So wird der Digital Workspace zu ‚Anwalts Liebling‘

Intralinks - Tommy Grosche

Tommy Grosche, Enterprise Sales Manager Central & South Europe Intralinks

Morgens zerrt mein Nachbar auf dem Weg zur Bahn einen riesigen Koffer hinter sich her. Jeden Morgen frage ich mich, was er wohl so regelmäßig durch meinen Stadtteil schleppt. Trotz aller Spekulationen fällt die Antwort sehr ernüchternd aus: Der Koffer ist voller Papier – mein Nachbar ist Anwalt. Im Zeitalter von Smartphones und iPads stellt sich die Frage, warum jemand Papierstapel in einem Koffer herumfährt, wo der Transport derselben Inhalte über einen Download in nur wenigen Sekunden erledigt ist.

Die Erklärung für dieses Verhalten hat etwas mit dem Wunsch nach Diskretion zu tun, mit dem Risiko elektronischen Datenverkehrs, mit der Angst und Unsicherheit eines Datendiebstahls sowie mit der notwendigen Gewährleistung der Sicherheit sensibler Daten. Würden all die Informationen aus dem Koffer plötzlich öffentlich oder auch nur in die Hände von unbefugten Dritten gelangen, entstünde sicherlich ernstzunehmender Schaden. Die britische Regierung gab etwa unlängst zu, Menschenrechtskonventionen verletzt zu haben, indem sie die vertrauliche, geschützte Kommunikation zwischen Rechtsanwälten und ihren Klienten bespitzelt habe. Dies zeigt, dass der richtige Umgang mit hochsensiblen Informationen nie relevanter war als heute.

Sicherheitstechnik ist einsatzbereit

Woran liegt es, dass bestimmte Branchen technische Neuerungen effizienter nutzen als andere, um den sicheren Umgang mit Informationen zu verbessern und den Papierkoffern ein Ende zu setzen? Die Anforderungen sind klar: Unternehmen aus streng regulierten Märkten wie der Finanzbranche brauchen Systeme, die es ihnen ermöglichen, sensible und streng geheime Daten in digitaler Form zu übertragen, ohne dass sie dem Risiko des Datenverlusts ausgesetzt sind. Die dazu notwendigen virtuellen Datenräume existieren bereits.

In der Software-Industrie ist es mittlerweile Alltag, Dokumente elektronisch zu teilen, den Download für eine begrenzte Zeit für Dritte zu ermöglichen oder die Daten unwiderruflich zu löschen. Es ist sogar möglich, sämtliche heruntergeladenen Dokumente auf jeder Seite mit Nutzername und IP-Adresse des Computers zu versehen, auf den sie geladen wurden, um das Dokument als Kopie zu kennzeichnen. Alternativ kann ein Download von vornherein untersagt und das Dokument nur Online zur Betrachtung freigegeben werden.

Digitale Dokumente lassen sich heute derart verschlüsseln, dass selbst der stärkste Computer der Welt längere Zeit benötigen würde, um sie zu knacken. Indem der Nutzer selbst die Kontrolle über die Verschlüsselung in Händen hält – etwa in Form von Customer Managed Keys – kann er seine Daten zudem jederzeit unwiderruflich aus dem Speicher des Cloud-Providers löschen. Diese Beispiele sind nur ein Teil des modernen Technologiearsenals, das den Umgang mit Informationen wesentlich sicherer macht als ein Koffer voll Papier.

Cloud-Lösungen: effektiv und sicher

Doch wie sieht es aus, wenn nicht-technische Unternehmen die Cloud einsetzen sollen? Kehren wir zum Beispiel der Rechtsanwälte zurück: Sie nutzen gerne E-Mails, um wichtige Dokumente zu übermitteln. Doch dies ist ebenso unpraktisch wie unsicher, vor allem, wenn es um größere Dateien geht. Es liegt nahe, auf Anbieter zurückzugreifen, die man von der eigenen privaten Nutzung kennt, etwa Dropbox und WeTransfer. Diese Cloud-Dienste ermöglichen zwar einfaches und schnelles Teilen von Dokumenten – für sensible Informationen sind solche Anbieter jedoch mit erheblichen Risiken verbunden, etwa im Bereich Sicherheit, Datenschutz und Compliance.

