Social Collaboration braucht Integration in Business Software

Autor –Christoph Witte, Agentur Wittcomm, im Interview mit Axel Wessendorf, Geschäftsführer United Planet

Social Business Collaboration erleichtert Mitarbeitern die tägliche Informations- und Kommunikationsarbeit. Doch kollaborative Vernetzung zahlt sich für Unternehmen vor allem dann aus, wenn sie nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch Softwaresysteme und damit Prozesse verknüpft: zum Beispiel im Bereich Dokumentenmanagement und Workflow.

Den Marktexperten der Experton Group zufolge nutzen derzeit 40 Prozent der deutschen Firmen ab 100 Mitarbeitern Social Business Software. Bis Ende dieses Jahres sollen es sogar 60 Prozent sein. Zwar fehlt es vielen noch an einer einheitlichen strategischen Umsetzung, aber offenbar haben viele Unternehmen den Nutzen dieser Software erkannt, die sich auf der einen Seite der Mechanismen des Web 2.0 und der sozialen Netze bedient, auf der anderen Seite aber die Interessen der Unternehmen hinsichtlich Sicherheit, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit berücksichtigt. Inzwischen haben Anwender die Qual der Wahl. Die eben zitierten Experton-Daten stammen aus dem Social Business Vendor-Bericht 2014, in dem die Analysten 250 Anbieter von Social Business Collaboration (SBC) identifiziert und von denen sie gut 100 als relevant eingestuft haben.

Doch bei aller Vielfalt der Anwender und übrigens auch der Bezeichnungen zeichnet sich Social Business Software meist durch Funktionalitäten aus, die auch in sozialen Medien für Privatverbraucher vorhanden sind. Das reicht von Profiling über Gruppen, Chats, Microblogging, Tagging bis hin zu Suche und Berechtigungskonzepten. Allerdings sind die Funktionen im B2B-Sektor unterschiedlich stark ausgeprägt.

Genauso vielfältig wie die Funktionalitäten der Software sind die Motive der Anwenderunternehmen, sie einzusetzen. Es gibt „weiche“ Motive wie die Attraktivität des Unternehmens für künftige Mitarbeitergenerationen zu erhöhen oder taktische Gründe wie Einsparung von Reisekosten. Auch die nahtlose Einbindung entfernter Mitarbeiter sowie strategische Überlegungen wie Effizienzsteigerung in den Prozessen eines Unternehmens, Erhöhung der Produktivität oder Steigerung der Innovationsgeschwindigkeit sind Motive für die Nutzung. Der generelle Wunsch, ganz allgemein die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander sowie mit Partnern und Kunden zu erhöhen, wird ebenfalls oft als Grund für den Einstieg ins Social Business genannt.

art4_bild1
Bild 1: Social Business Vendor Benchmark 2014 – Deutschland

Voraussetzungen und Anforderungen definieren den Aufwand

Der Aufwand für die Implementierung der Lösungen, die nicht nur technisch funktionieren, sondern auch auf hohe Akzeptanz bei den adressierten Zielgruppen stoßen, ist höchst unterschiedlich. Er hängt ab von den individuellen Voraussetzungen des jeweiligen Unternehmens und den zu erfüllenden Erwartungen. In bislang streng hierarchisch organisierten Firmen, die sich auf Social Business oder Social Collaboration einstellen wollen, ist er zum Beispiel aufgrund notwendiger begleitender Change-Programme sehr viel aufwändiger als in Unternehmen mit flachen Hierarchien. Außerdem bestimmen die Fähigkeiten und Erfahrungen der Mitarbeiter mit „sozialen“ Tools den nötigen Aufwand. Anwender mit Erfahrung im Bloggen, Twittern oder Absetzen eines Posts bei Facebook sowie mit RSS-Feeds und Wikis werden mit den Social Business Tools leichter umgehen können.

