Print & Document Management – (v)erkannte Potenziale

Autor – Matthias Kraus ist Research Analyst bei der IDC Central Europe GmbH

Die Fachabteilungen deutscher Unternehmen fordern eine bessere Unterstützung ihrer dokumentenintensiven Geschäftsprozesse und eine rasche Umsetzung dieses Anspruchs. Und die IT will dieser Herausforderung mit Print und Document Management begegnen. Nicht-technische Hürden stehen einer schnelleren Umsetzung allerding im Wege. So lautet – kurz gesagt – das Fazit der neuen IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2014“. [1]

Bei allen Projekten muss jedoch, wenigstens darin sind sich Fachbereiche und IT einig, ein Höchstmaß an Sicherheit für geschäftskritische Informationen gewährleistet sein. Die NSA-Affäre hat also hierzulande offensichtlich Wirkung gezeigt. Bei vier von fünf der befragten deutschen Unternehmen hat sich das Sicherheitsbewusstsein verändert: IT-Sicherheit steht für die IT-Entscheider mit Abstand auf Platz eins der Anforderungen, gefolgt von der Senkung der IT-Kosten, denn der operative Betrieb der komplexen IT-Umgebung verschlingt zu viel personelle und finanzielle Ressourcen.

Print Management ist etabliert, Verbreitung noch ausbaufähig

Die genannten Anforderungen können nach Überzeugung von IDC mit Print und Document Management in einem mehrstufigen Prozess erfüllt werden. Dazu werden in einem ersten Schritt die Druckkosten mittels Print Management reduziert – was bei vielen Unternehmen bereits erfolgreich umgesetzt wurde. In der folgenden Phase werden mit Hilfe von Document Management zunächst Teilbereiche von dokumentenbasierten Abläufen verbessert, bevor auf der höchsten Stufe die Geschäftsprozesse umfassend optimiert und automatisiert werden. Und genau hier liegt immenses Potenzial brach, da ein Großteil der Geschäftsprozesse – von der Bestellung über die Rechnungslegung bis hin zum Personalwesen – dokumentenbasiert ist.

Inwiefern der schematisch aufgezeigte und langfristige Transformationsprozess der Realität in deutschen Unternehmen entspricht, zeigen die folgenden Ergebnisse. Aktuell betreiben 37 Prozent der befragten deutschen Unternehmen ihre Druckerumgebung mittels Print Management. Knapp ein Drittel plant die Einführung von Print Management innerhalb der kommenden ein bis zwei Jahre und weitere 25 Prozent beschäftigen sich intensiv mit der Thematik. Interessant ist hier vor allem, dass auch der Mittelstand das brachliegende Potenzial offenbar erkannt hat und sich intensiv damit auseinandersetzt – bislang nutzten vor allem Großunternehmen Print Management. Offenbar befinden sich die meisten Unternehmen noch auf Stufe zwei und auf dem Weg zu Stufe drei des skizzierten Modells.

Dabei haben sich die Anforderungen an Managed Print Services (MPS) der Anwenderunternehmen im Laufe der letzten zwei Jahre verändert. Nach wie vor wollen IT-Entscheider zwar vor allem die direkten Druck- (57 Prozent) und Betriebskosten (54 Prozent) senken. Allerdings ist sowohl bei IT- (41 Prozent) als auch bei Fachabteilungs-Verantwortlichen (42 Prozent) die Optimierung dokumentenintensiver Prozesse auf der Prioritätenliste nach oben gerückt. Print und Document Management wachsen demnach immer enger zusammen. Anwenderunternehmen können die aus der umfassenden Analyse von Druckverhalten und Anforderungen gewonnene Transparenz als ideale Ausgangsbasis nutzen, um papierbasierte Prozesse mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und digitalisieren.

Optimierung von Prozessen mittels Document Management ist teilweise umgesetzt, weitere Automatisierung geplant

Wenn Anwenderunternehmen in Document Management investieren, um dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu verbessern, erwarten sie in erster Linie schnellere Abläufe (41 Prozent). In die gleiche Richtung zielt die Anforderung, dass Dokumente und Informationen schneller gefunden (39 Prozent) werden können. Im Hinblick auf die zunehmende Flut von verfügbaren, aber größtenteils unstrukturierten Daten, ist dies eines der wichtigsten Ziele. Weitere ausgegebene Etappenziele beziehen sich auf optimierte Zuverlässigkeit und weitere Kosteneinsparungen, vornehmlich im Hinblick auf die Reduzierung von Papierausdrucken.

Viele Unternehmen haben inzwischen begonnen, Teilbereiche von dokumentenintensiven Prozessen mit Software und Services zu optimieren. So sind Funktionen zum Scannen und zur manuellen Weiterleitung von Dokumenten (78 Prozent), elektronische Formulare (54 Prozent) und elektronische Archivierung (44 Prozent) oder Lösungen für sicheres Drucken und Authentifizierung (40 Prozent) am häufigsten im Einsatz.

