Geschäftsprozessmodellierung erschließt Wissensstrukturen

Autorin – Dr.-Ing. Frauke Weichhardt, Geschäftsführerin Semtation GmbH

Geschäftsprozesse sind in den letzten Jahren zu einem unverzichtbaren Element der Unternehmensplanung und -steuerung geworden. Nur die bewusste Gestaltung und Optimierung von Prozessen ermöglicht die Steigerung von Effizienz und Qualität. Basis hierfür ist die Modellierung der Geschäftsprozesse in Form von interaktiven Prozessmodellen, die frühere Formen der Prozessbeschreibung wie textuelle Arbeitsanweisungen oder einfache Schaubilder abgelöst haben. Neben der fachlichen Kompetenz der Modellierer wird die Qualität der interaktiven Prozessmodelle bzw. der Prozessportale wesentlich durch die Fähigkeiten der eingesetzten Modellierungssoftware bestimmt. Daher werden in diesem Artikel auch die drei wichtigsten Qualitätsmerkmale für leistungsstarke Modellierungswerkzeuge erläutert.

Ein Geschäftsprozess besteht zunächst aus einer Abfolge von einzelnen Arbeitsschritten, die jeweils einem Verantwortlichen zugeordnet werden können. Den einzelnen Schritten können weitere Informationen zugewiesen werden. Dabei kann es sich um quantitative (z.B. Kosten, Bearbeitungszeiten), qualitative (z.B. zugeordnete Dokumente oder Zuordnung von unterstützenden Systemen) oder logische Informationen (z.B. Regeln für die Prozessausführung) handeln. Ein gutes Prozessmodell fasst daher Informationen zu sehr unterschiedlichen Aspekten wie beispielweise zum Bedarf und Fluss von Informationen oder Dokumenten, zu Abhängigkeiten oder zu Ablaufalternativen zusammen. Zudem ist ein Prozessmodell gleichfalls ein hervorragendes Navigationsinstrument im Wissensraum des Unternehmens, indem es den Zugang zu den jeweils relevanten Informationen erleichtert oder überhaupt erst ermöglicht.

Das Ziel bestimmt die Form des Modells

Welche Informationen im Prozessmodell abgelegt werden und in welcher Form, hängt vom Informationsbedarf der jeweiligen Mitarbeiter und Führungskräfte ab. Dabei ist es jeweils notwendig, vor Beginn der Modellierung zu definieren, mit welchem Ziel modelliert wird. Davon hängt dann ab, wie welche Informationen im Modell repräsentiert werden. Für unterschiedliche Szenarien, in denen Prozessmodellierung genutzt wird, müssen unterschiedliche Informationsinhalte und Arten der Abbildung verwendet werden: Einerseits gibt es die Szenarien zur Dokumentation von Prozessen, die im Rahmen von Qualitätsmanagement, Prozessanalyse und Wissensmanagement zur Anwendung kommen. Andererseits gibt es Szenarien zur Ausführung und Automatisierung von Prozessen mit dem Kontext Workflow und Monitoring.

Je nach Bedarf werden unterschiedliche Modellierungsmethoden und Notationen eingesetzt. Zu den bekanntesten gehören beispielsweise Business Process Model and Notation (BPMN) und Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK). Beide Methoden bieten eine breite Vielfalt an Ausdrucksformen. Da sich die Ziele für die Modellierung im Laufe der Zeit weiterentwickeln, ändern sich auch die Anforderungen an die eingesetzten Methoden und Notationen. Ein leistungsstarkes Werkzeug bietet daher nicht nur die Unterstützung für alle gängigen Methoden, sondern ist auch um beliebige eigene Notationen erweiterbar. Nur so kann jeweils die beste Methode und Notation für den gewünschten Zweck verwendet werden.

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Die Prozessabbildung erfolgt durch logisches Modell

Schnell entstehen beim Einsatz im Unternehmen viele – teilweise hunderte – von Prozessbeschreibungen. Hier zeigt sich, dass ein Prozessmodell viel mehr ist, als nur ein Schaubild. Typischerweise tauchen Objekte, Aktivitäten und Ereignisse mehrfach in unterschiedlichen Prozessmodellen auf. So kann ein Objekt wie ein Kunde oder ein Dokument wie ein Auftrag in vielen Geschäftsprozessen auftreten. In einem guten Prozessmodellierungswerkzeug wird dies dadurch berücksichtigt, dass während der Modellierung im Hintergrund eine stetig wachsende und in sich konsolidierte Bibliothek an Prozessbausteinen entsteht. Das Werkzeug unterstützt den Benutzer bei der Wiederverwendung dieser Bausteine, propagiert Änderungen über unterschiedliche Modelle hinweg und sichert so den Bezug der Modelle untereinander. Weiterhin prüft es automatisch die Konsistenz der Modellierung, so dass beispielweise Verzweigungen nicht ins Leere laufen.

Grundlage für diese Fähigkeiten ist die Verwaltung aller Modellierungselemente in Form eines sogenannten Metamodells, d.h. unabhängig von der Notation und von einzelnen Prozessbeschreibungen werden alle Elemente in einer übergreifenden Form konsistent verwaltet. Beispielweise wird ein Objekt wie ein Auftrag nur einmal zentral in Metamodell und Repository beschrieben, obwohl es in mehreren Prozessen in unterschiedlichen Nutzungsformen auftaucht. Auch wenn in einem Prozess nur die Auftragshöhe und in einem anderen Prozess die beauftragten Positionen benötigt werden, kennt das Metamodell den Zusammenhang und hält die Modellierung konsistent.