Abgesehen von der Funktionalität und dem Aufwand bei der Einführung von Social Business Tools ist natürlich die Wirksamkeit ihres Einsatzes die entscheidende Größe. Wenn Social Business Tools nur dazu führen, dass Mitarbeiter ihre außerdienstlichen Aktivitäten besser koordinieren oder den Speiseplan in der Kantine schneller einsehen können, rechtfertigt das den Aufwand in aller Regel nicht. Doch einschlägige unabhängige Untersuchungen unter Anwenderunternehmen, unter anderem von McKinsey und Dachis Group, untermauern die Vorteile von Social Business Collaboration mit konkreten Zahlen. Danach verbessern entsprechende Plattformen die vier Bereiche Produktivität, Kosten, Umsatz und Unternehmenskultur. So führte der Einsatz von Social Collaboration Tools beispielsweise zu einem 30 Prozent schnelleren Zugang zu Wissen, zu 35 Prozent verbesserter Zusammenarbeit, 15 Prozent mehr Ideen und Innovationen und immerhin zu 10 Prozent mehr Umsatz.

Einfache Integration steht oben auf der Agenda

Natürlich hängt die Auswahl der richtigen Tools stark von den individuellen Gegebenheiten in einem Unternehmen ab: von seinen Anforderungen an Funktionalität, Anpassbarkeit und wirtschaftliche Stabilität des jeweiligen Anbieters. Auch die vorhandene IT-Landschaft spielt bei vielen Collaboration-Produkten eine Rolle. Die Tools der großen Plattform-Anbieter wie Microsoft (SharePoint und Yammer), Salesforce (Chatter), Oracle (Beehive) oder auch SAP (Jam) funktionieren am besten in den eigenen Softwarelandschaften.

Die unabhängigen Collaboration-Anbieter wie Jive (Jive), IBM (Connections) Altassian (Confluence) und viele andere setzen zwar nicht unbedingt bestimmte Software-Umgebungen voraus, bieten jedoch häufig nur begrenzte Integrationsmöglichkeiten. Doch ohne die Integration in die produktiven IT-Umgebungen wie ERP-, CRM-, SCM- oder Office-Software bleibt der Collaboration-Ansatz lediglich Fassade. „Dann ist Social Collaboration nicht mehr als eine Verkleidung, unter der die bisherigen Prozesse unbehelligt weiter laufen“, erläutert Axel Wessendorf, Gründer und Geschäftsführer von United Planet, einem Anbieter von Portal- und Social Software.

Drei Kriterien für eine gelungene Integration

Wenn an dieser Stelle von „Integration“ die Rede ist, bezieht sie sich vor allem auf drei Punkte: Integration von Business Software über Konnektoren oder APIs, Einbeziehung in die Workflows und Prozesse der Mitarbeiter und – vielleicht am schwierigsten – die Integration in die Kommunikations- und Unternehmenskultur insgesamt.

Wenn Daten zwischen der Collaboration Software und dem CRM- oder ERP-System ausgetauscht werden können – also zum Beispiel Kundendaten in der Collaboration-Oberfläche erfasst und automatisch ins CRM geschrieben werden, erleichtert das genauso die Arbeit, als würden die Daten aus dem CRM-System auf dem Collaboration-Desktop kontextabhängig angezeigt. Beispielsweise dann, wenn ein Mitarbeiter gerade mit einem Kunden chattet, wäre es für ihn hilfreich, die letzten Bestellungen des Kunden zu sehen. Dazu muss das Collaboration-Tool entweder APIs oder dedizierte Konnektoren zur Verfügung stellen.

Der zweite Integrationspunkt, Einbeziehung in Workflows und Prozesse kann nur gelingen, wenn der erste realisiert ist. Ohne durchgängige Software können keine durchgängigen Prozesse gestaltet werden. Damit Workflows möglichst einfach und flexibel gestaltet werden können, sind integrierte Workflow-Manager hilfreich, mit denen autorisierte Mitarbeiter per Drag-and-Drop-Workflows zusammenstellen können.

Der letzte Punkt, die Integration von Teamarbeit in die Unternehmenskultur, ist wahrscheinlich am schwierigsten zu realisieren. Dafür gibt es sicher kein Patentrezept, aber die Geschäftsführung sollte Collaboration-Projekte aktiv unterstützen und Mitarbeiter intensiv zur Teamarbeit ermuntern, sie vielleicht sogar dafür incentivieren: Getreu dem Web-2.0-Motto: „Du bist nicht, was du hast, sondern du bist, was du teilst.“ Ob allerdings ein solches Selbstverständnis Teil des Mainstreams wird, darf durchaus angezweifelt werden. Um auch ohne diese Auffassung den Wert der digitalen Teamarbeit in Unternehmen zu verankern, helfen erfolgreiche Projekte. Wenn Mitarbeiter und später eventuell auch Lieferanten oder sogar Kunden am eigenen Leib erfahren, dass sie mit der Nutzung von Collaboration Software schneller ans Ziel kommen, ist die Integration in die Unternehmenskultur schon beinahe gelungen.

