Posteingang – ‚ready for Document Processing’

Autor – Brian Kurbjuhn, Senior Consultant, it-novum GmbH

In den meisten größeren Unternehmen werden heute Dokumente IT-gestützt verarbeitet. Dabei wird zu häufig davon ausgegangen, dass alle geschäftsrelevanten Daten digitalisiert vorliegen und mit den Strukturinformationen angereichert sind, die zur Weiterverarbeitung notwendig sind. Denn in der Praxis werden zwar nachgelagerte Geschäftsanwendungen wie Enterprise Content Management- oder Enterprise Resource Planning-Systeme betrachtet und optimiert – der eigentliche Erfassungsprozess und die Posteingangsbearbeitung werden dabei aber oft vernachlässigt.

Das zeigt sich auch am Beispiel Rechnungseingang: Während einige Rechnungen weiterhin auf dem Postweg eingehen, werden inzwischen viele per E-Mail gesendet oder mittels anderer EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) übertragen. Sehr ähnlich verhält es sich bei Geschäftsbriefen, Formularen oder anderen eingehenden Dokumenten. Im Zuge der Posteingangsbearbeitung werden sie meist durch einen Mitarbeiter im Backoffice aufwendig zusammengetragen und gegebenenfalls mit Scanverfahren nachträglich digitalisiert. Anschließend muss der Mitarbeiter das Dokument mit prozessrelevanten Informationen anreichern (z.B. mit einer Rechnungsnummer oder Angaben zum Adressaten). Erst dann kann es an den jeweiligen Prozess übergeben werden. Das bedeutet, dass erst ab diesem Zeitpunkt das Dokument dem Unternehmen zur Verfügung steht und die Geschäftsprozesse der nachgelagerten Anwendungen greifen können.

Datenerfassung oft noch „Handarbeit“

Der hohe Aufwand für die Datenerfassung und die dadurch bedingte Fehleranfälligkeit bleiben also ein mitunter teurer Flaschenhals – trotz der Optimierungen, die in den nachgelagerten Systemen durchgeführt werden. Mitarbeiter müssen von Dokument zu Dokument unterscheiden, wie es zu verarbeiten ist und welche Daten für den dazugehörigen Prozess notwendig sind. Rechnungskopfdaten müssen z.B. von Hand übertragen werden.

Genau an dieser Stelle setzen Systeme zur automatisierten Erfassung an. Anstatt den Posteingang manuell zu klassifizieren, wird ein Stapel an eingehenden Dokumenten an ein Input Management-System (z.B. Ephesoft) übergeben. Dieses erkennt nicht nur die Dokumentenart (z.B. Rechnung, Geschäftsbrief oder Kreditantrag), sondern es extrahiert auch automatisiert die für den nachgelagerten Prozess relevanten Daten (z.B. Lieferantennummer, Versichertennummer oder Geschäftsanschrift). So werden beispielsweise die Rechnungskopfdaten automatisiert ausgelesen, nachdem die Software ein Dokument als Rechnung erkannt hat. Anschließend wird das Dokument samt angereicherter Metainformationen vom Input Management-System zur Bearbeitung an das weiterverarbeitende System übergeben. Mitarbeiter müssen nur dann eingreifen, wenn ein definierter Schwellwert bei der Erkennungsrate unterschritten wird.

Dokumentenerkennung wird schrittweise automatisiert

In der Praxis hat es sich bewährt, bei der Einführung eines Input Management-Systems schrittweise vorzugehen. Insbesondere die frühzeitige Definition von kritischen Erfolgsfaktoren ist entscheidend für den Projekterfolg. Denn die Herausforderung besteht darin, die angestrebten Ziele in messbare Kennzahlen zu überführen. Ein besonderes Augenmerk sollte dabei auf der Messbarkeit der Kennzahlen im frühen Projektstadium liegen. Nur so kann gewährleistet werden, dass bei Abweichungen zeitnah gegengesteuert werden kann.

Definierte Ziele beim Rechnungseingang könnten z.B. die Reduzierung von Personalkosten, eine bessere Ausnutzung von Skontovorteilen oder die Einsparung von Mahngebühren sein. Die Erreichung dieser Ziele kann zwar gegen Ende des Projekts im Betrieb kontrolliert werden, jedoch sind sie für die Projektsteuerung durch ihren allgemeinen Charakter nur sehr eingeschränkt nutzbar. Abhilfe schafft an dieser Stelle die Festlegung von Kennzahlen (KPI), welche die angestrebten Ziele reflektieren (siehe Tabelle).

