SharePoint 2013 als Redaktionssystem

Andreas Knauer, Data One GmbH

In der neusten Version 2013 wurden die Funktionalitäten von SharePoint im Bereich Web Content Management wesentlich gestärkt, nicht zuletzt durch den Wegfall der teuren „For Internet Sites“-Lizenzen, die anonymen Zugriff auf eine SharePoint-Infrastruktur erlaubten. Ein guter Grund, sich das Thema Web Content Management von SharePoint 2013 einmal genauer anzusehen.

Doch zuvor ein kurzer Einstieg in das Thema: Um Inhalte effizient und zielgerichtet zu erstellen, werden Autoren durch Web Content Management- und Redaktionssysteme unterstützt. Als Autoren sind, neben eigenen Redakteuren für Öffentlichkeitsarbeit in Unternehmen, oftmals auch ausgewählte Personen aus dem Marketing tätig, die sowohl Intranet- als auch Internetauftritte mit Information und Inhalt versorgen sollen.

Form, Aktualität, Qualität – Anforderungen bei der Publikation von Inhalten

Ein WCM-System unterstützt den Autor bei der Erstellung, Bereitstellung und Verwaltung von Inhalten durch verschiedene technische Komponenten wie automatische oder zeitgesteuerte Publikation, Historisierung und Archivierung, Freigabeprozesse und Verwendung von Vorlagen. Dabei soll die Corporate Identity auf der gewählten Plattform immer durchgängig abgebildet und die Inhalte auf diversen Endgeräten verfügbar sein.

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Bild : Anforderungen an Inhalte in Redaktionssystemen

Das eingesetzte WCM-System hilft dabei, die Qualität, Aktualität und Form des bereitgestellten Inhalts zu verbessern. Dabei werden bezüglich der Form sowohl die Darstellung des Inhalts als auch das Branding der Plattform entsprechend der Corporate Design-Richtlinien des Unternehmens durch den Einsatz von Vorlagen für Webinhalte und durch die Anpassung der Style-Vorlagen der Plattform umgesetzt.

Darüber hinaus sollen die Besucher der Plattform nicht nur das Corporate Design eines Unternehmens durchgängig auf der Plattform wiederfinden, sondern auch die Inhalte in gleichbleibender und durchdachter Form erhalten. Deren Aktualität wird dabei durch einen Lebenszyklus mit Wiedervorlagedatum und Zeitplänen zum Ablauf der Gültigkeit verbessert, so dass keine veralteten Inhalte durch das WCM-System zur Verfügung gestellt werden – eine Überwachung der Inhalte für die Autoren erfolgt dabei automatisch.

Die Qualität der Inhalte meint die tatsächlich transportierte Information und bezieht sich nicht wie die Form auf den gestalterischen Aufbau. Hier kann ein WCM-System einen Autor mit Techniken wie benutzerdefinierten Wörterbüchern und einer komfortablen Vergleichsmöglichkeit zwischen einzelnen Versionen zwar unterstützen. Da aber zwei Paar Augen mehr sehen, wird die Qualität der Inhalte von einem WCM-System zusätzlich über einen Veröffentlichungs- und Genehmigungsprozess sichergestellt.

SharePoint-Funktionalität unterstützt Anforderungen

SharePoint unterstützt die drei genannten Anforderungen an ein als Redaktionssystem eingesetztes WCM-System optimal. Welche Funktionalitäten dafür eingesetzt werden können, wird nachfolgend erläutert.

Die Form

Die Form von Inhalten wird in SharePoint durch die Möglichkeiten bei der Übernahme von Corporate Design-Richtlinien im vollständigen Branding der Webseiten eingehalten. Dabei werden die Richtlinien durch Anpassungen der sogenannten Masterpage implementiert und so die vorgeschriebene Optik bereitgestellt. Die Vorlagen zum Erstellen von Webinhalten werden als Page Layouts bezeichnet. Veröffentlichungsinfrastruktur ist das Feature von SharePoint, das für die Bereitstellung der Webinhalte und Vorlagen aktiviert werden muss.

 art3_bild2Bild : Vorlagen für Webinhalte

 Neben der Position von Texten und Bildern kann auch die Art und Anzahl der Metadaten einer Webseite zur Verschlagwortung des Inhalts ebenso wie die Position von Webparts vorgegeben werden. Webparts sind Bausteine in SharePoint, die auf einer Seite platziert werden können und zum Beispiel den Ansprechpartner der Webseite anzeigen. Zusätzlich zur Position können auch die Formatvorlagen zur Textbearbeitung angepasst werden. SharePoint verbessert die Form der Inhalte also ebenso durch die Vorgabe von Designvorlagen zur Textbearbeitung als auch durch feste Positionen für Texte, Bilder und Webparts. Den Besuchern von Intranet oder Internet sollte sich dadurch ein einheitliches Bild der Inhalte bieten. Die Informationsgewinnung anhand der bereitgestellten Inhalte lässt sich durch eine gleichbleibende und durchdachte Form optimieren.

