Pictures at an Exhibition

Autoren –
Andreas Mockenhaupt, Head of Canto Professional Services, Canto GmbH
Günther Gromke, Inhaber und Geschäftsführer, CDS Gromke e.K.

Die Staatlichen Kunstsammlungen Dresden (SKD) vereinen 14 Museen verschiedener Ausrichtung mit über einer Million teilweise weltberühmter Sammlungsobjekte. Sie gehören damit zu den drei größten Sammlungsverbänden in Deutschland. Entsprechend komplex und differenziert sind die Ansprüche an eine zentrale Verwaltung der Bild- und Mediendaten. Eine der wichtigsten Anforderungen für das im Dezember 2011 begonnene Projekt zur Einführung eines zentralen Digital Asset Management Systems (DAM) war zum einen die Senkung des Speicherplatzbedarfs und die weitgehende Eliminierung von Duplikaten im Bestand digitaler Assets. Denn der exorbitante Anstieg des benötigten Speichervolumens, das in erheblichem Maße durch Duplikate verschiedenster Bild- und Mediendateien verursacht wurde, machte diesen Schritt notwendig. Die Lösung des Problems sollte dabei über ein striktes Single Sourcing erreicht werden.

Zum anderen war die zweite große Herausforderung, wie Wissenschaftler und Mitarbeiter aus Marketing und Öffentlichkeitsarbeit und viele weitere, über die Stadt verteilte Kollegen die Daten möglichst einfach und effizient verwalten können. Hier musste ein komplexes System an Zugangsberechtigungen konfiguriert werden, das den individuellen Anforderungen der verschiedenen Institutionen und gleichzeitig auch dem Gesamtverbund gerecht wurde.

Wichtig war außerdem, dass die Mitarbeiter von der zur Sammlungsverwaltung genutzten robotron*Daphne Museumsdatenbank aus auf die hochaufgelösten digitalen Assets zugreifen und gleichzeitig die für das Single Sourcing notwendigen Ausgabefunktionen des DAM-Systems nutzen konnten. Das heißt, das aufzusetzende DAM musste sich in die vorhandene Museumsdatenbank integrieren lassen, bei der Miniaturansichten der Sammlungsobjekte den Objektdatensätzen zugeordnet sind. In anderer Richtung sollte eine Auswahl von Objektinformationen aus der Museumsdatenbank über das DAM-System verfügbar sein, damit Mitarbeiter der Öffentlichkeitsarbeit auch digitale Assets verwalten können, die keine Sammlungsobjekte darstellen, wie z.B. Fotos von Ausstellungseröffnungen, Vorträgen, Reportagen, Videos u.a. Ganz entscheidend war in diesem Zusammenhang auch eine klare Anzeige der Verwertungsrechte.

DAM-Zugriff für hunderte Anwender

Zu den Nutzern des DAM gehören zum einen die Redakteure in den einzelnen Museen, die mit Bilden und Daten der Kunstsammlungen arbeiten und diese archivieren; zum anderen sichern Museums- und Gesamtadministratoren den technischen Hintergrund der Masse an Daten. Insgesamt kommen so an die Hunderte von Anwendern der Datenbank zusammen. Die unterschiedlichen Nutzungsformen waren notwendig zu definieren, damit später alle Anwender das System erfolgreich nutzen können. Auf die verschiedenen Berechtigungen der Nutzergruppen wird später eingegangen. Unter der technischen Leitung von Michael John, Staatliche Kunstsammlung Dresden, wurden nach einem Start mit drei Museen in den vergangenen drei Jahren schrittweise weitere Museen hinzugezogen.

Den zahlreichen Nutzern mit unterschiedlichen Profilen muss Rechnung getragen werden. Bei der Auswahl eines DAM-Systems muss daher recherchiert werden, welche Werkzeuge diesen Anforderungen entsprechen. Denn klassische Museumsdatenbanken wie daphne arbeiten objektorientiert; Zusatzmodule zur Verwaltung von Bild- und Mediendaten sind nur beschränkt tauglich für eine Asset-bezogene Dateiverwaltung nach dem Prinzip des Single Sourcing, also dem Vorhalten der Assets in einer Quelle.

Speziell für den dargestellten Bedarf stehen Digital Asset Management-Systeme zu Verfügung, die bis zu mehreren hundert Nutzer erlauben. Darüber hinaus müssen folgende Merkmale gegeben sein:

• Standardfunktionen von DAM sind verfügbar
• laufende Anpassungen an neue Betriebssysteme, neue Hardware und neue funktionale Anforderungen
• Integrationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit
• langfristige Ausrichtung
• leistungsfähige Werkzeuge zur Zugangskontrolle

Für die Umsetzung haben sich die SKD schließlich für das DAM-System Cumulus der Canto GmbH und die Betreuung durch die CDS Gromke e.K. aus Leipzig entschieden.