Ziel KPI Zielkorridor
Personalkosten reduzieren Anzahl der Dokumente, die korrigiert werden müssen z.B. 0% < x < 5%
Einsparung von Mahngebühren und Nutzbarmachung von Skontovorteilen Zeit, bis ein Dokument für den nachgelagerten Prozess zur Verfügung steht z.B. 1 < x < 10 Minuten
… … …
Ziele und darauf abgestimmte Kennzahlen

Natürlich muss auch auf die nahtlose Integration des neuen Systems in die bestehende IT-Landschaft geachtet werden. Das gilt besonders, wenn während des Verarbeitungsprozesses zusätzliche Daten aus Drittsystemen benötigt werden. Die Einbindung dieser Datenbestände kann maßgeblich über den später erreichbaren Automatisierungsgrad entscheiden. So werden in der Rechnungsverarbeitung mit den Kreditoren- und Bestelldaten oftmals Daten aus ERP-Systemen wie SAP benötigt, die in eigenen Datenstrukturen verwaltet werden. Um z.B. Rechnungen automatisiert zu buchen oder vorzuerfassen, ist es jedoch notwendig, diese Datensätze bereits während der Erfassung und Erkennung eindeutig zuzuordnen. Die Möglichkeit der Anbindung von Stammdaten ist demnach eine essentielle Eigenschaft, die ein Input Management-System mitbringen sollte.

Vollständige Systemintegration ist Voraussetzung

Wichtig ist es auch, sich vor Augen zu führen, dass ein Input Management-System letzten Endes immer auf ein Information Repository angewiesen ist, das die gewonnenen Daten entgegennimmt und ihre Weiterverarbeitung ermöglicht. Ein mögliches Verarbeitungssystem ist das Enterprise Content Management-System Alfresco One. Alfresco besitzt Standardschnittstellen zu allen wichtigen Drittsystemen. Die Input Management-Software Ephesoft verfügt ebenfalls über eine offene Architektur und stellt deshalb eine gute Ergänzung zu Alfresco dar. Ephesoft kann über die standardisierte CMIS-Schnittstelle Dokumente nach Alfresco exportieren. Alfresco wiederum ist in der Lage, die Dokumente und die zugehörigen Daten entsprechend entgegenzunehmen. Es legt die Dokumente anschließend gemäß gängiger Rechtsvorschriften ab und kümmert sich danach um ihre Verwaltung. Neben der eigentlichen Verwaltung ist an dieser Stelle insbesondere die Prozesssteuerung interessant. Eine eingehende Rechnung muss schließlich nicht nur archiviert, sondern natürlich vorher auch buchhalterisch verarbeitet werden.

Input Management-Lösung für die Dokumenterfassung

Alfresco enthält die Prozess-Engine Activiti, die solche und andere Geschäftsprozesse abbilden kann. Unternehmen haben dadurch die Möglichkeit, selbst komplexe Abläufe auf Basis von Daten und Mitarbeitereingaben zu steuern. Neben der Umsetzung von klassischen Freigabeprozessen, bei welchen z.B. auch die Höhe von Beträgen und andere Kriterien berücksichtigt werden können, ist es an dieser Stelle auch möglich, ERP-Systeme wie SAP direkt zu integrieren. Eine solche Integration kann z.B. unter Zuhilfenahme einer SAP-Schnittstelle umgesetzt werden. Diese ermöglicht es, Belege direkt aus Alfresco heraus vorzuerfassen oder zu buchen. Darüber hinaus können zusätzlich Metainformationen geladen werden. So lassen sich z.B. Entscheidungen bereits automatisch anhand in SAP hinterlegter Kostenstellenverantwortlichkeiten und Budgetrestriktionen treffen.

Zusätzlich kann auch direkt die SAP GUI der Fachanwender angesprochen werden, sodass das manuelle Übertragen der Daten auch an dieser Stelle entfällt. Der integrative Ansatz hilft zugleich, Mitarbeiter zu entlasten, weil sie nicht länger zwischen verschiedenen Applikationen hin- und herschalten müssen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Wichtige Daten und Aktionen liegen zielgruppengerecht aufbereitet vor und sind über ein zentrales System abrufbar.

Fazit

Die Einführung eines Input Management-Systems ist oftmals eine lohnende Investition. Informationen stehen schneller im Unternehmen zur Verfügung und Fehlerquellen werden minimiert. Wichtig ist, die übergeordneten Ziele nicht aus den Augen zu verlieren und bereits frühzeitig messbare Kennzahlen zu definieren. Das Thema Integration sollte bereits zu Beginn in die Planungen mit einbezogen werden, sodass mögliche Risiken korrekt eingeschätzt und im Zweifel schnell entschärft werden können.

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Brian Kurbjuhn, Senior Consultant, it-novum GmbH. it-novum GmbH ist der führende Business Open Source-Spezialist für offene Lösungen in geschäftsrelevanten und geschäftskritischen Einsatzfeldern. Als zertifizierter Business Partner von SAP und Partner einer Reihe von Open Source-Projekten verfolgt it-novum den Ansatz, durch die Integration von Closed und Open Source-Unternehmensanwendungen auf Enterprise-Niveau zu schaffen.