Rettung für zerstörte und geschredderte Dokumente

Autor – Hans-Joachim Meinert, Geschäftsführer, FRANKENRASTER GmbH

Städtische Archive, Kultureinrichtungen und Kriminalbehörden stehen oftmals vor einem ähnlichen Problem: Wichtige Unterlagen wurden durch eine Katastrophe (wie beispielsweise der Einsturz des Stadtarchives Köln) oder durch systematisches Aktenschreddern (u. a. Beweismittel bei der Aufklärung von Straftaten) vernichtet.

War man bei der Wiederherstellung dieser Dokumente bisher darauf angewiesen, diese Aufgabe auf manuelle Weise zu lösen – aufgrund der großen Anzahl der zu bearbeitenden Papierstreifen oder Papierstücke oft ein hoffnungsloses und praktisch nicht durchführbares Unterfangen –, kann sie nun mithilfe einer ausgereiften Rekonstruktionslösung zufriedenstellend bewerkstelligt werden. Basis hierfür ist die Kombination einer Softwarelösung mit einer qualitativ hochwertigen Scan-Expertise.

Digitalisierung der Papierstreifen erfolgt beidseitig

Das digitale Zusammensetzen geschredderter Dokumente erfordert neben Expertenwissen ein abgestimmtes Zusammenspiel modernster Hard- und Softwaretechnik. Zusammengefasst gliedert sich der Rekonstruktionsprozess in drei Arbeitsschritte:

1. Digitalisierung der Papierstreifen
2. Digitale Rekonstruktion der Abbilder der Papierstreifen
3. Bereitstellung der rekonstruierten Inhalte für die Nutzung

Ablauf des Rekonstruktionsprozesses

An die Digitalisierung der geschredderten Unterlagen werden sehr hohe Anforderungen gestellt. Sind die Papierstreifen beispielsweise geknickt oder verknäult, müssen sie vor der Digitalisierung zunächst vereinzelt und plangelegt werden. Diese Arbeitsvorbereitung erfordert höchste Sorgfalt und Konzentration der damit betrauten Personen. Die digitalen Abbilder der Papierstreifen müssen zudem beidseitig dem Original entsprechen. Form und Inhalt dürfen nicht durch geometrische Verzerrungen, Schatten oder Reflexionen verfälscht werden. Nur so können die Digitalisate rekonstruiert werden. Hierfür wurde ein Scanner entwickelt, der die Anforderungen der digitalen Rekonstruktion geschredderter Dokumente umsetzen kann, da marktübliche Geräte diese nicht erfüllen.

Matching wird assistenzbasiert durchgeführt

Die digitale Rekonstruktion von geschredderten Unterlagen unterscheidet sich verfahrenstechnisch von der Rekonstruktion zerrissener oder anderweitig beschädigter zweidimensionaler Dokumente. Denn der softwaregestützte Vergleich bildhafter Merkmale der Papierstreifen, das so genannte Matching, kann aufgrund der uniformen Kontur der Streifen nur inhaltliche Merkmale und Farbverläufe berücksichtigen. Da die Streifen zudem in der Regel nur eine sehr geringe Fläche aufweisen, muss die inhaltliche Merkmalsextraktion auf Basis kleiner Bildausschnitte erfolgen. Inhaltliche Klassifizierungen wie „Schrift“ oder „Linierung“ sind damit nicht möglich. Stattdessen behandelt das Rekonstruktionssystem sämtliche Elemente auf einem Streifen – einschließlich der Papierfarbe – als geometrische Objekte. Das durch die Software vorgeschlagene Rekonstruktionsergebnis ist damit nicht zwingend ein inhaltlich korrektes, so dass dieses durch eine Fachkraft bestätigt werden muss. Die digitale Rekonstruktion geschredderter Unterlagen erfolgt daher nicht vollautomatisch, sondern muss assistenzbasiert durchgeführt werden.

Ist die digitale Rekonstruktion der geschredderten Unterlagen abgeschlossen und überprüft, werden die Daten für die Nutzung (z. B. Sichtung und Auswertung sowie Druck) aufbereitet und bereitgestellt. Die wiederhergestellten Dokumente werden je nach Kundenwunsch in verschiedenen Dateiformaten abgelegt und dem Nutzer digital zur Verfügung gestellt.

Informationssicherheits- und Qualitätszertifizierung

Schutz sensibler Daten

Viele geschredderte Unterlagen enthalten sensible Daten und können häufig schon aus rechtlichen Gründen nicht aus der Hand gegeben werden. Daher bietet FRANKENRASTER zusammen mit den beteiligten Partnerunternehmen verschiedene Vorgehensweisen für die Digitalisierung und die digitale Rekonstruktion an. Dazu gehört, dass der Bereich Informationssicherheitsmanagement seit Oktober 2013 nach den strengen Auflagen der international gültigen DIN ISO 27001 zertifiziert ist – dies beinhaltet darüber hinaus die Zertifizierung der einzelnen Arbeitsschritte Scannen-Digitalisieren und die Kombination nach der Qualitätsmanagementnorm DIN ISO 9001. Eine sichere IT-Infrastruktur sowie zugangsgesicherte Arbeitsbereiche sind also gewährleistet.

Darüber hinaus können die geschredderten Dokumente auch direkt beim Kunden vor Ort digitalisiert und anschließend über eine sichere Datenübertragungsleitung übermittelt und anschließend rekonstruiert werden. Das Rekonstruktionsergebnis wird abschließend rückübertragen. Im Ausnahmefall ist auch die Rekonstruktion vor Ort durchzuführen. Doch unabhängig vom Ort der konkreten Durchführung: Die sensiblen Daten sind in jedem Schritt der Prozesskette nach höchsten Anforderungen geschützt.

Fazit

Die Digitalisierung und die digitale Rekonstruktion geschredderter Dokumente ist eine wertvolle Unterstützung für alle, die auf die Wiederherstellung zerstörter Unterlagen angewiesen sind. Der Prozessablauf ist zeit- und kosteneffektiver als eine manuelle Rekonstruktion und kann auch angewendet werden, wenn eine manuelle Rekonstruktion an ihre Grenzen stößt.

www.digitale-rekonstruktion.de

Hans-Joachim Meinert ist Geschäftsführer der FRANKENRASTER GmbH. Seit 1996 ist das Unternehmen in den Bereichen Scannen, Lagern, Archivieren erfolgreich. Seit 2013 ist die FRANKENRASTER GmbH nach DIN ISO 27001 zertifiziert startete 2014 zusammen mit der MusterFabrik Berlin die Digitalisierung und digitale Rekonstruktion von zerstörten und geschredderten Dokumenten.