Erst das Metamodell macht aus einer grafischen Prozessabbildung ein logisches Modell und erlaubt, die hinterlegten Daten auf verschiedene Art sichtbar zu machen, sei es direkt im Diagramm oder über verschiedene Auswertungs-, Navigations- oder Suchfunktionen. Auch hier trennt sich die Spreu vom Weizen bei den Werkzeugen. Einsteigerwerkzeuge bieten oft keine oder nur sehr begrenzte Möglichkeiten zur automatischen Prüfung der Konsistenz. Sie sind oft nicht mehr als bessere Grafikprogramme und führen die Nutzer in eine Sackgasse.

Das Metamodell eröffnet Zugang zu Wissensstrukturen

Geschäftsprozesse und Wissensmanagement profitieren ungemein von einem übergreifenden Metamodell. Auch wenn sich das Wissen im Unternehmen über hunderte von Geschäftsprozessen hinweg verteilt, bietet das Metamodell doch die Antworten auf Fragen wie: Wo werden welche Informationen benötigt? Welche Abteilungen sind an der Erstellung dieser Dokumente beteiligt? Welche Nebenwirkungen hat die Änderung dieses Prozesses etc.

Und hier entsteht nun auch die Brücke zum Thema Wissensmanagement. Über das Prozessmodell entsteht ein neuer Zugang zu den Wissensstrukturen und den dahinter liegenden Wissenselementen wie Dateien, Formulare, Richtlinien, Wiki-Einträge, Workflow-Protokolle, Dashboards usw. Das Prozessmodell strukturiert den Zugang im Kontext des betroffenen Prozesses. Das bedeutet, dass nicht nur eine Verbindung zwischen zwei Prozessschritten hinterlegt wird, sondern dass diese Verbindung auch wieder klassifiziert werden kann: diese Verbindung ist ein Formular, jene eine Checkliste und eine dritte die Verfeinerung des betrachteten Prozessschritts. Mit der Klassifizierung der Verbindung im Rahmen der Modellierung – z.B. durch die Verwendung eines eigenen Symbols für Richtlinien – legt man die Grundlage für die spätere Auffindbarkeit dieser Richtlinie.

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Bild 2: Moderne Prozessmodellierungswerkzeuge nutzen ein übergreifendes Metamodell und unterstützen viele Methoden und Notationen

Je mehr Elementarten man auf diese Weise strukturiert erreichen kann, desto effektiver ist das Prozessmodell als Instrument für die Navigation, weil der Nutzer damit die Möglichkeit hat, auf verschiedene Weise das gesuchte Element zu finden. Aus den neuen Möglichkeiten der prozessbasierten Navigation ergibt sich ein drittes entscheidendes Merkmal für gute Prozessmodellierungswerkzeuge: Die tiefe Integration in eine offene Anwendungsplattform.

Diese Vorgaben lassen sich am Beispiel von SemTalk leicht verdeutlichen. Die Anwendung integriert sich auf Wunsch nahtlos in SharePoint. Das gesamte Prozessmodell und alle Metadaten werden im SharePoint Repository verwaltet und stehen sofort für Anwendungen zur Verfügung. Auch die Navigation im Prozessportal erfolgt intuitiv über SharePoint. Für den Nutzer bilden Prozessbeschreibung, benötigte Daten und Dokumente sowie die Anwendungen und Workflows eine Einheit. Während einfache Werkzeuge nur die Verlinkung von Prozessmodellen oder den einfachen Export als HTML vorsehen, ermöglichen vollintegrierbare Werkzeuge wie SemTalk eine echte Symbiose zwischen Prozessmodellierung, Wissens- und Informationsmanagement und Anwendungsentwicklung.

Fazit

Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass Geschäftsprozessmodellierung und Wissensmanagement eng miteinander verwoben werden können. Ein Prozessportal mit vielen Prozessmodellen basierend auf einem unternehmensweiten Metamodell aller Prozessbestandteile bietet optimalen Zugang zu Wissensstrukturen, weil es Wissen im Kontext von Geschäftsprozessen erschließt und dokumentiert. Da die Umsetzbarkeit dieses Ansatzes und der daraus resultierende Nutzen sehr stark vom verwendeten Werkzeug für Prozessmodellierung abhängen, sollten Unternehmen bei der Auswahl besonders kritisch sein. Die drei wichtigsten Leistungsmerkmale sind dabei eine große Freiheit der Wahl der Modellierungsmethoden und Notationen, die Verdichtung der einzelnen Prozessmodelle zu einem unternehmensweiten Metamodell und die tiefe Integration in eine weit verbreitete, offene Anwendungsplattform wie beispielsweise SharePoint.

www.semtalk.de

Dr.-Ing. Frauke Weichhardt, Geschäftsführerin Semtation GmbH. Die Semtation GmbH mit Sitz in Potsdam ist seit mehr als zehn Jahren spezialisiert auf Werkzeuge und Beratung zur unternehmensweiten Modellierung von Prozessen. Mit dem Produkt SemTalk unterstützt Semtation viele Kunden im In- und Ausland im BPM auf der Basis von Microsoft Visio und SharePoint oder Office 365.