Technische Dokumentation: Automatisierung – fertig – los!

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Petra Erner, freiberufliche Mitarbeiterin der DOCUFY GmbH

 

Die große Variantenvielfalt, der weltweite Export und damit verbunden die notwendige Sprachenvielfalt zwingen Maschinen- und Anlagenbauer, ihren Dokumentationsprozess zu professionalisieren.

Welch hoher Automatisierungsgrad mit dem Einsatz entsprechender Software dabei möglich ist, zeigt ein Blick in die Technische Dokumentation der CHIRON-WERKE in Tuttlingen. Das Unternehmen ist mit seinen CNC-gesteuerten, vertikalen Fertigungszentren und den darauf basierenden Turnkey-Lösungen weltweit führend – und entsprechend hoch ist der Aufwand für die anfallenden technischen Dokumentationen. Pro Jahr werden über 1.000 Dokumentationen für die Fertigungszentren und Maschinen neu erstellt oder aktualisiert.

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Jede Maschinenvariante wird als eigene Komponente in der Technischen Dokumentation verwaltet

Variantenmanagement erfordert Zerlegung in Module

Für die Technische Dokumentation wurde daher ein professionelles Softwaresystem mit einem hohen Automatisierungsgrad erforderlich, das dem hohen Qualitätsstandard des Unternehmens entsprach – so zum Beispiel die Technische Dokumentationssoftware COSIMA go!. Die Lösung ist speziell für Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau vorkonfiguriert: Die XML-Datenbasis sowie ein offenes Schnittstellensystem machen sie flexibel und individuell anpassbar.

Dabei ist eine der größten Herausforderungen das Handling der hohen Variantenvielfalt der Maschinen. Denn bei der Konfiguration werden die Maschinen in einzelne Module bzw. Komponenten zerlegt und je nach Kundenanforderung individuell zusammengestellt. Diese Vorgehensweise sollte auch bei der Technischen Dokumentation abgebildet werden: Dieselben Bausteine, die in der Konfiguration verwendet werden, werden auch als Dokumentationsmodule eingesetzt. Grundvoraussetzung dafür ist ein XML-System, das mit Modultypen arbeitet.

Darüber hinaus ist die Benutzeroberfläche der Lösung ohne große Schulung intuitiv bedienbar, Mitarbeiter können nach einer Einarbeitungszeit von etwa 15 bis 20 Minuten gleich loslegen und ihre ersten Dokumente selbst schreiben. Der Grund dafür liegt in den relativ einfachen Funktionen und in der bereits angelegten branchenspezifischen Struktur, für die man sehr wenig Vorwissen mitbringen muss.

Automatische Generierung von Betriebsanleitungen

Viel Wissen und Ideenreichtum steckt allerdings hinter der hochgradigen Automatisierung: CHIRON hat die Erstellung der Technischen Dokumentation so stark automatisiert, dass auch für immer neue Maschinenvarianten die vorgeschriebenen Dokumente in wenigen Stunden fertig sind. Die Lösung liegt in der Kombination der Nutzung des Component-Chapters und der Filterung der für die entsprechende Maschine gültigen Inhalte über die aus SAP ins Redaktionssystem importierten Daten. Alle Inhalte werden dabei in einem speziellen Modultyp gesammelt und über Metadaten einem genauen Thema zugeordnet.

In einem Masterdokument werden anschließend alle Komponenten zusammengefasst. Zur Erstellung einer auftragsbezogenen Betriebsanleitung wird dann nur noch der „Master“ gefiltert, d.h. nur die Komponenten, die tatsächlich verbaut wurden, bleiben erhalten. Da die Abfrage von Gültigkeiten oder die Gegenprüfung in der Auftragsstückliste nur auf Komponentenebene stattfindet, bleibt die Übersichtlichkeit erhalten.