Eine Collaboration-Lösung – umgesetzt in die Praxis

Um die Anforderung an ein Collaboration-System umzusetzen, differenziert sich beispielsweise die Lösung Intrexx Share vor allem durch drei wichtige Charakteristika – die sich an den drei oben beschriebenen Integrationskriterien orientieren: Durch seine enge Verbindung mit der Portal-Entwicklungssoftware Intrexx kann es mit jedem Prozess und praktisch jeder Business Software verknüpft werden – Punkt eins der Liste. Außerdem ist das Tool ist einfach zu bedienen und lässt sich in jede kommerzielle Software-Umgebung integrieren. Seine Funktionalität ist nur von der Zahl der Apps im Appstore begrenzt.

Dabei dient die Portalentwicklungssoftware gleichzeitig als eine vereinfachte Entwicklungsumgebung, mit der Apps per Drag & Drop funktionstüchtig zusammengestellt werden können. Das Frontend ist Browser-basiert und läuft deshalb auch auf beliebigen Tablets und Smartphones. Intrexx Share residiert in der Regel im Rechenzentrum des Kunden, kann aber auch als gehostete Lösung bei einem Provider oder aus der Cloud genutzt werden.

art4_bild2
Bild 2: SBC-Software – Oberfläche

In dieser Konstellation ist – das zweite genannte Kriterium – die Gestaltung von Workflows und das Management von Dokumenten von Anfang an gegeben, denn die Portalentwicklungssoftware stellt eine Voraussetzung für die SBC-Software dar. Darüber hinaus werden kontextabhängige Informationen über einen Beziehungsmanager angezeigt, unabhängig von der Software, in der sie hinterlegt sind.

Das plattformunabhängige Dokumentenmanagement umfasst Redaktion, Freigabe und Verwaltung von Dokumenten. Alle Dokumente werden in einer zentralen Anwendung gesammelt und sind damit unternehmensweit zugänglich. Durch das hinterlegte Benutzermanagement ist dabei genau geregelt, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf. Neben den Standardfunktionen eines DMS wie Volltextsuche, Versionskontrolle, PDF-Generierung und revisionssicherer Archivierung enthält Intrexx Dokumentenmanagement 3.0 das Feature „mitgeltende Dokumente“. Hier können thematisch passende oder aufeinander aufbauende Beiträge dem jeweiligen Dokument zugeordnet werden. Dabei werden diese stets in ihrer aktuellen Version angezeigt.

Datensätze aus unterschiedlichen Softwaresystemen können darüber hinaus ohne zusätzliche Programmierung miteinander verbunden und kontextabhängig dargestellt werden – beispielsweise lassen sich Datensätze des CRM-Systems mit dem ERP-System und dem E-Mail-System des Unternehmens verknüpfen. Die Voraussetzungen werden hier durch den sogenannten Beziehungsdesigner geschaffen, auch gehören die Definition von Prozessen und die Einrichtung von Workflows zu den Kernfähigkeiten der Portalsoftware. Die Collaboration-Software Intrexx Share setzt darauf auf. Mit ihr lassen sich alle in der Portallösung definierten Prozesse und angelegten Workflows weiter nutzen. Damit sind die technologischen Vorgaben für eine funktionierende Social Collaboration im Unternehmen geschaffen – die Voraussetzung dafür, dass auch Punkt drei, die Nutzung der Möglichkeiten im Arbeitsalltag, in die Praxis umgesetzt werden kann.

„Arbeit 2.0 passt sich den Menschen an und ist effektiver“

Um die Informationen aus dem Artikel zu komplettieren, sprach das DOK.magazin mit Axel Wessendorf, Lexware-Gründer und Geschäftsführer von United Planet.

Worauf kommt es bei Social Business Collaboration an, Herr Wessendorf?

