SharePoint als Unternehmensplattform – Potenziale erkannt?

Prof. Dr.-Ing. Arno Hitzges, Hochschule der Medien (HdM), Stuttgart

Microsoft SharePoint ist mit insgesamt 125 Millionen [1] verkaufter Lizenzen eine der erfolgreichsten Softwareplattformen für Businessanwendungen von Microsoft [2]. Obwohl sich die ersten Versionen (SharePoint 2003) noch etwas schwer im Markt getan haben, ist heute eine weitgehende Durchdringung bei den Kunden vorhanden. Nach den berauschenden Absatzzahlen der Collaboration-Plattform in den letzten Jahren stellt sich nun die Frage, in wie weit sich die Plattform auch im operativen Betrieb durchgesetzt hat oder ob der Erfolg letztendlich nur der geschickten Lizenzpolitik von Microsoft geschuldet ist. Wofür wird SharePoint nun aber tatsächlich genutzt? Wie zufrieden sind die Anwender wirklich?

Zielsetzung der durch die Hochschule der Medien Stuttgart durchgeführten Studie „SharePoint im Mittelstand. Was denken die Anwender?“ war es, die Erfahrungen der Anwenderfirmen zu erheben sowie wesentliche Erfolgsfaktoren und Stolpersteine bei der Einführung von SharePoint als Unternehmensplattform herauszuarbeiten. Die Ergebnisse werden im folgenden Artikel erläutert.

Gerade im Mittelstand wird SharePoint auf „Sparflamme“ betrieben und wenig Wert auf die Usability gelegt!

Gut ein Drittel der Unternehmen (34 Prozent) befinden sich noch in der Einführungsphase und verfügen nur über wenig internes Know-how. Fast 60 Prozent der befragten Unternehmen haben weniger als vier interne Mitarbeiter, welche sich mit SharePoint beschäftigen (siehe Bild 1). Knapp 45 Prozent aller Unternehmen arbeiten derzeit ohne einen festen Dienstleistungspartner (siehe Bild 2). Häufig genannte Gründe dafür sind u.a., dass sich SharePoint vorrangig im Testeinsatz für die interne IT befindet und man noch mit dem grundsätzlichen Wissensaufbau beschäftigt ist. Bezeichnend ist, dass gerade kleine Unternehmen die Komplexität von SharePoint anscheinend unterschätzen.

art1_bild1 Bild 1: Wenig internes Know-how

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Bild 2: SharePoint im Testbetrieb

Allzu oft werden erste Prototypen aus der IT-Abteilung, für EDV-Spezialisten durchaus verwendbar, verfrüht in den firmenweiten Rollout gebracht. Ein Umfrageteilnehmer bringt es auf den Punkt: „Erst nachdem wir die ‚Websiteactions‘ für alle Benutzer, die keine ‚Key-User-Schulung‘ hatten, ausgeblendet haben, ist die Akzeptanz gestiegen und der Hotline-Bedarf signifikant gesunken!“ Aus Kostengründen kommen sinnvolle „Usability-Optimierungen“ und vor allem hinreichende Schulungs- und Betreuungskonzepte häufig zu kurz.

Im Bereich Social, BI und WCMS ist der „Kampf“ noch nicht entschieden!

In den Bereichen Collaboration, Wissensmanagement, Dokumentenmanagement und Intranet hat sich SharePoint durchgesetzt (siehe Bild 3). Dort ist die Zufriedenheit sehr hoch und Kritikpunkte der früheren Jahre (insbesondere von SharePoint 2003/2007) konnten durch das Release 2010 weitgehend ausgeräumt werden (siehe Bild 4).

art1_bild3Bild 3: SharePoint als zentraler Baustein für Unternehmen – kurzfristig und langfristig geplante Anwendungen in Unternehmen

art1_bild4Bild 4: Hohe Zufriedenheit für Collaboration-Funktionen

Die aktuelle Version SharePoint 2013 verspricht nochmals eine deutliche Verbesserung der Anwenderakzeptanz und -freundlichkeit. An der Schwelle zur Marktdurchdringung stehen Themengebiete wie Wissensmanagement, Projektmanagement und Workflows. Hier ist teilweise bereits eine hohe Zufriedenheit bei den Kunden festzustellen und knapp die Hälfte aller Unternehmen nutzen diese Anwendungsbereiche aktiv.

art1_bild5Bild 5: Kritische Stimmen zur Business Intelligence

Social Networking sowie Business Intelligence (BI) müssen derzeit hinsichtlich ihrer Akzeptanz bei den Befragten als kritisch bewertet werden (siehe Bild 5). Diese große Unsicherheit der meist recht konservativen Unternehmen besteht vor allem im Umgang mit den zum Teil noch recht neuen Anwendungsgebieten, weniger mit den Features der Software. Immer wieder tauchen im Dialog mit den Anwendern die Fragen auf: „Was mache ich zukünftig in welchem Netz? Kann ich onPremise bleiben oder muss ich in die Cloud?“ Die meisten Experten sind sich einig, dass Abwarten die Reaktion der Kunden sein wird.