Die Zukunftsplanungen gehen allerdings einen Schritt weiter, der manuelle Aufwand bei Eingang, Verarbeitung und Ausgabe von Dokumenten soll deutlich verringert werden. So sollen ECM-Software zur Automatisierung von Dokumentenprozessen (49 Prozent), Lösungen zum Scannen, Indexieren und automatischen Weiterleiten von Papierdokumenten (45 Prozent) sowie der elektronische Eingang von Dokumenten inklusive der automatischen Weiterbearbeitung per EDI (45 Prozent) in den kommenden 12 bis 24 Monaten umgesetzt werden. Hier ist es wieder der Mittelstand, der das gesamte Potenzial der Optimierungsmöglichkeiten ausschöpfen will. Allerdings hatten sich bereits in der IDC-Befragung im Jahr 2012 die damals befragten Firmen vorgenommen, den Automatisierungsgrad von Geschäftsprozessen binnen einer Zweijahresfrist zu erhöhen.

Die Realität zeigt, dass viele Unternehmen in ihren Bemühungen noch nicht wesentlich weiter gekommen sind. Die Gründe liegen auf der Hand: Die Optimierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen ist ein langwieriger Prozess. Hierbei müssen zahlreiche nicht-technische Hürden überwunden werden, deren Komplexität offenbar in der Vergangenheit von vielen Stakeholdern unterschätzt wurde. Die IT-Abteilung ist daher gezwungen umzudenken und sich weiterzuentwickeln.

Prozess- und personenbezogene Hürden werden unterschätzt

Die vorliegenden Ergebnisse untermauern diese Einschätzung, denn technische Barrieren wie etwa die aufwendige Implementierung von Document Solutions Software (23 Prozent) oder die Integration dieser Software-Tools mit Unternehmensapplikationen und Datenbanken (20 Prozent) im Rahmen der Prozessautomatisierung stellen nicht die einzigen Hürden dar. Zusätzlich müssen sich Anwenderunternehmen auf prozessbezogene Maßnahmen wie die fehlende Transparenz der Abläufe (25 Prozent) konzentrieren. Komplexe IT-Systeme und Abläufe sind zunächst professionell zu analysieren und transparent darzustellen, um die Auswirkungen auf den Geschäftserfolg bewerten zu können.

Erst nach dieser Analyse kann die Auswahl der passenden Optimierungsmaßnahmen und -Tools erfolgen. Die Anpassung und Konsolidierung der eigentlichen Prozesse auf organisatorischer Ebene ist nach Überzeugung von IDC ebenfalls ein entscheidender Hebel, um das Optimierungspotential auszuschöpfen. Doch lediglich 19 Prozent der Befragungsteilnehmer erkennen dies. Lösungsanbieter müssen sich entsprechend positionieren, um die internen IT-Abteilungen in diesem Punkt kompetent zu unterstützen. Die IT wiederum muss ihr angestammtes Rollenverständnis hinter sich lassen und sich neu aufstellen.

Enge Zusammenarbeit von IT und Geschäftsbereichen ist größte Barriere – aber auch größte Chance

Eine enge Kooperation von IT und Geschäftsbereichen ist unumgänglich. Doch genau diese enge Zusammenarbeit (31 Prozent) stellt die größte Barriere dar. Die Fachbereiche trauen der IT-Abteilung die Prozessoptimierung nicht immer zu. Umgekehrt monieren die IT-Entscheider die fehlende Unterstützung des Managements und tun sich mit einer Vielzahl unterschiedlicher Ansprechpartner in den verschiedenen Unternehmensbereichen und der daraus resultierenden Komplexität schwer.

Wie bei vielen anderen vermeintlichen IT-Themen auch ist der Einfluss der Fachabteilungen bei Entscheidungen zur Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen heute schon wesentlich größer, als die IT vielleicht selbst annimmt. Das vorliegende Ergebnis ist deshalb als Aufforderung an den IT-Entscheider zu verstehen, ihr Rollenverständnis zu überdenken und mit den Abteilungen in Dialog zu treten.

Fazit und Ausblick

Mittels Print und Document Management wollen die befragten deutschen Unternehmen Geschäftsprozesse schneller, zuverlässiger und sicherer gestalten. IDC empfiehlt IT-Verantwortlichen nach wie vor eine schrittweise Optimierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen. Rückblickend ist aber festzustellen, dass Firmen und Organisationen in ihren Bemühungen in den letzten beiden Jahren dabei noch nicht maßgeblich weitergekommen sind.

Um bei der Prozessoptimierung den entscheidenden Schritt vorwärts zu kommen, rät IDC, Unterstützung von externen Experten in Betracht zu ziehen. Ein hoher Beratungs- und Schulungsbedarf ist eindeutig festzustellen. Besonders nachgefragt werden hier branchenspezifisches Know-how und Komplettangebote aus einer Hand, um ein bestmögliches Optimierungsergebnis zu erzielen. Anbieter sollten ihr Angebot kritisch überprüfen und vor dem Hintergrund, dass nach wie vor viele Anwender auf der Stelle treten, gezielt in die Kompetenzen der eigenen Beratungs- und Vertriebsmannschaft investieren.