Assets als singuläre Quelldateien

Jedem Museum und dem Bereich Öffentlichkeitsarbeit steht dabei jeweils ein eigener Cumulus-Katalog zur Verfügung. Alle Bild- und Mediendateien (digitale Assets) werden von den zuständigen Redakteuren in die jeweiligen Kataloge eingepflegt. Dies kann sowohl einzeln als auch im Stapel erfolgen, wobei Cumulus automatisch für jedes Asset einen Datensatz anlegt, eine Miniatur für die Rechercheansicht erzeugt, eingebettete Metadaten ausliest (IPTC – Autorenrecht, Bildtitel und -beschreibung; EXIF-Kameradaten usw.) und bei Bedarf weitere Metadaten, wie z.B. das Copyright über Metadatenvorlagen einschreibt.

Diese mit geringstmöglichem Routineaufwand katalogisierten Assets fungieren nach diesem Katalogisierungsvorgang als singuläre Quelldateien für alle weiteren Anwendungen. Die erzeugten Datensätze sind vorerst nur für das jeweilige Museum nutzbar. Für die museumsübergreifende Recherche aller internen Nutzer der SKD werden von den Redakteuren ausgewählte Datensätze markiert, die danach allen Berechtigten automatisch zur Verfügung stehen. Eine weitere Auswahl, die öffentlich im Internet sichtbar sein soll, wird ebenfalls entsprechend markiert. Cumulus sorgt dafür, dass sie dort über einen externen Server stets aktuell verfügbar sind. Zusätzliche manuelle Aktualisierungen auf der Website sind nicht notwendig.

Digitales Bildarchiv der Staatlichen Kunstsammlungen Dresden

Berechtigungskonzept für Nutzergruppen

Um die Assets allen Nutzern bedarfsgerecht anbieten zu können, wurde ein gestuftes Berechtigungskonzept mit folgenden Nutzergruppen eingerichtet:
• Gruppe 1 (Anwender mit Zugang zu einem Museum): nur Recherche und reduziertes Downloadrecht
o Untergruppe zu 1: darf auch größere Auflösung downloaden
• Gruppe 2 (Allgemeiner Anwender): Lesezuriff auf alle intern freigegebenen Datensätze innerhalb der SKD
• Gruppe 3 (Redakteur mit Schreibrecht zur Pflege für ein Museum): ohne Recht zum Löschen und zur Anlage von Kategorien (Strukturbäume, Thesauri)
o Untergruppe zu 3: darf auch Kategorien anlegen
• Administrator für ein Museum: darf auch Daten löschen und Kategorien verwalten
• Gesamtadministrator: verwaltet alle, verfügt über alle Rechte und Nutzungsmöglichkeiten

Die Nutzung der Daten in Cumulus als singuläre Datenquelle für digitale Assets hat den großen Vorteil, dass notwendige Änderungen an einer Stelle vorgenommen werden und danach automatisch in allen verbundenen Systemen aktualisiert vorliegen, ohne an weiteren Stellschrauben drehen zu müssen. Dazu ist es notwendig, die spezifischen Funktionen des DAM-System sinnvoll einzusetzen und mit anderen Systemen zu integrieren.

Nutzung von Assets für verschiedene Anwendungen

Über definierbare Ausgabeaktionen erzeugt Cumulus im Moment einer Anforderung Arbeitskopien für unterschiedliche Anwendungen, wie z.B. Internet, Druck in verschiedenen Größen, Dateien mit Wasserzeichen u.a., die nach Gebrauch gelöscht werden können, da sie jederzeit ohne Aufwand wieder erzeugbar sind. Mit diesem Wissen im Hintergrund sehen sich Anwender nicht mehr geneigt, Kopien sicherheitshalber nochmals auf weiteren Speicherplätzen abzulegen und damit unnütze Duplikate (Dubletten) zu erzeugen.

Anbindung der Website
Über eine CMS-Integration wird Bildmaterial auf der Homepage der SKD aus Cumulus heraus automatisch aktuell gehalten. Außerdem werden reproduktionsfähige digitale Vorlagen zur Recherche über das Internet angeboten. Vor Auslösung einer Bestellung muss der Auftraggeber aus einer Auswahl möglicher Nutzungen und der geplanten Auflage automatisch den Preis für die digitale Verwertung berechnen lassen. Lieferung und Rechnungslegung erfolgen aus Sicherheitsgründen konventionell.