Rechtsanwälte und Kanzleien können die Vorteile der Cloud dennoch genießen: Mit unternehmensspezifischen Lösungen, die auf den sicheren Datentransfer zwischen Klienten, Partnern und externen Dritten spezialisiert sind. Technologien wie Information Rights Management vereinfachen es, die übertragenen Daten zu schützen, zu kontrollieren und verschiedene Zugriffsrechte zu bestimmen. Spezialisierte Cloud-Lösungen bieten darüber hinaus nicht nur die geforderte hohe Sicherheitsstufe, sie sind auch auf Praktikabilität im nicht-technischen Arbeitsalltag ausgelegt. Rechtsanwälte beispielsweise benötigen oft Zugriff zu wichtigen Informationen zu einem spezifischen Klienten oder Fall, die im Wust von einhundert anderen Seiten Papier nur schwer zu finden wären. Über den Zugriff auf das IT-Netzwerk der Kanzlei sind solche Informationen jederzeit zugänglich, unabhängig vom Zugriffsort.

Der schnelle, ortsunabhängige und sichere Zugriff auf sämtliche Informationen und Daten über das Smartphone oder Tablet verschafft Anwälten zudem einen Wettbewerbsvorteil. In einer Zeit, in der Kunden den Kostenaufwand eines Unternehmens minutengenau hinterfragen, können Cloud-Lösungen also auch helfen, Produktivität und Profitabilität zu steigern.

Unternehmen bleiben skeptisch

Trotz der offensichtlichen Sicherheit und Effizienz von Cloud-Diensten wird das Angebot immer noch skeptisch betrachtet. Datenschutz und Datensicherheit sind die beiden Schlagworte, in denen sich die Angst vor der Cloud ausdrückt. Und die Risiken gilt es, genau wie die Bedenken, ernst zu nehmen.

Doch diese Probleme werden nicht verschwinden, wenn sich Unternehmen der Cloud verschließen und sich auf interne Netzwerke verlassen – sofern dies überhaupt möglich ist. Der Widerstand gegenüber der Cloud ist oft vielmehr darauf zurückzuführen, dass die IT im Einkauf und Deployment nicht einheitlich vorgeht. Denn bei den kostenpflichtigen Unternehmenslösungen droht der Administrationsaufwand, vor allem bei On-Premise-Lösungen. Doch mittlerweile gibt es viele Cloud-Anbieter, die diese Hürde absenken – indem sie zusätzlich zur vorgeschriebenen Sicherheit und den Regularien dank SaaS-basiertem File Sharing auch den Aufwand deutlich minimiert haben, den Unternehmen auf sich nehmen müssen.

Fazit

Die Natur der Unternehmensdokumente hat sich unwiderruflich gewandelt, sowohl was ihre Länge als auch den Umfang der enthaltenen Informationen betrifft. Dies gilt für Anwälte ebenso wie für Versicherungsangestellte. Zudem wird heute schlicht erwartet, dass Mitarbeiter einen konstanten Zugang zu Unternehmensinformationen haben. Die Technologie für diese Art von File Sharing bietet die effizienten Funktionen, die kontrollierte Sicherheit und den Komfort, den sich Unternehmen wünschen.

Dann werden in Zukunft auch Kanzleien ihre Anwälte mit einer sicheren elektronischen Plattform für Dokumente in der Cloud ausstatten. Mit dieser Technologie können sie nicht nur ihren eigenen Umgang mit Informationen zuverlässiger und effizienter gestalten, sondern auch ihren Kunden die Vorteile der sicheren Cloud nahebringen und sich gegen Mitbewerber durchsetzen.

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Tommy Grosche, Enterprise Sales Manager Central & South Europe Intralinks. Intralinks ist ein weltweit führender Anbieter für unternehmens-übergreifende Content-Management- und Collaboration-Lösungen. Auf Basis innovativer Software-as-a-Service-Dienste wurden die Lösungen von Intralinks speziell dafür entwickelt, Informationen auch jenseits der unternehmenseigenen Firewall auf eine sichere Weise auszutauschen, zu kontrollieren und zu verwalten.