Schlüsselfaktor Enterprise Search

Franz Kögl, Vorstand und Mitgründer der IntraFind Software AG

In einer 2013 veröffentlichten Anwenderstudie gaben mehr als zwei Drittel der Befragten an, dass sie mit den Möglichkeiten der Informationsbeschaffung und der Recherche in ihrem Unternehmen unzufrieden sind. Zudem investieren sie durchschnittlich 34 Minuten täglich in die Suche nach Dokumenten und wichtigen Informationen. Moderne Suchtechnologien wie Enterprise Search-Lösungen oder automatisiertes Metadatenmanagement, welche bei der Informationsbeschaffung unterstützen und entlasten könnten, sind in den Unternehmen immer noch wenig verbreitet – nur jeder vierte Studienteilnehmer hat aktuell Zugriff auf intelligente Recherchelösungen.

art2_bild1
Bild 1: Mehr als zwei Drittel der Anwender sind mit den heutigen Suchmöglichkeiten unzufrieden.

Anwender mit Status Quo in Unternehmen unzufrieden

Diese Ergebnisse sind Teil einer repräsentativen Online-Befragung, die das unabhängige Marktforschungsunternehmen DATACOM Research im Auftrag der IntraFind Software AG im Jahr 2013 durchführte. Im Fokus der Studie standen die Erfahrungen, Anforderungen und Wünsche von Anwendern zum derzeitigen technischen Stand der Informationsbeschaffung und -bereitstellung. Bewertet wurde zudem die Zufriedenheit mit und der Einsatz von bereits bestehenden Lösungen für Enterprise Search und automatisches Metadatenmanagement in Unternehmen.

Die Antworten der 150 Studienteilnehmer aus Deutschland, Österreich und der Schweiz ergaben einen einheitlichen Tenor: Wachsende Mengen vor allem unstrukturierter Daten erfordern neue Denkansätze, innovative Strategien und leistungsfähige Softwarelösungen. Die Anwender wünschen sich eine Bereitstellung von Unternehmensinformationen, die es ihnen ermöglicht, diese effizient zu finden und für ihren täglichen Arbeitsablauf zu nutzen. Es geht klar hervor: Isolierte, applikationsbezogene Suchmöglichkeiten, aber auch herkömmliche Lösungen wie die klassische einfache Volltextsuche werden den Anforderungen der Anwender nicht länger gerecht.

Moderne Suchtechnologien in Unternehmen wenig verbreitet

Laut Aussage der Studienteilnehmer setzen Unternehmen derzeit wenig auf die Integration moderner Suchtechnologien – Textanalyse und Textklassifikation finden kaum Anwendung. Die Suche nach wertvollen Informationen wird damit zur Sisyphusarbeit für jeden Mitarbeiter. Lediglich 23 Prozent der Befragten stehen Lösungen für eine übergreifende, unternehmensweite Suche zur Verfügung, nur 14 Prozent können Technologien für automatisierte Verschlagwortung (Tagging) nutzen. Im Durchschnitt verbringen die Anwender fast drei Stunden pro Woche mit der Suche nach wichtigen Informationen und Dokumenten, dies entspricht 7 Prozent ihrer Gesamtarbeitsleistung. Diese Umfrageergebnisse verdeutlichen: Die zunehmende Informationsdichte fordert intelligente Mechanismen und Lösungen, damit Mitarbeiter zukünftig verlässliche Entscheidungen treffen und effizient arbeiten können.

Potenzial unstrukturierter Daten kaum genutzt

54 Prozent der Anwender gehen von einem starken Wachstum unstrukturierter Informationen in den nächsten drei Jahren aus und bestätigen, dass diese Datenmengen mit den aktuell genutzten Tools künftig nicht mehr zu bewältigen und für den Einzelnen nicht mehr zu erschließen sein werden. Dabei enthalten auch unstrukturierte Informationen wichtige Erkenntnisse, die von den Unternehmen ausgewertet und als strategische Entscheidungsgrundlagen genutzt werden sollten. Die IDC-Studie „Digital Universe“ [1]prägte in diesem Zusammenhang den Begriff des „Big Data Gap“ – 23 Prozent des weltweiten Gesamtdatenbestandes („digitales Universum“) könnten per se nützliche Erkenntnisse bringen. Derzeit werden nur 3 Prozent dieser Daten analysiert und können als Entscheidungsgrundlage herangezogen werden, was primär auf einen Mangel an Textanalyseverfahren sowie eine unzureichende standardisierte Verschlagwortung zurückzuführen ist. Somit liegt ein Großteil potenziell relevanter Informationen brach, die weder historisch betrachtet werden, noch in zukunftsweisende Entscheidungen einfließen.

