Fachabteilung vs. IT – wer managt das Information Management?

Autor: Klaus Reichenberger, Gründer und Geschäftsführer der Firma intelligent views

Zwischen zehn und 50 Prozent einer normalen Systemlandschaft sind Schatten-IT [1], und das nicht erst seit es Cloud-Angebote gibt. „Excel is the World’s most used database“ [2] – das gilt seit Jahrzehnten und steht exemplarisch für die Neigung der Fachbereiche ihre Informationsverarbeitungsaufgaben ad-hoc, ohne Beteiligung einer zentralen IT zu lösen.

Uns interessieren hier weniger die Probleme der Datensicherheit, der Compliance, das Fehlen von Service-Management etc. – uns interessiert der sinnvolle Umgang mit Information: Wie kann das Business denn tatsächlich besser arbeiten? Frei von jeder IT oder ausschließlich unter deren Ägide? Lassen Sie uns beide Varianten einmal genauer beleuchten:

Jeder hat Recht – oder keiner?

Für unser Beispiel gehen wir von einer Fachabteilung aus, die Projekte durchführt – das kann die Planung von großen Anlagen sein, die Entwicklung von Produkten, aber auch größere Marketing- oder Vertriebsprojekte. Diese Arbeit soll nun mit einer zentralen IT-Lösung unterstützt werden. Alles beginnt damit, dass die IT erst einmal keine Zeit hat, weil noch ein anderes IT-Projekt abgeschlossen werden muss. Dann werden die Anforderungen diskutiert, die Fachabteilung schildert ihre Bedarfe, die IT versucht die wichtigsten Prozesse, Inhalte, Zusammenhänge zu verstehen. Ein mühsamer Prozess, in dem die Fachabteilung bald das Gefühl hat, die Kontrolle über ihr eigenes System abgegeben zu haben: Technische Argumente sind schnell wichtiger als inhaltliche, viele der Diskussionen sind für die Vertreter des Fachbereichs nicht mehr nachvollziehbar.

Die IT stellt sechs Monate später ein System zur Verfügung – für ein IT-Projekt schnell, für die Fachabteilung eine Ewigkeit. Die IT-Abteilung ist außerdem der Meinung eine Lösung umgesetzt zu haben, die perfekt auf die Fachabteilungs-Anforderungen zugeschnitten ist. Die Fachabteilung jedoch streikt: So kann sie nicht arbeiten. Das System hat Fehler, die Nutzer erkennen ihre Prozesse gar nicht wieder, die Bedienung ist umständlich. Zudem schlägt der Kontrollverlust so richtig zu: Der Fachbereich ist für jede kleine Änderung auf die IT-Abteilung angewiesen, alles dauert viel zu lange. So hinken die Umsetzungen der IT den Anforderungen immer hinterher; bisweilen sind sie bei Bereitstellung schon obsolet. Kein Wunder, dass die Fachabteilung alles selbst macht: „Schatten-IT ist Notwehr“ [1] heißt es nicht zu Unrecht.

Wie sieht es umgekehrt aus, wenn die Fachabteilung für ihre Arbeit die IT komplett außen vor lässt? Ein neues Anlagen- oder Vertriebsprojekt bekommt dann nur ein neues Verzeichnis auf dem Laufwerk und ein Excel-Sheet, in dem die Kundenanforderungen und Arbeitspakete aufgenommen werden. Termine und ToDos werden in Word-Dokumenten und in MindMaps festgehalten. So weit so gut. Insbesondere zu Projektbeginn erscheint solches Vorgehen schnell und schlank: Es erzeugt keinen administrativen Overhead und alles geht zügig, die Tools sind schon da und jeder kennt sich mehr oder weniger mit ihnen aus.

Mit der Zeit kommt aber Sand ins Projektgetriebe – Dinge werden mehrfach diskutiert obwohl sie in anderer personeller Besetzung eigentlich bereits entschieden waren. Verschiedene Dokumentationsstände verursachen Unruhe: Herr Müller ermittelt beispielsweise Kennzahlen und verteilt diese an Herrn Meier. Herr Meier verlässt sich auf den erhaltenen Input und beginnt auf dieser Basis eine Projektkalkulation. Nun justiert Herr Müller die Zahlen noch einmal und korrigiert das Ergebnis. Ob es diese Korrektur zu Herrn Meier schafft (bevor z.B. dieser die Projektkalkulation der Geschäftsleitung präsentiert)? Die Chance ist vielleicht 50:50, und das bei zwei Playern und einer Änderung. Das Projekt soll anderen Projekten Information zur Verfügung stellen, z.B. welche Maschinen wann verplant sind? Wir wollen Kennzahlen quer über die Projekte ermitteln? All das geht nur in mühsamer Handarbeit.