Im Bereich der Collaboration werden vor allem Teamsites als zentrales SharePoint-Template eingeführt. Dabei stehen oft die Ablösung von unübersichtlich und träge gewordenen Abteilungslaufwerken sowie die Integration in prozessorientierten Unternehmenssystemen (z.B. CRM oder PDM-Systeme) im Vordergrund. Neben den Teamsites werden insbesondere Besprechungsräume und Wikis für die interne Organisation und Dokumentation eingesetzt (siehe Bild 6).

art1_bild6Bild 6: Collaboration als Hauptfeld

Knappe Budgets und restriktive Berechtigungen – Gift für die Benutzerakzeptanz!

Die Zufriedenheit bei Unternehmen, welche mit mehr als vier internen Mitarbeitern und externer Begleitung im SharePoint-Umfeld arbeiten, ist außerordentlich hoch. Die meisten der Befragten sehen ein ausreichend angelegtes Budget als einen wesentlichen Erfolgsfaktor an. Es sollte auch die teilweise kostenintensive, persönliche Betreuung der Anwender berücksichtigt werden.

Aufgrund der zeitlichen Intensität, insbesondere bei der Einführung von SharePoint, sind externe Partner und Dienstleister oft eine sinnvolle Ergänzung sowie Ausbildungspartner für den eigenen Personalstamm. Die Wahl des Dienstleisters entscheidet aber wesentlich über den Projekterfolg. „Ich habe inzwischen den dritten Dienstleister, die ersten beiden waren sicherlich gute Techniker, haben aber letztlich mehr Probleme als Lösungen geschaffen!“ meint dann auch ein IT-Leiter im Rahmen der Umfrage. Auch wenn die grundsätzliche Zufriedenheit mit den Dienstleistern inzwischen weitgehend gut ist: Neben einer guten fachlichen Kompetenz werden immer wieder fehlende Beratungskompetenzen (ca. 34 Prozent) des Beratungspartners angemahnt.

Die häufig zu restriktive Berechtigungspolitik ist ein zweiter wesentlicher „Show Stopper“ für die Einführung von SharePoint. „Nachdem ich auch Monate nach der Einführung immer noch regelmäßig auf Bereiche im Portal stoße, an denen mir Informationen versprochen, der Zugang aber verweigert wird, habe ich entschieden, die Dokumente wieder im File-System abzulegen oder mir gleich per Mail schicken zu lassen!“ meint dann auch ein SharePoint-Verweigerer. Ein Tipp: Vereinfachen Sie die Berechtigungskonzepte. Sie steigern damit die Freude am System!
SharePoint ist auf dem Weg zum zentrale Medien-/Dokumentenarchiv im Unternehmen

Trotz aller Herausforderungen bei der Projekteinführung hat sich SharePoint im Bereich Dokumentenmanagement durchgesetzt. Auch wenn 61,8 Prozent der Unternehmen noch weitere Dokumentenmanagementsysteme im Hause haben und erst 42,8 Prozent bereits ihre Dokumente mit SharePoint verwalten, so haben doch 72 Prozent der Unternehmen langfristig einen Einsatz von SharePoint in diesem Bereich geplant.

art1_bild7Bild 7: SharePoint als Dokumentenmanagement-System – Zufriedenheit

Ein Pluspunkt für SharePoint ist in diesem Kontext sicherlich die immer besser werdende Suchfunktionalität, die durch die Integration der Fast-Engine nochmals einen Qualitätssprung gemacht hat. Im Bereich der Suche dominiert die Personensuche (78 Prozent), gefolgt von der Suche übers File-System (47 Prozent). Immerhin 25 Prozent nutzen bereits Features wie z.B. Stoppwortlisten. Eine nicht zu unterschätzende Herausforderung bei der Einführung ist, dass die hervorragenden Suchmöglichkeiten auch ein Umdenken für die Organisation der Dokumentenablage erfordern. Ein Umfrageteilnehmer resümiert: „Erst wenn man den Anwendern zeigt, wie sie mit Hilfe der ‚Search-Refinements‘ die Ergebnismenge steuern können, sind sie bereit, sich von Ordnerstrukturen zu lösen und auf Metadaten zu vertrauen!“

Bereits über 30 Prozent der befragten Unternehmen verwalten u.a. auch Videos in ihren SharePoint-Bibliotheken. Festzustellen ist, dass sich SharePoint immer mehr zum zentralen Medienarchiv kommunikationsorientierter Unternehmen entwickelt. Verstärkt wird dieser Trend durch die weitgehende Optimierung der Software, als auch für den Einsatz als Web Content Management-System. Trotz teilweise schlechter Erfahrungen in der Vergangenheit nutzen bereits 26 Prozent SharePoint als WebCMS, weitere 48 Prozent können sich einen entsprechenden Einsatz in der Zukunft vorstellen.