Empfehlenswert wäre es daher, auf Seiten der Unternehmen die aktuelle Daten- bzw. Informationsstrategie zu prüfen und zu überdenken, um mehr Effizienz und Agilität am Markt und gegenüber dem Wettbewerb zu erreichen sowie die Motivation und Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter hinsichtlich der Informationsbeschaffung zu steigern.

Informationssilos als Versteckspiel

Ein großes Hindernis sehen die Anwender in den zahlreichen Informationssilos der Unternehmen: Der eigene PC gefolgt von der E-Mail-Flut, von Gruppenlaufwerken, Kollaborationsoberflächen, CMS- und CRM-Systemen – alle diese Systeme und Applikationen verfügen über keinen übergreifenden Zugang und müssen im schlechtesten Fall jeweils einzeln durchsucht werden. Zahlen aus dem Business Intelligence Tool, Kundendaten aus dem CRM, Datenblätter aus dem DMS. Die Komplexität der Informationsbeschaffung nimmt für die Mitarbeiter mit dem Grad der Globalisierung ihres Unternehmens massiv zu. Zudem existieren nicht in allen Unternehmen konkrete Vorgaben, welche Informationen in welchen Systemen abzulegen sind. So wissen die Anwender oft nicht, wo und wie sie ihre Recherche beginnen sollen. Die in ihren Unternehmen vorhandenen anwendungsspezifischen Suchlösungen und einfachen Volltextsuchen wurden von 39 Prozent der Befragten als wenig hilfreich eingestuft. Sie können immer nur ausschnittweise Ergebnisse liefern und stellen keine übergreifenden Zusammenhänge her.

art2_bild2Bild 2: Isolierte Informationssilos und applikationsspezifische Suchfunktionen sind für Anwender Haupthindernisse bei der Informationsbeschaffung.

Neben den genannten funktionalen Unzulänglichkeiten hindern historisch gewachsene Informationssilos der einzelnen Abteilungen, Bereiche und Organisationseinheiten aufgrund ihres häufig limitierten Zugriffs rund ein Drittel der befragten Anwender an einer effektiven Recherche. Sind Dokumente bereits im Unternehmen vorhanden, aber für den suchenden Mitarbeiter nicht auffindbar oder zugänglich, werden sie oftmals neu erstellt – nicht selten auf der Grundlage lokal gespeicherter Altversionen des erfolglos gesuchten Dokuments. Dies bedeutet nicht nur unnötige Mehrarbeit und aus Unternehmenssicht die Verschwendung wertvoller Ressourcen, sondern führt auch langfristig zu Frustration und sinkender Motivation der Mitarbeiter. Darüber hinaus leidet die Übersichtlichkeit, wenn zu demselben Thema eine Vielzahl an Dokumenten mit unterschiedlichen Dokumentennamen und unterschiedlicher Aktualität existiert – eine Falle, in die der nächste Kollege, der eben dieses Dokument benötigt, nur zu leicht geraten kann.

Für erfolgreiche, zeitsparende Recherchen benötigen Anwender eine benutzerfreundliche und vor allem unternehmensweite Suche mit zeitgemäßen Funktionalitäten, die eine möglichst hohe Vollständigkeit, Relevanz, Präzision und damit Qualität der Suchergebnisse sicherstellen.

Suchen & Finden – Glückssache?

Intelligente Enterprise Search-Lösungen decken vor allem verschiedene menschliche Denk- und Herangehensweisen der Informationsbeschaffung ab. Bewusst oder unbewusst nutzen Menschen unterschiedliche Recherchemethoden, um zum Ziel zu kommen. Ist der Suchbegriff bekannt und besteht eine Vorstellung über das gewünschte Ergebnis, spricht man von der zielgerichteten Suche. Gibt es eine Vorstellung über das Ergebnis, doch keine eindeutigen Suchbegriffe, wenden Menschen gegebenenfalls Filterfunktionen zur Eingrenzung des Suchbereiches oder der Suchergebnisse an. Im Hintergrund unterstützen den Suchenden technologisch hochqualitative Abläufe: Textanalyseverfahren bzw. linguistische Komponenten, die den Suchbegriff erkennen und um relevante Synonyme ergänzen sowie Metadaten, die dem Suchenden intelligente Filter anbieten oder auch ganze semantische Wissensnetze, die den Anwender als Ideenlieferanten unterstützen.

