen.

Gerade für weltweit agierende Mittelständler und Weltmarktführer ist es entscheidend, dass sie in jedem Land den gesetzlichen Vorschriften und Auflagen genügen. Dank der Integration eines Regel- und Entscheidungsmanagements mit einem Dokumentenmanagement-System ist das ECM bereits bei der Archivierung in der Lage, länderspezifisch darüber zu informieren, wie lange ein Unternehmen Dokumente aufgrund gesetzlicher Vorgaben aufbewahren muss und wann es bestimmte Dokumente löschen kann oder sogar dazu verpflichtet ist. Beteiligte am E-Discovery-Prozess stimmen sich untereinander ab und verknüpfen gesetzliche Aufbewahrungspflichten in Bezug auf Informations-Repositorys, um rechtliche Prozesse zu beschleunigen und Rechtskosten zu senken. Auch welche Daten noch gebraucht werden und welche Daten man löschen kann – oder sogar muss, entscheidet ein durchgängiges ECM mit.

Die Cloud macht ECM flexibel

Aufgrund der enormen Datenmengen, mit denen auch Mittelständler konfrontiert sind, sollte die IT jederzeit skalierbar sein. Gewährleisten kann dies die Infrastruktur einer Cloud. Sie erfüllt spezifische Anforderungen mit Blick auf Skalierbarkeit, Integrierbarkeit, Administration, Prozesseffizienz, Rechteverwaltung und Datensicherheit. Im ECM-Umfeld ist zudem unabdingbar, dass die Lösung auch Funktionalitäten für das Management der Dokumente liefert, hierzu gehören Suche, Benachrichtigungen, soziale Features, Versionierung, Revisionssicherheit oder auch Office-Integration. Über die Cloud ist ein Unternehmen in der Lage, die ECM-Lösung individuell anzupassen. IT-Disziplinen rund um Mobile oder Big Data lassen sich über Cloud-Services in die ECM-Lösung integrieren und aufeinander abstimmen.

Analyse mit Cognitive Computing

Technologisch betrachtet, stehen einem ECM-System nun auch die Möglichkeiten des Cognitive Computings zur Verfügung ‒ und damit ein nächster Schritt über das „klassische“ ECM hinaus. IBM hat hierfür das Computersystem Watson entwickelt, das dank intelligenter Algorithmen selbstständig Informationen aus unstrukturierten Daten gewinnen und daraus Schlüsse ziehen kann. Watson kann das menschliche Denken nachempfinden und nutzt unter anderem Tiefenstrukturanalysen und evidenzbasierte Begründungen, um Entscheidungsfindungen zu beschleunigen. Gerade unstrukturierte Daten sind das perfekte Spielfeld für Watson, da das Computersystem eine Reihe von Transformationsverfahren für natürliche Sprache verwendet und sowohl die Hypothesengenerierung als auch evidenzbasiertes Lernen beherrscht.

Durch die Verknüpfung von ECM und Watson können zum Beispiel Sachbearbeiter auf Basis großer Datenmangen schnelle und bessere Entscheidungen treffen. Konkret kann Watson helfen, folgende Fragen zu beantworten: Gibt es ähnlich gelagerte Fälle? Womit lässt sich ein bestimmter Sachverhalt vergleichen? Dabei bleibt die Verschlagwortung im ECM-System erhalten, aber sie ist nicht mehr das einzige Analysewerkzeug. Über Watson wird auch das Wissen externer Online-Quellen und Social Media-Kanäle eingebunden und unstrukturierte Daten aus verschiedenen Ressourcen ausgewertet – also aus E-Mails, Dokumenten, Grafiken oder Videos

Mobiler Datenzugriff ist Voraussetzung

Eine weitere Herausforderung auf dem Weg zum digitalen Unternehmen liegt darin, dass auch der mobile Zugriff auf Daten jederzeit sicher möglich sein muss. Zentrale Plattform hierfür ist oft eine Cloud: Denn die dazu erforderlichen Prozesse laufen nicht selbst auf den mobilen Geräten, sondern stehen ausschließlich als Services in der Cloud zur Verfügung. So wurde beispielsweise beim Unternehmen MAC Mode GmbH aus Wald bei Regensburg auf der Basis von IBM Worklight ‒ mit dem Tool lassen sich plattformübergreifende Apps entwickeln ‒ ein unternehmenseigener App-Store eingerichtet. Über diesen Store stellt das Unternehmen mobile Apps bereit, die den Zugang zu relevanten Daten aus dem Warenwirtschaftssystem für Vertriebsmitarbeiter in Echtzeit sichern. So können Kundengespräche wesentlich flexibler und effizienter durchgeführt werden, auch Rückfragen lassen sich ohne Umwege beantworten.

