Mehr Transparenz im Purchase-to-Pay-Prozess

Autor ¬ Matthias Lippert, Geschäftsführer bei Basware

Mittelständische Unternehmen wie etwa viele Automobilzulieferer stehen durch die internationalen Wertschöpfungsnetzwerke unter Zugzwang: Eingebunden in vielschichtige Kunden- und Lieferantenbeziehungen müssen sie in der Lage sein, entsprechend komplexe Finanzprozesse zu handhaben – von der Bestellung über Rechnungsempfang und -bearbeitung bis hin zur Zahlungsanweisung.

Gleichzeitig ist in vielen Bereichen die Prozessoptimierung eine große Herausforderung. Unternehmen nutzen deshalb verstärkt Analysetools, um mit Hilfe von Kennzahlen verborgenes Potenzial aufzudecken. Dabei spielen sieben Kennzahlen eine besondere Rolle. Ob diese tatsächlich komplett abgefragt werden können, hängt von der Leistungsfähigkeit der verwendeten Lösung ab.

Potenzial zur Optimierung über Kennzahlen analysieren

Die sieben wichtigsten Kennzahlen zur Analyse der Rechnungsbearbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess lauten:

#1: Volumen elektronischer Rechnungen und Papierrechnungen
Ab einem gewissen Rechnungseingangsvolumen ist es zu empfehlen, sich von papierbasierten Prozessen zu verabschieden und auf elektronische Rechnungen zu setzen. Sie vermeiden Medienbrüche, reduzieren den Aufwand in der Rechnungsbearbeitung und senken Kosten.
Bei der Entscheidung gilt es, das Verhältnis zu beachten zwischen Rechnungen, die der Lieferant selbst elektronisch zur Verfügung stellt und Rechnungen, die auf Papier ankommen und in eine elektronische Rechnung konvertiert werden. Je größer das Volumen an elektronischem Rechnungseingang ist, umso besser ist die Datenqualität und desto schneller können Rechnungen bearbeitet werden. Der Effekt einer solchen Automatisierung lässt sich mit einer Lieferantenaktivierung erheblich steigern: Ein Unternehmen, das auf elektronische Prozesse setzen möchte, sollte auch seine Lieferanten davon überzeugen, auf elektronische Rechnungsvorgänge umzusteigen.

#2 Prozentsatz automatisierter Rechnungsabgleich
Normalerweise werden Bestellungen im ERP- oder Procurement-System generiert und dann an einen Lieferanten übermittelt. Stellt dieser eine Rechnung, lässt sich über eine Automatisierungssoftware sofort ein Abgleich durchführen und die Bestellung der richtigen Rechnung zuordnen. Der Prozentsatz an automatisch abgeglichenen Rechnungen hängt vor allem davon ab, ob Bestellungen und Zahlungspläne im System definiert sind. Mit den hinterlegten Informationen wie Bestellnummer, Rechnungssumme oder bestellter Menge ist es möglich, den Prozess vollständig zu automatisieren. Gleichzeitig erleichtern diese Daten den manuellen Abgleich von solchen Rechnungen, die aus bestimmten Gründen nicht automatisiert werden können.
Es erscheint paradox: Nicht alle Unternehmen, die eine große Anzahl an elektronischen Rechnungen erhalten, verarbeiten diese auch automatisiert. Dabei erfüllt die Unternehmenssoftware in der Regel die Voraussetzungen.

#3 Prozentsatz pünktlicher Zahlungen
Ergeben sich regelmäßig Prozessverzögerungen durch einen fehlenden automatischen Rechnungsabgleich, so ist zu prüfen, ob deshalb Zahlungen zu spät eintreffen. Umgekehrt sollte jeder Betrieb sich zum Ziel setzen, möglichst alle Rechnungen pünktlich zu zahlen. Das hat nicht nur mit seriösem Geschäftsgebaren zu tun: Rechtzeitige Zahlungen gestatten einen besseren Fluss von Finanzströmen und ermöglichen die Nutzung von Rabatten der Lieferanten. Ist der Prozentsatz pünktlich gezahlter Rechnungen zu gering, ist es an der Zeit gegenzusteuern. Schließlich gilt es, Mahngebühren zu vermeiden und von Skonti zu profitieren.