 art3_bild3Bild : Formatvorlagen zur Textbearbeitung

Die Aktualität

Zum Überwachen der Aktualität von Inhalten bietet SharePoint die sogenannten Informationsverwaltungsrichtlinien. Mit ihnen können Richtlinien für die Aufbewahrung von Inhalten je nach Speicherort oder Inhaltstyp definiert werden. Bei der Definition einer Richtlinie wählt man zuerst eine Zeitspanne in Tagen, Monaten oder Jahren, nach der eine Aktion ausgeführt werden soll. Als Aktion kann man den Inhalt automatisch an einen anderen Speicherort, z.B. ein Archiv, senden, die Veröffentlichung des Inhalts zurückziehen oder den Inhalt in den Papierkorb verschieben. Ein komplexerer Wiedervorlageprozess zur Prüfung des Inhalts lässt sich durch das Starten eines Workflows erreichen.

Es ist also beispielsweise möglich, für alle Inhalte im Bereich „Unternehmensneuigkeiten“ nach einer Frist von sechs Monaten eine Aktion einzuleiten. Ebenso kann man diese Frist für alle Inhalte vom gleichen Typ, z.B. für eine einfache „Inhaltsseite“, festlegen.

art3_bild4Bild : Aufbewahrungsrichtlinien

Die Qualität

Durch Veröffentlichungs- und Genehmigungsprozesse für Inhalte soll die Qualität der Inhalte sichergestellt werden. SharePoint bringt solche Prozesse von Haus aus mit. Ist die Versionierung von Inhalten aktiviert, kann ein Autor einen Inhalt stetig weiterbearbeiten und den erreichten Zwischenstand als Nebenversion speichern. Erst wenn er die Bearbeitung an einem Inhalt abgeschlossen hat, veröffentlicht der Autor diesen Inhalt als Hauptversion. Die Leser sehen dabei immer nur die zuletzt veröffentlichte Hauptversion und nicht die Änderungen an den Inhalten, während der Redakteur diese noch bearbeitet.

Bevor die Hauptversion eines Inhaltes gültig ist, muss ein Benutzer mit entsprechender Berechtigung den Artikel genehmigen. Hat dieser nicht die gewünschte Qualität, wird er folglich nicht freigegeben und muss vom Autor erneut überarbeitet werden. Der hier dargestellte Prozess lässt sich auch durch einen benutzerdefinierten Workflow abbilden, der eine komplexere Genehmigung ermöglicht und durch Erstellung von Aufgaben die Transparenz erhöht.

Neuerungen in SharePoint 2013

Microsoft hat das Lizenzierungsmodell für SharePoint 2013 geändert, so dass der Einsatz als WCM-Plattform für Internetauftritte mit wesentlich weniger Kosten verbunden ist. Einige weitere Neuerungen der Plattform sind:

Suchmaschinenoptimierung für Seiten (SEO)
Sogenannte Device Channels erlauben die Bereitstellung mehrerer, für verschiedene Endgeräte optimierter Brandings
Die Managed Navigation erlaubt einen automatischen Aufbau der Navigation anhand der Verschlagwortung der Inhalte
Mit dem Design Manager sind nun auch Designer und Design Agenturen ohne spezialisierte SharePoint Erfahrung in der Lage, das Branding und die Templates in Microsoft SharePoint anzupassen.
       Search Qurey Webparts erlauben das automatische Publizieren von Inhalten anhand des Suchindexes.

Damit unterstützt SharePoint 2013 die Anforderungen an ein WCM-System durch zahlreiche Neuerungen, insbesondere für den Einsatz einer Internetplattform mit anonymem Zugriff.

Fazit

Durch die Kombination verschiedenen Funktionen von SharePoint – namentlich die Veröffentlichungsinfrastruktur, die Informationsverwaltungsrichtlinien und die Workflows – ist SharePoint ein ideales WCM-System und kann die Anforderungen an Inhalte mehr als erfüllen. Insbesondere die Möglichkeit, benutzerdefinierte Workflows für Wiedervorlagen oder Genehmigungsprozesse einzusetzen, macht die Plattform für das Einsatzszenario als Redaktionssystem sehr individuell und unterstützt optimal bei den täglichen Routineaufgaben. Die Neuerungen der Version 2013 machen die Plattform nicht nur bereit für den Einsatz im Internet, sondern verstärken insbesondere auch die Inhaltsbereitstellung durch den Einsatz von Search Query Webparts.

www.dataone.de

Der Wirtschaftsinformatiker Andreas Knauer ist Teamlead SharePoint Services bei der Data One GmbH und zertifizierter SharePoint-Experte und teilt seine Projekterfahrung auf Vorträgen und in seinem Blog www.letssharepoint.com sowie dem Teamblog http://sharepoint.dataone.de. Die Data One GmbH gehört zu den führenden Beratungs- und Entwicklungshäusern rund um Microsoft SharePoint. Der Microsoft Gold Partner ist als Early Adopter seit zehn Jahren aktiv und hat in mehr als 280 SharePoint-Projekten sein Potenzial unter Beweis gestellt.