Smarte Collaboration Tools: That´s the way we work.

    André Kramer, Product Manager xReach Modern Workplace bei implexis

     

     

    Der Alltag vieler Arbeitnehmer wird zunehmend flexibel und mobil – feste Bürozeiten oder Arbeiten am stationären Desktop-PC gehören mehr und mehr der Vergangenheit an. Zudem bestimmt agiles Projektmanagement anstatt starrer Projektpläne die Tagesordnung. Eine Entwicklung, die Unternehmen neue Chancen bietet, sie aber auch vor große Herausforderungen stellt. Zentrale Fragen sind beispielsweise: Wie können Mitarbeiter von überall auf wichtige Dokumente zugreifen? Wie können Teams auch über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg gemeinsam Aufgaben bearbeiten? Wie lassen sich alle Informationen rund um ein Projekt wie Timelines, Memos und Kontaktdaten zentral organisieren und abrufen?

    Um diese organisatorischen und technologischen Anforderungen zu bewältigen, sind moderne Collaboration Tools unverzichtbar. So gaben in der Studie „Arbeitsplatz der Zukunft 2017“ von IDG Research Services die 536 befragten Unternehmen Telefonkonferenzen, Workgrouping-Tools und Videokonferenzen als aktuell meistgenutzte Collaboration Tools an [1]. Den größten Bedarf an entsprechenden Softwarelösungen sehen sie dagegen in den Bereichen Collaborative Reviewing und Self-Help. Erstes ermöglicht Mitarbeitern das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten und weitet damit die klassischen File-Sharing-Funktionen aus. Self-Help-Lösungen versetzen Mitarbeiter in die Lage, auch außerhalb des Büros und ohne den offiziellen Support eigenständig zu arbeiten. Die 444 befragten Arbeitnehmer nennen außerdem die Notwendigkeit eines Service-Management-Tools für die Kommunikation zwischen IT und Mitarbeitern.

    Kommunikation in allen Facetten

    Der Einsatzbereich sowie der Funktionsumfang von Collaboration Tools erweitern sich stetig. Mit modernen Anwendungen organisieren Kollegen in virtuellen Projekträumen Arbeitsschritte und verschiedene Dateiversionen. Zudem sollten elektronische Formulare, Workflows und To-Do-Listen bereits hinterlegt sein, sodass Teams nicht aufwendig individuelle Templates erstellen, sondern lediglich die passende Vorlage auswählen und damit Prozesse standardisieren und vereinfachen können. Über Lifecycle-Einstellungen in den modernen Anwendungen lassen sich Portale einfach löschen und archivieren. Darüber hinaus verfügen State-of-the-Art Collaboration Tools über ein stimmiges Rechtemanagement, sodass jeder Mitarbeiter je nach Position, Teamzugehörigkeit und Aufgaben genau die Informationen bekommt, die er benötigt und für die er eine Berechtigung hat. So ist auch die Kommunikation mit externen Partnern wie Lieferanten oder Dienstleistern möglich, denn vertrauliche Inhalte werden zuverlässig ausgeblendet.

    Vergleichbar mit einem Newsfeed aus Social-Media-Portalen wird jedem Mitarbeiter basierend auf seinen Suchanfragen und Zugriffen eine personalisierte Startseite mit Quicklinks zu seinen Portalen angezeigt. Durch Chat- und Kommentarfunktionen wird der direkte Austausch von Kollegen erleichtert – diese Tools kennen Mitarbeiter ohnehin bereits durch den privaten Gebrauch von Social-Network-Plattformen.

    Mitarbeiter erwarten Top-IT

    Moderne Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Arbeitnehmer mit ihren persönlichen Gewohnheiten abzuholen und ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld zu bieten. Letzteres ist auch ausschlaggebend für die Positionierung als attraktiver Arbeitgeber. Denn laut der IDG Studie sind rund ein Viertel der Mitarbeiter mit der IT und der technischen Ausstattung des Arbeitsplatzes weniger bis gar nicht zufrieden. Doch je jünger die Mitarbeiter, desto wichtiger ist das Thema „moderner Arbeitsplatz“ für sie. IT-Strukturen für eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit im Team erleichtern also nicht nur die klassischen Unternehmensprozesse, sondern sind auch ein schlagkräftiges Argument im Wettbewerb um die klügsten Köpfe und leisten einen essentiellen Beitrag zum Employer Branding und zur Mitarbeiterbindung.

    Diese Bedürfnisse im Zuge der Digitalisierung und der zunehmenden Vernetzung hat der Softwareexperte Implexis in seinen Software-Tools aufgegriffen. Auf Basis von Microsoft SharePoint Online und Azure WebServices hat der Digitalisierungsspezialist das Softwaremodul xReach.collaboration entwickelt, das alle erforderlichen Funktionen einer zeitgemäßen Plattform für interne Zusammenarbeit beinhaltet. Damit können Nutzer den Informationsaustausch optimieren, Projekte besser koordinieren und Freigabeprozesse vereinfachen.