Hier haben wir die Kehrseite der Medaille: Die Ad-hoc-Werkzeuge sind deshalb so einfach an die Bedürfnisse anzupassen, weil sie auf ein zentrales Management der Information und auf ein verbindliches Datenmodell komplett verzichten. Damit ist das systematische Teilen und Auswerten von Information aber auch von vorneherein ausgeschlossen.

Offensichtlich haben beide Seiten recht: Information, die in kein strategisches Datenmodell eingebunden ist und keiner zentralen Governance unterliegt, ist Wegwerf-Information. Aber in dem Moment, in dem die Information durch die IT nachhaltig und auswertbar gemacht wird, wird sie der Fachabteilung entzogen, wird sperrig, langsam und unverständlich. Muss das sein? Müssen wir immer zwischen Flexibilität und Nachhaltigkeit wählen? Oder gibt es einen Weg, mit Informationen umzugehen, der gleichzeitig flexibel und nachhaltig ist? Grundvoraussetzung dafür ist: Fachbereiche und IT müssen sich gegenseitig „an ihre Systeme ranlassen“ – die Systeme der IT müssen zugänglicher für die Fachbereiche werden und die Fachbereiche müssen es der IT erlauben, mehr Nachhaltigkeit in ihre dynamischen Aktivitäten zu bringen.

Lösungsansatz: semantische Netze

Nur der gute Wille reicht allerdings nicht aus, es braucht auch die richtigen Mittel. Wir sind davon überzeugt, dass Semantik die richtige Technologie ist, um diesen Grundkonflikt zu lösen. Sie kennen Semantik möglicherweise nur unter dem Stichwort „Semantic Web“ und als Google Knowledge-Graph, d.h. als Black-Box-Technologie, die Wunderdinge leistet. Dabei liegen die Stärken semantischer Technologie auf einem ganz anderen Feld: Mit semantischen Netzen kann man nichts machen, was man nicht im Prinzip auch mit einer Oracle-Datenbank machen könnte, aber man kann es so machen, dass es im Kern für einen Fachanwender nachvollziehbar ist. Denn semantische Netze sind nichts anderes als eine Art Information zu repräsentieren, die auch von Nicht-Informatikern verstanden wird, gleichzeitig aber formal genug ist, um „echte“ IT-Systeme darauf aufzubauen. Damit entwickelt semantische Technologie ihr eigentliches Potenzial genau in unserem Thema, wenn es darum geht im Unternehmen Flexibilität und zentrale Governance unter einen Hut zu bringen.

Ein semantisches Netz baut keine komplizierten, dem Nutzer fremden technischen Konstrukte auf, sondern repräsentiert Information als allgemein verständliche Verknüpfung zwischen natürlichen Objekten: „Abteilung A beschäftigt Mitarbeiter M“, „Mitarbeiter M arbeitet in Projekt P“, „Projekt hat Kunde K“ etc. Dabei ist es ganz wichtig, dass die Verknüpfungen für den Anwender auch erlebbar werden: Nur wenn die Business-Objekte und ihre Beziehungen untereinander grafisch visualisiert werden, erlauben sie es, schnell zu einem gemeinsamen Verständnis der Zusammenhänge zu kommen.

art3_1

Bild 1: Semantische Datenmodelle können von Fachanwendern und Entwicklern gemeinsam diskutiert und aufgebaut werden.

Einer IT, die willens ist, sich den Fachbereichen zu öffnen, bietet eine semantische Datenbank viele Möglichkeiten, so z.B.:

  • die einfache und nachvollziehbare Formulierung von Regeln, Auswertungen und Schlussfolgerungen. Damit kann die Business-Logik mit den Daten zusammengehalten werden und wird nicht im Programmcode versteckt
  • die Fähigkeiten zu Zusammenfassung und Abstraktion. So können die Nutzer sich über „grobe“, abstrahierte Sichten ein Verständnis erarbeiten, dies aber auch jederzeit verfeinern.
  • die extrem hohe Flexibilität gegenüber Änderungen. Das macht sie zur idealen Grundlage eines agilen Vorgehens

Nachhaltigkeit für dynamische Aktivitäten am Beispiel MindMaps

Doch wie sieht das umgekehrt aus, wenn das Business die IT an ihre Systeme lässt? Wie können die schlanken, schnellen Schattensysteme der Fachbereiche durch Semantik nachhaltiger werden? Während die bessere Beteiligung der Fachbereiche an der Entwicklung ihrer IT-Systeme vor allem eine Frage des Vorgehens ist, gibt es umgekehrt bereits fertige Lösungen, die Nachhaltigkeit in typische Ad-hoc-Systeme der Fachbereiche zu bringen. Das Prinzip lässt sich sehr gut an der Lösung der Firma MindSeeds illustrieren, die semantische Netze nutzt, um MindMaps besser zu erschließen [3].