Starkes Wachstum geplant – SharePoint wird zentraler Baustein in verschiedensten Anwendungsbereichen!

Weit mehr als 50 Prozent der Unternehmen haben sich für einen weiteren Ausbau von SharePoint als zentrale Kommunikations- und Kooperationsplattform entschieden. Sie planen in den kommenden Jahren zahlreiche Anwendungen, vor allem in den Bereichen Collaboration, Dokumenten- und Wissensmanagement.

Baustein für den Erfolg ist eine durchdachte Roadmap für die sinnvolle und beherrschbare Umsetzungsreihenfolge in den Unternehmen. Es gilt festzulegen, in welchem Tempo unter Berücksichtigung der verfügbaren Budgets und Rahmenbedingungen, jeder Schritt mit der nötigen Gründlichkeit und Konsequenz durchgeführt werden kann.
Fazit

Auch wenn es hier und da doch ernstzunehmende kritische Stimmen zum Einsatz von Microsoft SharePoint gibt: Die Plattform wird sich zunehmend auch im Mittelstand und in der Industrie durchsetzen. Mittelfristig wird das zu einer weitgehenden „Ablösung“ bzw. Vereinheitlichung bestehender Anwendungen führen. Es zeigt sich allerdings, dass ein opportunistisches „Klein-Klein“, ein Sparen am Know-how-Budget und damit verbundene „Anfängerfehler“ regelmäßig zu größeren Akzeptanzproblemen bei den Anwendern im Unternehmen führen. Die Softwareplattform ist zu mächtig und komplex, als dass sie auf „Sparflamme“ in bestehende Unternehmensinfrastrukturen so integriert werden kann, dass die Usability dabei nicht leidet.

Es werden gerade bei der Einführung ausreichend Ressourcen benötigt, um schnell auf die Anwenderwünsche reagieren zu können und vor allem den Bedarf nach umfassender Betreuung gerecht zu werden. Wenn sich Unternehmen für SharePoint als zentrale Plattform entscheiden, so ist es notwendig, größere Budgets sowie ausreichend interne und externe Ressourcen und vor allem Know-how bereitzustellen. Letzteres kann durchaus am Markt erworben werden. Neben dem Technologiewissen des Beraters ist vor allem auch der Blick über den Tellerrand von entscheidender Bedeutung.

Quellenhinweise:
[1] Quelle: Peter Fischer, Leiter Productivity Group Microsoft, Vortrag SharePoint UserGroup Stuttgart am 14.05.2013
[2] SharePoint 360 von Wolfgang Miedl, abgerufen am 10.05.2013 von http://sharepoint360.de/2011/07/22/grosses-umsatz-und-gewinnplus-2011-microsoft-waechst-und-steht-jetzt-auf-drei-beinen/
Zielsetzung und Fundament der Studie „SharePoint im Mittelstand. Was denken die Anwender?“
Befragt wurden 2.000 mittelständische Unternehmen. Die Rücklaufquote lag bei 3,5 Prozent. Der Schwerpunkt lag in den Branchen Maschinenbau bzw. High-Tech-Industrie. Die meisten der befragten Unternehmen (67  Prozent) beschäftigen zwischen 250 und 5.000 Mitarbeitern.
Durchgeführt wurde die Studie von der Hochschule der Medien, Stuttgart. Die Erkenntnisse wurden angereichert durch die langjährige Industrieerfahrung des Autors, welcher zahlreiche Projekte im SharePoint-Umfeld begleitet hat. Bei der vorliegenden Studie wurde er unterstützt von Jana Lüdtke, B. (Sc.), Absolventin des Studiengangs Print-Media-Management der Hochschule der Medien.

sharepoint@hdm-stuttgart.de

Prof. Dr.-Ing. Arno Hitzges, Hochschule der Medien (HdM), Stuttgart. Arno Hitzges leitet seit 2011 den Lehrstuhl für Contentmanagement der HdM. Zuvor bekleidete er verschiedene Managementpositionen in Industrie und Forschung, u.a. bei führenden Microsoft-Partnern. Er verfügt über 20 Jahre Erfahrung in der Beratung. Seine Forschungsgruppe beschäftigt sich intensiv mit der Einführung und Nutzung von SharePoint im industriellen Umfeld.