Studie zur Ablagestruktur von Dokumenten in deutschen Unternehmen

    Im Auftrag der d.velop AG wurden mehr als 700 Business-Verantwortliche befragt

    Mehr als die Hälfte der Befragten sieht die Notwendigkeit einer vorstrukturierten Ablage im Bereich Projekt-, Kunden- und Personalakte.

    (Gescher, 16.10.2018) Nur vernetztes Wissen und vernetzte Informationen führen Unternehmen zu langfristigem Erfolg. Neben dem Know-how der Mitarbeiter existiert dieses Wissen vor allem in Form von Daten und Dokumenten. Sollen diese die Basis des Erfolgs sein, müssen sie einfach und unkompliziert zugänglich sein. Ein strukturiertes digitales Ablagesystem von Dokumenten ist daher für jedes Unternehmen Pflicht. Wo für derartige Lösungen der größte Bedarf gesehen wird, hat die d.velop AG, Spezialist für Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM), im Rahmen einer Studie nun untersucht. An der anonymen deutschlandweiten Online-Befragung beteiligten sich 713 Business-Verantwortliche. Sie antworteten auf Fragen zum Thema Aktenablage und Fachprozesse.

    Die Teilnehmer wurden branchenübergreifend gefragt, für welche Unternehmensbereiche und Prozesse sie bezüglich digitaler Ablagestrukturen einen wesentlichen Bedarf sehen. Die Ergebnisse der Umfrage zeigen, dass mehr als die Hälfte der Befragten die Notwendigkeit einer vorstrukturierten Ablage vor allem im Bereich Projekt-, Kunden- und Personalakte sehen. Die Ergebnisse im Detail:

    Wesentlicher Bedarf: Die Unternehmensbereiche

    1. Projekte: 66,3 Prozent
    2. Kunden: 58,6 Prozent
    3. Personal: 58,5 Prozent
    4. Produkte: 45,4 Prozent
    5. Lieferanten: 39,0 Prozent
    6. Qualitätsmanagement: 25,8 Prozent
    7. Akten-Datenschutz: 17,7 Prozent
    8. Sustainability-Akten: 6,9 Prozent
    9. Andere: 6,2 Prozent
    10. Patientenakte: 3,1 Prozent

    Wesentlicher Bedarf: Die Fachprozesse

    1. Urlaubsantrag: 40,9 Prozent
    2. Projektantrag: 38,9 Prozent
    3. Bestellprozess Ein-/Ausgang: 28,6 Prozent
    4. Eingangsrechnungsfreigabe: 26,4 Prozent
    5. Bestelleingangsfreigabe: 20,1 Prozent
    6. Unterweisungsprozess: 11,6 Prozent
    7. Wareneingang: 10,2 Prozent
    8. Produktfreigabe: 9,8 Prozent
    9. Andere Prozesse: 4,1 Prozent

    Cloud oder on Premises?

    Auch nach der gewünschten Bereitstellungsart für Dokumentenmanagement-Systeme wurde gefragt. Das Ergebnis: Cloudlösungen sind noch nicht vollständig in den Unternehmen angekommen. 61,4 Prozent der Befragten präferieren für Dokumentenmanagement-Systeme immer noch Inhouse-Lösungen auf den eigenen Servern, 14,6 Prozent bevorzugen die Cloud, 24,0 Prozent haben keine feste Präferenz. Allerdings ist der Trend zum Cloud-Computing klar erkennbar. Vor allem größere Unternehmen sind auf diesen Zug längst aufgesprungen. Das belegen auch die Zahlen der Studie. Unternehmen mit Präferenz für die Cloud beschäftigen im Schnitt 830 Mitarbeiter. Der Durchschnitt bei Unternehmen, die auf eine Inhouse-Lösung setzen, liegt bei 306 Mitarbeitern.

    Fazit

    Soll dem erkannten Bedarf entsprochen werden, muss eine strukturierte, standardisierte elektronische Dokumentenablage geschaffen werden, die die individuelle Dokumentenablage in mitarbeitereigenen Ordnerstrukturen ersetzt. Eine zentrale und unternehmensweit einheitliche Ablage von Dokumenten innerhalb zentraler, digitaler Akten ist an dieser Stelle eine oft gewählte Lösung. Dadurch lassen sich alle Dokumentenprozesse stark vereinfachen und automatisieren.

    Ein Beispiel: Die elektronische Personalakte

    Eine elektronische Personalakte ist ein zentral archivierter digitaler Ordner, der die analoge Papierpersonalakte ersetzt. Die digitale Akte verwaltet dabei sämtliche Personaldokumente, von den Bewerbungsunterlagen über das Vertragswerk und die Gehaltsabrechnungen bis hin zu Krankmeldungen. Sie verbessert dadurch die Auskunftsfähigkeit und beschleunigt die Abwicklung von HR-Prozessen. Und sie erfüllt durch ein ausgeklügeltes Rechtesystem auch höchste Vertraulichkeitsansprüche. Ist die digitale Personalakte Teil eines Dokumentenmanagement-Systems, kann sie direkt in die Arbeitsabläufe des Unternehmens (Workflows) integriert werden.

    Über die d.velop AG

    Die 1992 gegründete d.velop AG mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software zur durchgängigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen und branchenspezifischen Fachverfahren. Mit der Ausweitung des etablierten ECM-Portfolios rund um Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflows auf mobile Apps sowie standardisierte und Custom-SaaS-Lösungen bietet der Software-Hersteller auch Managed Services an. Dabei sind die Rechtssicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben dank eines ausgereiften Compliance Managements gewährleistet.

    d.velop stellt digitale Dienste bereit, die Menschen miteinander verbinden sowie Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten. So hilft der ECM-Spezialist Unternehmen und Organisationen dabei, ihr ganzes Potenzial zu entfalten. Ein starkes, international agierendes Netzwerk aus rund 250 spezialisierten Partnern macht d.velop Enterprise Content Services weltweit verfügbar.

    d.velop-Produkte – on Premises, in der Cloud oder im hybriden Betrieb – sind branchenübergreifend bislang bei mehr als 8.000 Kunden mit über 1,8 Millionen Anwendern im Einsatz; darunter Tupperware Deutschland, eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH, Parker Hannifin GmbH, Nobilia, Schmitz Cargobull, FingerHaus GmbH, die Stadt Wuppertal, die Basler Versicherung, DZ Bank AG, das Universitätsklinikum des Saarlands oder das Universitätsklinikum Greifswald.

    www.d-velop.de