Integration mit der Museumsdatenbank
Daphne ist eine Objektdatenbank, in der die Daten von der Tiefenerschließung von Sammlungsobjekten vorgehalten werden. In Cumulus finden die Redakteure alle Abbildungen und Mediendateien, die zu den Objekten gehören, außerdem auch Eventfotos und andere, externe Assets. Diese besitzen ihre eigenen Asset-bezogenen Metadaten, wie z.B. das Urheberrecht, das Copyright, Bildtitel und -beschreibung usw. Die Integration ermöglicht den direkten Zugriff auf die Assets in Cumulus mit dessen Recherche- und Ausgabefunktionen direkt aus Daphne heraus.
Um auch eine voneinander unabhängige Arbeitsweise beider Datenbanken zu ermöglichen, sollen die wichtigsten Informationen sammlungsbezogener Assets in beiden Systemen abrufbar sein. Dazu übergibt Cumulus nach Eintrag einer entsprechenden Markierung aufbereitete Vorschaubilder an Daphne. Im Gegenzug wird eine Auswahl von Metadaten automatisch im Hintergrund von Cumulus mit den entsprechenden Werten in Daphne synchronisiert. Wissenschaftler und Mitarbeiter der Pressestelle sehen nun direkt anhand der farbigen Markierung von Assets, ob diese zur Publikation freigegeben sind oder nicht. Denn Cumulus zeigt auf dem so genannten „digitalen Leuchttisch“, welche Dateien für welchen Zweck verwendet werden können – für Mitarbeiter bleibt keine Nachrecherche, sondern sie können alle Informationen auf einen Blick erfassen.

Bildinformationen auf einen Blick ‒ über Farbkennzeichnung

Fazit

Die Bereinigung der Bestände an digitalen Assets und deren Kopien hat sich seit dem Zeitpunkt der Einführung sukzessive in alle 14 Museen fortgesetzt. Insofern ist der Einsatz von Cumulus in Daphne auch als fortlaufender Prozess zu verstehen – denn heute sind nahezu 1 Million Assets im DAM der Staatlichen Kunstsammlung zu verzeichnen. „Der Einsatz von Cumulus führt zu einer deutlich besseren Strukturierung und Auffindbarkeit der digitalen Mediendaten. Durch die bidirektionale Anbindung zur Museumsdatenbank Daphne entstehen sinnvolle und effektive Arbeitsprozesse“, fasst Michael John zusammen. Anforderungen digitaler Assets können mit geringem Aufwand wesentlich schneller erfüllt werden. Wissenschaftliche Recherchen an hochaufgelösten Bilddateien gestalten sich einfacher und eröffnen gleichzeitig neue Möglichkeiten.

Infobox: Die Staatlichen Kunstsammlungen Dresden
Die Staatlichen Kunstsammlungen Dresden zählen zu den bedeutendsten Museen der Welt. Insgesamt 14 Museen bieten eine thematische Vielfalt, die in ihrer Art einzigartig ist. Ursprung der Museen ist die Sammlung der sächsischen Kurfürsten und polnischen Könige. Historische Quellen belegen die Gründung der fürstlichen Kunstkammer im Residenzschloss durch Kurfürst August im Jahre 1560. August der Starke und sein Sohn König August III. waren bedeutende Mäzene und bemerkenswerte Kunstkenner. Ihre systematisch angelegten Kunstkabinette bilden den Kern der wunderbaren Kunstschätze der Staatlichen Kunstsammlungen Dresden.
www.skd.museum

www.canto.com

Andreas Mockenhaupt, Head of Canto Professional Services, Canto GmbH. Digitale Inhalte auf intelligente Weise zugänglich machen hat Canto zu einem der weltweit führenden Unternehmen im Bereich DAM gemacht. Canto bietet skalierbare Software und Dienstleistungen zur Verwaltung und Verbreitung digitaler Inhalte. Das Unternehmen wurde 1990 gegründet und ist in Berlin, Gießen und in San Francisco ansässig.

www.cds-gromke.com

Günther Gromke, Inhaber und Geschäftsführer, CDS Gromke e.K. Das Unternehmen wurde 1993 gegründet und bearbeitet komplexe Digitalisierungsprojekte zur Erschließung und Sicherung von Archivbeständen. Basierend auf langjährigen logistischen Erfahrungen werden dazu individuelle Workflows entwickelt, die eine effektive Metadatenerfassung einschließen. CDS Gromke e.K. ist zertifizierter Partner der Firma Canto.