IDC beobachtet im Markt zwar eine zunehmend stärkere vertikale Ausrichtung, zudem werden sukzessive integrierte Ansätze und Lösungen angeboten, um beispielsweise mobile Lösungen mit Print-Management-Funktionalitäten oder Mobile-Device-Management-Software zu kombinieren. Das ist zwar ein guter Ausgangspunkt, dennoch sollten sich Lösungsanbieter stärker als Partner und Moderator zwischen der IT und den Fachabteilungen positionieren.

Bei allen Maßnahmen – und das ist in diesem Ausmaß neu – steht die Gewährleistung von Sicherheit über allen anderen Zielsetzungen. Auch hier müssen Anbieter noch einen Teil ihrer Hausaufgaben erledigen. Stellen sich Anwender und Anbieter von Print & Document Management jetzt ihren jeweiligen Herausforderungen, zeigt sich in 24 Monaten sehr wahrscheinlich ein ganz anderes Bild des Marktes.

Quellenangaben
[1] Für die Studie „Print und Document Management in Deutschland 2014“ hat IDC im November 2013 eine Marktbefragung unter 220 IT- und Fachbereichsentscheidern aus Unternehmen in Deutschland mit mindestens 200 Mitarbeitern durchgeführt. Eine Zusammenfassung der aktuellen Studie können Anwenderunternehmen kostenfrei anfordern unter: http://bit.ly/1mXaqsR.
Handlungsempfehlungen für Anwenderunternehmen – Überblick
Auf Basis der Studie sowie aus zahlreichen Gesprächen hat Studienleiter Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC und Experte für die Themen Print- und Document Management, folgende Handlungsempfehlungen für Unternehmen formuliert:

• Erkennen Sie das umfangreiche Potenzial von Print und Document Management: Print Management stellt für immer mehr Unternehmen einen Zwischenschritt dar, um sich dann der eigentlichen Herausforderung, der Optimierung dokumentenintensiver Prozesse, zu widmen.

• Nutzen Sie das IDC-Transformationsmodell und optimieren Sie dokumentenintensive Geschäftsprozesse stufenweise: Um mittels Print und Document Management einen größeren Beitrag zum Unternehmenserfolg beizusteuern, sind eine klare Strategie und eine langfristige Road Map erforderlich.

• Achten Sie auf die nicht-technischen Hürden: Bei der Optimierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen kommt es nicht nur auf die technische Anforderungen an. Vor allem auf prozess- und personenbezogene Aspekte sollten Sie achten, um die Prozesse ganzheitlich, also auch auf organisatorischer Ebene zu organisieren.

• Arbeiten Sie eng mit den Fachabteilungen zusammen: Die Einführung von Document Solutions hat letztlich aber nichts anderes zur Folge, als einen direkten Eingriff in die Geschäftsprozesse der Fachabteilungen. Eine enge Abstimmung und Kommunikation zwischen IT und den Fachabteilungen ist daher entscheidend für den Erfolg.

• Rücken Sie das Thema Sicherheit in den Mittelpunkt: Achten Sie als IT-Verantwortlicher bei allen Maßnahmen zur Verbesserung von dokumentenintensiven Prozesse auf die Security-Aspekte. Dabei sind nicht nur technische Maßnahmen wie die Verschlüsselung von Daten oder Mobile Device Management zu beachten. Vor allem der User sollte in den Mittelpunkt gerückt werden.

• Nutzen Sie externe Services und achten Sie auf Branchen-Know-how: Um bei der Prozessoptimierung den entscheidenden Schritt vorwärts zu kommen, rät IDC, Unterstützung von externen Experten in Betracht zu ziehen.

• Mobiles Arbeiten und Drucken ermöglichen: Mobiles Arbeiten wird erst dann effizient, wenn die User von unterwegs ähnliche Arbeitsbedingungen haben, wie sie vom stationären Desktop-Arbeitsplatz kennen. Der Zugriff auf Unternehmensdaten und -applikationen ist dabei essentiell. Sicherheitsbedenken, fehlende technische Voraussetzungen und interne Richtlinien stellen dabei die größten Hürden für mobiles Drucken dar.

www.idc.com
www.idc.de

Matthias Kraus ist Research Analyst bei der IDC Central Europe GmbH. IDC ist der weltweit führende Anbieter von Marktinformationen, Beratungsdienstleistungen und Veranstaltungen auf dem Gebiet der Informationstechnologie und der Telekommunikation und analysiert und prognostiziert technologische und branchenbezogene Trends und Potenziale. IDC ist ein Geschäftsbereich der IDG, dem weltweit führenden Unternehmen in den Bereichen IT- Publikationen, Research sowie Ausstellungen und Konferenzen.