Social Tools für die Technische Dokumentation

Autor – Steffen Lörcher, Leiter Collaboration-Management bei der Cenit AG

An Technische Dokumentationen werden von unterschiedlichen Seiten Anforderungen gestellt, die für Unternehmen signifikante Aufwände bedeuten. So spielen vor allem für die interne Technische Dokumentation, die von der ersten Idee, über die Entwicklung, Herstellung bis hin zur Entsorgung den gesamten Produktlebenszyklus abbildet, gesetzliche Vorgaben eine Rolle: Nicht selten müssen die betreffenden Dokumente zehn oder mehr Jahre über das Lebensende des Produkts hinaus revisionssicher aufbewahrt werden. Die externe Technische Dokumentation dagegen soll sicherstellen, dass das Produkt ordnungsgemäß eingesetzt, betrieben und schlussendlich auch wieder entsorgt werden kann.

Ob und wie Technische Dokumentationen erstellt werden, bleibt jedoch nicht allein den Herstellern oder Vertriebsgesellschaften überlassen, sondern spiegelt sich in einer Reihe von Vorschriften und Verordnungen wider. Die EU-Maschinenrichtlinie, das deutsche Produktsicherheitsgesetz oder das Bürgerliche Gesetzbuch (§ 823 Schadensersatzpflicht) sind nur einige Beispiele.

Kollaborative Software-Tools ergänzen Content Management

Um die Verordnungen und Normen zur Strukturierung und Vollständigkeit von Technischen Dokumentationen umzusetzen, haben sich klassische Content Management-Systeme bereits etabliert. Werden diese Systeme durch kollaborative Bausteine ergänzt, gehen Kosten- und Qualitätsvorteile damit einher – und an diesem Punkt setzt der Gedanke des Collaborative Content Management an.

Bild 1: Collaborative Content Management – Anreicherung von ECM mit kollaborativen Bausteinen

Im Kern dieses Ansatzes steht das Ziel, die Prozesse durch geeignete Software-Werkzeuge so einfach und transparent wie möglich zu gestalten. Dazu werden die klassischen Methoden des Content Management zur Strukturierung, Versionierung, Freigabe, Archivierung und Löschung von Inhalten mit Werkzeugen einer modernen Kommunikation und Zusammenarbeitsunterstützung erweitert. Das Collaborative Content Management berücksichtigt somit die Vielfalt der beteiligten Personen, die fachbereichs- und standortübergreifend an einer Produktdokumentation mitwirken.

Eingesetzt wird dazu eine Reihe von Software-Tools, die die Grundlage für eine gut organisierte Zusammenarbeit legen. Dazu gehören vor allem:

• Blogs zur Bereitstellung von dediziertem Expertenwissen
• Wikis für die teamorientierte modulare Erstellung von Dokumentationen
• Online-Meetings als Orte für die gemeinsame Bearbeitung und Abstimmung von Dokumenten
• Webeditoren für Textdokumente, Präsentationen und Tabellen – um Dokumente gemeinsam zu erstellen und Inhalte gleichzeitig und in Echtzeit zu bearbeiten
• Mitarbeiterprofile für das Suchen und Finden von Experten über Standortgrenzen hinweg
• Chats als dokumentierte Echtzeitkommunikation zur Abstimmung von Inhalten
• Kommentare und Likes, die die Technischen Dokumentationen durch zusätzliches Wissen und Bewertungen ergänzen
• Aktivitäten zur transparenten Aufgabenplanung und -verfolgung im Team
• Gemeinsame Projekträume/Communities als Plattformen für den gemeinsamen themenbezogenen Zugriff auf Dokumente, Diskussionen und Zeitpläne

Um einen wirklichen Nutzen aus der Kombination von Content Management und einem kollaborativen Ansatz für die Technische Dokumentation zu ziehen, sind die möglichen Tools klar zweck- und zielbezogen auszuwählen.