MindMaps sind gern verwendete und probate Mittel, wenn es darum geht Projekte zu strukturieren oder ein Brainstorming festzuhalten. Als klassische Individualsoftware bewegen sie sich fernab von jeder zentralen Governance. Was passiert? In die MindMaps fließt viel dynamisches Wissen der Mitarbeiter und verbleibt dort weitestgehend ungenutzt. Denn meist greifen nur die Ersteller später darauf zurück. Der Kollege, der ein Vierteljahr später eine ganz ähnliche Fragestellung bearbeitet, wird die MindMap wahrscheinlich gar nicht finden.

art3_2

Bild 2: Die Nutzereingabe wird mit einem zentralen semantischen Netz abgeglichen. Darüber erhält der Anwender Vorschläge, hier zum Beispiel Produkte, Projekte oder Dokumente, die zu seiner Eingabe passen.

Die Lösung baut nun in die gewohnte, extrem dynamisch-flexible MindMap-Umgebung Elemente zentralen Informationsmanagements ein. Semantische Annotationen stellen die Verbindung zum Wissen des Unternehmens her und machen nebenbei die MindMaps wieder auffindbar. MindMaps verschwinden so nicht in der Versenkung, sondern werden durch das Explizit-Machen von Business-Objekten und Themen erschlossen. Sie sind such- und auffindbar und können insbesondere dadurch, dass sie anderen Nutzern passend zu ihrem Arbeitskontext als Push-Informationen angeboten werden, wesentlich größeres Potenzial entfalten. Die Technik dahinter ist wiederum ein semantisches Netz, in das Wissen aus zentralen Quellen, Z.B. dem Produktkatalog, dem CRM oder dem Organigramm des Unternehmens einfließt.

art3_3

Bild 3: Zu den in der MindMap identifizierten Themen können dem Nutzer nun Zusatzinformationen angeboten werden – z.B. Ansprechpartner zum Produkt „Speedmaster-X“ oder andere MindMaps, in denen ebenfalls Techniken zur Gewichtsreduktion diskutiert werden.

Fazit

Wir müssen dringend daran arbeiten, die immer tiefer werdende Kluft zwischen dem Anspruch an moderne Informationsarchitekturen aus der IT und der Praxis in den Fachbereichen zu schließen. Semantik kann durch verständliche und flexible Datenmodelle dabei helfen – wenn beide Seiten guten Willens sind.

Literatur:

[1] http://www.computerwoche.de/a/schatten-it-ist-notwehr,2546588

[2] http://jasonlbaptiste.com/startups/microsoft-excel-is-the-worlds-most-used-database/

[3] http://mind-seeds.com

www.i-views.de

Klaus Reichenberger Gründer und Geschäftsführer der Firma intelligent views, Claudia Baumer, Marketing Communication Manager bei intelligent views. Das Kernprodukt von intelligent views ist die semantische Datenbank K-Infinity. Semantische Datenbanken bieten einen flexiblen und natürlichen Umgang mit den Informationen und unterstützen optimal agile Entwicklungsprozesse. Zudem erlaubt die semantische Vernetzung die intelligente Harmonisierung heterogenen Informationslandschaften.

Auf der CeBIT 2014 zeigt der Software-Cluster in Halle 9, Stand D44 zahlreiche Ergebnisse der Projekte zu Themen wie Smart City, Smart Production und Smart Energy. In insgesamt vier Spitzencluster-Projekten kooperieren heute rund 40 Hauptakteure der deutschen Software-Industrie, darunter Deutschlands größte Software-Unternehmen – SAP AG und Software AG –, zahlreiche innovative Mittelständler wie die intelligent views gmbh und einige der renommiertesten deutschen Informatik-Fakultäten und Forschungseinrichtungen und entwickeln gemeinsam die Grundlagen für die Unternehmenssoftware der Zukunft.