Modern Times: systemübergreifendes Dokumentenmanagement

Autor – Michael Grötsch, Vorstand Circle Unlimited AG

Laut dem DMS Trend Report 2014 von SoftSelect nutzen rund 12 Prozent der Unternehmen in Deutschland Dokumentenmanagement (DMS) im SAP-Umfeld. Parallel zu SAP sind natürlich noch weitere wichtige Systeme im Einsatz: Zum Erstellen, Einsehen und Bearbeiten von Dokumenten sind dies insbesondere die Microsoft-Office-Produkte einschließlich SharePoint und Outlook sowie nach und nach die neuen Windows-Applikationen. Im Sinne der Benutzerfreundlichkeit für den Anwender und der Produktivität ist die Integration dieser Systeme mit SAP eine Chance für das Dokumentenmanagement. Ein integrativer Ansatz hilft, Insellösungen und damit verbundene Nutzungsbarrieren zu beseitigen.

Die E-Mail als Tor zur SAP-Welt

Nach Zahlen des BITKOM – dem Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und Neue Medien – erhält jeder einzelne Berufstätige im Durchschnitt elf berufliche E-Mails am Tag [1]. Hochgerechnet auf einen Monat sind das über 300 und im Jahr sogar über 4.000 E-Mails pro Beschäftigtem. Und laut BITKOM „ruft die übergroße Mehrheit (94 Prozent) täglich ihr elektronisches Postfach ab, 38 Prozent sind permanent auf Empfang“. Die zentrale Rolle der E-Mail-Anwendung wie beispielsweise MS Outlook steht im Arbeitsalltag also außer Frage. So werden etwa mit Outlook Termine, Aufgaben und Kontakte verwaltet und vor allem Informationen ausgetauscht, Anfragen bearbeitet oder Absprachen getroffen.

Vieles, was der Mitarbeiter über das E-Mail-Programm erledigt, bezieht sich dabei auf Vorgänge, Geschäftsvorfälle oder Daten, die im SAP-System gemanagt werden. Dabei ist der ständige Wechsel zwischen E-Mail-Anwendung und SAP hinderlich, so dass eine unmittelbare Verbindung beider Systeme die tägliche Arbeit maßgeblich erleichtert. Diese Anforderung lässt sich heute mittels Integrationslösungen realisieren: Ohne die E-Mail-Anwendung verlassen zu müssen, hat der Benutzer die Möglichkeit, über eine Google-ähnliche Freitextsuche SAP-Inhalte in Outlook direkt aufzufinden und einzusehen.

Auch können E-Mails einschließlich ihrer Anhänge und Formatierungen direkt in die SAP-Systeme übernommen, den zugehörigen Objekten zugeordnet und dort archiviert werden. Das Format der Anlage spielt dabei in der Regel keine Rolle. Über die Integration mit dem Exchange Server von Microsoft ist es heute möglich, auch Termine und Aufgaben aus SAP automatisch in die jeweiligen privaten oder öffentlichen Outlook-Kalender zu übertragen. So entsteht in der E-Mail-Anwendung Outlook Transparenz in Hinsicht auf Termine und Aufgaben aus SAP, ohne dass der Anwender das SAP-System geöffnet hat.

Per Windows-Applikation direkt an Dokumente und Daten im SAP-System

Noch befinden sich Windows 8 und 8.1 in den Anfängen – gemessen an den Verkaufszahlen. Der Marktanteil liegt für beide aktuell bei etwas über 11 Prozent. Derzeit nutzen noch rund 28 Prozent der Anwender Windows XP und rund 49 Prozent Windows 7 [2]. Der mit Sicherheit auslaufende Extended Support für Geschäftskunden, der gleichzeitig das Ende von Windows XP auch im Unternehmensumfeld bedeutet, verlangt den Umstieg auf die Windows-Folgeversionen. Hiermit einhergehend wird auch das Thema „App für den PC“ vorangetrieben. Haben die Apps im Mobilfunkbereich schon den Siegeszug abgeschlossen, so werden sie bei den PCs mit Windows 8 und 8.1 Auftrieb erhalten.

Hier könnte der Benutzer Schnittstellen zu den verwendeten SAP-Systemen in Form von Applikationen als komfortabel empfinden. Erste Lösungen gibt es: Mit cuConnect for Windows lassen sich Dokumente direkt aus Windows 7, 8 oder 8.1 in SAP-Systeme übertragen und vom Desktop aus dort suchen. Die Applikation als Integrationslösung eröffnet die Möglichkeit, per Drag-and-Drop vorgangsrelevante Dokumente aus Windows heraus zur Ablage oder weiteren Bearbeitung in die SAP-Systeme zu überführen – ohne diese hierfür öffnen zu müssen.