Ein anderes Anwendungsbeispiel aus dem Mittelstand bezieht sich auf Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau. Mit Werkzeugen aus dem ECM-Umfeld lassen sich Wartung und Instandhaltung von Maschinen steuern. Dank der mobilen Datenerfassung und Analyse lassen sich von Deutschland aus in Echtzeit Maschinenparks in China oder USA überwachen. Mitarbeiter vor Ort gleichen über Smartphones Informationen und Daten mit der Hauptzentrale ab. Egal welches Endgerät sie nutzen, sie greifen direkt auf Dokumente und andere Firmendaten zu und können wiederum überall Dokumente einstellen, verändern und mit ihren weltweiten Teams teilen. Reparaturen und Wartungsarbeiten einer Maschine werden so schneller und effizienter durchgeführt, da alle Mitarbeiter stets über aktuelle und einheitliche Informationen verfügen.

Intelligente Datenanalyse stützt Umsatzprognosen

Über die Analyse der aktuellen Situation hinaus gewinnt auch die intelligente Datenanalyse immer mehr an Bedeutung, so dass Prognosen über die zukünftige Geschäftsentwicklung möglich werden – so auch beim österreichischen Skihersteller Blizzard. Er analysiert Umsatzschwankungen mit Big-Data-Anwendungen, und mithilfe einer intelligenten Datenanalyse lassen sich Vorhersagen über Ski-Trends erstellen. Auch Witterungsbedingungen sowie kurzfristige Marktveränderungen kann Blizzard mit Big Data & Analytics berücksichtigen. So reagiert das Unternehmen unter anderem auf Nachfrageschwankungen in bestimmten Skiorten. Zusätzlich bietet die Datenanalyse die Möglichkeit, Bestände zu kontrollieren. Dadurch ist immer genug Material verfügbar, unabhängig davon, wie die Nachfrage sich entwickelt. Auf diese Weise konnte das Unternehmen die Fertigungszyklen auf acht Wochen senken.

Fazit

Das Ziel von ECM-Anwendungen im Mittelstand ist klar und wird zukünftig über die „reinen“ Verwaltungsfunktionen dieser Systeme hinausgehen: Das Wissen aus dem eigenen Unternehmen sowie die Informationen aus der schier unendlichen Welt von Social Media sollen mit ECM so aufbereitet werden, dass die Wettbewerbsfähigkeit gestärkt wird. Über Cloud, Big Data oder Mobile stehen inzwischen IT-Disziplinen zur Verfügung, mit denen sich Enterprise Content Management flexibel und skalierbar an jedes Geschäftsmodell anpassen lässt. Eine Entwicklung, die vielversprechend für den Mittelstand ist und 2015 enorm an Fahrt aufnehmen wird.

Halle 3 im BITKOM ECM Solutions Park: Dort zeigt IBM, wie sich trotz starkem Datenwachstum strukturierte und unstrukturierte Daten sicher managen lassen. Vorgestellt werden Governance- und E-Discovery-Lösungen sowie der IBM Case Manager in Kombination mit dem Content Navigator. Ferner erfahren die Besucher mehr zur mobilen Dokumentenerfassung mit IBM Datacap und dem Thema ECM on Cloud mit dem IBM Navigator.
IBM Hauptstand in Halle 2: Lösungen zu Cloud, Mobile, Security, Social oder Big Data und Analytics.

www.ibm.com/software/de/data/ecm/

Herwig Diessner, Leiter Marketing & Communications Enterprise Content Management, DACH, bei IBM Deutschland. Das Lösungsportfolio der IBM reicht vom Supercomputer über Software und Dienstleistungen, inklusive Beratungsleistungen, bis zur Finanzierung. Mit einer auf Kernkompetenzen ausgerichteten Konzernstruktur positioniert sich IBM klar im Markt und unterstreicht gleichzeitig ihr Selbstverständnis als global integriertes Unternehmen mit einem langfristigen und nachhaltigen Wachstumsmodell.