Bild 2: Argumente für Collaborative Content Management

Bedarfsanalyse steht vor der Einführung der einzelnen Bausteine

Für die Auswahl der Methoden und Werkzeuge bedarf es einer Analyse der vorhandenen bzw. möglichen Zusammenarbeitsstruktur in den einzelnen Unternehmensbereichen. Wesentliche Aspekte dieser Analyse betreffen dabei die Anzahl und Verteilung der am Prozess beteiligten Personen (Standorte, Funktionen), das Potential zur Parallelisierung des Prozesses sowie die Art und Anzahl der bisherigen Abstimmungsabläufe. Einige Beispiele:

Standortübergreifende Zusammenarbeit
In den meisten Unternehmen sind die an der Produktdokumentation Beteiligten über viele Standorte hinweg verteilt. Der Einsatz von Onlinemeetings, Chats und Webeditoren ermöglicht die gemeinsame Dokumentenerstellung und -abstimmung ohne zeitraubende Reisezeiten.

Frühzeitige Transparenz
Werden gemeinsame Projekträume oder Communities eingesetzt, können Beteiligte, die erst zu einem späteren Zeitpunkt eingebunden werden, z.B. die Rechtsabteilung oder die Technische Redaktion, bereits von Anfang an die Dokumentationsentstehung verfolgen und mit ihren Wissen frühzeitig notwendige Korrekturen einbringen.

Expertenwissen verfügbar machen
Eine qualitativ hochwertige Produktdokumentation lebt von einer Vielzahl von Experten und deren Wissen. Mittels der Profile der Teammitglieder ist die Suche nach kompetenten Ansprechpartnern einfach möglich. Wichtige Themen und Hinweise können in Foren und Blogs diskutiert und abgestimmt werden, bevor sie in die eigentliche Dokumentation einfließen.

Bild 3: Technische Dokumentation – Zusammenarbeiter verschiedener Unternehmensbereiche

Im Zuge der Einführung eines Collaborative Content Management ist es ratsam, eine schrittweise Anreicherung des Dokumentationsprozesses durch kollaborative Bausteine vorzunehmen. Die Erfahrung zeigt, dass als erster Baustein Online Meetings und gemeinsame Projekträume sinnvoll zu integrieren sind. Ausgehend von der bestehenden Kommunikationskultur im Unternehmen, die häufig noch auf E-Mail-Kommunikation und asynchroner Kommunikation beruht, findet dieser Baustein die meiste Akzeptanz und einen sichtbaren Nutzen. Ein weiterer Ausbau mit Chatfunktionalitäten und Webeditoren zur synchronen Erstellung und Abstimmung von Dokumentationen, stellt in der Regel den nächsten Ausbauschritt dar. Blogs, Wikis sowie Kommentarfunktionen und Likes sind Bausteine, die eher in einer fortgeschrittenen Ausbauphase einzusetzen sind.

Fazit

Das Erstellen einer Technischen Dokumentation ist ein Prozess, bei dem eine gute Organisation und Strukturierung der Inhalte nach geltenden Richtlinien heute nicht mehr ausreicht, sondern bei dem die Arbeit der mitwirkenden Personen durch kollaborative Software-Werkzeuge zu unterstützen ist. Auf diese Weise wird die Qualität der Zusammenarbeit sowie die der Ergebnisse verbessert.

Wichtig für die Akzeptanz der eingesetzten Collaborative Content Management-Bausteine ist, diese nicht als zusätzliche Anwendungsinseln zu platzieren, sondern integriert aufzubauen: Hersteller wie beispielsweise IBM, Alfresco oder Microsoft gehen mit ihren Plattformen schon heute diesen Ansatz und bieten entweder neben den eigentlichen ECM-Funktionalitäten bereits in der Anwendung integrierte Collaboration-Bausteine an (z.B. Alfresco) oder realisieren dies über geeignete Schnittstellen (z.B. IBM mit Content Engine und Connections).

www.cenit.de

Steffen Lörcher, Leiter Collaboration-Management bei der Cenit AG. CENIT ist als führender Beratungs- und Softwarespezialist für die Optimierung von Geschäftsprozessen in den Feldern Enterprise Information Management (EIM), Business Optimization & Analytics (BOA), Application Management Services (AMS) Digital Factory, Product Lifecycle Management (PLM), SAP PLM seit über 25 Jahren erfolgreich aktiv.