Um den richtigen Zielvorgang im SAP-System zu erreichen, steht dem Anwender ein Suchfeld zur Verfügung mit dem er mittels Freitextsuche entsprechende Vorschläge zur Auswahl erhält. Darüber hinaus ist es über ein weiteres Suchfenster möglich, vom Desktop aus Dokumente und Daten in den angeschlossenen SAP-Systemen zu finden. Dafür ist ebenfalls eine Freitextsuche vorhanden. Die Ergebnisse werden direkt im Suchfenster der Anwendung aufgelistet. Mittels Mouseover kann sich der Anwender dann zu jedem Eintrag in der Ergebnisliste in einer Schnellübersicht alle wichtigen Informationen anzeigen lassen. Per Klick auf ein Ergebnis kommt der Benutzer zum Dokument beziehungsweise zu den Daten in den SAP-Systemen.

Bild: Integrationslösung für SAP-System mit Microsoft-Anwendungen (© Circle Unlimited AG)

SharePoint als Sprungbrett für die Dokumentenrecherche in SAP

Im März 2014 bestätigte der Microsoft auf der SharePoint Conference 2014 in Las Vegas die Planung weiterer SharePoint-Versionen sowie enorme Wachstumsraten bei den User-Zahlen [3]. Die stärkere Verbreitung von SharePoint ist spürbar. Die teils noch vorhandene Zurückhaltung ist dadurch erklärbar, dass häufig die Möglichkeiten, die SharePoint in perfekter Verbindung mit allen MS-Office-Produkten bietet, noch nicht bekannt genug sind oder die Einführung zu komplex erscheint. Aufgrund dieser fehlenden Kenntnis bleibt das Potenzial streckenweise ungenutzt. Im Nicht-SAP-Umfeld gibt es jedoch kaum Alternativprodukte zu der Kollaborations- und Wissensmanagementplattform von Microsoft. Unternehmen, die das erkannt haben, nutzen SharePoint als moderne Intranet-Lösung und/oder zur Verwaltung ihrer Dokumente – beides in einer Vielzahl von Varianten. Das System gewinnt mehr und mehr den Status einer unternehmensübergreifenden IT-Plattform.

Die Echtzeitkommunikation zwischen SharePoint, SAP und den dort beheimateten Systemen für das Dokumentenmanagement funktioniert heute und lässt sich über die von Microsoft bereitgestellten APIs und Web Services realisieren. Durch die Systemintegration lassen sich innerhalb von SharePoint Daten, Dokumente und E-Mails in sämtlichen Formaten per Freitextsuche in angebundenen SAP-Systemen suchen und anzeigen. Diese Enterprise-Search-Funktionalität hebt Nutzungsbarrieren zwischen beiden Plattformen auf und bedeutet für den Anwender mehr Benutzerfreundlichkeit.

Der User muss SharePoint nicht mehr verlassen, um gleichzeitig nützliche, vorgangsrelevante Informationen aus den SAP-Systemen einzusehen. Die Suchergebnisse werden in der gewohnten Auswahlliste von SharePoint angezeigt. Durch Klick auf ein Ergebnis gelangt der Anwender zur weiteren Ansicht direkt in das SAP-System bzw. das angebundene Dokumentenmanagement. Auf welche Suchergebnisse der Anwender zugreifen darf, kann zudem über ein detailliertes Berechtigungssystem gesteuert werden.

Beispiel Intranet-Projekt

Ein international tätiger Systemintegrator entschied sich im Zuge der Neuausrichtung des Intranets für SharePoint 2013 als Plattform. In einem ersten Schritt sollte den Intranet-Usern aus Vertrieb und Einkauf mittels der Enterprise-Search-Funktionalitäten von SharePoint der direkte Zugriff auf alle Dokumente und Daten im SAP-integrierten Dokumenten- und Vertragsmanagementsystems möglich sein. Heute können die autorisierten Anwender aus dem Intranet einkaufs- und vertriebsrelevante Verträge, Dokumente und E-Mails, die sich in SAP und den dort angeschlossenen Archiven befinden, suchen. Soweit die Berechtigung vorhanden ist, kann der User auch neue Dokumente und E-Mails aus SharePoint in das zentrale SAP-System übertragen.

Fazit

Nutzungsbarrieren zwischen einzelnen Plattformen zu beseitigen, wird vor dem Hintergrund der weiter ansteigenden (digitalen) Informations- bzw. Dokumentenflut entscheidend sein. Je durchgängiger die Prozesse sind, desto komfortabler gestaltet sich das Arbeiten. Von einem System in das andere zu springen, ohne erneutes Anmelden oder Öffnen bzw. über Single Sign-on, impliziert für den Nutzer einen hohen Grad an Freiheit, verbunden mit einer schnellen und transparenten Informationsbeschaffung.

Quellenangaben:
[1] BITKOM, 2011 (www.bitkom.org/de/markt_statistik/64054_68786.aspx)
[2] Net Market Share Reports März 2014 (www.netmarketshare.com)
[3] http://channel9.msdn.com/Events/SharePoint-Conference/2014/KEY01

www.cuag.de

Michael Grötsch, Vorstand Circle Unlimited AG. Die Circle Unlimited AG ist Lösungsanbieter für SAP- und Microsoft-integriertes Dokumenten-, Vertrags- und Lizenzmanagement. Zugriff auf die Lösungen ist direkt aus dem SAP-System heraus möglich sowie über das Web und Mobile Apps. Das Unternehmen ist national und international für mittelständische und vor allem große Unternehmen tätig.