    Von der Collaboration-Lösung zur modularen Plattform

    Als konzeptionelle Grundlage für das Softwaremodul dienen die Anforderungen, die von Unternehmen immer wieder im Hinblick auf Collaboration genannt werden: Eine Startseite, auf der jeder Mitarbeiter entsprechend seiner Berechtigung automatisch seine Projekträume findet, die einfache Verwaltung von SharePoint Collaboration Sites dank aktivierbaren Templates und die schnelle Anpassung der Oberfläche an das individuelle Corporate Design des Unternehmens. Außerdem sind Lifecycle-Einstellungen für das Löschen und Archivieren von Portalen hinterlegt und unterschiedliche Dashboards für jedes Projekt zeigen Mitarbeitern je nach Hierarchielevel die relevanten Inhalte an. Die Lösung ist primär als Cloud-Service konzipiert, kann aber auch on premise genutzt werden.

    Als vorgedachte Out-of-the-Box Lösung beinhaltet xReach.collaboration von Anfang an Funktionen für alle typischen Vorgänge der Teamarbeit. Außerdem lässt sich der Softwarebaustein über vorkonfigurierte Schnittstellen nahtlos mit weiteren Systemen der Unternehmenssoftware, beispielsweise dem Intranet, Analytics oder dem ERP-System verbinden. Denn die Lösung ist Teil der modularen Softwareplattform xReach, mit der Unternehmen die Herausforderungen der digitalen Transformation meistern können. Die Plattform wird flexibel skaliert und kann je nach Bedarf sukzessive um Funktionen wie Webshop, CRM oder Omnichannel-Marketing erweitert werden.

    Das Kernelement xReach.connect ist die zentrale Schnittstelle und fungiert somit als Brücke zwischen den einzelnen Bausteinen. Dadurch haben Anwender Daten und Informationen stets zentral gesammelt, konsolidiert und über alle Anwendungen hinweg aktuell und griffbereit. Dank xReach.connect ist es zudem möglich, ohne großen Aufwand und Schnittstellenchaos einen Collaboration-Baustein direkt in die Startseite der verwandten Intranetlösung xReach.intranet zu integrieren, sodass jeder Mitarbeiter auf einen Blick unternehmensweite Informationen und die Projekträume für seine Teams erfassen kann. Inkompatible Insellösungen, doppeltes Datenpflegen oder komplizierte Schnittstellen gehören damit der Vergangenheit an.

    Smartes Herzstück: der Collaboration Hub

    Im Zentrum des Moduls xReach.collaboration steht der sogenannte Collaboration Hub. Hier können Mitarbeiter auf Knopfdruck neue Projekträume beantragen, das entsprechende Template sowie die Projektmethode auswählen und die Kollegen festlegen, die den Projektraum nutzen sollen. Das bedeutet eine enorme Entlastung für die IT-Abteilung, denn sie muss nicht mehr alle Räume individuell einrichten, sondern nur noch die Anträge genehmigen. Anschließend werden Daten wie Kosten, Risiken und Meilensteine hinterlegt. Projektleiter können mit wenigen Klicks alle Informationen in einem übersichtlichen Dashboard abrufen.

    Auch das gesamte Genehmigungsverfahren findet im Collaboraton Hub statt. Darüber hinaus stehen der Führungsebene die Daten aller Projekte des Unternehmens zusammengefasst in einem umfassenden Management-Dashboard zur Verfügung, das über die üblichen SharePoint-Funktionen hinausgeht. Anhand eines Ampelsystems ist erkennbar, wenn Angaben vom Sollwert abweichen. So behalten Führungskräfte stets die Übersicht und können sofort auf Unstimmigkeiten bei Kosten, Terminen oder der Aufgabenverteilung reagieren.

    Fazit

    Die beschriebene Collaboration-Lösung xReach.collaboration ist nicht auf eine bestimmte Branche festgelegt. Die vorgedachten Funktionen der Out-of-the-Box-Software entsprechen den Anforderungen, die Unternehmen in diversen Geschäftsfeldern haben, sei es beispielsweise im Bereich Retail oder Produktion. Die integrierten Standardfunktionen machen dabei etwa vier Fünftel des gesamten Plattformumfangs aus.

    Die Implementierung der Lösung erfolgt in der Regel als agiles Projekt. So können nach der Integration der üblichen Elemente Schritt für Schritt individuelle Kundenwünsche und Branchenspezifika wie zum Beispiel bestimmte Templates oder Teamseiten für den jeweiligen Unternehmensstandard umgesetzt werden. Auch Drittanbieter-Tools wie Symbio zur Prozessmodellierung können über Add-ins integriert werden. Auf diese Weise begleitet die smarte Lösung bereits viele Unternehmen auf dem Weg zum modernen Arbeitsplatz.

    www.implexis-solutions.com

    1993 in Nürnberg gegründet, implementiert Implexis als Microsoft Premium-Partner mit über 250 Mitarbeitern an sieben Standorten Omnichannel-ERP- und CRM-Lösungen speziell für Handelsunternehmen sowie Portallösungen für den modernen Arbeitsplatz und Cloud- und Analytics-Lösungen für alle Branchen.

     

    Referenzen

    [1]              https://www.arbeitsplatzderzukunft.de/