#4 Rechnungsdurchlaufzeit
An dieser Kennzahl lässt sich ablesen, wie es um die Produktivität bei den Prozessen generell bestellt ist, welche Kosten pro Mitarbeiter beziehungsweise pro Rechnung entstehen und wie lange es dauert, sie vom Eingang bis zur Zahlungsanweisung zu bearbeiten. Die hohe Fehleranfälligkeit bei manuellen Vorgängen kann ein Grund dafür sein, dass sich die Rechnungsdurchlaufzeit hinzieht. Doch selbst bei reibungslosem Ablauf fressen papierbasierte Prozesse viel Zeit: Die manuelle Zuordnung, Freigabe, Prüfung und der Rücklauf innerhalb eines Unternehmens kann sich über Wochen erstrecken und führt dadurch schnell zu schlechtem Zahlungsverhalten.
Es ist daher sinnvoll, eine Analyse nach bestimmten Unternehmensbereichen oder auch nach der Art der Rechnung durchzuführen. Vielleicht stellt ein Unternehmen dadurch fest, dass durch Rechnungen bestimmter Kategorien oder Lieferanten ständig ein hoher Aufwand entsteht. Hier lässt sich durch eine Prozessoptimierung die Effizienz steigern.
#5 Dauer pro Tätigkeit & Ausnahmen
Eng mit Kennzahl 4 sind die Dauer pro Arbeitsschritt sowie Ausnahmen verknüpft: In vielen Unternehmen wird die Rechnungsbearbeitung durch langwieriges und mehrmaliges Überprüfen und Genehmigen enorm verzögert. Bei der Analyse sollten sich CFOs also darauf konzentrieren, die Freigabeprozesse zu verschlanken.
Nutzt ein Unternehmen ein externes Servicezentrum für die Bearbeitung, so sollte dieses in die Analyse miteinbezogen werden. Dabei geht es um die Frage, in welchen Bereichen sich die Leistung durch eine softwaregestützte Überprüfung verbessern lässt. Im Anschluss kann das Personal darauf geschult werden, ineffiziente Prozesse zu vermeiden.
#6 Unkonventionelle Ausgaben
Neben der Rechnungsbearbeitung gehört auch ein optimierter Beschaffungsprozess zu effektivem Purchase-to-Pay. Unternehmen sollten ein Auge darauf haben, welche Ausgaben nicht entlang der Firmenstrategie und außerhalb festgesetzter Vorgaben entstehen. Solche unkonventionellen Ausgaben verursachen durch den Kauf ohne verhandelte Preise höhere Kosten. Ein weiterer Nachteil: Die eingehenden Rechnungen müssen manuell bearbeitet werden, weil sie an einem vorhandenen P2P-System vorbei entstanden sind – und sich so auch nicht automatisch zuordnen oder vorhersagen lassen.
Durch unkonventionelles Bestellen verlieren Unternehmen den Vorteil, dass alle Informationen von getätigten Bestellungen und Rechnungen vorgehalten und zur Verfügung gestellt werden können. Für eine umfassende P2P-Strategie ist es deshalb wichtig, diese Ausgaben zu reduzieren und alle Mitarbeiter an die einheitlichen Prozesse heranzuführen.
#7 Kreditorenlaufzeit (DPO – days payable outstanding)
Unternehmen sollten sich zum Ziel setzen, Finanz- und Einkaufsabteilung auf eine gemeinsame Strategie auszurichten, die Verbindlichkeiten reduziert. Idealerweise sollte es nicht länger als 30 Tage zu Außenständen kommen.
Die Kreditorenlaufzeit kann zudem als Kennzahl dafür dienen, Servicezentren auf Führungsebene zu bewerten.

Purchase-to-Pay-Analyse als Teil einer globalen Business-Intelligence-Strategie

Ergebnisreiche Analyse-Tools für Beschaffungs- und Rechnungsprozesse sollten Finanz-, Einkaufs- und Fachabteilungen sowie Kostenstellenverantwortliche dabei unterstützen, gemeinsam an einem Strang zu ziehen. Die sieben Kennzahlen helfen Unternehmen dabei, Schwachstellen bei den eigenen Prozessen zu erkennen. Mit ihnen lässt sich sehr gut einschätzen, wie weit der Optimierungsprozess bereits fortgeschritten ist. Erst wenn auch Beschaffung und Rechnungsbearbeitung mithilfe von Analyse-Tools ständig verbessert werden, kann von einer globalen Business-Intelligence-Strategie die Rede sein.

www.basware.de

Matthias Lippert, Geschäftsführer bei Basware. Basware bietet Purchase-to-Pay und e-Invoicing Lösungen für Unternehmen jeder Größe an. Damit lassen sich Finanzprozesse flexibel steuern und automatisieren, vom Einkauf bis zur Rechnungsbearbeitung. Das schließt sowohl die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung als auch den indirekten Einkauf mit ein. Die abteilungs- und unternehmensübergreifenden Prozesse sorgen für einen transparenten Cash-Flow und eine enge Verzahnung von Lieferanten und Kunden.