Nach der Filterung des Masterdokumentes bleibt ein Dokument übrig, das der realen Maschine entspricht. Hier können jetzt die Feinarbeiten vorgenommen werden. Auftragsbezogene Dokumente und Pläne werden eingearbeitet oder Sonderkomponenten werden hinzugefügt. Das Konzept bewirkt dabei Folgendes: Die themenbezogenen Inhalte aus den Komponenten werden an festgelegten Stellen in der Betriebsanleitung gezogen. Somit „wandert“ die Information aus dem Komponentenmodul in das richtige Kapitel.

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Die Dokumentationssoftware zieht die themenbezogenen Inhalte aus den Komponenten an die festgelegten Stellen in der Betriebsanleitung

Kombination von Zulieferer- und eigener Dokumentation möglich

Das Modul für die Komponenten ist zusätzlich für die Einbindung von Zuliefererdokumentation vorgesehen: In den Anhang wird die Herstelleranleitung des Zulieferers eingebunden. Außerdem können weitere Informationen erfasst und mit den anderen „vermischt“ werden – auch aus dem Grund, da die DIN ISO 82079 die Vermischung von Zuliefererdokumentation und „eigener“ Anleitung fordert. Deshalb werden auch die Wartungsarbeiten an Zulieferkomponenten stichwortartig erfasst und automatisch im gesamten Wartungsplan der Maschine aufgeführt.

Da immer alle Informationen zu einer Komponente in einem übergeordneten Modul zusammengefasst sind, fällt die Pflege bei Änderungen sehr leicht. Änderungen werden in den referenzierten Inhalten vorgenommen. Dann wird die Komponente versioniert und aktualisiert.

Auch die Übersetzung der Technischen Dokumentation in die verschiedenen Sprachen erfolgt modulweise. Die gesamte Betriebsanleitung besteht aus mehreren tausend Einzelmodulen. Die gesamte Betriebsanleitung besteht aus hunderten von einzelnen Modulen. Nur neue oder geänderte Module müssen übersetzt werden. Die komplexe Verwaltung der Übersetzungssteuerung übernimmt das System. Der User muss nur noch mit gepackten Übersetzungspaketen arbeiten.

Fazit

Was so einfach klingt und letztendlich auch ist, ist das Ergebnis einer etwa einjährigen konzeptionellen Vorbereitung. Mittlerweile dauert die Zusammenstellung einer Technischen Dokumentation mit dem ausgefeilten Automatisierungsprozess nur noch wenige Stunden. Andererseits müssen natürlich die Inhalte von den Redakteuren zuvor erstellt und themengerecht zur Komponente abgelegt werden. Aber gerade das Zusammenspiel von Input (Redaktion) und Output (Publikation) macht das Arbeiten im Redaktionssystem so effizient.

Einzig der Abschied vom Textverarbeitungsprogramm Word und die Gewöhnung an das strukturierte Arbeiten in einem XML-System ist dabei ein Umstellungsschritt, der manchen zu Beginn schwerfällt. Doch hält Bernd Rudolf, Leiter der Technischen Dokumentation bei CHIRON, die Entscheidung für ein XML-System für Maschinenbauer, die nicht nur eine Handvoll Maschinen pro Jahr herstellen, für unabdingbar: „Die immer kürzeren Time-to-Market Zeiten zwingen uns, die Dokumentationen schnell, effizient und trotzdem normgerecht zu erstellen. Nun müssen sich Redakteure keine Gedanken mehr um das Layout machen, sondern können sich auf die Inhalte konzentrieren. Das Layout im Corporate Design erfolgt anschließend automatisch über das Stylesheet.“

www.docufy.de

Die DOCUFY GmbH ist Hersteller professioneller Redaktionssysteme für die Technische Dokumentation und Anbieter von Multi-Level-Dokumentation. Zudem bietet DOCUFY Beratungs- und Entwicklungsleistung sowie einen leistungsstarken Support. Das Unternehmen mit Sitz in Bamberg beschäftigt rund 80 Mitarbeiter und vertreibt seine mehrsprachig ausgelegte Software weltweit.