Sicherheit von Druck- und Dokumenten-Management-Systemen

    Die Sicherheit von Druck- und Dokumenten-Management-Systemen nimmt einen wichtigen Stellenwert in Unternehmen, öffentlichen Verwaltungen und Behörden ein. Dies zeigte die 8. ITAkademie in Mainz, die der Mainzer IT-Ausstatter für Behörden und Bildungseinrichtungen REDNET veranstaltete. Dessen Vorstand Barbara Weitzel sagte: „Behörden arbeiten häufig mit hoch-sensiblen Daten von Bürgern. Diese müssen schnell abrufbar und besonders gut geschützt sein. Da Druck- und Dokumentenbearbeitungs-Technologien oft dieselben Funktionen wie ein Computer haben, sind sie auch ähnlich anfällig für Zugriffe von außen und müssen geschützt werden.“ Die große Zahl an Ver-tretern von Behörden und öffentlichen Verwaltungen aus ganz Rheinland-Pfalz bei der Veranstaltung zeige, dass das Thema ernst genommen wird.

    „Sicherheitslösungen im Bereich Drucken und Dokumentenbearbeitung sollten Daten sowohl direkt am Scanner oder Drucker als auch im Netzwerk vor unbe-fugtem Zugriff schützen“, berichtete Matthias Kümmel von der HP Imgaging & Printing Group. Durch eine Optimierung der ITInfrastruktur, die verantwortungs-volle Verwaltung der IT-Umgebung und die Verbesserung der Arbeitsabläufe könnten zudem Kosten gesenkt und Ressourcen eingespart werden. Kümmel empfahl, auch in Behörden und öffentlichen Verwaltungen immer erst eine Kontrolle auf mögliche Sicherheitslücken im Druck- und Dokumenten-Manage-ment durchführen zu lassen. „Im Anschluss sollten die Systeme auf die Sicher-heitsstufe der restlichen IT-Infrastruktur gebracht werden. Das schützt die Behörde dann nicht nur bei einem Angriff, sondern auch bei Datenschutz-verstößen“, so Kümmel.

    „Im Zuge des eGovernments gewinnt das sichere Scannen auch im Behörden-Bereich zunehmend an Bedeutung. Besonders gefragt sind Netzwerkscanner, die es mehreren Mitarbeitern ermöglichen, dasselbe Gerät zu nutzen“, erklärte Gerd Fehlbaum von Canon. „Die Sicherheit wird durch einen Administrator gewährleistet, der Zugangsrechte vergibt. Er definiert, bei welcher Computer-Adresse ein eingescanntes Dokument letztlich ankommen soll“, sagte er. „Mit besonderen Bildverbesserungssystemen, die zum Beispiel Texte besser lesbar machen und auch kleine Belege perfekt einscannen, punkten dagegen Doku-mentenscanner“, berichtete Fehlbaum. Einziger Nachteil sei, dass Sie an einen PC angeschlossen und nur dort nutzbar seien.

    „Weg von der Einzelplatz-Lösung und hin zum Multifunktionsgerät geht der Trend bei den Output- Umgebungen: Heute besteht die Herausforderung darin, jedem Anwender durch zentralisierte Geräte die benötigten Funktionen zur Verfügung zu stellen“, erklärte Jörg Detscher- Winker von CHG-MERIDIAN. „Durch die sinnvolle Positionierung von Geräten wird die Zusammenführung der Ressourcen an einem Ort möglich. Die Standardisierung der Produkte, des Verbrauchsmaterials und der Services reduziert die Kosten. Und durch die Automatisierung der Prozesse und eine zentrale Administration können die zeitlichen Abläufe optimiert werden“, erläuterte er. Detscher-Winker sensi-bilisierte die Behörden-Vertreter zudem für unterschiedliche Abrechnungs-modelle und riet zu maßgeschneiderten Output-Lösungen.

    „Laserdrucker galten lange als sinnvollste Lösung für Büros, in denen über-wiegend Textdokumente gedruckt werden. Tintenstrahldrucker empfahlen sich dagegen für den Ausdruck von Grafiken in Fotoqualität, erreichten aber nie die Ausdruck-Geschwindigkeit und Effizienz von Laserdruckern. Die Tintenstrahl-technologie hat sich in den vergangenen Jahren weiterentwickelt, so dass sie es inzwischen auch mit Laser-Systemen in Büroumgebungen aufnehmen kann. Das gilt sowohl in Bezug auf die Geschwindigkeit als auch auf die Druck-qualität, an die Behörden aufgrund von Fälschungssicherheit besonders hohe Anforderungen haben“, erklärte Felix Elschner von Epson. Tintenstrahldrucker seien dazu stromsparender: Der Epson Business Inkjet Drucker verbraucht im Schnitt nur sieben Prozent eines vergleichbaren Laserdruckers.

    Enterprise Content Management-Systeme (ECM) empfahl Uwe Marquardt von Perceptive Software (Lexmark) Behörden und öffentlichen Verwaltungen zur Optimierung des internen Dokumenten-Managements. „Die ECM-Systeme umfassen Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereit-stellung von Dokumenten innerhalb einer Behörde oder öffentlichen Verwaltung. Dokumente werden so nicht mehr doppelt oder dreifach in Papierform an ver-schiedenen Stellen aufbewahrt, sondern sind für alle Befugten frei zugänglich an einem zentralen Speicherort“, erklärte Marquardt. ECM sei auch für das Belegemanagement und die Posteingangsverarbeitung sowie als Plattform für die Integration von Fachanwendungen geeignet. Die Lösungen sollten dabei einfach und intuitiv zu handhaben sein und das schnelle Einbinden weiterer Funktionen möglich machen.

    Interessiert verfolgte unter anderem Dagmar Liebscher, Controllerin der Fachhochschule Mainz, die Vorträge. „Wir richten selbst gerade ein Dokumentenmanagement ein, stecken dabei aber noch in den Kinderschuhen“, erzählte die Projekt-Leiterin. Die Sicherheit, aber auch der schnelle Zugriff auf vertrauliche Dokumente wie zum Beispiel Klausuren seien wichtige Gründe für die Umstellung auf das digitale Verwaltungsmanagement. „Die Akademie bot eine gute Gelegenheit praxisorientierte Lösungen kennen zu lernen, die unser Management bereichern könnten oder vor kurzem erst auf den Markt kamen“, betonte Liebscher.