Im Grunde nur auf zwei Dinge. Die Mitarbeiter sollen sich in dem immer größeren Informationswust, den Unternehmen heute produzieren und mit dem sie umgehen müssen, einfacher zurechtfinden und sie sollen sich mit ihren Kollegen im Unternehmen, bei Partnern, Lieferanten und bei Kunden einfacher und aufgabenorientierter vernetzen können. Letzteres natürlich nicht, um sich besser über Tennis oder Fußball unterhalten zu können, sondern um ihre Arbeit effizienter erledigen zu können.

Was muss Social Business Software können, um diesen Ansprüchen gerecht zu werden?

Ich halte es für eine Selbstverständlichkeit, dass sie ähnliche kollaborative Fähigkeiten aufweist wie die „soziale Medien“ im privaten Bereich. Dazu kommen noch vier wichtige Eigenschaften. Social Business Software muss einfach zu bedienen sein, robust, sicher und vielleicht am wichtigsten, sie muss hohe Integrationsfähigkeiten aufweisen. Einfachheit erklärt sich fast von selbst. Nur einfach zu bedienende System werden vom Nutzer akzeptiert. Er ist Facebook und Co. gewöhnt und das erwartet er auch im Unternehmen. Ähnliches gilt für die Robustheit. Eine Software, die keine Bedienungsfehler verzeiht, lässt sich nicht in großem Stil einsetzen.

Sicherheit ist für Unternehmen nicht verhandelbar. Sie können sich keine Datenskandale à la Facebook leisten. Deshalb müssen Anbieter, die in diesem Umfeld mitspielen wollen, ihr Möglichstes tun, um die Sicherheitsansprüche der Unternehmen zu erfüllen. Hier haben die amerikanischen Anbieter nach NSA-Affäre und Snowden-Enthüllungen wahrscheinlich ein ganz grundsätzliches Problem, dass sie aus eigener Kraft wohl nicht lösen können. Als europäischer Anbieter unterliegen wir zwar dem Patriot-Act nicht, müssen aber immer wieder beweisen, dass wir die Sicherheitsanforderungen der Kunden ernstnehmen.

Die Integrationsfähigkeit der Collaboration Tools kann man vielleicht gleich setzen mit dem Gradmesser für Effektivität. Nur wenn sich diese Tools verbinden lassen mit den Business-Anwendungen wie ERP, CRM, SCM, Office und anderen kann die Arbeit effizienter gestaltet werden und darum geht es letztlich.

Wie wird sich das Thema weiter entwickeln?

Meiner Ansicht nach steht das Thema noch am Anfang. Ich glaube, dass wir schon bald nicht mehr über Social Collaboration sprechen werden, sondern über den Digital- oder Future-Workplace. An dem läuft alles an digitalen Informationen und Kommunikationssträngen zusammen, mit denen Mitarbeiter im Unternehmen zu tun haben. Die Software befähigt alle Beteiligen an einem Arbeitsprozess die notwendigen Informationen auszutauschen, gemeinsam zu bearbeiten und zu bewerten.

Ich bin fest davon überzeugt, dass diese Art der digital unterstützten, hochvernetzten Zusammenarbeit das Modell für die Zukunft der Arbeit ist, Arbeit 2.0, wenn Sie so wollen. Diese Art zu Arbeiten passt besser zu den Menschen als bisherige Software, die immer verlangt, dass die Menschen den Eingabemasken folgen und nicht umgekehrt, und sie ist darüber hinaus auch viel effektiver.

www.unitedplanet.com

Christoph Witte arbeitet als Publizist, Sprecher und Berater. 2009 gründete er mit Wittcomm eine Agentur für IT/Publishing/Kommunikation.

Axel Wessendorf, Lexware-Gründer und Geschäftsführer von United Planet. United Planet gehört mit über 4.500 Installationen und mehr als 500.000 Nutzern seiner Portal- und Integrationssoftware allein im deutschsprachigen Raum zu den Marktführern im Segment der mittelständischen Wirtschaft, der öffentlichen Verwaltung und Organisationen (z.B. Kliniken). Geführt wird das Unternehmen von Lexware-Gründer Axel Wessendorf (CEO), Manfred Stetz (CTO) und Katrin Beuthner (COO).