Mustergültig: Dokumentenerzeugung direkt in SAP

Autor – Florian Hunger-Reichardt, Consultant bei der aconso AG

Im Headquarter einer der größten Assekuranzen in der Schweiz ist das aktuelle SAP ERP für den globalen Einsatz installiert: Zug um Zug will das Unternehmen dabei sein SAP-System aktualisieren und vereinheitlichen. Aus strategischen Gründen erfolgt nach und nach der Rollout auf alle Länderniederlassungen. Im Zusammenhang mit dieser Umstellung stellte sich gleichzeitig die Frage, wie sich Briefvorlagen und fertige Schreiben aus dem HR-Bereich in sämtlichen Niederlassungen automatisiert und damit fehlerfrei direkt in SAP erstellen lassen. Ziel war, dass sich eine entsprechende Formatvorlage, die mit den Personaldaten der Mitarbeiter verknüpft wird, automatisch mit den Stammdaten aus SAP vervollständigt.

Für die englische Tochterfiliale der Versicherung war eine effiziente Software zur automatischen Brieferstellung zudem eine wichtige Voraussetzung für die Abschaffung des Altsystems. Diese sollte sich nahtlos in das globale, neue SAP ERP integrieren lassen, und alle Anwender sollten direkt und komfortabel im ERP darauf zugreifen können. Zuvor hatte die englische Filiale zur Erstellung von Briefen Eigenentwicklungen genutzt. Den globalen SAP-Konvergenz-Ansatz nutzte das Unternehmen nun, um auch eine zeitgemäße Dokumentenerzeugung einzuführen.

Dokumentvorlagen „per Mausklick“ vervollständigen

Werden Dokumente manuell erstellt, schleichen sich bei Briefen, E-Mails und Geschäftsprozessen – heute alles IT-gestützte Vorgänge – immer wieder Fehler ein. Wer etwa mittels Copy & Paste benötigte Bausteine aus früheren Arbeitsverträgen oder vorliegenden Arbeitszeugnissen zu einem neuen Dokument zusammenfügt, läuft Gefahr, etwas zu übersehen und beispielsweise Passagen zu übernehmen, die gar nicht für den neuen Mitarbeiter gedacht sind. Nicht nur, dass die Erstellung der Dokumente viel Zeit beansprucht, auch die Korrekturen hinterher sind meist zeit- und nervenraubend.

Sind dagegen in einem System, z.B. dem aconso Creator, die einheitlichen Dokumentvorlagen zentral hinterlegt, wird die Erstellung von Briefen und Dokumenten schneller und sicherer. Kein Anwender in der Personalabteilung muss noch Zeugnisvorlagen und Bescheinigungen manuell in Word selbst erstellen. Wird die benötigte Dokumentvorlage herangezogen, lässt sie sich mit wenigen Klicks um individuelle Daten aus dem ERP und HR-Bereich ergänzen. Das fertige Dokument kann gedruckt, revisionssicher als PDF/A ausgegeben, per E-Mail oder Fax versendet sowie beispielsweise auch direkt in einer digitalen Personalakte abgelegt werden.

Bild: Verknüpfung von Word, Web und SAP bei der Dokumentenerzeugung – Word-Vorlagen können direkt hochgeladen, mit ERP-Daten verbunden und durch individuelle Angaben ergänzt werden.

Integration in das SAP-System

Durch die hohe Integration ins ERP-Backend sind Fehler durch manuelle Datenübernahmen weitestgehend ausgeschlossen – auch aufgrund der zentralen Dokumentvorhaltung und Administration. Basierend auf einem generischen Objekte-Dienst ist das System zudem modifikationsfrei und bei SAP-Release-Wechseln voll updatefähig.

In Zusammenarbeit mit dem Kunden waren nach wenigen Wochen Projektdauer sämtliche benötigten Vorlagen erstellt und im SAP-System hinterlegt. Jedes Land kann seine eigenen Vorlagen einsehen, anpassen und verwenden. Grundlegende Änderungen am Layout nimmt nur die Unternehmenszentrale vor. Die notwendigen Berechtigungsstrukturen hierfür werden aus dem vorhandenen SAP-System genutzt und in einem Workflow hinterlegt.

Bei der Filiale in England handelte es sich dabei um eine Hand voll automatisch erstellter Briefvorlagen. Das Programm erzeugt inzwischen automatisiert über 20 Varianten von HR-Dokumenten direkt aus dem SAP-System heraus. Die Palette reicht hier von Arbeitszeugnissen, Schreiben zum Thema Mietverhältnisse/Pacht, betriebsbedingten Kündigungen, Pfändungen oder Zahlungen bis hin zu Dokumenten zum Thema Mutterschaftsurlaub oder Bescheinigungen über das gezahlte Gehalt und die abgeführten Lohnsteuern und Sozialabgaben.

Fazit und Ausblick

Die Komplexität des Projektes war aufgrund der Internationalität des Versicherungsunternehmens, zusätzlich verknüpft mit direkten Vorgaben der Schweizer Muttergesellschaft, enorm. Erschwerend kamen dann noch die spezifischen lokalen Anforderungen aus England hinzu. Ziel des Versicherungsunternehmens ist es nun, die Creator-Funktionalität Schritt für Schritt auf weitere Landesniederlassungen mit unterschiedlichen Anwendungsszenarien auszurollen und damit die Dokumentenerzeugung global verfügbar zu machen.

Neue Briefvorlagen und Dokumente will das Unternehmen künftig selbstständig erstellen. Geplant ist, sämtliche Vorlagen in der Konzernzentrale im SAP-Datenset zu erstellen und zentral freizugeben. Damit ist gewährleistet, dass der Briefkopf rechtssicher, das Firmenlogo korrekt und aktuell ist und das Corporate Design stimmt. Die Chancen für den globalen Rollout und eine breite, internationale Akzeptanz stehen gut. Denkbar ist auch, die Software für die Erzeugung von Verträgen und Bescheinigungen, die Erstellung und Freigabe von Urlaubs- oder Reiseanträgen, zur Genehmigung von Fortbildungen oder bei der Erstellung von Mitarbeiterbewertungsbögen und Auswertungen von Mitarbeitergesprächen einzusetzen.

www.aconso.com

Florian Hunger-Reichardt, Consultant bei der aconso AG. Die aconso AG ist Marktführer und Patentinhaber im Bereich der systemunabhängigen Digitalen Personalakte. Seit mehr als sieben Jahren bietet sie Cloud-Lösungen zur Dokumentverwaltung im Eigenbetrieb und mit Partnerunternehmen an – mit Rechenzentren in Deutschland, der Schweiz und Norwegen. Produkte aus dem aconso-Portfolio wie der aconso Creator oder aconso Mobile unterstützen Anwender darüber hinaus bei der Personalarbeit.