The Collaborative Future. Auswirkungen der Automatisierung von Zusammenarbeit und Kommunikation

Autor – Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer und Berater in seinem Beratungsunternehmen PROJECT CONSULT GmbH

Zusammenarbeit ist existentiell für die Spezies Mensch und eine Grundlage für das Funktionieren unserer Gesellschaft. Unsere Entwicklung wurde im Wesentlichen durch die Verbesserung von Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissensaufbau vorangetrieben. Dafür hat der Mensch bestimmte Eigenschaften und Techniken entwickelt, die Kollaboration organisieren und harmonisieren.

Mit dem Aufkommen der gesellschaftlichen Differenzierung mit herrschenden Eliten veränderte sich die Form der Zusammenarbeit: Der Begriffsbestandteil „Zusammen“ wurde häufig zu „Viele zum Nutzen von Einigen“. Der zweite Begriffsbestandteil, „Arbeit“, bedarf heute auch einer Neudefinition, da immer mehr Arbeit im Bereich des Managens, Koordinierens und Papierschwärzens angesiedelt wurde. Das Büro ist dabei eine erst relativ junge Erfindung – zusammen mit der Schrift, den ersten Doku-menten und den frühen Archiven entstanden sie aus den Schreibstuben. Bleiben wir also zunächst einmal bei der Idee des „Büros“ als einem Ort der Zusammenarbeit.

Office Collaboration

In Büros kommen Menschen zusammen, um über den Tag hinweg gemeinsam oder für sich zu arbeiten. Eingebunden sind Kolleginnen und Kollegen vor Ort, mit denen man direkt zusammenarbeitet, betroffen aber noch Dritte außerhalb des Büros, mit denen man zwar direkt kommuniziert, aber in der Regel nur asynchron kollaboriert. Im Büro und in dieser spezifischen Kollaboration geht es nur um Information und deren Handhabung. Informationsgewinnung, Informationsnutzung, Informationsdokumentation und Informationsverbreitung sind Gegenstand der „Office Collaboration“.

Elektronische Systeme – von der Telefonie über Video-Konferenzen, E-Mail, Team-Rooms und Textverarbeitungen bis zu Fachanwendungen, Social Media und Information Management-Lösungen – unterstützen uns heute bei der Kollaboration und der Dokumentation der Zusammenarbeit. Die Vielfalt der Lösungen hat sich vervielfältigt, auch wenn die Systeme versuchen, die ursprüngliche direkte Audio-visuelle Kommunikation außerhalb des eigenen Büroraums und die gemeinsame Arbeit an verschriftlichten Informationen wie Dokumenten softwaregestützt nachzubilden. Direkte, sofortige Reaktion, Geschwindigkeit, rücken bei dieser Zusammenarbeit in den Vordergrund. Die Systeme helfen dabei, Orts-, Zeit-, Sprach- und Kulturgrenzen zu überwinden. Man möchte von asynchronem Zusammenarbeiten mit Zeitverzug möglichst zum synchronen Kommunizieren und Kollaborieren kommen. Nur durch unverzügliche, direkte, persönliche Ansprache von Partnern und Kunden meint man im globalisierten Wettbewerb bestehen zu können.

Darüber hinaus hat die mobile Revolution den stationären Arbeitsplatz vielfach obsolet gemacht, Es geht also nicht darum, wie das Büro der Zukunft aussieht, sondern wie wir in Zukunft arbeiten und was Arbeit zukünftig ausmacht. Bisher orientierten sich Technologie und Software an den Formen der Zusammenarbeit, die auf direkter Kommunikation, dem gemeinsamen Bearbeiten von Informationen, auf Informationsverteilung und unterstützender Prozesssteuerung beruhten. Gerade das Portfolio von Enterprise Content Management mit Collaboration, Workflow, Web 2.0, BPM, E-Mail und anderen Funktionen hat einen großen Anteil, wie wir heute arbeiten. Auch die Verschriftlichung der Kommunikation und der Ergebnisse der Kommunikation wird von Systemen erleichtert durch Spracherkennung, aber auch durch Techniken wie „Copy & Paste“. Noch stehen die Vereinfachung und Beschleunigung der menschlichen Tätigkeit im Vordergrund. Menschliche Kommunikation und Zusammenarbeit sind noch der Maßstab aller Dinge.

Arbeit muss neu gedacht werden

Doch die Automatisierung macht auch vor dem Büro nicht Halt. Dabei tritt der Mensch als Maßstab für das „Wie“ bei der Zusammenarbeit zunehmend in den Hintergrund. Inzwischen werden wir auch im Büro von Software angeleitet, gesteuert und kontrolliert. Die Ergebnisse der Büroarbeit sind bis ins Detail nachvollziehbar: Gesprächspartner und Dauer von Telefonaten werden ebenso aufgezeichnet wie die Zeit, die wir mit einem Lesen eines Dokuments am Bildschirm und der Vervollständigung der Daten in einer Anwendung verbringen. In diesen Prozessen ist aber immer noch der Mensch als Zentrum von Kommunikation und Kollaboration involviert.