Für die Auswahl einer Enterprise Search-Lösung sollten diese Suchszenarien in Betracht gezogen werden, denn nur das Vorhandensein derartiger Mechanismen und Funktionalitäten unterstützt Mitarbeiter effizient und langfristig.

Synergien nutzen – Enterprise Search und Metadatenmanagement

Schlagworte (Key Words) sind heutzutage vor allem aus dem World Wide Web nicht mehr wegzudenken. Sie helfen uns, Inhalte zu sortieren oder Themen einzuordnen. Schlagworte auf Medienportalen erleichtern dem Leser beispielsweise die Navigation und unterstützen ihn dabei, noch tiefer in ein Thema einzusteigen. Texte, die dasselbe Thema betreffen, werden auf Basis erkannter Schlagworte intelligent miteinander verlinkt. Der Effekt: Der Leser verweilt länger auf dieser Webseite, da er durch den zusätzlichen Artikel einen klaren Mehrwert erfährt und sich umfassend zu einem Thema informieren kann.

Unternehmensintern vereinfacht ein leistungsstarkes Schlagwort- bzw. Metadatenmanagement die Suche nach relevanten Dokumenten und Inhalten im Arbeitsalltag. Zusätzlich sorgt die automatisierte Erzeugung und Verarbeitung von Metadaten für mehr Transparenz und Übersicht über vorhandene Datenbestände und nicht zuletzt für eine bessere Qualität der Suchergebnisse – diese Meinung teilen 75 Prozent der Umfrageteilnehmer. Die klare Mehrheit der Befragten (64 Prozent) sieht zudem den Vorteil der Zeitersparnis durch die Verwendung von Metadaten bei der Suche. Der Einsatz automatischer oder gestützter Verfahren ermöglicht die standardisierte und objektive Generierung qualitativ hochwertiger Metadaten aus Dokumenten und entlastet von manuellen Verschlagwortungsaufgaben.

Anwenderstudie ergibt klaren Handlungsbedarf für Unternehmen

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass moderne Technologien für applikationsübergreifende, unternehmensweite Suche, Metadatenmanagement, Textanalyse und Textklassifikation ein enormes Potenzial zur Steigerung der Effizienz und Qualität von Unternehmensprozessen beinhalten, derzeit aber noch zu selten eingesetzt werden. Unternehmen sollten dies in ihrer kurz- bis mittelfristigen IT-Planung unbedingt berücksichtigen.

Der Zugang, die Analyse und die Nutzung von Unternehmensinformationen müssen für alle Mitarbeiter schnell, einfach und zugleich effizient möglich sein. Reine Volltextsuche und isolierte Suchfunktionen innerhalb einzelner Anwendungen reichen hierzu nicht mehr aus.

Aus organisatorischer Sicht gilt es, abteilungs- und bereichsbezogene Informationssilos und Zugangsbarrieren aufzubrechen. Unternehmen sollten darüber hinaus die unterschiedlichen Vorgehensweisen von Mitarbeitern bei der Informationssuche beachten. Neben der klassischen Volltextsuche über die Eingabe von Suchbegriffen müssen auch moderne Rechercheformen wie Filtermöglichkeiten zur Eingrenzung von Suchergebnissen oder der Einsatz von Linguistik für eine optimale Verarbeitung der Suchanfrage und qualitativ hochwertige Suchergebnisse unterstützt werden.

Literaturhinweis

[1] Studie „The Digital Universe in 2020: Big Data, Bigger Digital Shadows, and Biggest Growth in the Far East“, durchgeführt vom Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC im Auftrag der ECM Corporation, Dezember 2012. Ein Whitepaper mit den detaillierten Studienergebnissen steht zum Download bereit: http://www.intrafind.de/studie.

www.intrafind.de

Franz Kögl, Vorstand und Mitgründer der IntraFind Software AG. IntraFind entwickelt Produkte und Lösungen für das effiziente Suchen, Finden und Analysieren von Informationen. Volltextsuche und die komplette Bandbreite an Textanalyseverfahren bilden die Grundlage für optimale Rechercheergebnisse. Das IntraFind-Lösungsspektrum reicht von der Suche in einer Applikation, Enterprise Search und Metadatenmanagement bis hin zu spezialisierten, suchbasierten Anwendungen und Textanalyselösungen.