Zukünftig ist der Mensch nicht mehr das Maß aller Dinge bei der Arbeit. Doch wie sieht die Rolle des Menschen nach dem nächsten Automatisierungszyklus aus? Was mit Workflow-Systemen begann, die nach vordefinierten Regeln die Arbeitsabläufe steuerten, hat sich längst auf andere Bereiche der „Unterstützung“ bei der elektronischen Büroarbeit ausgedehnt. E-Mail-Management-Systeme beantworten Standardanfragen selbsttätig aus einem Baukasten von vorbereiteten Texten. Bestellungen und Zahlungen werden von der kaufmännischen Software direkt verbucht. Allgegenwärtige Auswertungssysteme schlagen uns die nächsten Geschäftsentscheidungen vor. Solche Systeme wurden und werden vermarktet, den Menschen von Routinetätigkeiten zu entlasten.

Doch bleiben dann überhaupt Tätigkeiten übrig, von Arbeit ganz zu schweigen? Der Mensch bewertet und entscheidet vielfach noch, auch wenn die Briefe automatisch von Textbausteinsystemen auf Grund der Stamm- und Bewegungsdaten generiert werden, wenn die Daten für eine Bewilligung von System vorgegeben und dokumentiert werden, wenn die Zuweisung von Arbeit nur noch vom System erfolgt und auslastungsgesteuert, entsprechend dem Profil des Mitarbeiters, den Postkorb füllt, wenn globales Arbeiten keine Rücksicht mehr auf Ruhezeiten, Urlaub und Privatleben nimmt.

Die Zukunft ist digital und findet überall statt

Die Zusammenarbeit und die Form des Zusammenarbeitens werden dann am technisch Machbaren und kommerziell Gewollten ausgerichtet. Der Mensch spielt bei vielen Prozessen nur noch eine nachgeordnete oder keine Rolle. Die Systeme steuern und kontrollieren ihn. Individualität wird im kreativen Bereich noch erlaubt und erwünscht sein, aber der Rest der jetzigen Bürowelt wird immer mehr von Systemen übernommen.

Aber wir werden dies schön finden. Wir dürfen von unterwegs und von Zuhause aus arbeiten, wir bekommen diese schönen neuen Geräte, die uns ständig mit der Welt verbinden. Wie wir mit diesen Geräten umgehen, sagt uns die Software, die nicht mehr an menschlichen, sondern an geschäftlichen Maßstäben orientiert ist. Sie erinnert uns, hast du denn und den angerufen, was ist das Ergebnis. Sie gibt uns zwischendurch die Tabelle mit unseren geschäftlichen Tätigkeiten, an denen wir gemessen – und später bezahlt werden. Wir sind ständig erreichbar, kein Geschäft entgeht uns. Man weiß immer wo wir sind und was wir machen.

Dennoch, es wird noch eine ganze Weile das bisherige Büro geben, auch wenn die Digitalisierung aller Lebensbereiche fortschreitet. Diese Büros werden in Firmen und Organisationen sein, die dann wenige Überlebenschancen am Markt haben oder wie in der öffentlichen Verwaltung durch Gesetze und Verordnungen geschützt ihrer Bürotätigkeit nachgehen. In agilen Firmen treten an die Stelle der Büros Begegnungsstätten, wie z.B. Clubs, wo man sich persönlich trifft, miteinander redet, das Zusammengehörigkeitsgefühl stärkt, den Rahmen eines Unternehmens, manifestiert durch gemeinsames Tun zu einem bestimmten Zweck, definiert.

Die Form des neuen Büros dient dazu, Gemeinschaft zu definieren, Loyalität zu fördern und den Menschen einen „Anker“ zu geben. Arbeiten kann man anderswo, vermeintlich selbstbestimmt. Dazu braucht man das Büro nicht mehr. Daher ist es auch eine vergebliche Mühe, den Büroarbeitsplatz der Zukunft zu definieren. Die Zukunft ist digital und findet überall statt. Die kollaborative Zukunft im Sinne von Arbeit findet vielleicht mit immer weniger Menschen statt.

Diese und andere Thesen zur „Collaborative Future“ sind Gegenstand einer hochkarätig besetzen Diskussionsrunde:

www.PROJECT-CONSULT.com

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist seit über 30 Jahren im Thema Informationsmanagement zu Hause. Als Geschäftsführer und Berater in seinem Beratungsunternehmen PROJECT CONSULT berät er Unternehmen bei der Strategie, Konzeption, Einführung, Ausbau und Migration von EIM-Lösungen. Dr. Kampffmeyer ist von Anfang an einer der internationalen Verfechter der ECM- und EIM-Visionen und hat mit zahlreichen Publikationen und Vorträgen den Markt für Informationstechnologie und Informationsmanagement befruchtet.